人事檔案數字化在人事管理中的作用研究

王業強

（岳西縣醫院，安徽 安慶）

0 引言

醫院人事檔案記錄著醫院全體醫務人員的人事信息，其管理工作關乎著醫院的正常運營和發展，隨著醫療衛生事業的不斷發展、醫院的建立和規模的擴大，人事檔案收集和管理工作負擔愈發加重，目前，國內醫院人事管理方式仍處于紙質檔案向數字化檔案過渡的階段，其檔案信息化程度仍有較大的上升空間，急需引進新的管理方法和技術[1]。數字信息化技術現已在各個社會領域中廣泛應用，該項技術具備儲存量大、操作簡便以及記憶永久的特點，將數字化信息管理技術介入醫院人事管理工作中，可將醫院人事信息進行整合，實現院內人力資源的優化配置，提升人事檔案管理工作的開展質量。筆者結合本院人事管理實際工作，分析數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用情況和優化方案，現做如下報道。

1 數字化檔案管理在人事管理工作中的重要性

醫院人事檔案管理工作是醫院日常工作的重要組成部分，其在保證醫院人員的人事檔案、科研檔案、文書檔案、基建檔案及各類光盤、照片等資料管理的安全性中發揮著重要價值[2-4]。人事檔案管理在人力資源管理工作中起著奠基和決定性作用，隨著醫療市場的進一步擴大，各大醫院之間的競爭已經不再局限于技術水平上，提升醫院綜合管理水平和保證院內資料安全性和完整性也十分重要，人事管理工作的發展和優化也是醫院發展戰略的重要組成部分。目前，醫院各項工作的開展都離不開信息化數字技術，將數字化信息技術應用于醫院人事檔案管理工作中，其重要性主要體現在下列幾點：①數字化檔案管理能夠提升人事檔案管理的安全性，傳統檔案主要通過紙質媒介進行記錄和儲存，隨著時間推移，檔案發生受潮、損壞的可能性較大，影響檔案資料完整性，此外，儲存不當和調用過程中受不可控因素的影響造成檔案資料丟失和泄露的問題也并不鮮見，影響檔案安全性，而利用數字化檔案則能在較大程度上解決此類問題，將檔案資料信息化后通過計算機進行加密處理，永久儲存，大幅提升了檔案資料管理的安全性和完整性[5]。②數字化檔案管理能夠提升工作效率，在傳統紙質檔案管理中，檔案資料的查找、借閱、調出等工作十分繁瑣，往往需要耗費較多時間，而將紙質檔案轉化為數字化模式能夠利用計算機輸入關鍵詞即可完成一系列操作，在節省人力和物力的同時，大幅提升了工作效率。

2 人事管理工作目前存在的不足與弊端

2.1 檔案管理工作的規范化程度不足

人事檔案是個體的學習和工作經歷、成績、接受獎勵和處罰、名譽等事項的記錄載體，能夠真實和全面地反映某個個體的現實情況，人事檔案的編撰隨著個體階段性經歷的變化而不斷補充和改變，要讓檔案信息的來源具有真實性和客觀性，就要保證檔案信息錄入制度的程序化和規范化，但在現實檔案管理工作中，無論傳統的紙質檔案亦或數字信息化檔案都未能很好地實現規范化管理，在實際工作中，人事檔案信息涉及部門眾多，信息來源具有不確定性[6-8]。此外，我國醫療事業處于高速發展時期，國家相關政策的深入及社會對人才需求的變動，使得社會人口流動加大，“人檔分離”、檔案資料內容缺乏準確性問題的現象較為普遍，為醫院人事檔案管理工作帶來了較大負擔，受到多方面影響，可能導致信息失真，信息的錄入也存在盲目性和隨意性。

2.2 檔案管理工作受重視度有限

檔案管理雖然十分重要，但在現實中工作中，其無法為醫院帶來直接的經濟利益，因此長期以來也難以引起重視，甚至產生檔案管理工作可有可無的錯誤認知。醫院管理層對檔案管理工作的重視程度不高，投入較少，也難以激發檔案管理人員的工作熱情，導致相關人員不重視檔案管理工作，責任心不足，在一定程度上導致了檔案管理工作的效率低下，從長遠來看，可能對醫院的發展形成阻礙[9]。

2.3 檔案管理人員專業素養有限

當前，信息化辦公已經深入各大醫院的辦公系統和日常運作過程，對員工操作計算機的能力也提出了相應要求。受到客觀因素的影響，我國相當一部分醫院的檔案管理員都是工作年限較長的中老年員工，其具有思想政治素質過硬的優點，但同時也存在傳統守舊的思想，突然引進計算機和數字化辦公，可能引起其思想上的排斥，難以適應紙質檔案向電子檔案過渡模式，其仍然愿意選擇傳統的管理方式[10]。當然，這種情況僅是一部分原因，檔案人員專業素質不足的情況主要體現在其對數字化辦公系統的使用能力與日常維護能力尚待提升方面，數字化人事檔案的管理要求相關人員掌握一定的機器語言能力和資料管理知識，同時要求管理人員具有相當強的責任心，以保證檔案資料的真實性。

3 數字化人事檔案應用優化措施

3.1 建立健全數字化檔案管理系統

醫院應當盡快建立健全數字化檔案管理系統，引進具備相關管理能力高素質人才，將紙質化檔案進行信息化處理，對于已經建立了檔案管理系統的醫院，則應當在原有的檔案管理系統上進行優化升級，以信息數據庫建設為基礎，不斷對檔案信息進行更新與管理，對于新的檔案資料要及時編入其檔案中，保證檔案信息的實時性，同時設置管理員權限，對于查閱、調出等工作嚴格管理，保證檔案信息的安全性。

3.2 提升對檔案工作的重視程度

醫院管理層應當提升對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作的投入，加強檔案管理工作質量建設，此外，還應加強硬件設備的投入，全面實現人事檔案管理工作的信息化，定期檢查和更新設備與軟件，保證檔案管理工作的順利開展。

3.3 提升管理人員素質

做好老員工的思想工作，幫助其轉變思想，盡快接受并熟悉信息化辦公系統，定期對檔案管理員進行相關培訓，提升其對計算機和相關軟件的操作能力，同時注意培養其對相關硬件與軟件的日常養護能力。此外，信息資源儲備的安全問題日益嚴峻，因此需培養管理人員的安全操作意識，定期對計算機進行殺毒，做好資料的加密工作，保證檔案資料安全性。

4 結語

人事檔案數字化在較大程度上節省了人力與物力，大大提升了工作效率，但其安全性問題也受到了考驗，在平時工作中，應當加強保密操作，保證檔案資料的安全性。