淺談高職院校固定資產信息化管理

仇偉祺

固定資產的管理是高職院校日常管理中必不可少的一部分，是反映學校辦學物資層面的一個重要方面。為了實現高職院校固定資產的規范化、科學化，故引入信息化模式進行管理。本文通過對高職院校的固定資產在信息化模式下的實踐進行研究討論，目的在學校的日常運行中能夠提高資產的使用效率，使學校能夠正向發展。

在當今社會經濟高速發展的大背景下，實業的發展速度十分迅猛，技術性人才供給出現了緊俏現象。基于此，培養技術性人才的高職院校開始受到越來越多人的關注，衡量一所高職院校其辦學效益跟綜合實力等最主要的一項指標就是固定資產，固定資產對于高職院校的長遠發展有著重大的影響。固定資產的管理作為高職院校行政管理中不可缺失的—部分，良好的固定資產管理不僅可以減少浪費、提高利用率，而且還能夠確保教學和行政以及科研等工作都可以更加順利的開展起來。

一、目前高職院校固定資產管理的不足

（一）管理體制的不完善

高職院校的發展不及傳統的本科院校，因此對于固定資產的使用和管理，并沒有像本科院校一樣有著一套相對較于規范和完善的體系，且高職院校更注重學生的實操能力不同于本科院校更注重理論、科研，因此兩者的資產屬性存在著本質的差異，這就會導致本科院校的固定資產管理模式和方法并不適用于高職院校。另外，大部分高職院校辦學規模并不是很大，所以存在部門機構劃分不清晰的情況。大部分高職院校也沒有專門的資產管理處，對于固定資產的管理通常也是多部門并進、各自開展的，一般來說像學校的教務部門主要負責的就是與學校日常教學和駐點實習點的固定資產的管理，學校的信息中心則會負責全校的電子設備和圖書館內圖書等資產，而財務部門則主要負責固定資產入庫后的賬務工作。每個部門都負責一塊，但實際上部門與部門之間并沒有打通，且各個扎口管理部門的固定資產管理標準也不一致，所以導致不同的職能部門之間因為未及時互相更新信息而出現了例如實物、賬務不符等導致固定資產信息出錯的現象。由于學校沒有一個設立一個總的固定資產歸口管理部門，所以導致各個分散的固定資產歸口管理部門各行其是，相互之間不僅沒有清晰的職責也沒有進行聯動，所以才使得學校的固定資產在日常管理中以及一些相關數據的統計工作都變得十分困難。

（二）資源配置的不合理

近年來高職院校愈加受到國家重視，大量的教育經費被投入到促進高職院校的發展建設和教學科研工作當中，但同時也帶來了一部分固定資產的閑置和浪費，例如在前期的手工記賬方式下，各個部門的固定資產互不相通，在不確定學校是否有這樣一件設備時，便造成了同一樣設備被不同部門重復購買的情況。同時，“重購置，輕管理”的問題也在固定資產的管理中出現，固定資產從申購到報廢是一個動態的過程，然而很多時候中間的過程很容易被遺漏，導致一項資產完整的生命周期并不能被完整的保存記錄下來。

（三）管理意識的薄弱

高職院校近些年來在學校的各個建設層面都發展迅速，但存在著重心偏向于資產的購置和相關經費的支出上，對已經完成購置的固定資產的管理卻十分“怠慢”，這就帶來固定資產無法物盡其用，導致利用率低下的情況。同時，對于固定資產的來說，一般都是使用它的人多、管理它的人少，并且龐大的固定資產數量與管理人員的數量不成比例，帶來了一系列的固定資產的管理不及時、記錄疏漏等情況，這些都是對固定資產的管理十分不利的。

二、強化固定資產信息化管理的有效對策

（一）充分利用信息化手段

信息化手段通俗來講就是管理的信息化，是通過借助固定資產管理軟件來對資產的全生命周期進行管理，實現固定資產管理“安全完整、合理配置、有效利用”的管理目標。信息化的管理可以讓每一件固定資產都能落實到個人，資產對應的數量、存放地以及相應的保管人員和資產所屬部門都能夠清晰的反應，從根本上預防了重復配置和閑置浪費的情況的發生，使得固定資產從論證到申購、入庫入賬、調撥、維修到最后的處置能夠聯動，成為完整的一條“線”，而不是像傳統的手工記賬一樣，從頭到尾都是一個靜態的過程。這可以促進高職院校優化固定資產的資源配置、高效的利用固定資產資源。

（二）強化固定資產管理意識

由于高職院校逐漸受到重視，教育、科研經費等財力資源也逐漸豐富，高職院校更要將內部的固定資產更好的管理起來以免造成資產的流失，學校的決策層領導要樹立起加強對校內固定資產的管理意識，將固定資產的管理作為學校的一項日常管理，與學校的發展進行掛鉤。同時學校的固定資產管理部門也要像同屬性一些管理經驗較為豐富的高校進行學校，拓寬自身的管理知識、取長補短，積極改進傳統的管理模式與思想，把信息化和資產管理結合在一起創建信息化的管理模式，將使用和管理雙管齊下，全力提升學校固定資產的管理能力。

（三）完善固定資產管理機制

固定資產的管理對象是固定資產，在學校的常規管理當中，它有著不可或缺的地位，因此對于固定資產的管理，需要創建一個專門的職能部門來進行管理，并且將學校內不同的資產歸口管理部門進行統一的領導。學校的資產管理部門作為學校固定資產的總扎口，需要明確參與資產生命周期內各個職能部門、二級學院自身的職能和作用，減少或避免出現一些人為的不合理的因素。要構建合理的使用、管理框架，將各個固定資產管理的職能部門的責任和權限明確，確保固定資產管理程序的程序化和規范化。

（四）優化固定資產管理團隊

固定資產在國際上的通用分類就有16個，結合上高職院校專業多而雜的特點，要想搞好學校的固定資產，就更應該挑選、創建一支責任心強、業務能力過關的管理團隊。另外，固定資產的信息化管理對相關的工作人員也有著相對較高的要求，它不僅需要有計算機相關的知識和熟練的計算機操作，還要有將信息技術與管理知識融會貫通的能力。資產管理相對來說是一個連續性較強的工作，因此挑選的固定資產管理人員最好對本單位固定資產情況有所了解，且一旦確定下來，盡量不要更換。與此同時，還需設立一個全?？傎Y產管理員的崗位，在統籌全校資產的同時，也對于各個職能部門、二級學院相應負責資產的管理的超額工作進行相應的統計和考核。

三、固定資產信息化管理產生的意義

（一）提高固定資產管理效率

通過對學校的固定資產進行信息化的管理，前期的工作只要在資產管理的系統中對學校相關部門、在校教職工姓名等通用數據進行登記，在進行到后續的入庫、調撥等日常工作時，只要對相應需要入庫的固定資產進行名稱、數量、規格、存放地等基礎數據進行增加即可。調撥時，只要將相應的保管人、存放地進行變更即可，每一步操作都記入變更日志，做到步步可循。在年底進行固定資產盤點時結合掃碼槍，將固定資產上粘貼的條形碼掃入機器中，后期上傳進入系統中自動進行匹配，系統將會自動進行全盤分析，所有的數據一目了然，大大縮減了早期手工記賬的復雜的程序所消耗的時間，提高了固定資產前期入庫、中期調撥、后期盤點的工作效率！

（二）使固定資產管理更加科學化、程序化

將固定資產進行信息化的管理后，不僅能夠使得固定資產的預算經費、前期的購置申請、中期的驗收材料收集、后期的報廢處置等固定資產生命周期中每一環的管理更加科學、明晰，還有助于高職院校內部對于固定資產科學化、程序化的管理模式的樹立。運用信息化系統，將每一步操作記入軟件日志，何人何時何操作，清晰明了！通過相應的管理臺賬，倒逼相應的資產管理員規范操作，從而進一步科學、程序化的進行學校的固定資產管理。

（三）使資產賬、財務賬核算更加規范

由于我國現實行了新政府會計制度，除了會計核算出現了變化以外，高等教育學校資產管理方面也面臨更加嚴格的要求，自2014年起，國家就對高等教育學校按月需進行固定資產折舊計提做了相應的規定。這就面臨了一個問題，因為通常來講財務賬是以六大類進行記賬的，而固定資產賬則是以十六大類進行記賬，如果通過傳統的手工記賬方式進行資產賬、財務賬的比對，那么就會出現賬目基數大、折舊算法計算難度高等相關的問題。但通過固定資產管理信息化系統對學校的固定資產進行計提折舊，就可以很好地改善這一問題，通過計算機高速、精準的計算，不僅可以快速的將財務六大類與教育十六大類進行配對，還能夠真實反映固定資產凈值，準確的計算出固定資產的折舊數目等等。

（四）對固定資產進行實時監控，進行全周期管理

通過運用信息化的模式進行管理，能夠更加全面的了解固定資產的使用情況，通過固定資產各個時態的使用、閑置、損毀等信息，合理配置，從而實現固定資產的合理利用，確保高職院校內部的固定資產能夠再教學、科研、行政等相關位置物盡其用，提高學校內固定資產的使用率。同時，高校的固定資產與每一位教職工都是息息相關的，因此對于固定資產的申請、購置、驗收、入庫、調撥和報廢處置等，整個生命周期都需要透明化的管理，操作日志要規范、可查。借助于固定資產信息化的管理平臺，讓固定資產從前期申購到最后報廢銷賬都能夠實時監控，一來便于了解資產的實時動態，二來也可以大大程度上減少學校內部固定資產的流失。

總而言之，在信息技術高速發展的今天，面對現在高職院校的快速發展，學校的固定資產進行信息化的管理可以說是必然趨勢！學校內部多而雜的固定資產通過信息化的動態管理，不僅可以使得流程更加的標準化，也能夠更加全面的展示出固定資產的整個生命流程，從而實現固定資產資源的合理配置與共享，使高職院校的固定資產管理工作呈現高效、信息化的趨勢發展。

（作者單位：江蘇衛生健康職業學院）

2019年江蘇衛生健康職業學院院級科研項目。項目編號：JKC201931。