云會計環境下會計檔案電子化管理探究

李斌麗

[摘 要]本文基于《企業會計信息化工作規范》、新修訂的《會計檔案管理辦法》以及最新下發的《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》等政策性文件，站在會計檔案電子化管理的角度進行重點審度，旨在提升企業檔案管理質量、推進會計檔案電子化。

[關鍵詞]云會計環境;會計檔案;電子化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.027

[中圖分類號]F232;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）22-00-03

0? ? ?引 言

檔案工作就是對工作中各部門零散、龐雜的實體信息進行規整、保存，實施優質管理，以方便后期各業務使用，在整個管理流程中，主要涉及匯總規整、保存認定及查證等方面的內容，是一項繁雜的工作。在公司日常經營中，會計檔案的管理工作非常重要，不可或缺。在云會計大背景下，檔案的紙質化保管和電子化保管同時存在。通過調查可知，紙質保管方式的不足逐漸凸顯。例如，長時間保存面臨很大挑戰等。2013年，財政部印發了《企業會計信息化工作規范》，其中一項內容指出企業在進行文件電子歸檔和管理時，需要使用滿足國家指定條件的會計系統軟件，以確保會計信息保存完整。新修訂的《會計檔案管理辦法》，對電子會計檔案的許多內容做出了新的規定，分別從現實法律效力和銷毀要求等方面進行了闡述，包括管理方面的要求。同時，為確保電子商務和電子政務高效開展，進一步規范了各種類型電子會計憑證的報銷、入賬、歸檔工作，《國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）對以上提到的相關事項提出了細致要求。從以上政策可以看出，當前環境下加強會計檔案電子化管理的重要性。但是，企業在實際處理會計業務的過程中，電子文件歸檔和管理面臨許多實際問題，會計檔案電子化的管理方式亟待改善、電子化管理理念需要不斷更新。

1? ? ?相關文獻綜述

目前，已有研究主要從電子會計檔案管理的必要性、存在的問題和解決路徑等方面進行研究。其中，會計檔案的計算機管理模式具有時代發展的必然性。已有研究認為，電子會計檔案相比紙質會計檔案而言，具有便于查詢和保存等優點，能夠促進計算機內會計文件的線上使用，便于傳送。也有研究認為，電子檔案管理可以大幅減少財務人員工作量，進而提高管理人員的工作效率和工作質量。因此，企業需要根據自身的發展情況，提出應對計算機檔案管理風險的舉措，盡量避免電子會計檔案因不受重視而被篡改甚至丟失等風險。具體來講，在風險防范方面，已有研究從制定國家財政機構規章制度、完善企業內部控制制度、建立電子會計檔案數據源泉管理機制、電子追蹤管理、“雙套制”等角度提出了相關建議，進而從源頭預防計算機檔案管理風險。有學者認為，會計檔案電子化管理有助于推進云審計工作開展，進而有效獲取數據。

2016年，由中國會計學會舉辦的第十五屆全國會計信息化學術年會中，與會專家針對云財務平臺發表了不同看法。專家認為，企業應借助云財務平臺為企業利益相關者提供必要的核算、金融、稅務和咨詢服務，這一舉措將幫助企業提高經營效率，降低各項成本支出，對企業財務的管理控制和轉型升級大有益處。同時，專家還指出，云財務平臺可以為小型企業提供必要的系統服務和代賬服務。但是，任何事物都有兩面性，因此，企業還要充分管控財務云平臺的審計、內控和風險管理工作，避免問題發生。基于已有文獻研究可知，學者關于會計檔案電子化管理的研究比較豐富，但已有研究較少基于云會計環境分析電子會計檔案管理面臨的問題，并提出相應的解決措施，而本文將試圖解決這一問題。如上文所述，在國家財政機構政策文件指引下，本文將站在會計檔案電子化管理的角度進行重點審度，參考國內已發表的研究文獻，通過比較會計檔案電子化管理和紙質化管理，對會計檔案電子化管理的發展現狀進行評述，找出當前管理存在的劣勢和優勢，并有針對性地提出解決措施。

2? ? ?會計檔案紙質化管理和電子化管理的不同之處

電子會計檔案和傳統紙質會計檔案在儲存方式、承接載體、保護和維護措施、移交和接收注意事項等方面都存在差別。電子會計檔案儲存過程中，要注意承載檔案的磁盤等存儲介質的物理保護，并進行定期維護，避免信息丟失;紙質會計檔案儲存過程中，則要做好紙質檔案防潮等工作，定期核查檔案毀損情況，提高保存的完整性。與紙質會計檔案對比，電子會計檔案儲存更加靈活，格式更加多樣化，更方便近距離查看甚至遠程查看。但是，紙質會計檔案也具有自身優勢，例如，信息變動痕跡易查詢、檔案移交入庫前不需要過多保護等。但是，電子會計檔案則很難查詢信息變動痕跡，需要企業將電子會計資料保護工作貫穿全過程，成本較高。基于上述內容可以發現，會計檔案電子化管理逐漸演變成一種必然態勢，具有一定的發展優勢，可以幫助企業提高辦公效率，推動企業發展。

3? ? ?會計檔案電子化管理存在的問題

3.1? ?管理系統安全隱患問題

云會計環境下會計檔案電子化管理的首要問題是管理系統的安全性問題，即會計檔案管理部門在收集、歸納、整理、儲存、提取電子會計檔案時可能遇到的系統運行安全風險、信息存儲安全風險等問題。與傳統紙質化會計檔案管理相比，會計檔案電子化管理的安全隱患更易暴露，具體體現在以下兩方面。第一，在管理系統運行安全隱患方面，企業管理系統存在很大的被入侵風險，例如，常見的病毒和黑客技術等，惡意攻擊在很大程度上會造成計算機操作系統及其載體毀損，導致電子檔案管理系統運行出現故障，不僅會增加系統維護成本，更無法保證會計信息和會計文件的安全。第二，在系統信息存儲安全隱患方面，企業將會計檔案存儲在專門的管理系統內，而電子會計文件的保存形式具有多樣性，自身信息結構具有多媒體集成性和復雜性，在歸檔存儲過程中，保存路徑很難統一，存在完整性和真實性缺失等安全隱患。此外，會計檔案管理系統還存在會計檔案信息被竊取、泄露或毀損的風險，降低了電子會計檔案的保密性。

3.2? ?管理層與專職人員職責缺失問題

云會計環境下會計檔案電子化管理的另一主要問題則是人員管理和職責缺失問題，主要涉及主體為企業管理層和檔案管理部門的專職工作人員。第一，在管理層管理職責缺失方面，大多數管理者尚未深刻認識到會計檔案電子化管理的未來發展前景以及實施管理的必要性和重要性，甚至沒有委派專職人員管理會計檔案，僅重視會計業務，忽視了會計檔案管理工作，且缺少專門的電子化管理會計系統操作人員，管理職能缺失，導致企業會計檔案電子化管理工作停滯不前。第二，在檔案管理部門專職人員職責缺失方面，專職人員缺少針對性的專業知識技能培訓，沒有完全掌握系統性理論知識、操作技能、標準規范等，實際工作受限，導致會計檔案電子化管理缺乏專業性，降低了檔案管理效率。

3.3? ?相關管理制度不健全問題

電子會計檔案管理的規范化和標準化至關重要，需要企業制定完善的管理制度和約束機制。目前，管理制度不健全是制約會計檔案電子化管理進程的又一問題，其主要表現為：當前電子會計檔案監督管理機制和監督管理辦法落后，即實施的監管制度總是落后于電子會計檔案管理過程中的實時監管制度需求;電子會計檔案在歸檔、保存、查閱以及銷毀時缺少規范化管理制度體系的約束，即電子檔案的借閱、審批、使用權限等缺少明確的制度規定。此外，現行電子會計檔案管理的法律條例大多與企業經營機制不符，無法滿足企業實際管理需求。這表明我國目前的檔案管理政策和規定忽視了中小型企業的實際經營情況，也沒有認識到處于不同發展階段的企業對會計檔案電子化管理的需求不同，且實施能力存在很大差別。

3.4? ?其他問題

除上述問題外，在電子會計檔案的實際管理過程中可以發現，ERP系統生成的會計憑證與手工會計核算編制的會計憑證不一致，導致會計人員在整合原始會計信息和數據時不便捷，存在耗時過長、無法保證數據準確性的問題。

4? ? ?云會計環境下會計檔案電子化管理對策

4.1? ?健全管理制度，加強安全防范

在云會計環境下，電子會計檔案管理的基礎和關鍵在于建立健全管理制度。首先，相關單位需要努力健全會計檔案電子化管理的內控制度，做好電子會計資料的保管、借閱、接收、備案等工作。同時，還要周期性地對管理系統內的會計檔案進行備份，防止資料丟失，提高企業財務風險防控能力。其次，相關單位需要周期性地對財務系統進行維護和病毒檢測，警惕惡意攻擊。例如，檢查電子會計憑證中電子簽名的準確性。最后，相關單位要完善安全監察機制，定期核查和監管，必要時提前制定應急措施，確保突發情況下公司有所準備，加強電子會計檔案管理過程中的風險應對能力。

4.2? ?強化責任意識，加大宣傳力度

在云會計背景下，針對管理層和檔案管理專職人員職責缺失問題，需要從以下兩方面抓起。一方面，通過獎懲方式強化管理者和電子會計檔案管理人員的責任意識，使其主動改善原有管理理念和管理方式，不拘泥于紙質會計檔案的管理模式，通過互相監督有效落實電子會計檔案管理工作。另一方面，通過新媒體平臺推廣相關信息，同時加強電子會計檔案管理人員的專項職業技能培訓，加大宣傳力度，提高管理層和檔案管理人員對會計檔案電子化管理工作的關注度，確保檔案管理人員切實做好電子文件歸檔、存儲和后續管理工作，提高會計檔案電子化管理的效率和質量。

4.3? ?引進專業人才，提升專業化水平

云會計環境下，企業需要增加投入，引進兼具檔案管理能力和計算機專業知識儲備的會計人才，培養他們的會計檔案管理基本技能、數字化處理技能、信息化處理技能以及計算機軟硬件應用能力。引進人才后，企業需要對專業人才進行相關培訓，使他們了解電子會計檔案實際管理情況，以針對性地應對專業技術問題。電子會計檔案管理與傳統紙質會計檔案管理不同，需要階段性地對專業人才進行繼續教育，完善管理知識體系，提高電子化專業技能。除在職繼續教育外，企業也可通過設崗招人、崗前培訓等方式為企業儲備專業人才。此外，在引進綜合型電子會計檔案管理人才的同時，企業會計部門也可以考慮引進計算機專業的人才，為電子會計檔案管理提供后臺技術支持，增加人員儲備，不斷規范會計檔案收集、整理、歸檔和保存工作，提高檔案管理質量。

4.4? ?引進先進技術，加大投入力度

先進的管理技術對于企業發展具有現實意義，一定程度上決定了企業發展方向和發展前景。云會計環境下，會計檔案電子化管理需要不斷引進先進管理技術維持系統運行，為財務分析工作提供便捷服務，所以企業應做好技術投入預算工作，預留一部分資金引進專項技術，以更新維護電子會計檔案管理系統。此外，技術引進需要為電子會計檔案實際財務應用提供服務，不應與以往檔案管理模式一樣僅注重會計檔案保存工作，而忽視會計檔案的應用價值。企業財務部門引進的先進技術應服務于會計部門財會審計分析工作，使電子檔案信息獲取更便捷、更快速，降低會計專職人員的工作強度，進一步提高檔案信息利用效率。此外，在吸收先進技術時，還要加大對電子會計檔案管理軟件的投入力度。

5? ? ?結 語

隨著云會計技術的不斷發展，會計檔案電子化管理將成為主流發展趨勢。本文基于對會計檔案電子化管理相關政策文件的思考以及對已有研究文獻內容的梳理，對比會計檔案電子化和紙質化管理，發現電子會計檔案管理存在系統運行和信息存儲安全隱患、人員職責缺失、管理制度不健全等問題，并相應地提出了安全防范、責任監督、人才引進和技術吸收等對策，希望可以提高企業檔案管理效率和質量，推進會計檔案管理電子化。

主要參考文獻

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