OA系統在煤炭企業中的應用實踐

田 源

(中煤科工集團西安研究院有限公司，陜西 西安 710077)

0 引言

OA是OfficeAutomation的簡寫，即辦公自動化，所謂OA系統就是利用網絡和軟件構建一個組織內部辦公平臺，用于輔助辦公[1-3]。OA系統是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統。自1985年國內召開第1次辦公自動化規劃會議以來，OA系統在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發展，并成為組織不可或缺的核心應用系統[4-7]。OA系統可提升人與人、部門與部門之間的管理和辦公效率，涵蓋了單位內部的溝通與協作、信息與資料共享、文檔管理、工作流程等內容，使單位事務自動化、無紙化、網絡化，以實現協同工作[8-11]。

中煤科工集團西安研究院有限公司(以下簡稱“西安院”)是一家專業從事煤炭地質與勘探的大型科技型企業，并已成為在煤礦安全高效開采地質保障技術、裝備與工程領域唯一具有突出優勢的國家重點高新技術企業。為規范公司的生產經營管理和日常辦公管理，使辦公不再受到地域和時間的限制，降低辦公成本，提升工作效率，真正實現辦公自動化、標準化、規范化，由西安院信息網絡部牽頭，各職能部門協同配合，經過數月的實施建設，將公司的審批流程植入到OA系統中，完成了OA系統在全院范圍內上線運行。

1 OA系統的建設過程

1.1 前期調研

前期調研階段的主要工作是需求的收集，分為3步。一是與相關部門確認需植入系統的組織結構和人員列表，明確人員的唯一登錄名和初始密碼。二是根據院里現有的規章制度梳理各類業務審批流程，與平臺開發商確認技術可行性。三是針對每條流程收集相應的線下表單，若無線下表單則與相關部門確認字段從而設計電子表單。

1.2 制作實施

制作實施階段主要有2個工作，一是組織結構和人員賬號的建立，二是流程搭建。

建立組織結構和人員賬號：①首先，在OA系統內建立組織結構，根據調研階段收集的組織結構列表，將每一個部門新建到OA系統中，并設定其層級關系；②其次，為公司職工建立OA賬號，并為其設置對應的部門和直接上級；③最后，對每個部門設置負責人。

流程搭建：首先根據調研階段收集的需求制作表單，并完成相關配置。對表單中數據格式、字段編輯權限、顯示效果等進行基礎配置；對每個表單建立相應的審批流程，包括設置節點和明確流轉方式，配置每個節點的操作人、路徑條件、審批條件等信息；對流程的每個節點配置表單填寫、審批、辦理、閱讀、打印等操作權限；根據業務需要，設置是否關聯、觸發其他流程。

1.3 測試上線

為降低系統正式運行上線的風險，西安院部署了正式服務器和測試服務器，在正式上線前，所有實施和測試工作都在測試服務器上完成，測試通過后再復制到正式服務器。

測試已建好的流程：完成了以上2個階段后，便可開始真實場景的模擬。在各終端(包括PC端和移動端)發起和處理測試流程，登錄流程涉及的人員賬號進行操作，檢驗表單數據是否顯示正確、流程路徑是否通暢正確、操作權限是否分配得當等，如某流程為通過檢驗，則在系統后臺反復調試該流程，直至其能勝任日常業務審批需要。

組織用戶培訓：大多數流程測試通過后可組織用戶培訓會議，通過幻燈片為用戶介紹OA系統的域名地址、人員賬號登錄方式以及在多終端的操作方法，并現場為用戶演示1到2個流程完整的流轉過程。會后，將培訓幻燈片和用戶操作手冊分發給用戶，以便用戶在使用OA系統遇到問題時能查找解決。

上線試運行：所有流程測試通過之后，便可以將測試服務器的數據復制到正式服務器，上線試運行3個月。在試運行的過程之中，對用戶的反饋，包括系統Bug、操作疑問等信息進行記錄和處理，不斷完善OA系統。

1.4 運維管理

流程的上線運行，并不代表流程已完全制作完成。因審批業務變更、組織結構變動、人員流動和系統升級等原因，都需要及時更新維護流程，運維管理是一個基礎和長期的工作。

2 OA系統上線后帶來的改善提升

2.1 數據處理

數據填寫規范，查詢統計便捷。在填寫傳統紙質表單時，對于部分規范嚴格的表單(如財務、授權審批事項)，時常出現因字跡潦草、錯填、漏填等問題導致重新審批的情況。OA系統中的電子表單，會對關鍵字段進行檢驗，若出現信息類型填寫不正確、未填寫必填項等問題，操作人員將收到系統報錯，無法提交表單，規避了因填寫錯誤而返工的情況。同時，除非人工操作數據庫，OA系統中的流程和表單是永久保存的，且可以按照表單字段進行查詢和統計，避免了審批表單遺失或表單數量太多難以查詢的問題，為業務專崗的工作帶來極大的方便。

2.2 降低成本

實現無紙化辦公，降低辦公成本。隨著OA系統的上線運行，辦公成本的降低是顯而易見的。傳統線下業務流程審批，對于審批所需的表單、文件等材料，需多次打印發放。OA系統上線后，以電子化辦公代替紙質辦公，實現了在線申請、在線審批、文檔掃描上傳、在線流轉和審閱等功能，減少了紙張使用，降低了紙張、油墨、打印機、復印機等辦公費用，同時，也減輕了工作人員的壓力和勞累度，降低了人工成本。

2.3 提升效率

傳統的業務流程：對于傳統的線下業務流程審批，發起人在申請時可能不了解表單填寫規則，以及不清楚接下來的審批環節，一般先通過查閱公司的規章制度或詢問相關業務專崗，了解需準備的材料及后續審批環節再做申請，若查詢或咨詢過程中得到的信息不準確，則可能填寫的表單不符合規范，被后續的審批人員退回。這個過程不僅消耗申請人的時間和精力，對于業務部門來說，接受路程咨詢也屬于日常工作的一部分，尤其對于某些發起頻率較高、流程相對復雜的流程，業務部門的答疑工作往往會占用大量時間。

OA系統的效率優勢：流程審批便捷，提升工作效率。在OA系統內實現流程的線上審批，流程的配置人員可在申請節點的表單上對填寫規范進行注明，免去了申請人查詢或咨詢的過程。且在審批流程單的任何一個節點上，都有查看流程圖的按鈕，操作人員可直觀地看到該流程的審批路徑。西安院有3個院區(2個已使用院區和1個在建院區)，OA系統上線前，申請人常常攜帶紙質表單在多院區之間傳遞審批，耗時耗力。若審批人員在外出差，則必須等其返回后才能進行審批，因此一些流程跑辦時間較長。而表單的在線審批，可以讓各院區的審批人員在系統中完成審批工作，申請人無需在多院區之間往返；且審批人員外出辦公時可以使用筆記本電腦異地登錄VPN后進入OA系統完成審批工作，即使不方便使用電腦，也可使用手機、平板等移動設備進行審批。

2.4 協同辦公

審批過程公開透明，實現協同辦公。申請人進行表單填寫和提交后，可以隨時查看該流程的審批進展和各節點的審批意見，流程中間節點人員也可對該事項進行督辦、催辦。根據業務需要，部分流程設定了定時提醒功能，即流程達到某一條件后，會自動給相關人員發出提醒，以避免遺忘重要事項。對于需要多部門協辦的流程，申請人提交表單后系統自動驅動各部門辦理，不需要工作人員分別對口驅動，各部門協同工作自動完成。

3 存在的問題

3.1 建設中遇到的問題

業務流程不明確：審批或處理節點人員不能定崗定責。在初期調研階段，進行業務流程梳理時，偶爾會遇到規章制度與實際業務流程不匹配的問題；對于某些流程的中間節點，其操作人員可能是多個，且審批權限不明確。而OA系統是代碼實現的軟件，無法根據實際情況判斷流程走向和操作人員，若系統要求的判斷數據不明確，則該流程無法實現。

部分業務流程復雜：某些業務流程(如生產、項目、合同等相關流程)較為復雜，OA系統無法獨自實現，需要多系統(如PM系統、ERP系統、MDM系統等)協作完成。若其他系統未建成、只在OA系統內單獨實現，則需要重復錄入大量數據，同時部分業務必須采用線下紙質審批的方式。對于此類流程，電子化不僅不能提升效率，反而會給工作人員增加許多工作量，所以本期OA系統建設并未上線此類流程。

3.2 上線后遇到的問題

系統操作不適應：隨著OA系統的上線試運行，傳統辦公方式向電子化辦公轉變，必然會帶來用戶對系統操作不適應、不熟練的問題。由于用戶初次使用OA系統進行表單申請或流程審批，常常找不到功能入口，不理解表單信息漏填、錯填等問題導致的系統報錯，對無法提交表單感到茫然；OA系統某些按鈕的名稱有歧義，如“轉發”和“提交”，“強制收回”和“撤銷”等，用戶不理解這些按鈕的功能，導致誤操作。

流程設計不夠靈活：部分上線流程設計不合理，存在流轉過程過于繁瑣，或不夠靈活、不能適應具體情況的問題。比如某條流程需要多個同級人員審批后才能辦理，若設計成串聯流轉，則可能因為審批時間過長而影響業務的時效性。再如某條流程的某個中間節點操作人員，多數情況下都由人員A來審批，但少數情況則需要人員A和人員B同時審批，在OA系統中制作該流程時，若將該節點操作人員設置為A，則無法實現A和B同時審批。

4 結語

OA系統擁有強大的審批流承載能力，在企業信息化建設中扮演著重要角色，筆者對企業OA系統的建設有以下幾點建議。

(1)規劃系統多期建設，預留集成接口。OA系統的優勢在于業務流程審批，對生產管理、項目管理、合同管理和財務管理方面不如各專項系統，若其他專項業務系統未建成，此類流程可暫時繼續線下紙質流轉，待各系統建成后再制作上線。同時，OA系統建設期間應預留與其他業務系統集成接口，保證后續系統集成的可行性。

(2)制作電子流程時，重視流程的完整性。流程制作人員和相關業務部門要高度重視需求的梳理準備工作，對于同一個流程，要考慮可能的各種情況，各流轉、審批條件應準確嚴密。對于中間節點操作人員不確定的情況，可制作靈活流程，由發起人或相關業務專崗選擇該節點的操作人；或開啟流程轉發功能，但建議謹慎開啟此功能，轉發功能可實現本該一人審批的節點由多人審批，但需要該節點原操作人員暫時不提交至下一節點，待其轉發的人員審批完后，再提交流程，故此功能的邏輯相對較難理解，需要用戶對系統相對熟悉，否則容易誤操作。

(3)加強用戶培訓。OA系統上線后，信息管理部門除了解答用戶的操作疑問外，應定期進行用戶培訓和答疑。對員工數量較多的大型企業，信息管理部門的答疑工作量大，建議在每個部門設立信息員，負責部門內信息化建設各項協調工作，信息部門可重點對各部門信息員進行培訓，信息員可解答本部門人員提出的相對簡單基礎的問題，對于信息員解答不了的問題，可由信息管理部門解答。

(4)持續優化調整。幾乎沒有一個系統建成后能一勞永逸，OA系統的建設也是一個迭代反復、循序漸進的過程。信息管理部門應多聽取用戶的意見和建議，并積極與相關業務部門溝通，不斷優化已上線的電子流程。建議在OA系統內設置問題反饋渠道，可以使用戶快速向信息管理部門反饋問題；對于用戶提出需要調整流程、表單的需求，可建立一條“變更流程”的流程，用戶填寫該流程對應的表單并發起，經過相關業務部門或管理層審批后，流轉到信息管理部門進行流程修改。