山東廣電網絡運行維護中心檔案管理探析

韓 超

（山東廣電網絡有限公司，山東 濟南 250000）

檔案是廣電網絡運行維護資源的重要記錄憑證，隨著業務、技術模塊不斷發展更新，檔案管理為公司企業化、規范化、科學化發展發揮著重要作用。本文將對山東廣電網絡運行維護中心檔案管理展開探究和分析。

1 山東廣電網絡運行維護中心檔案種類

山東廣電網絡運行維護中心目前部署著省直播平臺、省干線傳輸平臺、享TV平臺、互動點播平臺等，承載著BOSS、云網、客服等多重業務。此次立卷歸宗的檔案主要是自省運行維護中心核心機房搭建即日起，收集自2012年至今運行維護的相關資料。可分為紙質載體和非紙質載體。其中紙質載體包括：網絡工程檔案、文書檔案、專業檔案；非紙質載體包括：電子檔案、聲像檔案、實物檔案。網絡工程類檔案指平臺規劃建設方案、平臺實施方案、系統操作手冊、光纜拓撲圖、參數表、應急預案、故障處理、機房機柜設備連線圖、機房機架配線柜邏輯圖、工程施工項目、驗收報告。文書檔案指集團【黨】、【網】字類集團文件、宣傳報道、安全播出匯報類稿件、黨建管理類、經營管理類。專業檔案指運行維護中心人才庫、固定資產類。電子檔案指所有的檔案類別能以電子版形式保存的均需要再以電子的形式歸案立宗，方便信息查閱、資源共享，防止紙質載體的遺失造成資料的永久丟失。聲像類檔案指照片、光盤、錄像帶、錄音、視頻。實物檔案指報紙、期刊、Kt板、證書、獎狀。

2 檔案管理現狀及問題分析

（1）“弱”。山東廣電網絡運行維護中心工作的重心一直圍繞著保障安全播出和主營業務運營，對檔案管理的重視程度較弱，在運行維護工作中檔案管理的效果不凸顯。隨著市場經濟不斷發展，檔案管理多次被寫進《山東省政府工作報告》、《濟南市政府工作報告》，因此，如何提高檔案管理意識，發揮檔案管理對現代化企業制度的規范化、科學化建立具有重要作用。

（2）“散”。山東廣電網絡運行維護中心自成立即日起，其運維體系按照平臺網絡進行劃分若干部門：播出、傳輸、工程、增值業務、綜合業務。該種運維體系模式造成功能層次組織較弱，運行維護檔案基本以平臺形式分散在各自部門，而業務部門對文件材料歸檔不及時、收集不齊全，檔案材料散亂缺失，檔案的使用和管理長期處于無秩序的混亂狀態，導致無法全面的反映運營業務工作，沒有形成一套系統的、完善的、規范的、利于本企業發展的現代化企業檔案管理體系，對企業的發展造成了不良的影響。

（3）“誤”。在歸整運行維護中心檔案的過程中發現，其檔案存在分類錯誤、劃分日期錯誤、劃分期限錯誤、排列順序混亂等主要問題。分類錯誤指運行維護中心的檔案沒有按照大類的歸檔范圍進行分類，許多平臺檔案資料裝訂在同一位置；劃分日期錯誤指需要歸類的檔案并未按照規定的日期進行分類，許多檔案未分年度。劃分期限錯誤指在所有的檔案簡單的按照一種期限劃分，檔案資料有明確期限要求的存在歸檔誤區。排列順序混亂指檔案排序雜亂無章，無統一順序歸宗，查閱時極為不便。

（4）“缺”。山東廣電網絡運行維護中心檔案管理工作沒有設置專人專崗負責，隨著人員變動，許多檔案也隨之丟失，中心于2018年年底才設立檔案管理兼職人員，人員并不是檔案管理專業出身，又缺失專業技能的培訓，在檔案的收集、整理、分類、組卷、編目、裝訂過程中缺乏專業指導，因此對整個運行維護中心檔案管理工作的開展異常艱難。

3 檔案管理問題的整改措施

在全面總結、認證分析產生問題原因的基礎上，山東廣電網絡有限公司運行維護中心將采取切實有效的措施和辦法，進一步健全完善檔案管理制度，建立有效的內部控制運行機制，規范檔案使用流程，具體整改措施有以下幾方面：

（1）強化檔案管理意識。檔案是在運行維護的各項工作中形成的，是各項工作的重要組成部分，強化對檔案及檔案工作的重要價值的認知，是目前山東廣電網絡運行維護中心檔案工作和管理長期要堅持最重要的神圣和艱巨的任務，是需要運行維護中心各級領導和各單位部門的共同參與和重視支持，只有強化檔案管理意識，突出檔案工作的“不可缺少”、“基礎性”地位，形成上下聯動、齊抓共管的工作格局，才能從根本上做好檔案管理工作。

（2）建立完備的檔案管理制度，防止前清后亂。公司機房的各類資源處于一個動態的過程，及時掌握資源的狀態、歸屬、配置和剩余，做到“家底”常清，情況常明。因此，運行維護中心的檔案管理工作必須需要建立規范科學的管理制度和行為準則，這就要求在工作過程形成的有價值的文件材料，需按照其形成的時間順序規律以及不同類別文件材料之間的內在和外在的聯系進行歸檔。建立管理辦法和管理制度，使檔案管理工作落到實處，保證原始資料按照制度要求進行收集、移交、借閱，防止檔案資的缺失和歸宗的不及時。為了保障檔案管理工作的順利開展，需要建立檔案管理的保密制度和安全措施，以防企業利益受到損失。

（3）嚴格檔案管理規范性。每個企業在檔案管理中必須制定本單位自有的檔案分類綱目。其檔案分類綱目一旦確定，不可以隨意更改，并以此作為組建檔案的重要依據。不同的檔案有不同的保存價值，其保管期限一般可分為永久、30年、10年、5年。對于有明確期限要求的文件不能分錯，不能簡單地把所有檔案劃分為一種期限。檔案歸類的過程中需要按照大類--年度--期限--問題（二級類目）進行科學排列，四大類必須分別上架。其中網絡工程類和文書類管理性文件檔案必須按年度進行整理。對于電子檔案在管理過程中需注意有歸檔的標志，如專門數據庫，專門格式，有檔號、保管期限、格式信息等元數據。

（4）提高檔案管理人員專業素質。運行維護中心需要設立專門的檔案室，各類檔案需由中心檔案室集中統一管理，增設檔案管理專職人員，在檔案工作上履行檔案工作的管理、指導、協調等工作。因此需要檔案管理專職人員不斷加強自主學習，提高自身素質，增強專業技能。此外，還需要單位協調聘請檔案管理人士進行培訓指導，同時可以與檔案管理局專家進行輔導交流。

4 檔案管理工作取得階段性成效

（1）通過檔案管理制度的建立，山東廣電網絡運行維護中心各單位都對檔案管理和使用流程有了新的認識，不同程度地增強了對檔案管理的重視，在檔案工作建立開展的過程中，運行維護中心各業務部門邊清查、邊梳理，按照“分工負責、明確責任、密切協作”的原則，共同發現問題并及時糾正，檔案管理工作氛圍達到前所未有的高漲。此外，山東廣電網絡運行維護中心落實專職人員，健全檔案責任機制，明確工作責任，嚴格資源檔案的使用審批制度，從物資的發起、購置、驗收、使用、調撥、轉讓、報廢等各個環節都落實責任人，堵住流失的漏洞，使檔案管理制度化、科學化、規范化，真正杜絕浪費和流失。還根據機房實際情況，制定出臺了資源檔案清查工作的制度和流程，按照“部門自查、專項復核、匯總上報”三個步驟，確保本次檔案管理工作有序開展，確保通過本次檔案工作的開展能全面摸清山東廣電網絡運行維護中心的“家底”，達到“五清”即狀態清、能力清、歸屬清、配置清、剩余清。

（2）山東廣電網絡運行維護中心各單位按照檔案管理工作的有關要求，結合各大平臺、網絡系統資源特性，制定切實可行的方案和計劃。一方面建立資源臺賬，進一步完善了資源的總賬和明細賬，充分利用臺賬各數據表建立資源信息檔案，對各項數據資料進行分析、整理、加工，認清自身管理的“真空”和“漏洞”，以提高檔案的管理水平，同時對資源動態變化，以“日”為單位，每日進行更新；以“月”為周期，每月進行歸檔整理，充分保證檔案信息的時效性。同時建立檔案使用登記冊，真正落實有形資產的“戶口本”管理制度。為每項有形資產建立了實物資產標簽信息，包括機房、機柜、設備編號、設備位置、設備名稱、板卡編號、板卡名稱、物理端口、關聯設備、業務名稱、業務帶寬、業務開通時間、業務使用方、合同和工單編號、備注等信息內容，對今后資源動態監管提供了信息支撐。另一方面集中梳理了無形資產的波道、帶寬、承載能力，并做詳細記錄，同時，規范了各業務使用單位的開通流程，杜絕無合同無工單的業務占用資源，防止資源浪費。真正做到全面清查、不重不漏、不留死角，建立健全檔案管理工作機制。

5 結束語

運行維護中心的檔案記錄著山東廣電網絡各大平臺系統、業務技術模塊的運行狀況，也是運行維護過程中重要技術參數和維護經驗的記錄。因此在科技信息高速發展的今天，山東廣電網絡運行維護中心如何實現檔案管理工作的精細化、專業化，對整個企業的發展壯大都提供有力保障。