信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

◎劉麗

信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

◎劉麗

檔案無(wú)論是對(duì)任何一個(gè)單位或者是部門來(lái)說(shuō)，其重要性都是非常重要的，尤其是在現(xiàn)如今這個(gè)信息時(shí)代下，而為了能夠提高高校檔案管理工作質(zhì)量，本文也對(duì)其在管理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題進(jìn)行了研究。

現(xiàn)如今屬于一個(gè)信息時(shí)代，在這種時(shí)代下，對(duì)于信息的管理是非常重要的一部分，無(wú)論是任何一個(gè)領(lǐng)域在發(fā)展過(guò)程中都需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，也正是因?yàn)槿绱耍鞲咝Ｔ诎l(fā)展過(guò)程中對(duì)于檔案管理的重視程度也在不斷提升，為了能夠有效地提升高校檔案管理質(zhì)量，本文主要對(duì)信息時(shí)代高校檔案管理主要內(nèi)容進(jìn)行了分析，同時(shí)也對(duì)其在管理過(guò)程中應(yīng)該注意的問(wèn)題進(jìn)行了具體的分析。

高校檔案管理主要內(nèi)容

高校檔案管理工作屬于一項(xiàng)較為繁瑣的工作，在實(shí)際管理過(guò)程中涉及到較多方面和內(nèi)容，因此，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，要想真正提升檔案管理的質(zhì)量，就一定要對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。高校在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，其主要的工作內(nèi)容包括了以下幾點(diǎn)：（1）師資隊(duì)伍檔案管理。這一部分檔案管理主要的就是指學(xué)校內(nèi)所有的師資隊(duì)伍，具體包括教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、教師專業(yè)水平、教師建設(shè)規(guī)劃以及青年教師培養(yǎng)計(jì)劃等方面。（2）學(xué)籍檔案管理。高校在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于學(xué)生學(xué)籍資料的管理，也屬于較為重要的檔案管理內(nèi)容，其中就提包含了學(xué)校在校生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)表、學(xué)生學(xué)籍變更材料等內(nèi)容。（3）專業(yè)建設(shè)檔案管理。高校在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于專業(yè)建設(shè)相關(guān)資料也會(huì)設(shè)置成相應(yīng)的檔案，并且進(jìn)行管理，管理的對(duì)象包括了重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)專業(yè)、新辦專業(yè)、教學(xué)計(jì)劃制定、課程建設(shè)相關(guān)材料的申報(bào)材料和批準(zhǔn)的文件材料等內(nèi)容。（4）教學(xué)實(shí)踐檔案管理。高校在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于教學(xué)實(shí)踐相關(guān)資料也會(huì)設(shè)置成檔案進(jìn)行管理，管理內(nèi)容主要包括了專業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃、教育實(shí)施材料和總結(jié)、各種優(yōu)秀實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)調(diào)查報(bào)告、學(xué)生考研等資料。（5）教務(wù)管理。高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于教務(wù)這一方面的資料也需要進(jìn)行檔案管理，具體包含了學(xué)生考試試卷、課程教學(xué)制度、危機(jī)處理等材料。

信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

更新管理理念，明確分工。高校在檔案管理過(guò)程中，要想真正有效地提升這一項(xiàng)工作的水平，首先一定要對(duì)自身管理理念進(jìn)行更新，在這個(gè)信息化時(shí)代下，檔案管理工作也受到了一定的影響和沖擊，所以，檔案管理工作人員也應(yīng)該要在實(shí)際工作過(guò)程中，更新管理理念，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，畢竟理念才是檔案管理的基礎(chǔ)和先驅(qū)，只有檔案管理工作人員自身理念得到了發(fā)展，在實(shí)際管理過(guò)程中才能有效地提升自己檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，最終提高管理工作的質(zhì)量。針對(duì)這一點(diǎn)，在實(shí)際管理過(guò)程中，檔案管理人員可以在實(shí)際管理過(guò)程中轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理理念，在實(shí)際管理過(guò)程中制作成電子檔案，并且采用全新的管理方式來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理，最大程度保障其管理的規(guī)范性和有效性，從而才能更好地符合現(xiàn)如今信息時(shí)代發(fā)展的需求，切實(shí)的提高高校檔案管理效率和質(zhì)量。此外，高校檔案管理人員在對(duì)自身管理理念進(jìn)行更新之后，還需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行較為明確的分工，對(duì)不同檔案進(jìn)行分類，同時(shí)安排不同人員對(duì)其進(jìn)行管理，以此來(lái)最大程度提升管理的效率。因此，高校檔案管理過(guò)程中，首先需要注意的問(wèn)題就是要緊跟信息時(shí)代發(fā)展需求，更新管理理念以此來(lái)促進(jìn)管理質(zhì)量提升。

真正實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化管理。就目前而言，高校檔案在實(shí)際管理過(guò)程中還存在一定的問(wèn)題，比如說(shuō)，管理效率低下、管理不夠全面等，而要想有效地避免這些問(wèn)題就一定要在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，加快實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化管理，同時(shí)檔案管理人員還需要提高自身管理意識(shí)，在管理過(guò)程中使用信息時(shí)代下所存在的先進(jìn)技術(shù)以及設(shè)備來(lái)建設(shè)處一套全新的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)提升高校檔案管理質(zhì)量這一目的。在檔案管理一體化過(guò)程中，其主要是以文件運(yùn)動(dòng)周期理論來(lái)作為其基礎(chǔ)，然后在管理過(guò)程中應(yīng)用信息時(shí)代下的產(chǎn)物計(jì)算機(jī)等技術(shù)來(lái)作為依托，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的制作、保存、使用以及永久保存，從而真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全面化、動(dòng)態(tài)化管理，并且將這些檔案價(jià)值有效地利用發(fā)揮出來(lái)。而為了能夠有效地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理一體化，首先，需要對(duì)檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)化的普查，然后對(duì)其進(jìn)行合理的篩選，將一些作廢的檔案舍棄掉，這樣就能在一定程度上減少不必要的工作量；其次，在檔案管理過(guò)程中，還需要對(duì)檔案進(jìn)行重組，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理一體化的實(shí)現(xiàn)。因此，高校檔案管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理一體化也是其應(yīng)該要注意的問(wèn)題之一。

檔案管理還需要滿足多樣化需求。在現(xiàn)如今這個(gè)信息時(shí)代下，社會(huì)以及市場(chǎng)對(duì)于人才的需求都是非常急切的，高校本身就是為社會(huì)提供人才，而檔案管理其從某些程度來(lái)看，屬于對(duì)人才的管理。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，檔案管理人員還應(yīng)該將檔案管理和學(xué)生今后發(fā)展聯(lián)系到一起，為學(xué)生今后發(fā)展奠定良好的信息基礎(chǔ)。在社會(huì)不斷發(fā)展過(guò)程中，市場(chǎng)對(duì)于學(xué)生能力需求也在不斷地變化，這個(gè)時(shí)候高校人事檔案載體、內(nèi)容，甚至是傳遞方式也應(yīng)該不斷發(fā)展，在管理過(guò)程中盡可能滿足多樣化需求，對(duì)檔案目錄進(jìn)行明確。例如，對(duì)于人事檔案的管理過(guò)程中，可以將其設(shè)置為原始記錄、設(shè)備檔案、文件檔案等類型，并且再這些檔案類型中還可以對(duì)其設(shè)立相應(yīng)的目錄，就像是原始記錄就可以存在各種報(bào)表以及檢驗(yàn)記錄等內(nèi)容；而設(shè)備檔案則可以包含檢定證書、購(gòu)置資料、使用說(shuō)明書等資料；文件檔案則可以包含規(guī)章制度、上級(jí)文件等資料，總之，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，可以結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行管理，盡可能滿足多樣化需求這一特征，這樣才能有效地促進(jìn)高校檔案管理質(zhì)量的提升。

綜上所述，高校檔案管理作為一項(xiàng)較為繁瑣，但是又是必不可少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其在整個(gè)學(xué)校管理過(guò)程中有著較為重要的作用，會(huì)直接對(duì)學(xué)校管理水平造成影響，因此，學(xué)校在管理過(guò)程中，一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，注意本文所提到的幾點(diǎn)問(wèn)題，以此來(lái)最大程度提升高校檔案管理水平，最終促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步。

（工作單位:湖北水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）