完善電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案策略探析

文｜斯 琴

工程建設(shè)項目檔案是對項目工程建設(shè)全過程的真實記錄，也是保證項目正常運(yùn)行和維護(hù)的重要依據(jù)。電力行業(yè)作為關(guān)系著國家經(jīng)濟(jì)命脈和能源安全的重要行業(yè)，一定要重視其項目檔案建設(shè)管理工作。電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案包括工程建設(shè)期間涉及的勘測設(shè)計文件，施工開始到竣工驗收整個過程中的具有重要意義和價值的文件，是對整個工程建設(shè)后期進(jìn)行維護(hù)和改造的重要依據(jù)。工程建設(shè)項目檔案對整個建設(shè)過程的實際情況做了詳細(xì)的記錄，因此，做好工程建設(shè)項目檔案管理工作，能夠促進(jìn)電力企業(yè)的長期發(fā)展，為此，一定要結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀，來探討如何完善電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案的應(yīng)對策略。

一、電力企業(yè)的現(xiàn)狀分析

（一）工作效率有待提高

電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案的專項驗收環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，涵蓋了專家意見記錄、檔案信息查閱、實體檔案調(diào)檔、篩選案卷記錄、專家分組、形成驗收意見等眾多的環(huán)節(jié)內(nèi)容，而且需要由眾多的專家和相關(guān)工作人員的配合才能順利完成。在實體檔案調(diào)檔的環(huán)節(jié)中，驗收單位需要對專家需要查閱的案卷信息進(jìn)行手工記錄，通常由庫房的管理人員負(fù)責(zé)查找并記錄，這個過程都需要人工完成，消耗的時間過長，降低了工作效率，而且對于專家需要調(diào)取查閱的檔案信息不能快速地進(jìn)行分析和記錄，也無法對存在的相關(guān)問題及時排查。

（二）統(tǒng)計方面存在很大的難度

首先，專家對于在查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題需要進(jìn)行手工記錄，同時還要將有效的意見記錄下來，這種手工記錄方式不能直觀地將問題和意見體現(xiàn)出來。其次，驗收單位的相關(guān)人員還要將專家的意見手工記錄下來，然后再將問題進(jìn)行整理歸類，由于記錄方式具有多樣化，所以在整理統(tǒng)計的過程中存在很大的難度。最后，經(jīng)過專家討論得出的問題和意見記錄較為零散，無法與案卷信息和相應(yīng)參建單位的信息進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)分析，為工程檔案管理分析工作增加了難度，從而造成工程建設(shè)項目檔案的整體質(zhì)量無法得到有效的管控。

（三）閉環(huán)管理存在較大難度

電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案在專項驗收結(jié)束后，相關(guān)的責(zé)任單位要針對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改和完善，但是專家提出的意見不能對應(yīng)到相應(yīng)的項目中，及時地反饋給參建單位，需要經(jīng)過人工分析和排查后才能對相應(yīng)的單位進(jìn)行準(zhǔn)確的定位；對責(zé)任單位的整改情況也無法做到完善的電子記錄，導(dǎo)致對整改效果無法進(jìn)行追溯，也不利于對電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案實行規(guī)范化管理。

二、完善電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案管理的具體策略分析

（一）健全機(jī)構(gòu)、建立工作機(jī)制

相關(guān)部門和電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該高度重視工程建設(shè)項目檔案管理工作，充分認(rèn)識到工程建設(shè)項目檔案的建立和完善對于電力企業(yè)的正常運(yùn)行和申報更多優(yōu)質(zhì)的工程具有十分重要的促進(jìn)作用。在工程開始之前就應(yīng)該確定檔案管理的工作目標(biāo)，并確定相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作責(zé)任，在制定建設(shè)的過程中，還要明確工程建設(shè)項目檔案的專項驗收組織、方法和內(nèi)容等，規(guī)范專項驗收工作的整個流程，并將工程項目檔案的建立和完善納入領(lǐng)導(dǎo)工作的工作范疇中。在建設(shè)初期要建立基建文件中心，選擇有豐富經(jīng)驗的項目檔案管理專家和軟件開發(fā)團(tuán)隊組建成專門的項目工作組，負(fù)責(zé)建設(shè)工程項目檔案驗收輔助系統(tǒng)。同時還要求各個參建單位配備專業(yè)的檔案管理專職人員，并針對工程建設(shè)項目檔案建立相關(guān)的管理制度，例如《項目檔案歸檔管理制度》《移交資料總目錄》《檔案工作總體規(guī)劃與實施措施》等。并要組織各個參建單位及時的學(xué)習(xí)相關(guān)文件，保證檔案管理人員在開展工作的過程中能夠有據(jù)可依，明確項目檔案應(yīng)該遵從的收集和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以及需要收集歸檔的具體內(nèi)容，從而對項目檔案管理的整體工作流程進(jìn)行有效的控制。

（二）做好文件的收集整理工作

有效的前期文件是保證工程建設(shè)項目順利開展的有效依據(jù)，這里的前期文件指的是在工程建設(shè)項目開始建設(shè)之前形成于設(shè)計、勘察、招投標(biāo)、審批、立項等環(huán)節(jié)中的文件資料，對于工程建設(shè)具有重要的參考價值。為了保證前期文件能夠全面、完整的歸納到檔案庫中，文件中心根據(jù)工程建設(shè)的實際情況，加強(qiáng)計劃合同部和工程部之間的溝通聯(lián)系，有效的控制前期文件的收集和歸檔，對期間發(fā)現(xiàn)的問題及時地采取應(yīng)對措施，保證文件的能夠完整歸檔。

（三）開展需求調(diào)研

工程建設(shè)項目檔案管理需要有完善的驗收輔助系統(tǒng)作為支持才能有效地提高工作效率，降低工作難度，為此一定要保證項目檔案驗收輔助系統(tǒng)的研發(fā)工作順利完成，并取得有效的成果，相關(guān)部門要積極邀請國家檔案局等相關(guān)單位的具有豐富經(jīng)驗的檔案專家共同探討。通過對項目檔案驗收工作的當(dāng)前現(xiàn)狀進(jìn)行全面的梳理，針對管理難度大、工作效率等問題組織專家進(jìn)行分析和研究，形成了合理的系統(tǒng)功能建設(shè)需求調(diào)研成果，涵蓋了問題匯總、意見反饋、案卷篩選、專家分組、檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入、閉環(huán)整改等眾多環(huán)節(jié)，為項目檔案驗收輔助系統(tǒng)的研發(fā)打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）完成系統(tǒng)研發(fā)

針對上面的需求研發(fā)分析，促進(jìn)了工程項目檔案驗收輔助系統(tǒng)的成功研發(fā)，實現(xiàn)了構(gòu)建數(shù)字檔案系統(tǒng)的目標(biāo)，通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成能夠改善傳統(tǒng)的手工記錄驗收方式，建立系統(tǒng)在線驗收體系。工程項目檔案驗收輔助系統(tǒng)的建立大大地提升了工作效率，降低了統(tǒng)計難度，此系統(tǒng)的建立不僅能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道的錄入和匯總，還能實現(xiàn)項目信息的基本定制、過程檢查、參建單位的問題整改、驗收問題匯總和導(dǎo)出、專家問題反饋、案卷調(diào)閱、專家信息定制、檔案信息導(dǎo)入等主要功能，同時還支持對案卷信息、反饋意見等信息的自動匯總和統(tǒng)計分析，為提高工程檔案驗收的工作質(zhì)量和工作效率提供了有力的保障。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部控制

在保證項目檔案驗收輔助系統(tǒng)研發(fā)成功的前提下，還需要有完善的內(nèi)部控制制度，才能保證各項系統(tǒng)的有效應(yīng)用，也只有通過加強(qiáng)內(nèi)部控制才能保證項目檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和完整性。首先，在進(jìn)行項目建設(shè)過程中，會形成與設(shè)計、勘察、建設(shè)、施工等相關(guān)的文件資料，對這些重要文件進(jìn)行強(qiáng)化管理，能夠在很大程度上保證項目檔案的準(zhǔn)確性和完整性，同時還能保證項目檔案驗收輔助系統(tǒng)的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。為此，基建文件中心建立了面向生產(chǎn)、面向工程、用戶第一、質(zhì)量第一、管理第一的管理原則，根據(jù)工程項目的建設(shè)需求，對各類文件資料進(jìn)行及時準(zhǔn)確的處理，為工程建設(shè)提供有力的基礎(chǔ)保障。其次，對建設(shè)項目檔案信息化加強(qiáng)構(gòu)建力度。對于項目檔案管理除了實現(xiàn)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成之外，還要配置相應(yīng)的檔案管理軟件，對文件收集、歸檔、存儲、分發(fā)、借還等工作進(jìn)行系統(tǒng)化管理，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致化，使二者實現(xiàn)同步歸檔的目標(biāo)。建立良好的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，并保證各個系統(tǒng)的有效運(yùn)行和應(yīng)用才能使檔案庫形成一個全面的、綜合性的信息儲備中心，這樣不僅能夠提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，還能提高信息化建設(shè)水平，充分發(fā)揮項目檔案驗收輔助系統(tǒng)的最大化優(yōu)勢，提升工程建設(shè)項目檔案管理的信息化發(fā)展水平。

（六）強(qiáng)化外部控制

在加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時，還要重視外部控制的管理，首先要對相關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行嚴(yán)格的管理和把控。要根據(jù)相關(guān)的工作要求標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進(jìn)行驗收，同時檔案管理人員要通過填寫相關(guān)的工程記錄表等方式，將工程建設(shè)的全部過程記錄下來，并形成規(guī)范的目錄，對文件的頁碼編制和圖紙折疊方面都要進(jìn)行嚴(yán)格的要求，從而保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。其次要充分發(fā)揮監(jiān)理人員在工程建設(shè)項目檔案管理中的監(jiān)管作用。監(jiān)理人員進(jìn)入工作環(huán)境中以后，要參與到各類表單的建設(shè)工作中，使工程建設(shè)過程中涉及的表單實現(xiàn)統(tǒng)一化，同時監(jiān)理人員要組織和召開文件材料收集整理會、工程協(xié)調(diào)會、圖紙審查會等各種會議，提高工程建設(shè)項目檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

綜上所述，經(jīng)過上述一系列的改善措施，進(jìn)一步地完善了電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案管理工作。在實際的完善過程中，通過健全機(jī)構(gòu)、建立工作機(jī)制、研發(fā)并應(yīng)用項目檔案驗收輔助系統(tǒng)，實現(xiàn)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成、加強(qiáng)內(nèi)部管理和強(qiáng)化外部控制、完成系統(tǒng)研發(fā)等措施，使工程建設(shè)項目檔案管理工作獲取了明顯的成果，在很大程度上提高了工作效率，降低了統(tǒng)計工作的難度，提供了知識服務(wù)，實現(xiàn)了閉環(huán)管理，該工作成果和實踐經(jīng)驗為促進(jìn)電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案管理的完善提供了重要的參考依據(jù)。