以班組建設促檔案管理進步

文｜高俊榮

（作者單位：北京航天控制儀器研究所）

班組是企業從事科研生產和經營最基層的組織，是各項任務執行的終端單位，班組的工作質量將直接決定企業各項決策目標能否實現和完成，因此，開展班組建設是推動企業發展的重要手段，能夠有效消除企業發展過程中存在的無形壁壘。航天企業班組根據工作性質分為技術型、生產型、管理型班組。檔案班組屬于管理型班組，是企業科研生產鏈條中必不可少的組成部分，起到服務保障作用，工作質量如何，直接影響企業各項工作能否順利進行。加強檔案班組建設對進一步夯實基礎業務管理，增強檔案工作的執行力、凝聚力和戰斗力，推動檔案管理工作的發展和持續改進具有重要意義。

一、航天企業檔案班組主要工作內容和特點

航天企業檔案班組工作主要分為，現行工作和檔案工作兩條主線。現行工作主要完成產品研制生產階段的現行技術文件的保管；根據科研計劃為內、外部產品生產單位配套提曬圖紙；對已進入流通的技術文件進行有效的管理；根據設計要求執行文件的更改、銷毀、換版等工作。檔案工作是指企業各項業務結束后，形成的文書、經營、科研、產品、質量、基建、設備儀器、特殊載體等，各門類檔案文件的歸檔、電子化、以及檔案開發利用等工作。

由于航天產品技術難度高、研制復雜、工序多、批生產量大、任務急，對檔案班組工作提出了更高的要求，文件管理具有專業性、多樣性、成套性、使用性的特點。現行文件更改頻繁，更改要求時效性強，準確率高；圖紙提曬，文件互相借用的情況多，致使圖紙配套工作量大而復雜；產品在多方案、多狀態的情況下同時生產時，文件控制責任重大，直接關系到產品生產的合格率。

二、檔案班組工作遇到的問題

2013年企業改革重組，單位研產一體化發展，經營開發，型號任務不斷擴大，以及智能制造技術的應用，企業內外部環境的變遷等，產生了許多新的檔案工作內容和工作形態，對檔案業務管理和控制提出了許多新的要求。檔案班組工作狀態與航天產品要求高質量、高效益目標相比，有一定的差距，存在一些亟待解決和需要進一步完善的地方。一是檔案業務分段式管理，人員不適應流動，資源不能共享，在檔案業務流轉過程中崗位間的協調、配合出現銜接性、默契性差，而導致文件管理出現漏洞，班組結構已不適應企業的變革和發展。二是檔案班組與企業技術型班組相比缺乏創新意識，工作處于被動狀態，沒能及時捕捉到科研生產需求，前瞻性和預先性服務意識不足。三是檔案編研工作效率低，編研成果少，研究范圍窄，許多課題信息加工簡單，編研深度不夠。四是檔案信息化建設明顯滯后于單位科研生產的信息化進程，難以適應企業信息化、網絡化的需求，檔案信息缺乏透明度，不能及時與用戶共享。五是檔案班組在企業不屬于科研生產一線，檔案工作人員待遇低，提拔機會少，崗位評級比較低等，造成檔案人才的引進較為困難，同時又引發人才流失、人員老化等問題。

三、班組建設舉措及成效

（一）整合檔案資源，全面優化班組結構

為適應企業結構的調整以及檔案業務的變化和發展需求。全面梳理檔案班組每個崗位工作內容和實際效果，經過崗位分析與統計，對班組設置和崗位都進行了適應性調整，優化各項業務分配關系。針對此前檔案、現行、更改、配套提曬等業務分散管理的狀態，進行整合，按照產品或項目重新劃分崗位，每個檔案員負責一個或幾個產品（項目）全生命周期中的檔案管理工作，檔案管理工作由原來的分段式管理向縱向管理發展，減少了現行和檔案各崗位工作之間的接口問題，既提高了檔案工作效率，又拓寬了每個員工的業務面，培養“一專多能”人才，使得檔案組遇到任何突發狀況，都能夠游刃有余地調配人力資源，解決問題，從根本上掃除檔案工作順利開展的障礙。

（二）規范管理制度，高標準嚴控基礎業務

根據檔案工作實際，組織對現有檔案工作標準、制度、流程的科學性、覆蓋性和正確性進行梳理和確認，尤其是針對檔案業務過程質量控制要求偏低的標準規范，重復性標準，與企業發展不統一的標準進行梳理，確保檔案管理要求在各個層面予以落實。加強對業務質量的監控和預警手段，提高工作效率和數據的可追溯性，確保各項業務閉環管理。

（三）加強風險控制，保障班組工作質量

深入分析產品研制生產過程中檔案管理要求和過程控制的關鍵環節，識別風險，查找管理上存在的薄弱環節和共性問題，制定糾正和預防措施。明確崗位責任制，進一步完善和健全獎懲辦法，調動人員的積極性，使業務工作到位，技術技能到位，杜絕因人為質量事故或管理問題，造成文件資料管理失控，或因更改不到位，造成圖紙非現行有效等問題的發生。針對檔案業務中易錯、難操作的工作過程，完善工作方法和量化控制要求、加嚴監督對質量影響較大的關鍵環節。針對人員技能依賴強的工作環節，通過信息技術的應用來規避管理問題的產生。進一步把質量意識、風險意識和責任意識，有效融入班組各個崗位，落實到檔案工作的各個環節。

（四）通過共同參與，帶動班組共同進步

班組的生命力，要靠每一位員工的積極參與，只有員工有了過硬的崗位技能，班組建設才能更牢靠。通過組織開展檔案編研課題研究、管理創新、QC小組活動、金牌班組建設、學習改善工程等活動，帶動全組人員共同參與，總結和復盤專項檔案工作，將做任務的工作經驗、處理問題的步驟和心得、典型事例的經驗教訓等，進行梳理總結，提取可被重復使用的經驗、教訓、方法，集合起來一起學習和探討，這就做到了在工作中學習，同時也為班組學習提供了素材，對由于產品或項目差異，而檔案管理交流不足起到了及時彌補的作用，實現班組成員之間相互學習、共同提高的目的。

（五）深入檔案編研，提供檔案增值服務

檔案只有在利用中體現價值，深入推進檔案編研工作，拓展和深化檔案利用，提供檔案增值服務。用項目管理理論創新檔案編研工作模式，從組織管理、課題開發、研制實施、成果應用等方面，遞進式推進檔案編研工作向系統化、專業化方向發展。圍繞企業中心工作開發檔案編研課題，充分調研信息需求。拓寬編研范圍，涉及產品研制、工藝技術、試驗操作、質量案例等貼近一線科研生產的技術研究類項目增多。創新編研形式，信息加工由簡單信息匯編向信息研究分析發展。經過不懈努力，檔案編研工作由量變到質變取得了長足的發展，涌現出《航天產品配套關系匯編》、《組織機構沿革（1965-2017年）》、《航天產品歷年飛行試驗信息綜述》、《航天型號質量問題歸零信息匯編（1962-2019年）》、《載人航天工程大事記》等一批優秀的編研成果。檔案編研工作調動了班組學習的積極性，成為班組開闊視野、增長知識、提升能力的一個有力學習平臺。

（六）推進檔案信息化，創新班組工作手段

檔案信息化建設是新時代檔案事業發展的方向，也是檔案創新發展的重要手段。檔案班組從三個方面深入開展檔案信息化建設。一是檔案信息管理系統建設，通過數據錄入，檔案電子化，實現各門類檔案文件電子借閱、全文閱覽，推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。二是以企業產品工程信息化為切入點，圍繞企業產品數據管理系統建設，將產品設計文件及設計過程的管理工作，從傳統紙質化手工管理模式，轉變為電子流程化管理模式，實現航天產品現行技術文件從生成、審批、流轉的過程管控，以及文件多版本的電子化管理，帶動現行文件基礎資源庫建設。三是以需求為牽引，開發實現科研生產圖紙提曬、審批、流轉、分發、銷毀等業務流程信息化管理，工作進度可以實時跟蹤，信息共享。通過加強檔案信息化建設創新班組工作方式，提高了檔案工作質量和效率，降低出錯風險，實現檔案數據收集和數據統計、分析的及時性、準確性，提高檔案業務透明度。

（七）加強隊伍建設，激發班組工作活力

優秀的人才隊伍是班組建設的基礎，檔案人才的引進、留住和成長需要一個良好的環境，這一點作為領導者必須要有足夠的重視和大力的支持，并在制定各項政策、規劃時得到充分的體現。企業除了通過教育、培訓為檔案人員提供自我發展的機會和條件外，還應給予檔案員充分的權力，使他們可以有效地為用戶提供服務并及時解決服務中出現的問題。教育和培訓所帶來的素質提高，授權所激發出來的責任感、主動性和積極性，無疑增加了檔案人員在不斷改進服務質量過程中獲得成就感和滿足感。在崗位評定、升遷晉級等方面給予機會，從而使檔案人員摒棄弱勢思維，以積極的心態推動檔案管理工作發展。

四、體會與認識

（一）開展班組建設是推動檔案全面發展的有效途徑

任何管理模式都是不斷成長、發展的，當企業為適應市場競爭，為拓展生存空間，對能力結構進行了調整，對各種業務流程進行了優化的時候，檔案部門也應該積極響應，進行班組建設，提升檔案工作綜合能力，促進檔案管理工作的可持續發展。

（二）從班組建設中提升檔案部門的公眾形象和認可度

檔案部門在企業屬于服務保障部門，處于弱勢地位，要想進一步提高其社會地位和知名度，需要檔案人員要有所“為”，以“精益管理”、“服務設計”、“保障生產”為目標，開展班組建設，產生出讓人看得見的顯著效益，促進檔案部門的地位得到提高。