解讀如何做好新時期地勘單位的檔案管理工作

文｜王佳

地勘單位的檔案管理工作和行政檔案管理工作有著本質的區別，檔案管理的主要對象是地質勘查的相關資料，與一般級別的行政管理資料管理的目標和屬性有所不同，這明確了地勘單位檔案管理工作的重要地位。地質檔案資料主要是指在地質勘查工作開展過程中，對整個開發過程的項目確認，項目設計資料的整理和數據的編寫，以及最后驗收的描述，屬于地質勘測工作的總結性資料，并以報告的形式形成地質檔案，地勘單位的地質檔案具有一定的專業性和現實性，在整個工作過程中具有較強的實用性，地勘單位的地質資料對國家的社會經濟發展和地勘單位本身都具有重要的利用價值。

一、地勘單位的檔案管理工作目前存在的問題分析

（一）管理人員管理意識薄弱和管理體系不夠健全

通過對目前地勘單位檔案管理工作的了解可以發現相關人員檔案管理意識薄弱，檔案管理機制存在較大的問題，地勘單位檔案資料具有十分重要的作用，這與薄弱的檔案管理意識形成了鮮明的對比，屬于不正常的管理現象。隨著經濟的發展，我國地勘單位得到了全面的發展和進步，這就導致一些單位領導只注重發展單位經濟，將工作重心放在經濟效益上，而對于地質資料的檔案管理工作沒有引起足夠的重視，管理形式上存在很大的問題，這就造成了檔案管理工作的停滯不前現象。此外，由于檔案管理工作的重視程度缺乏，很多地勘單位的管理機制存在不健全的現象，檔案管理的組織和機構有待提升和完善。同時，在檔案管理人員的設置上也極度缺乏，檔案管理的相關規章和制度以及保管和利用工作都存在不規范的現象，導致整個檔案管理工作效率低下。同時，也對檔案資料的安全保存產生了一定的威脅，容易造成資料丟失和資料不健全的后果，在地質資料形成報告以后，很多資料都停留在技術人員的手中，沒有進行統一的歸檔和收集，這也容易造成資料的流失，對以后資料的查閱和利用帶來了很大的不便。

（二）管理人員素質不高和管理基礎條件相對較差

經濟的快速發展，促進我國很多行業體制發生了改革，精簡機構成員節約經濟成本是當今很多企業的主要改革方向和重點。由于人員的缺少，導致檔案管理專職人員缺失，有限的檔案管理工作人員需要承擔大量的管理工作，工作任務大，工作周期長，同時檔案管理工作本身又十分的復雜和煩瑣，這就很容易造成檔案管理工作人員產生反感，工作情緒不高，缺乏工作的積極性和責任感。同時由于地勘單位對檔案管理工作得不夠重視，在檔案管理基礎設施建設方面缺乏投入和支持，嚴重阻礙了地勘單位檔案管理工作的順利開展和進行，有效的保存檔案管理資料是檔案管理工作的重要內容之一，地勘單位沒有積極的建設檔案管理工作室來保存檔案資料，導致資料的分類處理和保存利用等工作的開展受到了一定的限制。由于基礎設施投入和支持力度不夠也阻礙了檔案管理工作的現代化管理的轉變，使很多檔案管理手段和工作流程都停留在傳統的落后階段。

（三）檔案資料的利用率低下

地勘單位對檔案資料的高效利用是檔案管理工作的最終目的和價值，也是體現檔案管理工作重要性的具體體現。很多地勘單位目前關于資料的利用率相對較低，缺乏主動利用意識，也缺乏對檔案資料的二次開發，使檔案資料長時間處在保密管理的狀態下，而且嚴格控制了單位團體和個人對資料的應用，部門與部門之間關于資料交流相對缺乏，使很多檔案資料沒有發揮出應有的價值。

二、新時期地勘單位的檔案管理工作面臨的新形勢分析

新形勢下地勘單位檔案管理工作主要面臨兩個方面的創新和改變。首先是隨著信息技術進步和發展，信息化和網絡化背景下地勘單位的檔案管理工作面臨著新的發展轉變，利用現代化網絡技術可以有效的促進地勘單位檔案管理工作的效率提升，使整個管理工作變得更加科學化和規范化。另外新形勢下，地勘單位檔案管理工作應該突出檔案管理的服務意識和創新意識，發揮地勘檔案資料的最大利用價值，隨著科學技術的發展，信息技術和網絡技術被廣泛的應用到各個行業和不同的領域，這對地勘單位檔案管理工作來說是一個重要的發展機遇，但是也是很大的挑戰。目前，我國地勘單位很多檔案資料管理工作的現代化程度相對較低，硬件設施和軟件設施投入不足，這就阻礙了信息化建設的發展，地勘單位管理人員應該積極的發揮先進信息技術的作用和價值，發揮信息技術的應用優勢，打破傳統檔案資料管理的模式和思想束縛，促進地質資料管理工作向數字化和信息化以及網絡化的轉變，為后續的資料利用和資料查閱工作打下良好的基礎，創造優良和便捷的儲存條件，更好地滿足社會對資料利用需求，隨著信息化技術手段種類的增多，信息傳播速度加快，在這種高度化信息傳播的背景下，地勘單位檔案管理工作應該突破區域束縛，面向社會大眾，實現服務社會的工作目標，傳統的檔案資料保存和接收都是紙質版，而隨著信息技術的發展，數字化管理和數字化資料已經成為必然的發展趨勢，構建網絡服務體系，以新的服務理念和服務方式來提升地勘單位檔案資料管理工作的質量和效率，對有效發揮資料的價值具有重要的促進作用。

三、如何做好新時期地勘單位的檔案管理工作

（一）對地勘單位的檔案資料進行分類管理

地勘單位檔案資料種類繁多，內容涉及面廣泛，所以對檔案資料進行分類管理是整個管理工作的重點，對檔案資料進行收集和整理最終實現歸檔，可以避免與其他無關資料和行政資料混為一談，促進管理工作規范化和科學化，地質資料是地勘單位的重要數據，對地質資料的有效管理是檔案管理工作的重中之重，加強地質資料和其他類資料的分類，在一定程度上提升了檔案管理工作的效率和質量，同時也為檔案資料的利用提供了便利的條件和基礎。

（二）有效的運用信息技術手段提升檔案管理工作的質量和效率

隨著信息化技術的發展，給我國眾多行業帶來了巨大的變革和機遇，地勘單位也面臨著這樣的問題，傳統的檔案管理觀念和手段已經無法滿足當下社會發展的需求，構建檔案信息化管理和建設是新形勢下檔案管理工作的基本發展方向，也是檔案管理工作未來發展的必然趨勢，有效提高檔案管理信息化工作水平，對促進檔案管理工作的質量和效率具有重要的推動作用。構建網絡環境下檔案管理和檔案服務的工作體系，對實現檔案資料社會化服務具有重要的意義，地勘單位一方面要全面地加強資料的數字化發展，建立相關數據數據庫，提升檔案資料的利用率最終實現利用價值。另一方面還要加強檔案資料的信息化管理，建立高效的信息化管理系統，目的是提高資料管理工作的水平和效率。

（三）提高檔案管理工作人員的素質

地勘單位檔案管理工作對管理工作人員的要求相對較高，由于檔案管理工作具有專業性，現實性和連續性等特點，這就對管理工作提出了更高的要求。地勘單位需要加強檔案管理人員的素質建設，確保檔案管理工作人員具有一定的技術水平和專業水準，才能確保整個管理工作的完整性和準確性。一方面地勘單位需要招聘和引進大量的檔案管理專業型人才，增加人員成本的投入，在人員的選擇上，要求管理人員具備一定的地質勘查專業能力，同時有豐富的檔案管理工作經驗，并通過專業技術考核，才能參與檔案管理工作，另一方面，單位需要培養內部優秀的人才，通過培訓和學習提高內部專業人才的專業能力和專業素質，構建合理和科學的人才培養計劃，對提高整體檔案管理工作的水平和效率具有重要的促進作用。

（四）加強檔案管理工作的基礎設施建設

資料的儲存和歸檔工作對整個地勘單位的檔案管理具有重要的意義，需要地勘單位建立綜合檔案室對檔案進行集中化管理，有效的開展地勘單位的檔案管理工作，促進管理工作的規范性和科學性，通過建立綜合檔案室做好檔案的集中化管理，是地勘單位檔案管理工作的重中之重。

四、結語

通過以上對如何做好新時期地勘單位的檔案管理工作的分析和討論，可以知道，新形勢下加強對檔案管理工作的重視，認識檔案管理工作的重要性，是做好地勘單位檔案管理工作的關鍵，提高思想認識是做好管理工作的基本前提，隨著信息技術的發展，地勘單位面臨更多的發展機遇。在這種形勢下，需要加強檔案管理工作的流程化和規范化，順應時代的發展潮流，有效的運用現代化科學技術和信息手段，不斷的完善檔案管理工作體系，提高檔案資料的利用率，實現利用價值，為地勘單位經濟的發展打好基礎。