油氣田建設工程項目檔案資料的管理

文｜龍良菊

工程項目檔案資料其實就是工程項目進行立項審批、勘察設計以及施工竣工等過程中獲取的具有價值的文字、圖紙、音像等不同載體的檔案資料，也是進行工程項目質量評估以及工程日后維護的主要依據。首先，隨著我國社會經濟水平的提升，人們對石油產品的需求量日益上漲，油氣田建設工程數量日益增多。但這一類工程的檔案資料涉及較多內容，范圍廣、周期長、內容繁雜不成系統，無法進行有效整理及管理，導致檔案資料的整體管理工作并不理想。其次，很多石油公司因為項目檔案資料管理困難，整理難度大，也沒有認識到這些檔案資料對公司未來發展的積極影響，只對檔案資料進行常規管理，管理后基本不再使用，最終導致檔案資料的實際價值無法被挖掘出來，間接對石油公司的整體發展造成了不良影響。

油氣田的建設工程項目檔案屬于油田主要檔案，數量最多，記載的大多數是每一處油田的開采、建設等信息資料，直接影響油氣田生產建設以及經營效益，這一類檔案資料是石油公司最有價值的檔案資料，更是石油公司的核心資產以及重要信息資源，直接影響油田歷史、現狀以及未來發展情況。但是，從實際調查結果可看出，現有的油氣田建設工程項目檔案質量參差不齊，有大量問題存在。這些問題不僅會降低檔案資料的實際價值，更會妨礙油氣田進行準確勘探開發，最終妨礙油氣田的實際開采價值，對石油公司可持續發展造成不良影響。因此，站在石油公司檔案管理人員的角度，分析油氣田檔案資料的實際價值，明確檔案管理中存在的問題，結合問題制定有效整改對策是非常有必要的。

一、檔案資料中包含的內容

簡單從檔案資料內容分析，可發現油氣田檔案資料中的內容有五大類。第一類，油氣田實際勘探開采過程中所應用的各項技術、原始記錄、數據信息、分析結果，這些內容以圖紙、曲線、照片、數據表以及實物標本呈現。第二類，油氣田涉及的成果，包含方案、設計以及最終結果。第三，建筑工程項目施工人員所提供的相應技術報告、油氣田區域整體分析。第四，針對油氣田實際情況，所開發的油氣田項目規劃、實施以及成果。第五，油氣田建設工程項目中出現的各種問題、問題的解決方法以及解決過程，最終解決情況等。

二、管理中的問題

從油氣田的建筑工程項目檔案資料的管理現狀可發現，現今管理中有大量問題存在，這些問題是影響檔案資料發揮其實際價值、再次有效利用的主要原因。因此，明確管理中的問題，進一步挖掘檔案資料的利用價值，是非常有必要的。

（一）管理意識淡薄

首先，石油公司的實際建筑工程項目管理工作中便可發現，多數項目管理均具備同一個問題，將注意力投注在建設過程中，輕視項目檔案管理工作，而項目管理人員更是重視項目本身的經濟利益，并不認為檔案資料對工程項目造成的實際影響。所以，項目管理過程中，多有項目資料收集不全、項目資料混亂無序、項目資料整理混亂等問題，這些問題是導致重要項目資料缺失的主要原因。而項目資料缺失，會給后續項目管理造成不小的麻煩。其次，很多工作人員并未充分認識到項目資料管理的重要性，甚至缺乏整理相關資料，上交資料，保護資料的意識，最終導致資料不全。還有些項目管理人員根本不將項目資料整理收集納入項目管理流程中，也沒有要求參與工作人員提供詳細充足的項目資料，也沒有安排工作人員負責項目資料的收集管理工作。而項目人員的流動性比較大，若沒有設置相應的項目收集工作人員，而是讓項目人員兼職，則容易導致交接不到位、項目資料不完善現象。最后，油氣田建設工程項目比較大型，涉及單位眾多，每一個單位進行相應施工期間，均會有項目檔案資料產生，若不能進行長期、合理有效的管理，則無法保證項目資料的完整性，也無法在項目管理期間提供需要的檔案資料。

（二）項目建設及資料管理工作未同步進行

建設工程項目在提出，并進行規劃時就會有相應檔案資料產生。建筑工程項目啟動后，項目進行期間檔案資料同步產生。首先，從項目檔案資料管理可發現，很多單位進行相應工程建設的時候，并沒有與時俱進地進行檔案資料收集與信息資料歸檔管理等工作。部分單位的施工速度加快時，甚至沒有按照要求采集相應的信息資料，而是在施工完成后，回憶施工期間的相關情況，事后總結分析。其次，部分單位屬于新組建項目組，中途參與到項目過程中，并不熟悉石油公司的檔案管理要求，所以資料收集整理總結工作往往都是放在最后，導致檔案資料有拖欠現象，甚至會有先結算后上交資料等情況。施工單位完成結算工作后，往往不負責資料收集整理工作，所以資料的實際歸檔率比較低下，個別檔位甚至在結算前才會突擊性收集整理資料。最后，各個單位的成員素養參差不齊，總包單位以及分包單位的工程竣工資料管理內容并未明確，分工模糊，導致檔案資料不完整。個別單位甚至不認為工程檔案資料重要，根本沒有用心收集相應檔案資料，資料數據中甚至有一些數值是錯誤的，最終導致檔案資料的真實性持續下降，無法保障工程項目的實際質量。

三、基于問題制定的管理對策

（一）健全檔案管理制度

首先，項目啟動后，項目管理人員就需要結合《建設項目檔案管理辦法》《檔案工作規定》《重大建設項目檔案驗收辦法》與石油公司實際檔案管理工作情況，制定相應的油氣田建設工程項目的實際驗收資料，明確歸檔范圍，明確檔案資料的真實性及可信度要求，并要求各個單位能夠全面遵從石油公司檔案部門的實際管理要求，將項目細化的同時，將項目的檔案資料管理內容與職責也進行細化，要求單位能夠承擔相應的工作職能，從而保證檔案管理工作的整體效果。其次，石油公司還需結合建筑工程項目的特點與特性，石油公司現有檔案管理制度，找出制度中的漏洞，在遵循法律法規的基礎上一一解決這些漏洞，提升制度的完善性，并將制度一一落到實處。讓項目相關單位進行檔案管理工作時，能夠有法可依，從而提升單位的檔案資料保證，也能為之后的竣工驗收增加保障。在制度落實的時候，必須實現一級抓一級，總項目管理人員抓分項目管理人員，總承包單位抓分承包單位、層層落實、全員重視，才能保證所收集總結資料滿足歸檔范圍，檔案資料齊全完善，符合歸檔條件。石油公司檔案管理人員進行一一核查后，才能在竣工資料匯交清單上簽字，確定驗收。財務部門確定檔案資料驗收后，才能付款，做好竣工結算工作。各個項目組還需積極督促相應單位，積極根據公司工程建設的實際要求，在規定時間以及項目進度期間，及時進行歸檔工作，從而保障竣工資料的真實性、完整性以及準確性。

（二）強化管理人員意識

石油公司在啟動項目之前，確定項目管理人的時候，首先，需將檔案管理意識作為主要考核項目之一，盡可能選擇重視檔案管理工作的人員作為項目負責人。工程項目早期，需組織相應建設單位進行統一培訓，培訓內容有項目建設要求以及項目檔案資料管理規章制度，不斷提升相關人員對于檔案管理工作的實際重視程度，進一步確定檔案管理的職責。其次，還需有效整合項目檔案管理工作，將其作為項目業務流程以及項目管理工作中的一部分，明確歸檔內容、歸檔責任、歸檔考核指標，明確相關檔案管理人員的實際管理職責，并安排專人承擔檔案管理工作，專門負責檔案資料的收集與整理。最后，各個單位的檔案管理人員也需要和各個職能部門進行有效溝通協調，主動追蹤相應工程進度，主動收集相應檔案數據信息，深入工程項目建設工作，實現檔案資料實時獲取與業務指導實時進行，從而提升檔案資料的規范性與完整性，可減少后期因檔案資料不規范、不完整導致的不良現象，促進單位和諧，促使建筑施工順利完成。

（三）實現建設項目、檔案管理同步進行

首先，建設單位必須認識到，項目檔案管理工作的實際重要性，并將其作為項目建設管理工作中的重要內容，明確檔案收集、整理工作涉及的各個范圍與各項內容，結合本次建設工程項目的實際情況以及分配的檔案管理工作，盡可能讓檔案管理工作和項目管理工作同步進行，同步完成。保證檔案管理工作能夠在項目整個建設過程中貫徹，從而提升檔案管理的實際效果。其次，檔案管理工作和項目管理工作同步進行，若提供或收集的資料中存在問題，相應建設人員可及時幫助檔案管理人員糾正修整，可提升檔案資料的可信度與真實性。檔案管理人員還可結合項目建設進度，調整檔案收集整理速度，保證檔案管理工作的整體效率。最后，工程建設完成，檢查工程質量的時候，還可同時檢查收集的檔案資料，并進行準確匯總分析，明確工程質量，明確檔案質量，從而保證項目檔案的完整性、全面性及真實性。

油氣田建設工程項目檔案資料管理工作中還存在很多問題，這些問題無疑會影響檔案資料實際價值，也會對工程項目質量審查造成不良影響，甚至會對整個項目質量造成不良影響。所以，須結合已知問題，解決相應問題。