新形勢下石油企業檔案管理工作的創新思考

文｜趙文君

石油本就屬于極其關鍵的戰略資源，因此，有關部門一直非常注重石油企業的發展狀況，但近幾年隨著新形勢的來臨，石油企業在其中獲取諸多機遇，這就促使企業發展規模持續拓展，人員數量持續增長，這時檔案管理工作的開展難度就會有所增長。檔案在石油企業占有主要地位，如果管理工作無法在新形勢下做好創新思考，必然會限制整個企業在新形勢下的持續發展。所以，石油企業必須跟上時代，在重點工作當中將檔案管理融入進來。

一、新形勢下石油企業人事檔案管理工作開展的意義

石油在整個發達國家的政治經濟社會發展中都占有重要的主導地位，作為一種完全不可逆的再生資源，逐步發展成為整個國家社會經濟和醫學科技穩步發展的關鍵。石油在促進國家經濟效益不斷提升的重要同時，更有可能充分體現一個國家的強大綜合國力。石油企業以及其中的職工都會因為科學的檔案管理而獲得相應的利益，當石油企業對于人事檔案的管理工作足夠全面后，就能科學調整企業現有人員的工作崗位，發揮現有人員的全部價值，然而石油企業之前的檔案管理模式已經老化不堪，需要其銳利改革，要對檔案管理工作進行全面審視，找到有效的解決途徑。

二、新形勢下石油企業人事檔案管理工作的不足之處

（一）缺乏相應重視

雖然部分石油企業對于檔案管理已經有所了解，也明確其對整個企業的作用價值，但領導層與管理層在正常工作中，依然會將油田開發、生產以及經營等，可以決定企業效益的工作內容作為管理重點，對人事檔案管理部門工作沒有能夠給予足夠的高度重視，甚至大多數企業管理者都會認為，人事檔案管理無法對企業效益提供任何幫助，更無法推動企業朝向正確方向前進，在企業組織較為關鍵的決策商議時，往往幾乎沒有任何相關的企業檔案管理部門工作人員可以參加。沒有公司檔案管理工作人員親身參加的工作后果無疑是十分明顯的，在公司進行企業決策時，大多數公司管理層，尤其大都是新近的公司管理層，對目前公司以及過往的企業發展歷程并不清晰，不能完全根據目前公司的實際發展情況等來制定切實的企業發展規劃方案，這導致大部分企業對他們的功能作用缺乏認識，不能將其和企業資源整合、人力調配等關聯起來，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的可持續發展。這對于企業來說是一種損失。

（二）缺乏優秀人才

隨著社會的不斷進步和科學信息技術的不斷更新，各個行業和領域，特別是新的信息技術和新的法律制度也在不斷涌現，尤其是現代計算機信息技術的廣泛應用，讓社會的經濟發展擁有了強勁的動力，也給予經濟多元化發展的環境。目前，大部分企業都利用計算機技術來提升員工工作效率，計算機以及互聯網成了每一位員工都要掌握的工具，能夠靈活運用二者是最為基礎的能力權衡標準。人事檔案管理工作也必須如此，需要將計算機、互聯網等技術融入進來，能夠為檔案動態更新提供幫助，而且這樣的現代化檔案管理模式，可以和先進企業形成一定的競爭，可以積極地留住全面性人才，防止其流失，給予企業強大的發展技術保障，故此檔案管理人員需要懂得計算機、互聯網、大數據技術。故此很多管理人員只是擁有一定的理論知識，實踐能力不足，這倒是檔案現代化管理水平較弱。

（三）缺乏先進設施

近幾年，在大部分石油企業中具備諸多專業人才，這些人才在個人崗位具備非常熟練的操作技術，完全能夠在工作之中獨當一面，但在企業針對人事檔案展開管理工作時，設備匹配上依然存在問題，企業領導層將檔案現代化管理視為支出，沒有看到人事檔案管理的回報，導致投資意愿差，這樣即便檔案管理人員水平再好，也不能做無米之炊。當今的時代是信息化時代，若是企業仍然執迷不悟，看不到檔案管理具有的長遠利益，必然不斷節縮這一領域投資，只能讓檔案管理效率越來越低。故此改變投資思維，提高對檔案管理工作的重視程度，成了促進檔案管理工作水平提升的關鍵。

三、新形勢下石油企業人事檔案管理工作的創新思考

（一）強化重視程度

人事檔案管理仍然存在各種需要解決的問題，其中，石油公司的相關負責人需要不斷加強檔案管理的意識，嚴格的檔案管理工作的要求，明確檔案管理工作的重要性，積極參與檔案工作的管理人員培訓教育，將人事檔案一體化管理作為標準要求，要求檔案工作深入到日常工作當中，實時在石油企業內部收集人事資源的詳細信息，盡可能做到人事檔案的動態更新，為此要求有關人員在不斷地理論學習與工作實踐中，認真落實做好檔案管理培訓工作。在相關企業內部也要加強宣傳營造做好檔案管理的良好氛圍，大力推廣宣傳做好檔案管理這項工作的迫切重要性，讓人們能夠理解并支持檔案管理工作，這對于提升全員檔案管理意識，讓大家參與到檔案管理工作之內具有很好的推動力。

（二）培育優秀人才

面對這種新形勢，人事檔案管理既需要具備責任感，又必須熟練運用先進現代化檔案科技管理手段，因此，石油企業需要做好優秀人才的培育工作。①利用長效激勵政策來提升檔案管理員的工作積極性，讓他們改變被動工作為主動工作。管理層需要從工作、生活以及政治等多方面，深入工作人員之中實現深入愛護，鼓勵企業內部人員積極投入檔案管理工作，尤其是在個人信息有所變動時，及時將變動信息告知管理人員，從根本發揮檔案管理工作的潛能與價值。② 加強培訓針對性，拓展企業檔案管理老員工的知識面，加強新檔案知識與新管理技術的應用培訓。特別是對于計算機基礎知識、信息管理文化的深入學習，培養一批具備專業信息技術知識的優秀人才。③積極采取多樣式的專業培訓活動方式，如：集中業務培訓與專項業務培訓教育相結合、業務培訓與干部作風建設培訓教育相結合、定期業務培訓與不定期業務培訓教育相結合，從而有效促進石油企業檔案管理項目的可持續發展。

（三）引進先進手段

當前，我國科技創新水平在不斷地穩步提高，信息化、網絡化以及現代化已經開始全面融合，這對于社會大眾的實際幫助也會更加顯著。現階段石油企業員工數量在快速增加，這使得員工檔案管理工作壓力加大。其中檔案管理的精確性、完整性、動態性已經提出了較高的要求，檔案管理人員需要積極地融入信息化管理手段，幫助企業形成高效的檔案管理模式。同時，必須重視實際情況以本身業務發展為基礎，來形成一個囊括業務在內的信息管理平臺，并將整個企業所有人員的詳細信息上傳該平臺當中，這樣方便檔案管理人員對于人事檔案的合理調配，有利于領導人員對于企業員工的調動予以參考。

（四）拓展管理規模

若是缺乏信息化管理不能形成信息共享，檔案管理工作便失去了存在的根基，人事檔案就會失去原本價值，無法為企業領導提供任何決策上的幫助，因此，石油企業可以根據以下兩方面拓展人事檔案的管理規模。①健全信息收集管理制度、創新信息收集管理手段。嚴格按照各類文件檔案材料歸檔分類管理方案、歸檔使用范圍、保管有效期限的有關規定開展收集；充分運用事前事后監控系統收發各類文件、登門驗證收集等多種形式，做到廣泛檔案收集和重點檔案收集工作相結合② 不斷探索拓寬、拓深各類檔案收集工作業務領域。針對現有檔案的研究基礎上，要廣泛探索征集一切可能影響到人事檔案管理的檔案資料，不斷豐富檔案館藏，豐富檔案收集資料范圍。

（五）樹立健全體系

在我國石油企業的檔案管理完善檔案機制工作中，需要不斷創新以下幾方面。①建立健全的專業檔案管理服務體系，使現有檔案資源發揮其超出最大的利用價值，以此不斷提高我國檔案管理業務工作的技術質量與服務水平。② 建立高效的石油檔案管理工作制度，要求企業所有人員明確掌握自身的工作內容，履行崗位職責，在工作過程中彼此幫助，在統一目標下彼此靈活配合，這樣才能提高人事檔案的管理效率，讓檔案信息滲透到企業各方面各領域，提高檔案信息使用價值。③石油公司確保檔案管理系統的改進后，還需要重視員工培訓和管理部門，部門鼓勵建立持續學習的概念，掌握的理論知識和實踐知識，常見的安全意識和安全意識，使員工的個人資料和信息安全和隱私，并確保有效運行的管理機制。

總而言之，石油企業檔案管理必須跟上時代趨勢，需要充分實現信息化管理，而最根本的目的是提升檔案的利用效率，確保檔案當中數據、信息等可以為實際業務開展提供參考。這就要求建立更加完善的企業檔案管理長效機制，通過各種先進技術與手段開展檔案管理，并針對檔案管理人員給予多樣化培訓，這樣才能切實發揮工作人員在檔案管理中的價值，強化企業對于檔案的管理水平。當石油檔案得到妥善管理后，企業發展、人員調動以及社會效益，都能在其中得到顯著效益，從根本加強檔案管理的實際價值。