做好辦公室文秘綜合管理工作的策略分析

河南中煙工業有限責任公司許昌卷煙廠 葛玉

現代企業在發展過程中不僅要關注經濟市場的波動，做好各項經濟管控工作，同時，還應該關注企業內部的行政管理工作，通過有效的內部行政管理來協調企業的內部發展，為企業的各項經營決策以及發展戰略提供對應的行政支持。辦公室文秘部門則是現代企業行政工作的重要主導者，對于企業的發展起著紐帶聯系的作用，尤其是進入信息化時代以來，大數據的爆炸式增長更加凸顯了辦公室文秘工作的重要性。根據企業辦公室文秘綜合管理工作的現狀可以看出，在文秘綜合工作中仍然存在一些問題未能得到有效的解決，比如說工作人員的專業能力以及綜合素養不夠，工作質量和效率較低，這些問題如果不加以解決會對企業造成嚴重的影響。結合這些因素，企業應該針對辦公室文秘綜合管理工作提出具體的策略，加強制度方面的完善以及人力資源方面的管理等，來提升辦公室文秘工作管理的有效性和科學性，推動現代企業可持續發展，提升企業的核心競爭力。

一、辦公室文秘綜合管理工作的具體內容以及重要性

（一）辦公室文秘綜合管理工作的具體內容

辦公室文秘綜合管理工作并不是指簡單的文字信息處理，或者是對信息進行上傳下達的工作，而是一項復雜且專業的工作，對于工作人員的整體要求較高，辦公室文秘工作人員不僅要有著較強的專業能力還要具備較強的綜合素養和思想道德素質。在辦公室文秘綜合管理工作中，文字信息處理是最基礎的內容，文秘工作人員需要結合上級部門或者領導的相關要求以及會議內容等，起草對應的指示文件、會議資料、以及文書等。同時，在會議過程中還需要對會議進行全程的文字記錄，并對會議進行總結，對各項規章制度以及方案改革進行匯總，這些都是最為基礎的文字信息處理能力，是辦公室文秘綜合管理工作的基礎。其次，辦公室文秘工作人員還肩負著溝通交流的職責，需要將上級領導部門的命令或者是意見下傳到企業各個部門當中，并和這些部門進行溝通和協調，同時，還要將部門的工作信息反饋至上級部門和上級領導，在這個過程中，會涉及各種文件以及信函的上傳下達，需要做好與其他行政部門以及其他合作單位的洽談工作。這些都屬于辦公室文秘綜合管理工作的內容，因此，辦公室文秘工作人員必須要有較強的文字信息處理能力，要有較高的信息化辦公水平，還要具備較強的溝通交流能力，有著較好的語言表達能力以及較強的邏輯思維能力和社交能力[1]。

（二）企業辦公室文秘綜合管理工作的重要意義

對于現代企業而言，辦公室企業綜合管理部門是企業運營過程中的重要紐帶，是提高企業行政管理工作質量和效率的重要途徑，對于提升企業的核心競爭力、促進企業轉型和升級、推動企業的現代化發展有著重要的作用。高效的辦公室文秘綜合管理工作可進一步提升企業的內部凝聚力，將企業各個部門以及上下級緊密聯系起來，實現企業內部橫向和縱向的協調性發展。同時，有利于企業各項經營發展戰略的實施，上級領導部門在制定經營發展戰略的時候，可以結合辦公室文秘綜合管理部門工作人員的資料了解企業各個部門的發展情況，對發展戰略進行進一步的優化，能夠提升各項決策的科學性。而下級部門也可以了解上級部門一些新的戰略部署，有利于新的經營戰略制度的貫徹和落實，使工作效率得到明顯的提升。除此之外，辦公室文秘綜合管理部門還可以讓各項工作落到實處，有利于厘清各個部門之間的關系、責任以及義務，尤其是在進行交叉作業的時候，辦公室文秘綜合管理工作人員能充分發揮自己的協調溝通能力，將各項工作落實到具體的部門當中，能夠有效防止一些突發事件的發生。簡而言之，企業辦公室文秘綜合管理工作對于企業發展而言是有著重要意義的，企業應該對此引起高度的重視[2]。

二、目前企業辦公室文秘綜合管理工作中存在的突出問題

（一）從工作人員素質的角度進行分析和探討

辦公室文秘綜合管理工作內容涉及企業發展的方方面面，因此，日常工作內容十分繁瑣，文秘工作人員必須具備較高的素養，但從目前企業辦公室文秘工作人員的綜合素養以及專業能力可以看出，大部分工作人員的素質是偏低的。部分企業在招收文秘綜合管理工作人員的時候，雖然有著嚴格的招聘制度，但考察的僅僅是工作人員的專業能力，考核方式通常是通過筆試以及面試的方式進行的，這種方法雖然公平，但是卻無法全面考察工作人員的職業素養、綜合素質以及個人修養等。在招聘工作結束之后，企業雖然安排應聘者參加相應的崗前培訓，但是崗前培訓的內容過于形式化，沒有落實到實際工作當中，進而導致員工在培訓結束之后仍然不熟悉企業的工作流程，缺乏工作經驗，業務能力較差。除此之外，企業在對文秘工作人員進行日常培訓時，雖然根據時代發展對自身的培訓模式進行了調整，將線上線下培訓模式充分結合起來，但是所培訓的內容仍然缺乏針對性，沒有結合文秘工作人員的具體情況以及不同文秘工作人員的素質差異進行分層次培訓，進而導致培訓的質量和效率較低。

（二）從規章制度的角度進行分析和探討

要想提升企業辦公室文秘綜合管理工作的質量和效率，還需要通過相應的規章制度對工作人員的行為進行約束和管理，以推動各項工作的有序進行，但是從實際情況來看，企業的規章制度是不完善的，因而，導致企業辦公室文秘工作無法實現制度化和規范化發展。首先，大部分企業目前所實行的辦公室文秘綜合管理制度并不是根據自己的實際情況而制定的，通常都是借鑒其他企業的辦公室文秘綜合管理制度，這就導致規章制度和工作人員的實際情況相脫節，無法對文秘工作人員的工作行為進行約束，導致在實際工作中工作人員出現了對工作不負責任的情況。其次，建立辦公室文秘綜合管理方面的監督制度以及人力資源考核力度，導致文秘工作人員工作中的隨意性較強，工作態度比較敷衍，沒有落實好上級領導以及上級部門下達的工作任務，導致各項數據傳遞的效率較低，因而影響了企業內部運轉的協調性[4]。

（三）從工作方式的角度進行分析和探討

進入信息化時代以來，我國很多企業都引進了信息化技術來提升自身的工作質量和工作效率，企業辦公室文秘綜合管理部門雖然也有引進信息化設備，但是并沒有發揮信息化技術在工作中的作用，沿襲的仍然是傳統的工作理念以及工作方法，文秘工作的方式缺乏創新。而在數據大爆炸的時代，文秘工作人員每天所面臨的都是海量的數據信息，如果不能熟練運用計算機設備對這些數據信息進行處理，會進一步降低企業內部數據信息傳輸的效率，降低企業信息的共享程度[5]。

三、針對辦公室文秘綜合管理工作所提出的具體策略

（一）建立健全各項辦公室文秘綜合管理制度

要想切實提高辦公室文秘綜合管理工作的質量和效率，制度的建立是關鍵，企業應該結合自身發展的具體情況，建立健全辦公室文秘綜合管理的各項制度。首先，在制度建立的過程中不能盲目借鑒其他企業的經驗，照搬其他企業的規章制度，而是要結合本企業的經濟發展情況以及行政管理特點，結合辦公室文秘綜合管理工作的內容，制定一一對應的規章制度，進而對工作人員的工作行為進行有效的約束[6]。其次，需要針對辦公室文秘綜合管理工作的內容構建對應的監管體制，定期對辦公室文秘綜合管理工作進行資料方面的檢查，進行各項文件數據信息的審核，讓各項工作內容落到實處，提升文秘綜合管理工作的有效性。除此之外，還需要制定辦公室文秘綜合管理方面的績效考核制度，也就是企業要加強對文秘工作人員的各項考核，進而督促文秘工作人員不斷提升自己的專業能力以及綜合素質，在工作中要端正自己的工作態度，積極履行好自己的職責和義務[7]。

（二）加強對企業文秘工作人員的培訓

除了建立健全各項規章制度以外，不斷提升企業文秘工作人員的專業能力以及綜合素質也是非常重要的，這就要求企業要加大對文秘工作人員的培訓和管理。首先，應該不斷提升辦公室文秘綜合管理工作人員招聘的標準[8]。在招聘的時候，企業需要全面考核應聘者的專業能力以及綜合素質，在筆試考試的時候除了要考察應聘者的專業理論知識，還需要考核應聘者的文字信息處理能力，尤其是在信息化處理方面，更要考核應聘者的職業技能以及道德素質，從而為企業招聘具備各項素質的應用型人才。其次，在招聘工作結束之后需要安排好后期的入職培訓工作，讓工作人員全面了解企業的發展模式，盡快熟悉對應的工作流程，并組織老員工向新員工傳授一定的工作經驗等，來提升工作人員的工作技能。其次，針對在職的員工企業要定期組織培訓活動，以線上線下培訓以及講座的形式為員工提供多種形式的理論培訓和技能培訓，以此來提升員工的專業能力，或者是組織員工到其他優秀單位進行學習和交流。另外，通過企業文化對員工的精神世界進行熏陶，讓員工樹立愛崗敬業、勤勞奉獻的職業精神，樹立終身學習的學習理念等，增強員工對企業的認同感和歸屬感。

（三）推動辦公室文秘綜合管理工作的信息化發展

綜合管理部門應該抓住信息化時代的發展機遇，利用現代信息技術來提升自身管理工作的質量和效率，創新工作方法和手段。企業辦公室文秘綜合管理部門在工作中會涉及大量的數據信息，針對這一方面，工作人員就可以借助現代信息技術，構建屬于企業內部的數據庫，通過數據信息掃描的功能，對各項信息進行錄入，利用企業內部網絡將不同的數據信息傳輸到對應的部門當中，和這些部門進行溝通交流，實現數據的共享。這樣既能夠提升數據傳輸的質量和效率，也能夠提高數據分析的準確性，進一步加強企業內部的數據聯系，提升辦公室文秘綜合管理部門在數據傳遞方面的效率。其次，辦公室文秘綜合管理工作人員在組織會議和進行會議記錄時也可以利用現代化信息技術，比如，利用一些會議記錄的軟件，對會議進行全程的錄音，在會議結束之后進行整理。這一種會議記錄的形式可以保證后續會議報告的完整性，有利于把握整個會議當中所涉及的細節內容。

四、結束語

綜上所述，辦公室文秘綜合管理工作對于現代企業的發展是非常重要的，這就要求企業應加強辦公室文秘綜合管理工作，不斷完善辦公室文秘綜合管理方面的規章制度，加大對文秘工作人員的培訓和管理，并積極引進現代化信息技術，以此提升辦公室文秘綜合管理工作的質量和效率。