電子文件前端控制問題及對(duì)策研究

中國公路工程咨詢集團(tuán)有限公司 北京 100089

在紙質(zhì)環(huán)境中，檔案工作的起點(diǎn)是歸檔，然而盡管有制度保障，做好這一項(xiàng)工作仍不是一件容易的事情，這一問題在電子檔案的接收中更加突顯。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及，電子文件成為業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄的主要形式，由于電子文件存在對(duì)載體的依賴性、信息的非人工識(shí)讀性以及信息的易更改性等特性，使得如果不對(duì)電子文件進(jìn)行有效控制，很難保證這些電子文件都能夠真實(shí)、完整的移交到檔案部門，因此對(duì)電子文件的形成與積累進(jìn)行有效控制就顯得尤為重要。

1 電子文件前端控制的目標(biāo)

1.1 確保電子文件真實(shí)可靠

檔案之所以具有憑證價(jià)值就在于它的原始性，對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，內(nèi)容和載體不可分離，內(nèi)容修改后容易留下痕跡，易辨真?zhèn)?，判斷原始性。但電子文件具有易?fù)制、易修改性，復(fù)制和修改后不留痕跡，難以判斷原始性，因此，我們不能簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)文件價(jià)值確定方法復(fù)制到電子文件的價(jià)值確定中。對(duì)于電子文件，我們需要轉(zhuǎn)變思維，應(yīng)更多地強(qiáng)調(diào)電子文件的真實(shí)性。在我國電子文件真實(shí)性研究中，將電子文件“真實(shí)性”劃分為兩個(gè)方面：一是文件在形成過程中的真實(shí)，即一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)；二是文件在形成之后的真實(shí)，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時(shí)的本來面貌[1]。為了確保電子文件在成為電子檔案時(shí)是真實(shí)的，就需要對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制，確保電子文件在形成時(shí)就是真實(shí)的。

1.2 確保電子文件順利歸檔

第一，文件是人們?cè)趯?shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的活動(dòng)記錄，在紙質(zhì)環(huán)境中，人們便喜歡發(fā)文，無論事情大小，生成了大量文件，在數(shù)字環(huán)境中，這種現(xiàn)象更為普遍，如果不對(duì)這些電子文件進(jìn)行控制，那么很難保證有價(jià)值的文件都能夠順利歸檔。第二，一份完整電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息三大要素構(gòu)成，缺少結(jié)構(gòu)和背景信息將不能保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，影響電子文件的利用。第三，由于電子文件是由計(jì)算機(jī)等機(jī)械設(shè)備生成，其本質(zhì)是一組二進(jìn)制代碼，存儲(chǔ)在光盤、磁帶等新型載體中，這些載體老化更新速度非常快，不像紙張那樣穩(wěn)定，且電子文件容易因誤操作而丟失，對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制，則可以最大限度地避免這些問題的發(fā)生，保證電子文件順利歸檔。

1.3 確保電子文件安全利用

電子文件的長期安全保存是目前電子文件歸檔面臨的一個(gè)亟待解決的問題，如果不能保證電子檔案的長期安全保存，那么它能否以電子形式保存就成為一個(gè)問題。電子文件的安全問題比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案安全問題更為嚴(yán)重，一是文件內(nèi)容的安全，二是文件載體的安全[2]。對(duì)于文件內(nèi)容的安全，就是要確保文件內(nèi)容沒有被篡改，可以通過背景信息和元數(shù)據(jù)進(jìn)行控制；對(duì)于載體安全，就是要確保載體不被毀壞，不因技術(shù)革新而無法打開文件，使文件成為無法識(shí)讀的死檔。因此，在電子文件生成時(shí)就鑒定其是否具有檔案價(jià)值，然后進(jìn)行預(yù)歸檔，以防文件被篡改或刪除，可以有效保障電子文件的安全。

2 電子文件前端控制存在的問題

2.1 檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能集成欠佳

檔案部門要對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制，除了通過對(duì)管理制度和人員進(jìn)行控制外，對(duì)電子文件生成系統(tǒng)的控制也很重要。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件生成系統(tǒng)的控制，一是干預(yù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)中嵌入檔案歸檔的要求，確保電子文件生成時(shí)就包含內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等信息；二是實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案線上自動(dòng)歸檔。由于缺乏信息技術(shù)總體規(guī)劃，檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)在開發(fā)時(shí)大都是獨(dú)立進(jìn)行，要實(shí)現(xiàn)二者的集成，不僅要解決系統(tǒng)間接口、協(xié)議、數(shù)據(jù)字段、各類設(shè)備的集成，還要解決系統(tǒng)環(huán)境、組織管理和人員配備等相關(guān)方面的集成，因此，檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成建設(shè)進(jìn)展緩慢。

2.2 電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)不完善

由于電子文件生成環(huán)境的獨(dú)特性，與載體的可分離性，需要大量的輔助信息來確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，這些輔助信息即元數(shù)據(jù)。從檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46—2009）規(guī)定的88個(gè)元數(shù)據(jù)元素選擇就可以看出元數(shù)據(jù)項(xiàng)目的復(fù)雜性。一份電子文件在其整個(gè)生命周期中運(yùn)動(dòng)過程中會(huì)不斷地產(chǎn)生新的元數(shù)據(jù)，這些元數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)地再現(xiàn)文件生成、流轉(zhuǎn)、管理的全過程，如何構(gòu)建一套完整的元數(shù)據(jù)方案準(zhǔn)確地反映電子文件的運(yùn)動(dòng)過程是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要各單位結(jié)合自己的業(yè)務(wù)活動(dòng)、軟硬件環(huán)境，同時(shí)還要考慮元數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新，使得元數(shù)據(jù)方案不統(tǒng)一、不規(guī)范，不能完整準(zhǔn)確再現(xiàn)文件生成、流轉(zhuǎn)、管理的整個(gè)生命周期過程。

2.3 電子文件前端控制責(zé)任主體不明

電子文件前端控制的目的是確保電子文件真實(shí)、完整、可靠、可用，在這一過程中，不僅涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和保管等不同階段的管理，還涉及標(biāo)準(zhǔn)、制度等管理要求的制定，使得電子文件前端控制與技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門、檔案部門、高層管理部門等多個(gè)責(zé)任主體相關(guān)，需要各部門相互協(xié)調(diào)配合。在實(shí)踐中，很多單位都沒有明確這一責(zé)任主體，電子文件前端控制都是各部門獨(dú)立進(jìn)行，缺乏協(xié)調(diào)合作，實(shí)踐表明，如果沒有一個(gè)責(zé)任主體負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，電子文件的前端控制就不能很好地達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

3 電子文件前端控制的措施

3.1 通過流程再造實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)無縫銜接

在集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)時(shí)，最重要的就是要將兩者的功能進(jìn)行集成，從流程入手，進(jìn)行重組優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)無縫銜接[3]。對(duì)檔案管理系統(tǒng)來說，流程重組可以通過環(huán)節(jié)前置、環(huán)節(jié)后延、環(huán)節(jié)疊交三種方式進(jìn)行。如，前置歸檔環(huán)節(jié)，文件立卷歸檔是文件管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，為了確保電子文件都能順利歸檔，我們可以在電子文件生成的同時(shí)進(jìn)行預(yù)歸檔，這樣既可以保證電子文件在完成現(xiàn)行價(jià)值后能夠順利進(jìn)入檔案館，也可以保證電子文件內(nèi)容真實(shí)可靠。同樣，檔案的鑒定、著錄也可以在電子文件生成階段就開始。

3.2 參照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范構(gòu)建元數(shù)據(jù)方案

各單位在構(gòu)建自己元數(shù)據(jù)方案時(shí)需要參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使自己的元數(shù)據(jù)能夠全面反映電子文件生成、流轉(zhuǎn)、管理的全過程，符合長期保存的需要，同時(shí)，參照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，也有利于元數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一，便于跨系統(tǒng)的交流和憑證價(jià)值的發(fā)揮。在構(gòu)建元數(shù)據(jù)方案時(shí)，可以參考《信息和文獻(xiàn)——記錄元數(shù)據(jù)管理——第2部分：概念性和實(shí)施細(xì)則》（ISO 23081-2：2009）系列標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 31914-2015《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有選擇地從文件實(shí)體元數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)、實(shí)體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個(gè)域中選出需要的實(shí)體類型，還可以向已經(jīng)制定好元數(shù)據(jù)方案的單位學(xué)習(xí)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)。

3.3 組建領(lǐng)導(dǎo)小組明確責(zé)任主體

電子文件前端控制與技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門、檔案部門、高層管理部門等多個(gè)責(zé)任主體相關(guān)，要做到各部門之間相互協(xié)調(diào)配合，就需要一個(gè)部門牽頭，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，而且這個(gè)牽頭部門需要熟悉各部門的電子文件管理活動(dòng)及要求，這樣才能制定合理的分任務(wù)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)電子文件前端控制的目標(biāo)。各部門的項(xiàng)目主管就是很好的人選，他們熟悉自己的工作任務(wù)，知道何時(shí)、如何更好地開展電子文件的前端控制，由他們組成的前端控制領(lǐng)導(dǎo)小組可以為各部門搭建一個(gè)溝通平臺(tái)，方便各部門溝通交流，通過協(xié)商制定前端控制的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、各流程中各部門的任務(wù)及監(jiān)督機(jī)制，使電子文件前端控制能夠有序開展，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)增強(qiáng)人力支持

電子文件管理對(duì)技術(shù)有很高的要求，需要信息技術(shù)人才的支持。但由于電子文件可能會(huì)涉及單位的核心機(jī)密，其系統(tǒng)和安全體系的建設(shè)不能委托給第三方技術(shù)公司，這就需要單位組建自己的信息技術(shù)人才，同時(shí)還需要為他們培訓(xùn)文件管理和檔案管理相關(guān)知識(shí)，以便他們能夠設(shè)計(jì)出符合文檔一體化管理需求的應(yīng)用系統(tǒng)。另一方面，也需要加強(qiáng)對(duì)文檔人員的培訓(xùn)，一是提高文檔人員的業(yè)務(wù)水平、知識(shí)水平，增強(qiáng)前端控制的意識(shí)，二是提高文檔人員的計(jì)算機(jī)操作能力，使其能夠熟練使用業(yè)務(wù)系統(tǒng)，解決突發(fā)情況。