醫院檔案管理與數字化建設的相關研究

駐馬店市中醫院 河南 駐馬店 463000

醫院檔案管理作為醫院綜合管理工作中的一個重要組成部分，其管理質量的高低反映著醫院的建設與發展，其也逐漸形了具有極其重要利用價值的檔案材料，而這些材料又對醫院的長遠發展具有不容忽視的重要作用。誠然，在目前大部分的醫院中，檔案管理工作仍然以紙質材料為主，經過歲月的洗禮，這些紙質性的材料就會出現字跡模糊、紙張破損等的情況。因此，為了使醫院中檔案的保管年限更長，必須與時俱進，全面推廣與應用檔案管理的數字化工作，提升醫院檔案管理的效率和質量。

1 醫院檔案管理的特征

（1）載體性特征。在傳統的醫院檔案管理工作中，由于主要以紙質文件為主，僅可以向檔案信息需要者提供直接翻閱和查看的服務。而在數字化背景下，醫院檔案管理工作的形式與途徑更加豐富，數據庫、云空間以及移動設備都成為檔案信息需要者的查詢載體。

（2）時效性特征。在數字化的建設過程中，醫院檔案管理工作借助了網絡的靈活性與便利性，相關檔案信息需求者可以不受任何時間與空間的限制隨時隨地地對檔案信息進行查閱和調取，相關操作更是可以在短時間內完成，大大地提高了醫院檔案管理的時效性[1]。

（3）共享性特征。數字化醫院檔案管理工作一舉打破了傳統管理工作中的諸多局限性，通過數字化平臺不僅實現了對檔案的傳輸與共享，還實現對原始檔案充分的保護。

2 醫院數字化檔案管理工作中存在的問題

（1）檔案管理模式相對落后。當前形勢下，在醫院檔案管理工作中，其檔案信息主要是單純地通過計算機進行檔案資料的錄入，且查詢功能相對單一。比如：無法進行人工智能搜索和大數據的篩選等，這些問題的出現導致了檔案信息需要者在查詢相關信息的過程中，在以耗費了大量時間的代價下才能獲得有價值的信息。除此之外，在對醫院檔案的收集和整理過程中，依然是以人工收集為主，使得醫院投入了大量的人力資源，而且還難以保證所收集的檔案資料是否具備準確性和完整性，導致相關人員在查詢檔案的過程中還是難以及時地找到所需要的資料，阻礙了醫院檔案管理工作效率的提升。不僅如此，數字化檔案管理工作依然沒有對醫院各項工作的開展產生直觀的效應，但這一問題的出現依然沒有引起醫院管理人員的重視，這種主觀意識上的忽略導致醫院檔案管理在不斷發展的過程中總是困難重重，從而使得醫院檔案管理工作出現了遺失、損壞等的現象，這些都是間接導致醫院在可持續發展過程中的不良因素。

（2）檔案管理人員意識低下。醫院檔案管理工作作為后勤保障類工作，隨著醫療改革體制的不斷深入，醫院中的公益性質逐漸被削弱，經濟效益與社會效益的實現成為醫院在發展過中的主要方向，而醫院更是將一些重要的資源投入到了設施設備、醫療服務和吸引人才等的方面，使得檔案管理工作處于了靠后的尷尬境地中。此外，醫院中的管理人員也沒有充分認識到數字化檔案管理工作對醫院長遠發展的重要性，導致數字化檔案管理工作的進程十分緩慢，而在一少部分的醫院中依然是以紙質管理模式為主，這一傳統的管理方式很顯然不能滿足時代發展的基本要求了。

（3）數字化建設制度滯后。醫院檔案管理工作是醫院工作人員在長期的社會活動中積累和保存下來的歷史資料，其中主要包括醫院的整體規劃與建設、各項財務經營活動以及各類黨建工作等等。誠然，由于傳統檔案管理工作中粗放型的管理模式，導致檔案管理工作數字化建設的制度并不完善，檔案信息錯誤、遺失與損毀、私自篡改等地問題屢見不鮮，而在出現問題的時候更是推諉扯皮，難以將責任落實到人，大大的阻礙了醫院數字化檔案管理工作的建設[2]。

3 醫院檔案管理數字化建設的具體路徑

（1）摒棄傳統管理模式桎梏。在醫院檔案管理數字建設的路徑中，需要醫院將各部門工作環節產生的流程統一納入到檔案數字化檔案管理體系中，并能分類對其進行保管與存放，穩步推進醫院檔案管理工作的數字化建設。在這一過程中，要摒棄傳統管理模式桎梏，要及時更新計算機中的軟件與硬件設施，并能聘請專業的人員對出現的問題予以優化和解決，以此來提高醫院數字化檔案管理工作的質量和效率。

（2）增強管理工作人員意識。醫院數字化檔案管理工作的建設也存在著設備運行安全和網絡運行安全等方面的問題，因此在醫院檔案管理數字化的建設過程中，應綜合考慮病毒的侵入以及文件損壞等現象的產生，同時做好充足的備份工作也是同等重要的。在信息的共享方面，還應當建立起規范化的使用制度，根據信息需要者的級別劃定使用權限，保護檔案數據的安全性。而要想實現這一目的，還需要醫院檔案管理者不斷增強法律意識，進而實現數字化檔案管理工作的長效機制，提高檔案管理工作的利用效率，為數字化檔案管理工作的推動提供有力依據。

（3）完善數字化管理工作制度。醫院檔案管理數字化建設離不開制度的保障。①依據檔案管理工作的實際情況和管理水平靈活調整檔案管理制度，廢除一些傳統管理制度，增加一些與時俱進的新規定。②加強檔案管理的安全監督力度，嚴格按照相關要求審查檔案管理運行環境，加強網絡系統保護，減少和降低由于網絡病毒導致的檔案數據丟失，保證檔案信息的安全性和完整性。③嚴格貫徹與落實數字化管理工作制度，防止人為因素導致的檔案信息泄露。

4 結束語

醫院檔案管理的數字化建設應當適應時代發展的基本要求，并能結合檔案管理工作的實際情況對其做出相應調整與改進，摒棄傳統管理模式桎梏、增強管理工作人員意識、完善數字化管理工作制度，不斷提高醫院數字化管理的效率和質量。