數字時代電力企業檔案管理及其信息化發展

袁萌 陸斌 王子成

摘要：電力企業的實際發展和新技術的應用聯系越來越緊密，電力企業的日常管理工作對數字信息技術的應用已成為必要的條件，這是提高電力企業管理質量的重要舉措。電力企業檔案管理信息化目標的實現，是提高檔案管理工作效率的基礎力量和必要的選擇，只有和時代發展潮流相結合，才能促進電力企業的可持續發展。

關鍵詞：數字時代;電力企業;檔案管理信息化

電力企業的發展日益與現代科技信息技術相緊密結合，發展道路也與過去的傳統的發展方式截然不同，電力企業在管理上逐步實現了自動化智能化，在生產方式上實現科技化，對外交流不斷地增多，企業間的合作不斷加強，這些都對企業的歸檔工作提出了越來越高的要求，從生產決策到運行管理，企業的檔案管理都關系重大。做好對企業大小事務的科學歸檔是企業持續高效發展的重要基礎。科技化智能化的引入要求企業的歸檔工作必須一改傳統的人工模式而轉向數字信息化管理，以此來適應企業自動化智能化的生產管理方式。數字時代背景下，對企業的檔案管理工作加以適時更新是電力企業跟進時代發展趨勢的表現，對提高電力企業的市場競爭力，實現社會效益與經濟效益相統一，保證電力企業健康持續發展具有重要意義。

一、電力企業檔案管理信息化的優點以及信息化管理現狀

（一）電力企業檔案管理信息化的優點

檔案管理的信息化能夠大大提高管理的工作效率，人工的檔案管理都是采用人工錄入和檢索，在查找和歸檔方面都需要長時間的檢索和核對，而信息化的管理模式則可使用光標掃描等現代科技手段去實現檔案的錄入，在檢索時也不必查找大量資料，檢索使用非常快速方便。信息化可以實現資源共享，便于企業的檔案使用和交流。目前的企業大都存在部門之間各自為政的分隔問題，這種分隔十分不利于企業的整體管理。而信息化的檔案管理可以實現資源的共享，即統一檔案資料，可以在不同部門之間傳遞和共同使用，避免了部門間的獨立管理產生的重復作業和孤島效應，對于企業的檔案交流和通用十分必要，同時也更方便企業對外交流時的檔案調取。普通的人工檔案管理大多采用集中管理方式，且一般不會提供備份，一旦丟失或發生意外受損，則彌補起來極為困難，甚至可能需要重建，更是要消耗大量人力物力。而且由于檔案的數量較多，需要一定空間去儲存管理，也會隨時間定期淘汰一部分原始檔案，檔案的時效較短。而信息化的管理則采用網絡式檔案儲存，且會做出網絡云端備份等，即使網絡狀況遭到意外，也可以通過網絡找回，為檔案的安全提供了一分保障。而信息化網絡管理空間巨大，可以足夠容納電力企業的所有檔案內容，不需要短期的檔案淘汰，因此也加長了檔案的時效。

（二）數字時代電力企業檔案管理信息化現狀

（1）檔案管理信息化意識不強

目前的電力企業檔案管理情況主要為，省市級電力企業設有檔案室，也有專門的檔案管理人員，對檔案的分類和分別管理也有區分，而縣級電力企業的檔案管理一般只有辦公室的人員進行職責性的兼管，并沒有專門人員和機構去管理檔案。而這種現狀下，電力企業的檔案管理對于進行信息化管理的需求和意識卻并不強烈。實際上，省市級的電力企業檔案一般都是比較龐雜的，人工的管理難免會出現許多問題和不足，縣級的電力企業檔案管理又沒有專人負責，安全性和管理的標準化規范性都十分堪憂。因此檔案管理的信息化是十分必要和有意義的。

（2）檔案管理制度有待健全

電力企業檔案管理工作的執行需要有相應的制度作為支持，這是保障檔案管理規范化發展的重要舉措。而實際電力企業檔案管理工作中，并沒有注重制定完善針對的檔案管理制度。電力企業的檔案管理涉及面比較廣，需要有詳細的制度進行規制，將制度和實際的管理需求緊密結合起來，但在具體檔案管理中一些領導層沒有認識到檔案管理制度的重要性，缺乏標準的規范作為規制，使得檔案的管理相對混亂，這就使得檔案管理的整體效率比較低。

（3）信息化管理標準不一

歸檔信息化工作缺乏長期規劃。由于許多企業對檔案管理化缺乏充分的了解，因此信息化轉型時，沒有切實制定好檔案信息化管理的具體標準，導致許多相關改革制度執行力度不夠，執行的時效性不強;同時在制定歸檔工作的規劃時，缺乏科學合理的安排，許多的規劃制度并不適應檔案工作的具體實際，而導致信息錄入混亂，重復錄入或是漏記錯記的現象時有發生，這是檔案管理信息化利用不合理的重要表現，在很多時候往往會降低電力企業生產管理效率。

（4）檔案管理缺乏信息技術人才

電力企業檔案信息化管理中，需要有專業的信息化管理人才支持，這是信息化管理的基礎。信息化檔案管理中一些管理人員的專業知識不足，信息化操作技能比較低，這就影響了檔案管理的質量。檔案管理人員在工作當中對信息技術的操作不熟練，使得檔案檢索效率低下以及錄入不準確等問題，這些都不利于檔案信息化管理發展。

二、數字時代電力企業檔案管理信息化策略

（一）建立開放的檔案管理系統

數字化時代背景下電力企業檔案管理實現信息化，是對傳統檔案管理模式的突破，為能提高檔案管理的整體質量水平，就要注重建立開放的檔案管理系統，減少人工管理的依賴。通過信息化管理的系統建設，樹立檔案管理信息化的觀念，完善相應的數字化檔案管理基礎設施，為檔案管理信息化發展打下堅實基礎，只有如此才能真正促進檔案管理質量水平的提升。檔案管理的網絡化是需要循序漸進的，要利用好網絡技術的優勢，結合電力企業自身的檔案管理需要，明確檔案信息管理要求，營造良好檔案管理的環境。

（二）完善檔案信息數據庫

從檔案管理標準和水平上，首先要完善檔案信息的數據庫管理。從加快基礎設施建設開始，使用先進設施設備，采用現代化信息技術的錄入。而完善檔案信息的過程中，更需要根據實際情況，適時地進行檔案的調整和更新，使檔案信息的數據庫處于動態最新狀態，增強檔案信息的實時性和實用性。此外對于檔案管理的安全性和保密工作也要加強管理和警惕，對于網絡環境的安全，要進行多方面的殺毒、防火墻、密碼等設置，嚴防黑客和網絡病毒的入侵，保護檔案的網絡安全。對于人員的管理也需要進行一定的保密責任處理，一旦發現泄露企業機密人員，嚴肅處理，同時在企業內部制定對應規章。

（三）加強提高管理人員的能力水平和工作素質

檔案管理的信息化不代表脫離人的管理，離不開管理人員的工作，而信息化的管理工作也對這些檔案管理人員提出了更高的要求。首先是對檔案管理的保密意識和責任心，然后是工作的水平和素質，不僅要求有較強的檔案管理能力，熟悉檔案管理工作，還需要有較高的計算機操作水平。結合各方面的素質要求，建立一支信息化的檔案管理隊伍。

（四）優化檔案管理信息化方式

在當前的發展背景下，電力企業檔案管理信息化目標的實現，就要從具體的檔案管理工作進行落實，積極優化檔案管理信息化方式，和信息技術緊密結合起來。要將信息技術在檔案管理當中得以充分的應用，從整體上提高檔案管理效率，提高檔案錄入速度保障檔案信息的準確安全。在檔案管理信息化方式的應用過程中，要做好安全措施的實施，建立防火墻體系，保障電力企業檔案信息化管理的網內安全。

三、結語

總之，檔案工作要充分利用檔案信息化帶來的轉變契機，變革管理方式、模式、工作思路。不論是從觀念認識上還是實際工作環境中，伴隨著檔案意識地不斷提高，檔案服務能力不斷拓展，使檔案工作更加深入企業工作核心，為電力企業信息資源建設、發展戰略提供決策支持。

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