高職院校財務管理信息化中的問題與對策

常雅文

(河南水利與環境職業學院，河南 鄭州 450008)

0 引言

隨著中國高等職業院校辦學規模的急劇擴大，學校在財務管理工作上的壓力迅速加大，所需的財務職能也日益多樣化，亟待轉變原有的管理模式，提高工作效率。與此同時，新一代信息技術(大數據、云計算等)的發展也為財務管理現代化提供了技術上的可能性，這些都倒逼著高職院校加快對財務管理信息化建設的步伐。

1 高職院校財務管理信息化中存在的典型問題

目前，全國高職院校都在不同程度上進行著財務管理信息化的建設，而且這些院校在財務管理信息化建設方面存在的問題也非常相似。所以在調研的基礎上，這里選取了HZ水利職業學院(以下簡稱“HZ學院”)作為一個典型樣本，將其在財務管理信息化建設方面典型的問題總結如下。

1.1 學校重視程度低，缺少頂層設計

長期以來，HZ學院比較重視教學和科研工作，但對財務工作的重要性認識不足，其財務管理工作至今仍未擺脫舊的管理模式，存在著重視會計核算輕視財務管理，重視資產分配輕視有效監管的現象。在財務管理信息化建設方面投入的資金也遠遠不夠，軟硬件條件上均未達到與學校教學科研規模相適應的水平。

頂層設計是指學校在進行某一項目的建設時要有一個總體規劃，提出相關的一攬子解決方案。但HZ學院在財務管理信息化建設的過程中，缺乏總體思路和總體規劃。項目分解時都是從各部門自身業務需求出發，缺乏整體考慮。例如：在財務信息的編碼上缺乏統一性，導致無法實現信息共享。因為缺乏總體規劃，各個部門只考慮自己管理的數據如何處理，而不考慮能否與其他部門匹配，使得各系統的數據不能互通，形成了“信息孤島”現象。

1.2 財務信息無法共享，財務資源利用率低

實際上HZ學院內部已有一個數據中心，財務系統也從單一的賬務核算系統升級為集成化系統，其中含有20個模塊，如學費管理、會計管理、薪資管理等。但到目前，全部模塊的實際使用率不足50%。例如：薪資管理、固定資產等都還是由原來的獨立系統來完成的，與財務系統平臺上的相關功能無法直接進行連接。同時與財務數據信息相關的部門也都是各自運行，彼此之間難以實現信息的共享，數據多次重復輸入、數據不匹配等問題普遍存在。

由于信息平臺沒有構建統一的接口，無法及時準確地為預算、決算提供完整信息，無法為學校的重大決策提供支撐。學校管理過程中形成的大量數據也缺乏有效的處理，導致利用度不高，大量有用信息被閑置。另外，整個系統沒有明確的技術標準，給將來的數據集成、管理集成、服務集成造成了不少困難。

1.3 內控機制不健全

傳統上，高校財務內控機制的特點是通過設置相互制約的崗位來預防和控制可能出現的財務風險，但隨著財務信息化的推進，情況發生了變化。在如今的信息化背景下，財務業務主要通過系統模塊的操作與應用來完成，這促使高校要將內控嵌入到財務信息系統中去，確保各項業務都在內控標準的監控之中。若出現問題，能夠第一時間制止不法操作，確保系統的安全。

就HZ學院的實際情況來看，在使用信息平臺的過程中出現了一些新情況，給財務管理的內控工作帶來了新的隱患。例如：在采用信息管理平臺系統之后，財務管理人員產生了過分依賴系統軟件的傾向，安全意識降低，把一切都交給了系統去做，忽視了使用者的主觀性。操作過程中往往由于注意力不夠集中導致輸入數據錯誤；或者對系統運行過程中可能出現的異常情況視而不見，造成“燈下黑”的情況。這種漏洞往往是系統監控的盲區，管理人員難以察覺到這種風險，成為財務風險的隱患點。

2 高職院校財務管理信息化建設的改進措施

在上一部分的論述中，通過HZ學院這一典型案例，歸納出了目前高校財務信息化建設過程中存在一些帶有共性的問題，下面針對這些問題提出幾點對策。

2.1 提高認識，轉變觀念

要做好高校財務管理信息化建設工作，首先要轉變思想，提高認識，加大重視程度。由于這項工作涉及學校的方方面面，也需要不菲的資金投入，因此必須有頂層設計，必須有學校領導的重視，這是許多學校的經驗之談。只有領導重視了，才會有通盤的考慮和統一的規劃，才會有持續的資金投入和全體教職工的重視。領導重視之后，就會對下級提出明確的任務要求，建立相應的制度保障執行，督促相關人員盡快適應財務信息化的新形勢，掌握與財務信息化相關的新知識，并為他們提供更多培訓和交流的機會。

必須摒棄舊的、落后的管理理念，樹立起創新的、現代化的管理觀念，這是促進高校財務管理信息化建設發展的前提條件。只有管理理念更新換代了，才能認識到目前的現狀和新時代的要求之間有多大差距，才能夠在行動上加快信息化建設的步伐。

2.2 建立財務信息共享平臺，實現財務管理模式的轉型

學校的財務部門與其他各部門及教學單位需要交換的數據越來越多。而傳統的財務系統不僅數據傳遞不夠暢通，數據處理能力較差，嚴重影響到了學校運行的整體效率。為了改變上述情況，學校可以建立財務信息共享平臺，實現財務管理模式的轉型。財務管理模式轉型目的主要有兩個：一是提高辦事效率，二是重視服務功能。

學校應該在財務管理的耦合理論和流程再造理論的指導下，構建起一體化的、各個數據模塊可以互聯互通的信息共享平臺，使財務信息的輸入與輸出、獲取與交換變得通暢。要完成這一工作需要學校做好財務工作的總體規劃，按照統一標準制定信息代碼，使各個模塊的數據能夠在統一的口徑下進行快速對接，從而實現大大提升相關工作效率的目的。例如：可以把財務系統和教務系統對接，這樣可以將學生的學費繳納情況與其選課、查詢成績的需求關聯起來，從而減少非正常的欠費現象。再如，將財務系統和科研系統對接起來，這樣可以將教師在從事科研工作時的項目申報、項目審結和經費收支情況關聯起來，從而對科研經費的使用情況進行全程有效的監督。所有這些，都是基于財務信息共享平臺強大的整合功能，把數據、服務、管理整合在了一起，使各個部分協同發力，大大提升財務管理工作的效率。

高職院校體量的迅速膨脹，也使得學校中的教職工數量和學生數量急劇增加，而教育投資多元化的發展又使得學校與社會各界聯系增多，這都導致與學校有經濟利益關系的主體數量越來越多。由于這些主體與學校有著各種各樣經濟上的聯系，他們自然就有了對學校財務信息各種各樣的需求，希望了解、獲取與之有關的學校財務信息。

很明顯，如果學校建立了統一的財務信息共享平臺，在保證信息安全的前提下，把學校的所有財務信息都集合到信息共享平臺上去，就能夠實現財務信息由所有利益相關者依法共享的目標。例如：通過在財務信息共享平臺上建立財務綜合查詢功能，可以在對相關財務數據設置相應查詢權限的條件下，使學校里的全體教職工能夠通過平臺及時查詢到與個人有關的收入、項目經費等信息，這不僅有利于各業務項目的開展，也能夠提升教職工們的參與感和滿意度。

2.3 完善信息化條件下的內部控制制度

如何讓財務管理中占據極為重要地位的內部控制制度適應財務管理的信息化，這對高校廣大財務管理工作者來說是一個新課題。

在傳統的財務管理中，內控機制的特點是通過設置相互制約的崗位(人員)來預防和控制可能出現的財務風險。在財務管理實現信息化后，情況發生了變化：幾乎所有的業務流程都由過去的人工環節完成變成了由計算機和網絡通過財務軟件來完成。很明顯，在這種情況下，財務軟件(包括網絡安全軟件)的質量在相當大程度上決定了內控監督的質量。一款高質量的財務管理軟件可以通過軟件內部巧妙的設計，把會計業務流程中可能出現的漏洞和缺陷堵住。計算機的這種操作流程具有十足的制度剛性，最大程度上排除了人為因素的干擾。所以，選擇一款優質、可靠的財務軟件是建立信息化條件下內控制度的基礎。

當然，財務軟件的可靠性也不是絕對的，人的因素仍然在起作用。任何軟件歸根到底也是由人來設計的，人的因素是內控機制是否真正起作用的最后決定者。需要探索在信息化條件下如何實現人機相互協同、相互制約的財務內部控制制度，讓兩個因素都發揮作用。一方面通過選擇高質量的財務軟件，或定制有特定控制功能的財務軟件，讓軟件的作用發揮出來；另一方面，可以沿用某些傳統的方法，通過設置不同權限、相互制約的工作崗位，設置必要的前置環節、審查環節和提高計算機網絡操作人員的業務素質、工作責任心等有效手段，把人的積極性和主動性調動起來。所以，如何讓人機兩個因素協同起來，共同發揮監督控制作用，這是建立信息化條件下內控制度的關鍵。

3 結語

面對中國高等職業教育大發展的歷史性機遇，高職院校應該提高認識，轉變觀念，通過大力推進財務管理信息化的建設，實現財務管理模式的轉型，解決好新時期出現的新問題和新挑戰。