大數(shù)據(jù)背景下如何有效提升建筑企業(yè)合同管理方法探究

□ 文| 尹美子

概述

當(dāng)今社會發(fā)展迅速，建筑企業(yè)從勞動密集型管理逐步邁入技術(shù)密集型管理，無論是傳統(tǒng)的管理方式還是當(dāng)下的新型管理模式，管理效能始終是建筑企業(yè)能否快速發(fā)展、不斷壯大的主要因素。在建筑企業(yè)管理中合同管理貫穿于施工項目的各個階段，合同管理能力的提升關(guān)系著建筑企業(yè)生存發(fā)展的命脈，大數(shù)據(jù)時代下如何運用信息化平臺進(jìn)行合同各個環(huán)節(jié)的有效管理，成為決策者越來越關(guān)注的問題。如何通過科學(xué)的管理流程、高效的管理方式、專業(yè)的管理人才為企業(yè)有效規(guī)避風(fēng)險，在合同范圍內(nèi)實現(xiàn)效益最大化，是當(dāng)今建筑企業(yè)立于不敗之地的法寶。

建筑企業(yè)合同管理現(xiàn)狀分析

錄入方式單一，存儲載體落后

目前，施工合同信息錄入方式主要為人工手動錄入，這是目前建筑企業(yè)合同信息記錄的主要方式，在合同簽訂完畢后進(jìn)行簡單的合同臺賬登記，若人員變動，則可能導(dǎo)致合同臺賬信息不能及時完善，或者錯誤信息持續(xù)到后續(xù)節(jié)點，影響企業(yè)相關(guān)部門獲取正確合同信息的情況發(fā)生。

由于合同信息的錄入及獲取方式單一，并且建筑企業(yè)對于合同下游數(shù)據(jù)分析的需求并不完善，使得下游數(shù)據(jù)沒有發(fā)揮作用的平臺，其對于合同信息要求較為簡單，僅用EXCEL表格進(jìn)行最簡單的項目名稱、合同金額等基礎(chǔ)信息存儲，處理的范圍也僅僅限于總包合同，落后的存儲方式使得建筑企業(yè)在合同管理過程中存在信息滯后的現(xiàn)象。

主合同與下游合同未形成體系錄入

對于許多建筑企業(yè)來說，由于組織架構(gòu)、人員配備、管理流程較為復(fù)雜化，合同管理貌似只在簽訂階段由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)，下游合同由其他如成本管理部、材料采購部分別負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致了主合同與下游合同的分離管理，同一個項目會出現(xiàn)多個部門在某個環(huán)節(jié)某一個節(jié)點進(jìn)行管理，無法將這些節(jié)點有效串聯(lián)，導(dǎo)致合同管理效能不理想。

在日常工作中，施工項目在進(jìn)行工程款撥付時，可能會由于主合同與下游合同單價的不匹配，如下游合同單價高于主合同單價、下游合同付款方式優(yōu)于主合同等情況而導(dǎo)致企業(yè)存在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，對企業(yè)十分不利，從而使建筑企業(yè)處于被動地位。若建筑企業(yè)在合同管理過程中只重視總包合同管理，未將下游分包合同、勞務(wù)合同、采購合同等納入記錄范圍，則無法形成系統(tǒng)的信息對比分析。在企業(yè)做成本測算、工程款支付時無法通過現(xiàn)有合同登記信息給出具有價值的信息反饋，加大建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。

合同審核方式過于單一

傳統(tǒng)的合同評審方式大都是紙質(zhì)流轉(zhuǎn)或者召開合同評審會議的形式，由于建筑企業(yè)的特殊性質(zhì)，尤其對于項目較多的大型建筑企業(yè)來說，召開合同評審會議的模式較為費時費力，且由于機(jī)構(gòu)部門較多，涉及人員較多，許多職能部門人員無法集齊，為召開合同評審會議增加了難點。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)評審方式由于形式較為單一，人員尋找不便，達(dá)不到職能部門間的有效配合，也為合同評審帶來了許多不必要的麻煩。

缺乏專業(yè)合同管理人才

由于許多建筑企業(yè)對合同管理不夠重視，合同管理人員僅為兼職合同管理員，企業(yè)未配備專職合同管理員。事實上，一個合格的合同管理員不僅僅是臺賬管理而已，還要有敏銳的職業(yè)素養(yǎng)，從招投標(biāo)階段的報價、合同中標(biāo)的約定、過程中與建設(shè)單位的談判、合同的簽訂、合同的履約都扮演著十分重要的角色，若建筑企業(yè)的合同管理員還兼管工程款撥付，則意味著需要聯(lián)動下游合同進(jìn)行主合同與下游合同單價的對比、分析，合同條款的梳理、比對等，以盡可能避免合同風(fēng)險給建筑企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。然而許多建筑企業(yè)的合同管理員僅僅是管理臺賬、錄入臺賬而已，并沒有起到識別風(fēng)險、規(guī)避風(fēng)險的作用。

合同管理與成本管控脫節(jié)

建筑企業(yè)在進(jìn)行合同管理過程中，未將施工項目成本進(jìn)行有效成本預(yù)測，在項目實施前期階段，許多企業(yè)未將投標(biāo)報價進(jìn)行人工費、材料費、機(jī)械費、管理費、規(guī)費、措施費等總體成本測算。在主合同履約過程中，一旦存在設(shè)計變更、增加或減少工程量的情況就會處于非常被動的狀態(tài)，而在進(jìn)行下游合同簽訂過程中，由于沒有預(yù)設(shè)利潤點，過程中也沒有結(jié)合主合同投標(biāo)報價進(jìn)行比對，所以在項目全周期過程中常常使自己陷入兩難的境地。

建筑企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建議

搭建合同管理標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)

我國現(xiàn)階段正在逐步推行施工項目信息化、集成式等管理模式，但由于管理者的思維、技術(shù)層面的困難等，導(dǎo)致現(xiàn)代化、信息化施工管理在推行過程中遇到許多實際的困難，致使大數(shù)據(jù)發(fā)展平臺受阻。雖然大數(shù)據(jù)時代的道路還有許多困難要克服，但無論做什么都不是一蹴而就的，這需要信息化平臺標(biāo)準(zhǔn)的建立和管理者的支持。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛快發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)跨越發(fā)展的需要，從建筑企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展來看，以往的單一人工錄入方式已經(jīng)變得越來越不可取，無論是文件的遺失、損壞，信息錄入的失誤，或者人員的變更，都會給企業(yè)運用合同信息帶來不便。因此，通過信息化平臺建立健全合同檔案管理制度十分必要，從項目立項階段開始，運用大數(shù)據(jù)平臺錄入合同相關(guān)信息及數(shù)據(jù)，下一節(jié)點工作流程、審批進(jìn)度，實現(xiàn)智能化管控已經(jīng)成為當(dāng)今建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型升級必不可少的手段。

在實施過程中，可以將項目名稱、建設(shè)單位、施工單位、合同價款、付款方式、簽訂時間、開竣工時間等根據(jù)需要設(shè)置必填選項，若空白或者漏填則無法進(jìn)行下一流程的節(jié)點審批。運用此種方式，無論是人員變更、還是合同節(jié)點發(fā)生變化，信息內(nèi)容都實行了動態(tài)科學(xué)管理，不會造成信息不規(guī)范、提取信息不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。只要利用信息化平臺搭建合同管理系統(tǒng)并形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，后續(xù)形成合同大數(shù)據(jù)只是時間問題。

將主合同與下游合同形成體系管理

許多建筑施工企業(yè)的主合同管理、下游合同管理是屬于多部門或者不同人員管理，無法形成閉環(huán)管理，而主合同與下游合同的聯(lián)動管理對于建筑企業(yè)來說十分必要。借助信息化管理平臺，將主合同信息按照系統(tǒng)設(shè)定的“規(guī)則”錄入，同時將下游合同關(guān)聯(lián)到主合同項下，在合同評審環(huán)節(jié)中設(shè)置下游合同分包商評價名錄，對于企業(yè)日后選取合格分包商、排除不合格分包商都會提高效率、降低成本。

通過項目分包、采購、租賃合同的需求計劃、工程月報表、工程任務(wù)書、履約評價等方式，建立主合同與下游合同的聯(lián)動管理，實現(xiàn)下游合同付款大數(shù)據(jù)比對、履約評價綜合管理，可以大幅減少因下游合同簽訂不善導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)隱患。

借助信息化平臺評審合同流程

摒除傳統(tǒng)的紙質(zhì)化評審流程，利用信息化平臺管理，使各個職能部門在線上操作，無論是否處于同一地點，都可以運用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行合同流程審批，對于各個職能部門審批意見可以通過平臺進(jìn)行交流、互動，形成評審痕跡。與以往的評審方式相比，信息化評審流程不僅不受地域影響，還可以利用平臺對于評審內(nèi)容進(jìn)行歸檔、整理，不需再進(jìn)行紙質(zhì)資料的檔案管理，實現(xiàn)“無紙化”辦公，為平臺數(shù)據(jù)信息建立形成信息源。在調(diào)用合同評審流程審批意見時更加方便、高效，也可以通過平臺評審流程查閱到相似工程合同評審意見，從而對建筑企業(yè)合同評審提供更加高效、便捷的保障。

圖1

合同評審流程環(huán)節(jié)如圖1所示。

培養(yǎng)信息化專業(yè)合同管理人才

許多建筑企業(yè)對于合同管理僅聘請兼職人員代管，或者人員變動頻繁的現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)信息化專業(yè)合同管理人才短缺。在建筑企業(yè)發(fā)展過程中，專業(yè)化人才往往是企業(yè)賴以生存的法寶。

政府及相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)助力建筑企業(yè)大力發(fā)展相關(guān)人才管理，形成培訓(xùn)機(jī)制、管理機(jī)制、考核機(jī)制，對于優(yōu)秀的信息化合同管理人員給予獎勵，對于建立標(biāo)準(zhǔn)化大數(shù)據(jù)聯(lián)動的施工項目給予一定補(bǔ)貼，通過各種方式調(diào)動企業(yè)的積極性，給信息化合同專業(yè)管理人員一個成長的環(huán)境，從而形成一只優(yōu)秀的專業(yè)人才隊伍，最終成長為建筑企業(yè)管理人才儲備的中堅力量。

啟動合同管理與成本管控聯(lián)動機(jī)制

建筑企業(yè)的主合同及下游合同在簽訂完畢后，往往就會被束之高閣，殊不知對于建筑企業(yè)來說，根據(jù)投標(biāo)報價進(jìn)行的成本預(yù)測是企業(yè)是否獲得可觀利潤的重要方式之一。

對于主合同、下游合同的單價、總價與該項目的成本價格進(jìn)行對比、分析是十分必要的，倘若下游合同的單價高于主合同投標(biāo)價格，成本預(yù)測的材料價格低于即將簽訂的材料分包合同價格，對于企業(yè)來說，無疑是極大的風(fēng)險，這時候就要反復(fù)進(jìn)行主合同、下游合同的條款分析，若存在市場變動因素超過一定范圍的，是否要按照主合同約定進(jìn)行補(bǔ)充協(xié)議的簽訂，亦或者下游合同報價是否合理等都會成為施工項目能否盈利的關(guān)鍵。因此，通過大數(shù)據(jù)平臺的管理，使合同與成本進(jìn)行聯(lián)動分析已經(jīng)成為大勢所趨。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，建筑企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級迫在眉睫，如何提高建筑企業(yè)合同管理的科學(xué)性、有效性已經(jīng)成為越來越多管理者重視的問題，許多管理者已經(jīng)越來越關(guān)注大數(shù)據(jù)平臺帶給企業(yè)的效能和作用，結(jié)合大數(shù)據(jù)平臺建立、健全合同管理模式，通過完善合同信息化管理體系建設(shè)，可以提高建筑企業(yè)的管理水平，加大對大數(shù)據(jù)背景下合同管理體系的探究，已經(jīng)成為建筑企業(yè)得以生存發(fā)展的必經(jīng)之路。