國際工程項目第三國設(shè)備采購管理

趙曼

（中海油石化工程有限公司，山東 青島 266061）

1 第三國采購設(shè)備的特點與風(fēng)險分析

1.1 短名單的確定

工程總包項目中業(yè)主出于質(zhì)量、品牌等考慮，通常會提供一份短名單。此短名單對于承包商來說，是必須要嚴(yán)格遵守的硬性要求。所以在確定設(shè)備供應(yīng)商過程中，需要將此要求明確地傳遞給供應(yīng)商。否則可能導(dǎo)致品牌不符等問題，而導(dǎo)致項目被拒絕接受。

1.2 對供應(yīng)商的了解有限

因涉及到第三國采購，總包方在投標(biāo)時無法全面對短名單中的供應(yīng)商進(jìn)行全面的調(diào)研與了解。這就為項目執(zhí)行過程帶來了非常大的不確定性。因為供應(yīng)商的產(chǎn)地、能力、負(fù)荷，甚至所生產(chǎn)產(chǎn)品的型號等都將對項目的實際采購過程產(chǎn)生影響。有可能導(dǎo)致招標(biāo)無法進(jìn)行或合同無法執(zhí)行的風(fēng)險。

1.3 技術(shù)方案多變

技術(shù)方案多變對項目的影響是致命的。所以技術(shù)方案在正式招標(biāo)之前，必須要全部關(guān)閉。不然由于跨國制造企業(yè)對于招標(biāo)文件研究的特點，任何一個問題沒有關(guān)閉之前，他們都是拒絕制作標(biāo)書和響應(yīng)投標(biāo)的。技術(shù)問題未關(guān)閉之前招標(biāo)程序一旦啟動，將面臨漫長的澄清過程。這對采辦工作和項目將是災(zāi)難性的。

1.4 項目地的現(xiàn)場服務(wù)

很多歐美的公司，出于各種考慮是不向一些地區(qū)提供產(chǎn)品的，或者提供產(chǎn)品后不提供現(xiàn)場服務(wù)的。但設(shè)備在安裝和調(diào)試過程中，供應(yīng)商的現(xiàn)場服務(wù)是十分必要的。如果不提供現(xiàn)場服務(wù)，可能面臨設(shè)備無法開車調(diào)試或質(zhì)量責(zé)任無法界定的風(fēng)險。所以能否提供現(xiàn)場服務(wù)必須作為采購時考慮的內(nèi)容。

1.5 交貨期

工程項目的建設(shè)工期是有總包合同作為背書的，而長周期設(shè)備作為項目關(guān)鍵路徑，將直接影響項目的成敗與否。設(shè)備交貨期受如設(shè)計參數(shù)、外協(xié)件、國際政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境、自然因素等各種復(fù)雜因素的交織影響。

目前的設(shè)備供應(yīng)商的部件均為全球采購，在這種情況下，任何一個供應(yīng)鏈產(chǎn)生問題，都將影響整體的交貨期。且外協(xié)件產(chǎn)地過于分散給買方監(jiān)督供應(yīng)商的外協(xié)件執(zhí)行進(jìn)度增加了非常大的難度。目前全球新冠肺炎疫情的持續(xù)深度影響，對于交貨期的影響無疑也是重大的考驗。

1.6 催交監(jiān)造

催交監(jiān)造是保障設(shè)備滿足質(zhì)量要求、合同要求所采取的措施。其重要性不言而喻，但同樣也面臨很多困難。催交監(jiān)造工作需要熟知合同和各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，具有熟練的外語溝通能力和協(xié)調(diào)能力，要求十分高。因為催交工作要面對的是與國內(nèi)不同的標(biāo)準(zhǔn)體系和不同的政治語言環(huán)境，如果不能對整體進(jìn)行有效把控，就會造成交貨延誤、質(zhì)量不可控、供貨范圍不全等后患。

1.7 交貨方式

在國際貿(mào)易中交貨方式將直接影響到報價。從INCOTERM中選擇合適的貿(mào)易方式是重中之重，特別是每一種貿(mào)易術(shù)語中的附加條款，可能幾個字的差別就將影響到整個的流程操作。目前常用的貿(mào)易方式有EXW、FOB和CIF等。某工程公司位于中東的項目，設(shè)備最初貿(mào)易方式為CIF，但由于供應(yīng)商交貨期滯后，為挽回工期損失，將貿(mào)易方式改為了FOB，并采用空運方式，以金錢來換取時間。僅此一項變更，運輸費用增加額就占到合同總額的10%。

1.8 進(jìn)出口要求

每個國家的進(jìn)出口要求都有一定的差異。所以在國際工程項目中，務(wù)必要對進(jìn)口設(shè)備的認(rèn)證制度和要求充分了解，如原產(chǎn)地證明、COI認(rèn)證等等，設(shè)備通過認(rèn)證后才能進(jìn)口到項目所在國。如果不提前了解認(rèn)證要求、流程和范圍，就可能會造成設(shè)備采購工作反復(fù)，貨物清關(guān)受阻，貨物滯港等一系列風(fēng)險發(fā)生。

1.9 備件

備件作為調(diào)試和運行中不可缺少的一部分，是必然會用到的。而且項目一般是無法及時供應(yīng)這些備件的，所以備件清單一定在采購時考慮。否則一旦缺少一些無可替代的備件，將導(dǎo)致所有后續(xù)的工作都無法開展。

2 應(yīng)對措施

2.1 供應(yīng)商選擇的管理

2.1.1 投標(biāo)階段的供應(yīng)商選擇

對于發(fā)包方提出的短名單，投標(biāo)人在投標(biāo)階段就應(yīng)提出明確的回應(yīng)，并作出偏離響應(yīng)。這樣做是為中標(biāo)后修改合同中有關(guān)原產(chǎn)地要求的條款埋下伏筆。同時，投標(biāo)人在投標(biāo)階段必須就原產(chǎn)歐美等第三國設(shè)備作出充分的市場調(diào)查，就品牌的產(chǎn)品范圍、生產(chǎn)地、生產(chǎn)負(fù)荷程度、預(yù)算等情況進(jìn)行摸底，不然十分不利于中標(biāo)后的合同執(zhí)行。

2.1.2 項目執(zhí)行階段的供應(yīng)商選擇

這個階段的供應(yīng)商短名單已經(jīng)固定到總承包合同中，在確定設(shè)備供應(yīng)商過程中，需要將此要求明確地傳遞給供應(yīng)商。如果因承攬項目時考慮不周等原因，短名單中供應(yīng)商無法提供項目所需物資時，應(yīng)及時向業(yè)主書面申請變更名單。切不可想當(dāng)然地隨意變化，也不能“先斬后奏”。全方位、深入的供應(yīng)商調(diào)查是必須要開展的。對于歐美這種全球性制造企業(yè)來說，其工廠分布在全球，各個工廠之間很少有產(chǎn)品重疊的情況發(fā)生，即每個工廠只負(fù)責(zé)生產(chǎn)某一類型號的產(chǎn)品。如果指定一個地方的工廠生產(chǎn)（滿足總包合同中原產(chǎn)地的要求），其交貨期、質(zhì)量等方面就將是關(guān)注的重點。這時候選擇的供應(yīng)商應(yīng)能適質(zhì)、適量、適時地滿足采購質(zhì)量和進(jìn)度的雙重目標(biāo)需求[1]。

2.2 技術(shù)要求的管理

首先需要設(shè)計人員將項目統(tǒng)一的技術(shù)要求和規(guī)定做好交底和宣貫。從項目全生命周期考慮，做好計劃，加強(qiáng)技術(shù)文件質(zhì)量的審核和把控，力求一次性過關(guān)，避免描述模糊不清和不完善的情況發(fā)生。同時也要避免指向性、傾向性的技術(shù)要求出現(xiàn)。從設(shè)計源頭上把控好，才能提高采購質(zhì)量，也有利于采購全過程的管理。

2.3 采購方式的管理

不同的采購方式對采購成本是有直接影響的。充滿競爭性的采購方式必然對買方是有利的，買方可以通過競爭性采購，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，來獲取更低的價格，更有利的交貨期和服務(wù)。而獨家采購卻恰恰相反，對于采購的管理也是最不利的。所以要盡量地避免獨家采購的情況發(fā)生。另外，以工程公司的工程實踐積累來看，只有制造廠承諾并答復(fù)的技術(shù)和商務(wù)問題才是作為合同執(zhí)行的基礎(chǔ)。所以合同務(wù)必要與工廠直接簽署，這樣既可以減少溝通環(huán)節(jié)，提高執(zhí)行效率，也可以減少采購成本，利于采購管理。

2.4 催交監(jiān)造的管理

對于國外制造設(shè)備的催交、監(jiān)造，國內(nèi)執(zhí)行時多有“鞭長莫及”的感覺。雖然可通過各種供應(yīng)商提供的報表來進(jìn)行復(fù)核進(jìn)度，但多數(shù)情況下會有反應(yīng)滯后的弊端。這種時候可以采取把控關(guān)鍵點和加強(qiáng)第三方力量使用的方法，重點關(guān)注其外協(xié)件的采購進(jìn)度。外協(xié)件的采購進(jìn)度是影響整個制造周期的關(guān)鍵項，對全球化采購的跨國企業(yè)來說尤其重要。在買賣合同中直接注明必須提供其外協(xié)件的采購合同，加強(qiáng)重要部件的第三方見證和各見證的時間節(jié)點要求等都是有效的手段。

2.5 有關(guān)服務(wù)、備件的管理

設(shè)備現(xiàn)場服務(wù)和備件是設(shè)備安裝調(diào)試中必須要有的，這些內(nèi)容在采購時要有充足的考慮，并固定到合同中去。組織供應(yīng)商現(xiàn)場服務(wù)需要根據(jù)設(shè)備安裝調(diào)試計劃提前制定服務(wù)需求計劃，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)人員專業(yè)和人數(shù)、服務(wù)時間等內(nèi)容，據(jù)此可組織供應(yīng)商就簽證辦理、人員安排等進(jìn)行實施，并保證安裝調(diào)試的順利進(jìn)行。

2.6 交貨期的管理

滿足合同進(jìn)度和質(zhì)量要求的貨物，是買賣雙方共同追求的目標(biāo)。但受各種因素的影響，第三國采購的設(shè)備延遲交貨情況非常普遍，占比也非常大。這也是為什么買方非常關(guān)注交貨期。對于交貨期的應(yīng)對一是通過催交監(jiān)造手段，另一是通過合同約束手段。合同約束手段就是要通過合同條款的約束，來增加供應(yīng)商違約的風(fēng)險。傳統(tǒng)做法的合同中會有對于延遲交貨的罰款，但這個比例一般都不高，且都有上限。這些罰款對于供應(yīng)商延遲交貨來說可能是“可接受”或“很劃算”的。所以這個延遲罰款的比例既要有可執(zhí)行性，又要讓供應(yīng)商感受到威懾，比如合同金額的10%，或者不設(shè)罰款上限。當(dāng)然，設(shè)置違約罰款條款的目的是約束供應(yīng)商按期交貨，而不是罰款。但如果出現(xiàn)這種情況，違約處罰條款也是對買方的救濟(jì)。

2.7 物流的管理

物流管理是串接所有采購環(huán)節(jié)的一條線，是非常重要的一個專業(yè)。第三國采購的設(shè)備如果想運抵項目地，必然要經(jīng)歷進(jìn)出口、海運/空運、內(nèi)陸運輸?shù)榷鄠€環(huán)節(jié)。所以全程的準(zhǔn)備工作要提前統(tǒng)籌考慮，如船舶動態(tài)、進(jìn)口國的單證要求、認(rèn)證要求、包裝要求、進(jìn)口限制、超限設(shè)備的車輛與路線規(guī)劃等都要有所了解。另外，為了避免運輸中索賠情況的發(fā)生與責(zé)任界定的模糊，設(shè)備裝車、裝箱前一定要留好各角度的照片證據(jù)，以確保裝車前完好無損；目的港一旦發(fā)生貨損時，這些照片就可作為索賠的證據(jù)。

3 結(jié)語

涉外工作無小事。海外工程項目需要直面各種錯綜復(fù)雜的問題，國際工程的設(shè)備采辦工作不僅要采還要辦，是實打?qū)嵉募夹g(shù)活。所以設(shè)備采購工作要提前布局，做好計劃與管控，盡早識別盡可能多的風(fēng)險，加大催交力度，加大供應(yīng)商的違約成本，為項目執(zhí)行鋪平道路。做到國際設(shè)備采購風(fēng)險可控，成本可控，進(jìn)度可控。