過程記錄管理對(duì)工程質(zhì)量管理的重要性

代茂節(jié)(西南化工研究設(shè)計(jì)院有限公司，四川 成都 610225)

0 引言

組織(企業(yè))要想不斷地發(fā)展壯大，與具備一套先進(jìn)的管理制度以及一群優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)分不開的。在以工程項(xiàng)目為主要服務(wù)產(chǎn)品的組織(企業(yè))中，工程質(zhì)量的優(yōu)劣是考核組織(企業(yè))是否能立足于行業(yè)先鋒的主要依據(jù)，而過程記錄控制也是影響工程質(zhì)量管理效率高與低的關(guān)鍵。本文結(jié)合化工工程EPC總承包，探析工程質(zhì)量管理過程中，過程記錄管理的重要性。

1 化工工程EPC總承包項(xiàng)目管理中過程記錄的管控對(duì)工程質(zhì)量的影響

1.1 工程質(zhì)量的概念

在化工工程EPC總承包項(xiàng)目中，工程質(zhì)量需能滿足國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及設(shè)計(jì)圖要求。工程質(zhì)量包括工程的實(shí)體質(zhì)量以及工程過程的質(zhì)量，通常，在工程實(shí)施前會(huì)制定相關(guān)的質(zhì)量目標(biāo)、計(jì)劃等，對(duì)工程質(zhì)量的考核可以把是否實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)，按照實(shí)施計(jì)劃執(zhí)行作為依據(jù)之一，當(dāng)然在很多工程項(xiàng)目上對(duì)質(zhì)量目標(biāo)的制定，會(huì)圍繞項(xiàng)目的實(shí)際情況，分階段地制定不同的目標(biāo)[1]。

1.2 過程記錄的概念

過程記錄強(qiáng)調(diào)的是“記錄”二字，所謂“過程記錄”也是本文重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的工程實(shí)施過程的記錄，“記錄”也可稱為“成文信息”，在工程總承包項(xiàng)目質(zhì)量管理中，成文信息主要包括“組織所確定的、為確保質(zhì)量管理體系有效性所需的成文信息”，在工程實(shí)施過程中的記錄要求，包括：記錄文件、記錄表、電子郵件等形式。

1.3 過程記錄文件的形成

組織(企業(yè))在工作中，根據(jù)相關(guān)要求都會(huì)制定一定的管理文件及工作流程，通過文件的執(zhí)行以及流程的指導(dǎo)，才能更好地開展工作，在一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，就會(huì)形成一些記錄；對(duì)于工程EPC總承包項(xiàng)目，項(xiàng)目合同簽訂后，項(xiàng)目就正式啟動(dòng)，EPC總承包項(xiàng)目主要包括：設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工，在這三個(gè)大關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工作開展中就會(huì)形成很多的記錄文件。

1.3.1 設(shè)計(jì)過程中的記錄文件

工程項(xiàng)目的啟動(dòng)，組織會(huì)根據(jù)其規(guī)模大小以及組織的環(huán)境、人員的能力成立項(xiàng)目部，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人將對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體策劃；在設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目總策劃制定設(shè)計(jì)的策劃，在策劃的過程中應(yīng)該包括設(shè)計(jì)有關(guān)的過程記錄文件，其中包括：設(shè)計(jì)輸入、設(shè)計(jì)過程控制、設(shè)計(jì)輸出、設(shè)計(jì)變更等，設(shè)計(jì)過程記錄的控制，需要各專業(yè)設(shè)計(jì)人員對(duì)校核、審核、審定進(jìn)行簽字；設(shè)計(jì)評(píng)審階段必須進(jìn)行記錄，并留下痕跡，包括設(shè)計(jì)輸入、輸出、成品的評(píng)審；設(shè)計(jì)出現(xiàn)變更時(shí)，應(yīng)記錄變更的依據(jù)，確定變更的內(nèi)容留下相關(guān)記錄；設(shè)計(jì)完成后必須進(jìn)行設(shè)計(jì)交底，通常可采取會(huì)議方式進(jìn)行，設(shè)計(jì)交底的所有資料信息必須做好記錄并存檔。

1.3.2 采購(gòu)過程中的記錄文件

在化工工程EPC總承包項(xiàng)目管理中，工程物資的采購(gòu)需要滿足設(shè)計(jì)要求進(jìn)行。采購(gòu)活動(dòng)啟動(dòng)時(shí)，采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)該首先了解市場(chǎng)供應(yīng)情況，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。對(duì)供應(yīng)商選擇和確定的過程、采購(gòu)物資的驗(yàn)收、存庫(kù)或發(fā)貨過程都應(yīng)該形成相關(guān)記錄。但是當(dāng)采購(gòu)合同有所變更，應(yīng)形成變更的說明，經(jīng)相關(guān)管理人員審批通過后重新簽訂合同。針對(duì)采購(gòu)物資存在問題的處理意見，也應(yīng)做好記錄，并存檔。

1.3.3 施工過程中的記錄文件

對(duì)于化工工程EPC總承包項(xiàng)目，最關(guān)鍵的記錄管理就在施工過程中，往往會(huì)出現(xiàn)很多細(xì)節(jié)上的缺失，可能會(huì)造成影響整體工程質(zhì)量，嚴(yán)重的將會(huì)產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。在文章最后，將會(huì)闡述過程記錄的缺失對(duì)工程質(zhì)量存在的影響。

化工工程EPC總包項(xiàng)目的施工階段期限較長(zhǎng)，涉及范圍大，專業(yè)技術(shù)含量高，組織(企業(yè))所需投入的人力相對(duì)會(huì)更多一些，對(duì)人員的能力要求也很高，組織(企業(yè))應(yīng)制定施工過程管理的制度或流程，明確施工各階段需填寫和保存的記錄。在施工過程中，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員需掌握相關(guān)施工管理的知識(shí)，具備相關(guān)的法律方面的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)過程中出現(xiàn)無法取得關(guān)鍵資料的情況時(shí)，需向組織(企業(yè))的管理層提出，通過組織(企業(yè))與業(yè)主方/監(jiān)理/施工單位溝通，并做好有關(guān)記錄。

施工啟動(dòng)時(shí)，項(xiàng)目部經(jīng)理必須在施工隊(duì)伍入場(chǎng)前召開開工會(huì)，落實(shí)并確定施工要求及施工所需注意的事項(xiàng)，開工啟動(dòng)會(huì)必須形成會(huì)議記錄和簽到表，作為施工前期準(zhǔn)備的重點(diǎn)記錄文件。施工各階段的記錄文件要做好交接記錄，包括施工材料的驗(yàn)收及報(bào)審記錄、施工設(shè)備的出入場(chǎng)記錄、施工人員的上崗作業(yè)記錄、施工過程中出現(xiàn)各項(xiàng)問題的整改記錄等。在交接前，必須保證所有過程記錄的完整性和有效性，必要時(shí)可通過會(huì)議形式交接。

2 組織(企業(yè))獲取過程記錄相關(guān)信息的途徑

在各行業(yè)發(fā)展過程中，國(guó)家及行業(yè)都制定了相關(guān)的法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，部分組織(企業(yè))也根據(jù)自身情況，制定了相關(guān)的制度，對(duì)國(guó)家及行業(yè)的相關(guān)要求進(jìn)行了細(xì)化。

2.1 關(guān)注國(guó)家法律法規(guī)

組織(企業(yè))需設(shè)置專人收集并整理最新的與化工工程EPC總承包項(xiàng)目有關(guān)的國(guó)家、地方的法律法規(guī)，專門組織具有豐富經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目工作人員對(duì)法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握國(guó)家第一手政策信息，修改并確認(rèn)組織(企業(yè))內(nèi)部的制度或管理辦法，規(guī)范過程記錄的要求。

2.2 優(yōu)化更新行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

組織(企業(yè))應(yīng)投入適當(dāng)?shù)奈锪腿肆Γㄟ^網(wǎng)絡(luò)查詢或線下采購(gòu)一些行業(yè)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，特別在設(shè)計(jì)及施工階段的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，組織(企業(yè))在工作執(zhí)行過程中，必須依據(jù)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求開展工作，并填寫好工作過程的記錄。必要時(shí)，可直接引用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中的記錄表單。

組織(企業(yè))也可根據(jù)自身技術(shù)要求，制定本企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，向當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門報(bào)備后并在內(nèi)部展開學(xué)習(xí)并執(zhí)行。

2.3 關(guān)注顧客要求

在很多化工工程項(xiàng)目開展過程中，顧客(業(yè)主)會(huì)對(duì)整體工程的實(shí)施過程進(jìn)行一定的控制，包括工程項(xiàng)目進(jìn)度、工程項(xiàng)目質(zhì)量、工程項(xiàng)目費(fèi)用等，顧客(業(yè)主)為了將整體工程質(zhì)量掌握在手里，會(huì)要求分包單位按照本單位的制度要求填寫記錄文件，作為分包單位的組織(企業(yè))應(yīng)該以顧客(業(yè)主)為中心，在不違背國(guó)家法規(guī)政策的情況下，根據(jù)要求填寫，做好存檔工作。

3 過程記錄直接影響工程管理中所實(shí)現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)效益

3.1 發(fā)生質(zhì)量事故時(shí)，過程記錄則是證據(jù)

在工程過程管理中，需要在每一個(gè)關(guān)鍵工程節(jié)點(diǎn)根據(jù)要求填寫一些記錄表單，甚至是一句話的記錄或者電話記錄等。當(dāng)工程實(shí)施過程中出現(xiàn)安全事故或者質(zhì)量事故時(shí)，首先查找造成事故的原因，需要一定的記錄文件作為支持，如果一旦是人為原因，也留下違規(guī)操作的痕跡時(shí)，就可以作為證據(jù)之一。

3.2 過程記錄的管理是工程驗(yàn)收完成后核算經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的關(guān)鍵

由于化工工程EPC總承包項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間周期長(zhǎng)，涉及范圍廣，所需人員多，投入的財(cái)力、物力也相比普通項(xiàng)目要多，大多數(shù)組織(企業(yè))都會(huì)針對(duì)化工工程EPC總承包項(xiàng)目完工后做一個(gè)后期的總結(jié)和評(píng)價(jià)，主要依據(jù)總承包合同條款，針對(duì)實(shí)際完成情況進(jìn)行最終經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的計(jì)算，而其中就可以依據(jù)各階段實(shí)施過程中資金的投入，人工時(shí)的投入等，在這一過程中，需要參照各階段的記錄文件；項(xiàng)目完成后，組織(企業(yè))會(huì)將所有工程實(shí)施過程中的記錄文件，整理后交給顧客(企業(yè))作為后期結(jié)算的依據(jù)，這里，記錄文件就是關(guān)鍵。一旦過程記錄文件有缺失，就很有可能造成經(jīng)濟(jì)損失，影響前期預(yù)算的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)。

在化工工程EPC總承包項(xiàng)目中，大多數(shù)項(xiàng)目進(jìn)度都未按照原定合同的進(jìn)度計(jì)劃開展，而影響進(jìn)度的原因很多，可能是地方政府部門的要求、物資提供不及時(shí)造成工期延后或者顧客(業(yè)主)的總體進(jìn)度有所調(diào)整等，工程項(xiàng)目進(jìn)度的調(diào)整，不管原因出自何處，都應(yīng)做好相關(guān)記錄并存檔，避免后期因工期調(diào)整而產(chǎn)生不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。

4 增強(qiáng)企業(yè)管理層及員工責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化過程記錄控制的有效性

4.1 增強(qiáng)組織(企業(yè))管理層的重視程度

很多組織(企業(yè))的管理層單純地認(rèn)為制定體系，制定程序文件和做好相關(guān)記錄，是為了取得相關(guān)認(rèn)證資質(zhì)，沒有意識(shí)到整體體系建設(shè)對(duì)組織(企業(yè))的意義所在；管理層應(yīng)該具有法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，從而帶動(dòng)員工提高制度管理、體系管理水平，加強(qiáng)過程記錄管理意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和法律意識(shí)，充分利用過程記錄控制管理，提高組織(企業(yè))整體形象及產(chǎn)品質(zhì)量。

4.2 有效運(yùn)用過程記錄文件

組織(企業(yè))可根據(jù)本單位工程項(xiàng)目的執(zhí)行力，結(jié)合年度工程項(xiàng)目實(shí)施開展的工作量，制定一定的考核辦法，獎(jiǎng)罰得當(dāng)，以督促員工在工程質(zhì)量管理過程中加強(qiáng)過程記錄的控制，將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)深入員工血液里，不輕視，不懈怠，積極完成工程質(zhì)量管理過程中記錄文件的填寫與存檔。

5 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)，組織(企業(yè))想要在工程管理中超越其他企業(yè)勇當(dāng)領(lǐng)頭羊，必須強(qiáng)大自己，加強(qiáng)管理，抓小事、抓細(xì)節(jié)、抓意識(shí)、抓管理、抓質(zhì)量、抓效益，逐步提高工作人員責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化過程記錄管理，保證工程管理的質(zhì)量，才能為組織(企業(yè))取得更好的經(jīng)濟(jì)效益，使之立足于行業(yè)的領(lǐng)先地位。