過程記錄管理對工程質量管理的重要性

代茂節(西南化工研究設計院有限公司，四川 成都 610225)

0 引言

組織(企業)要想不斷地發展壯大，與具備一套先進的管理制度以及一群優秀的工作團隊分不開的。在以工程項目為主要服務產品的組織(企業)中，工程質量的優劣是考核組織(企業)是否能立足于行業先鋒的主要依據，而過程記錄控制也是影響工程質量管理效率高與低的關鍵。本文結合化工工程EPC總承包，探析工程質量管理過程中，過程記錄管理的重要性。

1 化工工程EPC總承包項目管理中過程記錄的管控對工程質量的影響

1.1 工程質量的概念

在化工工程EPC總承包項目中，工程質量需能滿足國家相關法律、法規、標準規范以及設計圖要求。工程質量包括工程的實體質量以及工程過程的質量，通常，在工程實施前會制定相關的質量目標、計劃等，對工程質量的考核可以把是否實現質量目標，按照實施計劃執行作為依據之一，當然在很多工程項目上對質量目標的制定，會圍繞項目的實際情況，分階段地制定不同的目標[1]。

1.2 過程記錄的概念

過程記錄強調的是“記錄”二字，所謂“過程記錄”也是本文重點強調的工程實施過程的記錄，“記錄”也可稱為“成文信息”，在工程總承包項目質量管理中，成文信息主要包括“組織所確定的、為確保質量管理體系有效性所需的成文信息”，在工程實施過程中的記錄要求，包括：記錄文件、記錄表、電子郵件等形式。

1.3 過程記錄文件的形成

組織(企業)在工作中，根據相關要求都會制定一定的管理文件及工作流程，通過文件的執行以及流程的指導，才能更好地開展工作，在一些關鍵節點上，就會形成一些記錄；對于工程EPC總承包項目，項目合同簽訂后，項目就正式啟動，EPC總承包項目主要包括：設計、采購、施工，在這三個大關鍵環節的工作開展中就會形成很多的記錄文件。

1.3.1 設計過程中的記錄文件

工程項目的啟動，組織會根據其規模大小以及組織的環境、人員的能力成立項目部，項目部負責人將對項目進行總體策劃；在設計階段，設計經理應根據項目總策劃制定設計的策劃，在策劃的過程中應該包括設計有關的過程記錄文件，其中包括：設計輸入、設計過程控制、設計輸出、設計變更等，設計過程記錄的控制，需要各專業設計人員對校核、審核、審定進行簽字；設計評審階段必須進行記錄，并留下痕跡，包括設計輸入、輸出、成品的評審；設計出現變更時，應記錄變更的依據，確定變更的內容留下相關記錄；設計完成后必須進行設計交底，通?？刹扇h方式進行，設計交底的所有資料信息必須做好記錄并存檔。

1.3.2 采購過程中的記錄文件

在化工工程EPC總承包項目管理中，工程物資的采購需要滿足設計要求進行。采購活動啟動時，采購經理應該首先了解市場供應情況，選擇合格的供應商，簽訂采購合同。對供應商選擇和確定的過程、采購物資的驗收、存庫或發貨過程都應該形成相關記錄。但是當采購合同有所變更，應形成變更的說明，經相關管理人員審批通過后重新簽訂合同。針對采購物資存在問題的處理意見，也應做好記錄，并存檔。

1.3.3 施工過程中的記錄文件

對于化工工程EPC總承包項目，最關鍵的記錄管理就在施工過程中，往往會出現很多細節上的缺失，可能會造成影響整體工程質量，嚴重的將會產生一定的經濟風險。在文章最后，將會闡述過程記錄的缺失對工程質量存在的影響。

化工工程EPC總包項目的施工階段期限較長，涉及范圍大，專業技術含量高，組織(企業)所需投入的人力相對會更多一些，對人員的能力要求也很高，組織(企業)應制定施工過程管理的制度或流程，明確施工各階段需填寫和保存的記錄。在施工過程中，現場服務人員需掌握相關施工管理的知識，具備相關的法律方面的風險意識，對過程中出現無法取得關鍵資料的情況時，需向組織(企業)的管理層提出，通過組織(企業)與業主方/監理/施工單位溝通，并做好有關記錄。

施工啟動時，項目部經理必須在施工隊伍入場前召開開工會，落實并確定施工要求及施工所需注意的事項，開工啟動會必須形成會議記錄和簽到表，作為施工前期準備的重點記錄文件。施工各階段的記錄文件要做好交接記錄，包括施工材料的驗收及報審記錄、施工設備的出入場記錄、施工人員的上崗作業記錄、施工過程中出現各項問題的整改記錄等。在交接前，必須保證所有過程記錄的完整性和有效性，必要時可通過會議形式交接。

2 組織(企業)獲取過程記錄相關信息的途徑

在各行業發展過程中，國家及行業都制定了相關的法律、法規及標準規范，部分組織(企業)也根據自身情況，制定了相關的制度，對國家及行業的相關要求進行了細化。

2.1 關注國家法律法規

組織(企業)需設置專人收集并整理最新的與化工工程EPC總承包項目有關的國家、地方的法律法規，專門組織具有豐富經驗的項目工作人員對法律法規進行學習，掌握國家第一手政策信息，修改并確認組織(企業)內部的制度或管理辦法，規范過程記錄的要求。

2.2 優化更新行業標準規范

組織(企業)應投入適當的物力和人力，通過網絡查詢或線下采購一些行業有關的標準規范，特別在設計及施工階段的標準規范，組織(企業)在工作執行過程中，必須依據最新的標準規范要求開展工作，并填寫好工作過程的記錄。必要時，可直接引用標準規范中的記錄表單。

組織(企業)也可根據自身技術要求，制定本企業內部的企業標準，向當地相關部門報備后并在內部展開學習并執行。

2.3 關注顧客要求

在很多化工工程項目開展過程中，顧客(業主)會對整體工程的實施過程進行一定的控制，包括工程項目進度、工程項目質量、工程項目費用等，顧客(業主)為了將整體工程質量掌握在手里，會要求分包單位按照本單位的制度要求填寫記錄文件，作為分包單位的組織(企業)應該以顧客(業主)為中心，在不違背國家法規政策的情況下，根據要求填寫，做好存檔工作。

3 過程記錄直接影響工程管理中所實現的經濟效益

3.1 發生質量事故時，過程記錄則是證據

在工程過程管理中，需要在每一個關鍵工程節點根據要求填寫一些記錄表單，甚至是一句話的記錄或者電話記錄等。當工程實施過程中出現安全事故或者質量事故時，首先查找造成事故的原因，需要一定的記錄文件作為支持，如果一旦是人為原因，也留下違規操作的痕跡時，就可以作為證據之一。

3.2 過程記錄的管理是工程驗收完成后核算經濟利潤的關鍵

由于化工工程EPC總承包項目實施時間周期長，涉及范圍廣，所需人員多，投入的財力、物力也相比普通項目要多，大多數組織(企業)都會針對化工工程EPC總承包項目完工后做一個后期的總結和評價，主要依據總承包合同條款，針對實際完成情況進行最終經濟利潤的計算，而其中就可以依據各階段實施過程中資金的投入，人工時的投入等，在這一過程中，需要參照各階段的記錄文件；項目完成后，組織(企業)會將所有工程實施過程中的記錄文件，整理后交給顧客(企業)作為后期結算的依據，這里，記錄文件就是關鍵。一旦過程記錄文件有缺失，就很有可能造成經濟損失，影響前期預算的經濟利潤。

在化工工程EPC總承包項目中，大多數項目進度都未按照原定合同的進度計劃開展，而影響進度的原因很多，可能是地方政府部門的要求、物資提供不及時造成工期延后或者顧客(業主)的總體進度有所調整等，工程項目進度的調整，不管原因出自何處，都應做好相關記錄并存檔，避免后期因工期調整而產生不必要的經濟糾紛。

4 增強企業管理層及員工責任意識，強化過程記錄控制的有效性

4.1 增強組織(企業)管理層的重視程度

很多組織(企業)的管理層單純地認為制定體系，制定程序文件和做好相關記錄，是為了取得相關認證資質，沒有意識到整體體系建設對組織(企業)的意義所在；管理層應該具有法律風險意識和管理風險意識，從而帶動員工提高制度管理、體系管理水平，加強過程記錄管理意識、風險意識和法律意識，充分利用過程記錄控制管理，提高組織(企業)整體形象及產品質量。

4.2 有效運用過程記錄文件

組織(企業)可根據本單位工程項目的執行力，結合年度工程項目實施開展的工作量，制定一定的考核辦法，獎罰得當，以督促員工在工程質量管理過程中加強過程記錄的控制，將風險意識深入員工血液里，不輕視，不懈怠，積極完成工程質量管理過程中記錄文件的填寫與存檔。

5 結語

當今社會，組織(企業)想要在工程管理中超越其他企業勇當領頭羊，必須強大自己，加強管理，抓小事、抓細節、抓意識、抓管理、抓質量、抓效益，逐步提高工作人員責任意識，強化過程記錄管理，保證工程管理的質量，才能為組織(企業)取得更好的經濟效益，使之立足于行業的領先地位。