新時期加快企業檔案信息化建設的措施

周芬(陜西陜化煤化工集團有限公司，陜西 渭南 714100)

0 引言

檔案建設可以為企業經營、生產與管理提供信息資源的支持，為了保證三項工作順利開展，并滿足新時期下對企業檔案提出的要求，就需借助現代化技術，實現企業檔案信息化。因此，需對當前行業市場的發展形勢進行全面分析，并結合企業實況，不斷優化建設工作，從整體上提高企業檔案信息化建設水平。

1 檔案信息化建設內容

1.1 基礎設施建設

基礎設施主要以兩項內容即信息化軟件以及信息化硬件。在建設前者時，需建設OA辦公自動化系統、電子文件歸檔系統等，最為重要的是檔案管理數據庫系統的建設。在開展信息化硬件建設工作時，需重點關注計算機、服務器、網絡連接設備等模塊。此外，在建設過程中，所涉及到的軟件系統模塊應達到企業在檔案管理、編撰以及安全方面的標準。

1.2 信息資源建設

信息資源建設工作在實現檔案信息化過程中起著重要的作用，也是最為核心的建設內容之一，在開展該項建設工作時，應明確工作重點即對數據庫的建設與管理。通過分析當前部分企業檔案內容以及類型后，其所涵蓋的數據庫類型有目錄、多媒體、企業重要檔案以及全文數據庫[1]。

1.3 標準規范建設

為了保證檔案信息化建設的科學性、有效性，達到管理和利用的價值，企業就需完善建設標準與規范，為檔案信息化建設提供制度保障。通常情況下，在制定相關標準時，需依據國家所出臺的相關規定進行，并分析新時期下，對檔案信息化建設的需求，在此基礎上，制定科學且能夠起到管理作用的規范與標準。

1.4 應用系統建設

想要充分發揮信息資源的價值，就需建設健全的應用系統作為價值實現的支撐，該項工作在建設時主要有兩項建設內容即局域網、信息網。在開展前者建設工作時，主要涉及到計算機、網絡連接設備、服務器等，而后者在建設時，主要包括多個系統的建設如：DOS系統、與檔案管理有關的服務器系統，在運作系統時，一般由企業檔案室負責管理并扮演數字信息加工的角色。通過建設信息網，能夠實現檔案信息化同互聯網進行銜接的目的，以達到信息資源實時共享。

2 加快企業檔案信息化建設的有效措施

2.1 加強基礎設施建設，確保信息安全

基礎設施主要包括檔案信息網絡系統以及檔案數字化設備，系統與設備的建設與完善能夠實現信息傳輸、共享的目的，只有在信息網絡足夠先進與完善的情況下，才能使檔案信息發揮出其所具備的基本價值，促使效益進一步提升。建設基礎設施時，需科學應用數字化的檔案信息，以達到檔案的安全管理，在選擇基礎設施時，盡可能采購國有品牌，便于后期維護，同時還需確保設備具有自主的知識產權。檔案部門需基于網絡建設，對服務對象與范圍進行歸類，并使用物理隔離方法，為檔案信息化構建出外網與內網系統，保證二者能夠獨立運行且不受影響，以此提高檔案信息系統的安全性。此外，加強對掃描儀、打印機等設備的監管，避免數據被盜取。需為檔案信息系統配置與之相配套的殺毒軟件，并制定相關的管理制度，要求系統運行與管理人員明確崗位職責，在保證信息安全的情況下，推進檔案信息化建設工作進程[2]。

2.2 解決“四化一庫”問題，推進建設工作

檔案信息化建設的主要目的便是解決“四化一庫”問題。

首先，局管管理信息化，負責企業檔案管理的部門在設計檔案信息建設流程時，需同時考慮企業的改革管理，并做到共同策劃、共同部署、共同推進，進一步規范工作行為，促使工作質量與效率得以提升，便于管檔人員管理以及用戶使用。此外，工作人員需認識到企業各資源配置的重要性，以此達到減少運作成本的目的，實現多個系統自我調節與自我控制，并加大信息化管理體系的建設力度，以提升管檔水準。

其次，行政監管網絡化，現階段對檔案的行政監管通常以人工的方法進行，其中所涉獵的表格如信息報表、備案表等，大多為紙質，這一不健全的監管方式不能有效將監管信息進行整合，導致在開展檔案行政監管工作的效率不高，且達不到預期監管效果。在新時期下，需明確信息技術的重要性，并采用信息化手段對檔案行政監管模式進行創新與變革，再借助互聯網實時性的特點，采集并整理實時檔案數據，同時，還需對檔案相關業務進行監管，以此達到無縫且實時監管的目的。

再次，檔案管理智能化，檔案信息化的實現體現管理智能化上，因此，在建設檔案信息化時，需注重智慧檔案室建設工作的開展，并將其作為建設方向。檔案管理智能化能夠對企業檔案進行感知與定位，確保檔案信息安全，同時數字化的檔案有利于貫徹“無紙化辦公”，極大減少了紙張的使用，進而實現節能環保的作用。在解決檔案管理智能化問題時，工作人員應了解建設相關內容如智能融合、以人為本持續創新等，實現智能管理、保存企業檔案的目的。

最后，檔案服務全面化，服務質量與效率是推動企業檔案信息化建設的重要前提。為了實現服務全面化，促使檔案用戶達到滿意，就需借助大數據以及數據挖掘技術對用戶的真實需求進行綜合分析，根據分析結果，豐富信息資源基礎，促使所建設的服務系統具有分析、管理與決策多方面的性能。在建設期間，需依托于互聯網、局域網為企業甚至是社會群體提供高質量的檔案服務，并增大服務范圍覆蓋面，且服務時間更具靈活性。還可以使用新時期下衍生出的各種新型媒體平臺，實施檔案信息服務工作，促使用戶得到更為多樣化的服務體驗。

“一庫”即檔案核心數據庫，也是檔案信息化的資源總庫，企業建設檔案的目的是對企業以往信息、實時信息甚至是未來發展信息進行長時間保存，而檔案信息化的建設不僅能夠做到上述所說的目的，還能提高檔案整體安全性，并實現調取檔案信息的便捷性，這一優勢是傳統檔案無法比擬的。為了保證檔案信息化建設的有效性、實用性，就需建立健全的核心數據庫作為功能實現的保障，其運作原理是采用現代化技術以及科學的方法，將檔案信息長期保存至專用的數據庫中。核心數據庫的建立能夠使數據擺脫對各個系統的依賴，以此增加數據信息保存的時長。

2.3 重視人才隊伍建設，提高工作效率

企業需明確檔案部門應行使的職責與權力，同時掌握在檔案信息系統中，所存有的檔案信息數量，以及現階段企業檔案開發、利用、建設的現狀，為檔案信息建設配置相應數量的檔案人員。并要求檔案人員具備專業技能以及道德素養，對于檔案信息中的內容做到不泄密、不外傳。同時，還需具有極高文化素養，對于檔案基礎理論知識、文史知識以及網絡知識等也需達到熟練掌握，以此保證檔案人員能夠將檔案相關的政策法規以及所掌握的知識科學的應用到實際工作中，促使檔案工作效率得以提升。通過宣傳或培訓檔案政策法規的方法，進一步強化檔案人員的管理意識，使其能夠認識到該項工作對于企業發展與管理中的重要性，并建立完善檔管領導體系，該體系的設立可以監督、檢查并考核企業領導對于檔管信息化建設工作的態度以及重視程度，實現檔管工作管理水平的提高。此外，還需強化檔案人員的服務意識，定期組織有關于職業道德的教育培訓，對服務方法不斷優化與完善，促使服務質量得以提升，并在服務過程中，深入了解用戶需求，提高服務效率的同時加快企業檔案信息化建設進程[2]。

2.4 抓好信息建設安全，防范安全風險

首先，從管理角度出發防范安全風險。落實檔案安全保障、以企業員工為主體的建設原則，強化企業檔案管理人員的防范意識，確保檔案信息安全的同時提高檔案信息化建設效率。開展建設工作時，需重視工作人員專業技能以及安全教育的培訓，并要求其形成風險防范的工作思想，通過向其灌輸檔案安全思想，告知檔案安全的重要性，促使其更為主動的對各類風險進行分析與預判。同時，建立針對各項工作的制度，以保證工作過程更具規范性、高效性，實現工作各環節的優化。

其次，以設備角度出發防范安全風險。安全是檔案信息化建設的關鍵內容，而設備的應用與支持，是保證檔案安全的重要前提。對此，技術人員需打造出更為安全的設備，為檔案信息系統設立防火墻、入侵檢測等，針對一些需采購的設備應加大投資力度。此外，還需確保設備運作安全，實時監管服務器、網絡設備等，針對存在運行障礙或潛在風險，需及時進行處理。

最后，從技術層面出發防范安全風險。借助物聯網技術，實時監測檔案的動態，保證檔案安全。同時，加大對信息安全技術的應用力度，促使檔案安全得以保障。并分析安全域，在對其進行劃分后，實行分模塊管控，在此過程中，合理應用互聯網、局域網，以達到由信息技術帶來的檔案安全保障[3]。

3 結語

為了順應新時期行業市場的發展，提高企業運作效率，就需將檔案信息化建設作為當前企業經營中的工作重點，并在此基礎上，制定科學且適合企業運作的信息化目標。該項工作的開展、實施與完成，需要花費大量的時間。因此，應引進并重用具備現代化思想且掌握信息化技術的人才，推動建設質量與進程。