現(xiàn)代化工企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

胡金秀(陜西陜化煤化工集團(tuán)有限公司，陜西 華州 714100)

0 引言

數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)具有較快的發(fā)展能力，廣泛分布在各個(gè)行業(yè)中，能夠增強(qiáng)企業(yè)工作效能，借助智能信息處理功能，有效收集紙張、錄音制品等資源，整合成具有可讀性的圖片、文字、聲樂(lè)等資源，便于數(shù)字化存儲(chǔ)與使用。隨著信息技術(shù)的不斷深入，做好企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)非常重要，不僅可以給檔案利用者帶來(lái)極大的便利，也能為企業(yè)自身的發(fā)展帶來(lái)新的研究成果。在化工企業(yè)檔案管理工作中，融合數(shù)字化技術(shù)，能夠提升企業(yè)檔案管理工作效率，為其檔案管理工作有序發(fā)展提供技術(shù)支持。

1 檔案數(shù)字化概述以及優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案數(shù)字化概述

檔案的數(shù)字化管理，就是借助當(dāng)下的電子信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、掃描傳真技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)等，將檔案信息以計(jì)算機(jī)及其他設(shè)備進(jìn)行上傳和處理，以數(shù)據(jù)庫(kù)的方式存儲(chǔ)技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字信息的傳輸與共享，共同形成了數(shù)字化新檔案管理系統(tǒng)，極大地提升了檔案管理的效率和質(zhì)量。建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，則要推進(jìn)落實(shí)企業(yè)檔案的數(shù)字化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息檔案，以信息管理軟件為操作功能界面，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行收集、整合、利用。在使用數(shù)字化檔案時(shí)，通過(guò)專門(mén)的管理軟件，進(jìn)行信息的檢索、編輯、更改及傳遞、共享，為企業(yè)檔案管理效率的提升及為客戶快速便捷服務(wù)提供便利條件[1]。

1.2 化工企業(yè)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

第一，提高工作效率。在紙質(zhì)檔案的實(shí)際管理中，化工企業(yè)大都采取人工方式完成信息的整理和編排。數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)成為檔案管理的主要工作手段。立足信息技術(shù)，收集、整理、編排信息不僅可以提升工作效率，也能降低失誤率，進(jìn)而從整體上提升化工企業(yè)的檔案管理水平，推動(dòng)化工企業(yè)的良性發(fā)展。第二，管理流程規(guī)范化。雖然采取人工管理模式也可以保證信息的準(zhǔn)確性，但卻無(wú)法規(guī)范管理流程，而基于信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理手段，則可以輕松解決這一問(wèn)題。除此以外，電子檔案是當(dāng)下企業(yè)檔案發(fā)展的主要方向，先進(jìn)的管理系統(tǒng)可以提前預(yù)設(shè)流程，完成管理。第三，降低成本。將傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)字化，借由計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)與相關(guān)設(shè)備就可實(shí)現(xiàn)，不再需要紙質(zhì)材料，也不用印刷，節(jié)省了紙張，減少了人工及耗材，從而降低檔案管理的成本，自然就相應(yīng)地提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。第四，提升檔案利用率。將檔案管理數(shù)字化可以快速的檢索、調(diào)用檔案信息，提高了檔案的利用效率[2]。同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的共享，企業(yè)內(nèi)不同部門(mén)、不同人員只要有檔案管理的權(quán)限，就可以在自己的辦公室或者移動(dòng)端上進(jìn)行檔案管理，省時(shí)省力。

2 化工企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 化工企業(yè)忽視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，化工企業(yè)的任務(wù)全部放在經(jīng)濟(jì)效益的提升上，檔案管理工作完全處于邊緣地帶。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的忽視，導(dǎo)致化工企業(yè)依然采用紙質(zhì)檔案管理模式，即便部分化工企業(yè)嘗試發(fā)展數(shù)字化檔案，但因?qū)I(yè)管理人員缺乏，化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)一直處于擱置狀態(tài)，企業(yè)采購(gòu)的計(jì)算機(jī)、先進(jìn)的系統(tǒng)完全成了擺設(shè)，進(jìn)而造成資源浪費(fèi)。

2.2 化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)未形成規(guī)范體系

信息技術(shù)的發(fā)展及其在化工企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，推動(dòng)了企業(yè)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，因此，化工企業(yè)的檔案保管、信息儲(chǔ)存以及檔案信息利用方面都發(fā)生了改變。原有管理模式無(wú)法滿足當(dāng)前信息時(shí)代的需求，所以化工企業(yè)要立足自身情況，制定全新的檔案發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。但化工企業(yè)受內(nèi)外部因素的影響，至今沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化管理模式，檔案管理者只能摸索前進(jìn)。因此檔案管理者有時(shí)無(wú)法明確自身的義務(wù)，甚至忽視管理流程，影響了化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展[3]。

2.3 化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)技術(shù)落后

化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)之所以緩慢，有一個(gè)根本性的原因，即關(guān)鍵技術(shù)落后。首先，檔案數(shù)字化軟件不規(guī)范，而且眾多軟件之間存在相互排斥的問(wèn)題，很多軟件無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)讀出關(guān)鍵信息。其次，化工企業(yè)數(shù)字化檔案的保存是亟須解決的問(wèn)題，通常情況下，電腦空間儲(chǔ)存有一定限度，需要載體完成檔案信息的儲(chǔ)存[4]。一般化工企業(yè)檔案管理者會(huì)采取硬盤(pán)這一載體進(jìn)行檔案信息的保存，但這些檔案信息的載體存在空間、壽命的局限性，無(wú)法大規(guī)模保存檔案信息，影響了化工企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)。在信息技術(shù)快速發(fā)展、不斷更新的今天，很多儲(chǔ)存介質(zhì)因技術(shù)落后無(wú)法及時(shí)讀取，阻礙了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

3 化工企業(yè)管理檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基本策略

3.1 明確數(shù)字化管理理念，提升檔案管理者的重視程度

要想加快化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，必須從思想上重視起來(lái)。唯有如此，才能讓數(shù)字化檔案管理貫穿化工企業(yè)的人事管理、科技研究、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，才能調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的積極性和主動(dòng)性。另外，企業(yè)要加大資金投入力度，只有做好充足的資金準(zhǔn)備，才能購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的硬軟件設(shè)備，才能做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)，這是推動(dòng)化工企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效前提。

3.2 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展

數(shù)字化時(shí)代，巧用電子文檔保存檔案信息是企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，必須改革當(dāng)下企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理模式，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)化工企業(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展。與此同時(shí)，除了大力推進(jìn)檔案的數(shù)字化發(fā)展之外，還要對(duì)企業(yè)既定的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。從化工企業(yè)的發(fā)展視角來(lái)看，化工企業(yè)具有歷史時(shí)間長(zhǎng)、檔案歷史多、管理復(fù)雜等現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)[5]。為了降低工作難度，對(duì)原有檔案進(jìn)行分類整理，要根據(jù)檔案的重要程度、使用率將其劃分為若干等級(jí)，從最高級(jí)別的檔案開(kāi)始逐步擴(kuò)散到一般檔案，最終確保化工企業(yè)紙質(zhì)檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化管理。在這一過(guò)程中，必須堅(jiān)持電子檔案和紙質(zhì)檔案高度一致的原則，力保信息的準(zhǔn)確性、完整性。

3.3 加大電子檔案管理硬件、軟件設(shè)備的投資力度

為了加快化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，必須打破現(xiàn)有的雙模式管理(紙質(zhì)管理+電子管理)，以落實(shí)數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，同時(shí)要積極引入電子檔案管理的硬件、軟件等設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，為紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化提供有效的支撐。基于此，化工企業(yè)還要加大電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)力度。管理系統(tǒng)是推動(dòng)化工企業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)驅(qū)力，只有做好管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和研究，才能加快化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。企業(yè)研發(fā)管理系統(tǒng)包含兩大部分，一是在線錄入，將管理系統(tǒng)連接企業(yè)局域網(wǎng)登錄、操作即可；二是離線錄入，處于離線狀態(tài)的客戶，下載登錄客戶端，用表格形式錄入即可，但必須多次導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)。

3.4 構(gòu)建健全的檔案管理制度

只有健全的檔案管理制度，才能將工作人員的職責(zé)落實(shí)到實(shí)際工作中去。因此化工企業(yè)要從自身實(shí)際情況出發(fā)，健全檔案管理制度，在制度規(guī)定中，明確各部門(mén)人員的職責(zé)、業(yè)務(wù)流程以及檔案信息搜集、整理和歸納等各個(gè)環(huán)節(jié)的要求。同時(shí)，為了保證管理制度的完美落實(shí)，化工企業(yè)可以引進(jìn)責(zé)任制度，以確保各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)開(kāi)展。另外，還要構(gòu)建健全的考核制度，將檔案管理工作者的工作態(tài)度、責(zé)任履行納入績(jī)效考核，最大限度地調(diào)動(dòng)工作人員的積極性、主動(dòng)性，推動(dòng)管理制度的安全落實(shí)。

3.5 引進(jìn)先進(jìn)的信息安全管理技術(shù)

雖然電子化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，但每一個(gè)環(huán)節(jié)都有可能遭到外部的破壞，進(jìn)而導(dǎo)致信息被刪除和修改。基于此種情況，必須積極引進(jìn)先進(jìn)的信息安全管理技術(shù)，做好檔案的安全管理。比如權(quán)限管理技術(shù)，可以阻擋非法人員的入侵；防火墻技術(shù)，可以將企業(yè)的內(nèi)部信息和外部隔絕，確保企業(yè)檔案信息的穩(wěn)定性、安全性；數(shù)據(jù)備份技術(shù)，如果企業(yè)管理系統(tǒng)遭受外部的侵?jǐn)_，利用此技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的恢復(fù)[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展推動(dòng)了信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)行業(yè)的滲透，化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也在發(fā)展之中。化工企業(yè)只有強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，從自身出發(fā)，明確市場(chǎng)發(fā)展，才能應(yīng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的各類問(wèn)題，才能將檔案的作用最大化，才能實(shí)現(xiàn)化工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。綜上所述，在這個(gè)數(shù)字化時(shí)代，化工企業(yè)檔案的數(shù)字化管理是主要管理內(nèi)容。促進(jìn)化工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，構(gòu)建完善的管理制度，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，可以從根本上提升化工企業(yè)檔案管理的工作效率。