干部人事檔案管理的信息化

王楠(中化化工科學技術研究總院有限公司，北京 100083)

0 引言

干部人事檔案工作在我國的發展有著悠久的歷史，尤其在國有企業的人力資源管理工作中干部人事檔案管理被視為十分重要的部分，也體現著企業人力資源管理工作的水平。近年來，隨著信息化在各個領域的不斷發展，干部人事檔案的傳統管理模式也承受著不小的沖擊，在推進國有企業管理變革的大背景下，干部人事檔案管理模式的轉變是一個趨勢，應該得到現代企業人力資源管理人員的重視。

1 干部人事檔案管理的歷史沿革

探討干部人事檔案管理工作就不得不提到人事管理制度。在中國，人事管理制度起源很早，隨之產生的人事檔案管理工作可以追溯到幾千年前，早在商朝、周朝時期就有記載王室和貴族世系的譜牒檔案[1]。到了漢朝，高祖劉邦為參加起義的將領們建立了個人情況冊籍，將他們的經歷以及在戰爭中的成就記錄下來作為日后論功行賞的依據，個人情況冊籍的建立對于鼓勵將士們忠于劉邦，奮勇拼殺起到了積極作用[1]。司馬遷在撰寫《史記》時也利用了大量的人事檔案材料，如記載將士們功勞的冊籍、經歷等材料[1]。他在《史記》中的年表、世家等篇章中引用了人事檔案中的部分內容，包括人物的年齡、出身、功績等內容[1]。唐代是中國發展的鼎盛時期，各項制度都得到了完善和發展，其中也包括人事檔案制度，在這個時期中國的人事檔案管理得到了進一步發展。唐代在官員選拔方面有一套嚴格的制度，在官吏選拔過程中形成的各種檔案材料都要歸檔保存，這些材料就是當時的干部人事檔案[1]。

隨后的宋、元、明、清時期干部人事檔案制度也都得到了相應的發展，清代履歷材料有履歷引見析、朱筆引見單、履歷單、履歷片、履歷清冊；任免材料有諭旨與誥敕、投供狀、赴選清冊與保結、執照、限票、驗票等[1]。

新中國成立后，為了推動干部人事檔案管理工作，中央組織部于1956年8月召開了第一次全國干部檔案座談會，制定了《干部檔案管理工作暫行規定》，這是我國第一部干部檔案管理的工作規范，在此次會議的推動下，后續的十年里我國的干部人事檔案工作有了長足的進步。1980年12月中央組織部召開了第二次干部檔案座談會，討論和修改了一系列管理文件，為干部人事檔案管理工作提供了指引。還在全國范圍內要求職工填寫履歷表，補充反映技術和專長的材料，清理不實和虛假檔案內容，重新整理了人事檔案內容，將其劃分為我們現在看到的十個大類，同時培養了一批有專業技術能力的專職檔案管理人員，完善了干部檔案管理人才隊伍，使我國干部人事檔案管理工作實現質的飛躍。1990年12月中央組織部召開了第三次干部檔案座談會，從這次會議之后，我國的干部人事檔案工作真正地步入正軌。

2 干部人事檔案管理信息化的必然性

干部人事檔案管理在我國發展的歷史悠久，但是傳統意義上的干部人事檔案管理已經逐漸無法適應現代企業管理的要求。傳統的干部人事檔案管理主要以人工管理的方式，采用紙質版檔案材料為主[2]。這種方式從檔案信息的收集、整理到裝訂成冊都要耗費大量的時間和人員精力，而在后期的人事檔案利用方面，查閱和信息使用也不夠便利。如果在干部人事檔案管理中引入信息化管理，將會是一件一勞永逸的事情。雖然初期的數據采集工作量比較大，但是后期新的檔案信息補充，以及檔案信息的使用都更加方便。同時也可以實現人事檔案信息的資源共享，建立電子檔案室，不需要轉移紙質檔案，就可以方便的查詢到檔案信息，大大提升了工作效率。在檔案管理的安全性上也有一定的提升，干部人事檔案的紙質材料受限于形成檔案材料的介質、保存環境等因素的影響，對于檔案的安全造成了很大的威脅；同時在轉移過程中，紙質材料容易丟失，導致檔案資料的缺失，從而影響檔案材料的完整性和準確性。傳統的干部人事檔案管理在人力資源管理中的重視程度以及對檔案管理人員的專業性要求有限，無法充分體現檔案管理人員的專業水平，也不利于他們在人事管理工作中體現自身價值，不利于提升這些人員的工作積極性和主觀能動性。從這些角度考慮，干部人事檔案管理信息化的必然性顯而易見。

3 干部人事檔案管理信息化目前存在的問題

3.1 管理制度不完善

完善的管理制度和機制是各項工作能夠順利開展的基礎。雖然目前已經出臺了一些干部人事檔案信息化管理的相關管理制度，細致程度和可操作性都十分有限，而且這些管理制度在各個單位的落實情況也各不相同。很多單位沒有辦法根據自身的情況形成一套行之有效的干部人事檔案信息化管理體系，導致干部人事檔案管理信息化工作無法順利推進。

3.2 重視程度不夠

重視程度不足是影響干部人事檔案管理工作發展的一個重要原因。目前有很多企業并沒有配備具有專業技術能力的人事檔案管理人員，更談不上具備信息化管理水平的干部人事檔案管理人員。部分企業會認為人力資源管理主要側重于人力資源規劃、人員甄選、人員績效管理等方面，往往會忽視了干部人事檔案管理也是人力資源管理的一個重要組成部分。由于企業對這項工作的重視程度不足，導致企業對這項工作的成本投入不多，不愿意投入成本加強硬件配備，也不愿意投入成本加強人員培訓。在企業管理方面對從事相關工作的人員在考核方面沒有辦法量化其工作，也沒有辦法體現其價值。因此從事相關工作的人員對此項工作的積極性也不會高，對工作的投入度自然也不高，工作的完成程度也就顯而易見了。

3.3 對傳統管理方式的沖擊

干部人事檔案管理工作由來已久，傳統的管理方式在企業人力資源管理工作中根深蒂固，相當一部分企業專職的干部人事檔案管理人員接受過傳統的管理培訓，他們已經形成了一套成熟的管理模式和管理方法。并且有很大一部分經驗豐富的干部人事檔案管理人員年齡比較大，信息化管理對于他們來說是全新的管理模式，需要學習掌握很多全新的知識，他們對新的管理模式以及新信息的接受程度有限。對于企業而言，傳統的干部人事檔案管理模式雖然不是太便利，但是也能夠滿足企業對人事檔案管理和人事檔案利用的要求，因此企業也不愿意加大投入來引入新的管理模式。這都是干部人事檔案信息化管理發展過程中面臨的客觀問題。

4 干部人事檔案管理信息化的建議

4.1 提高重視程度

首先，要進一步完善干部人事檔案管理信息化工作的相關制度。建立健全的管理制度是提升干部人事檔案管理信息化程度的基礎，制度中需要明確干部檔案管理信息化工作的流程，明確相關人員的考核機制、獎懲措施等內容。并且將干部人事檔案管理信息化工作融入到人力資源管理的日常工作中去。

其次，干部人事檔案管理信息化工作需要人力資源部門與信息化管理部門相互協調來完成，企業要充分認識到這項工作的發展趨勢和重要性，需要加大硬件投入以及內部協調。與傳統的干部人事檔案管理工作相比，信息化工作需要配置專業的技術設備，建立一套完善健全的信息管理系統。只有加強基礎建設，才能為這項工作提供保障基礎，從而促使干部人事檔案管理逐步實現信息化管理。

最后，干部人事檔案信息化管理對從事相關工作的人員素質要求更高，需要轉變現有干部人事檔案管理人員的意識，轉變他們對這項工作的認識，提高重視程度，加強技術培訓，從而能更好地適應新的管理模式。同時也要注重培養新的干部人事檔案管理人員，定期開展專項培訓，使他們能夠更快熟悉相關工作。在完善的考核考察制度支撐下，明確檔案管理人員的權責，積極引導他們充分認識和認可所從事的工作，從而提升他們的主觀能動性，才能更順利地推進干部人事檔案管理工作的信息化。

4.2 加強安全管理

信息化管理就無法回避網絡安全的問題，干部人事檔案的信息化管理可以參考軍工保密工作的涉密信息管理模式。首先，要建立具有安全防護的局域網，及時更新殺毒軟件，甚至可以要求存儲檔案信息的電腦不得連接互聯網，只能采用光盤等物理拷貝方式與其進行數據傳遞，以防各類病毒導致檔案信息的丟失[3]。其次，可以建立健全信息加密技術和瀏覽權限設置，降低檔案信息的泄露風險，更有效地保障干部人事檔案的安全性和保密性。

4.3 做好新老管理模式的銜接與配合

傳統的干部人事檔案管理模式是信息化管理順利實現的基礎，并不能因為新的技術和管理模式的出現而否定傳統的管理模式。現階段還處于傳統管理模式與新模式并存的階段，企業要從自身實際出發，保障兩者有序銜接。使用傳統的管理模式將現有干部的人事檔案整理完善，為信息化管理提供完整的基礎材料，隨后將其電子化形成干部人事檔案管理信息化系統的基礎材料。干部人事檔案管理是動態的管理過程，在日常管理過程中要不斷更新系統信息，及時將新的信息錄入系統，從而保障系統信息的完整性和準確性[3]。在新老交替的過程中，要保障干部人事檔案的有效利用，傳統模式下查詢檔案主要以人工翻閱、摘抄等方式完成。在信息化逐步實現的過程中，可以采取首先使用信息化系統查詢，不足之處再進行人工翻閱，提升工作效率的同時還可以查缺補漏，及時彌補信息化系統建立過程中的信息漏洞。

5 結語

在當今信息化飛速發展的時代，干部人事檔案管理信息化工作是大勢所趨，傳統的管理模式與新模式如何更平穩地過渡，能夠更好地銜接，是各企業人力資源部門需要考慮的問題，也是從事干部人事檔案管理人員需要面對和解決的問題。信息化管理是時代發展的需要，對提升工作效率、實現資源共享有著積極的作用。作為人力資源管理人員，應當積極探索，在管理模式上積極創新，從思想上高度重視，從技術上提高能力，積極推動干部人事檔案管理的信息化工作。