“把保密文化嵌入到企業文化”

敖瑾　陳顯玲

進入拓邦園區需要經過幾個步驟。首先要拿到來訪的通行證;接著進門處的安保人員會根據來訪目的，發放帶子顏色不一的訪客卡，以便區分。出于保密需要，訪客無法進入園區內特定區域，比如研發大樓;最后，安保人員還會詢問是否攜帶手提電腦，若有還需要做標記處理。

向訪客開放的展廳，也做了保密處理。在去年展廳正式使用前，拓邦內部商業秘密保護搭建團隊的成員之一楊亞琴和同事一起，給展出的樣本一一貼上標簽以遮蓋logo，展廳內也允許拍照。“因為涉及客戶的方案，所以logo需要貼上，但懂行的人一看板子形態、芯片大小，還是能大概知道是哪家的方案，所以拍照也是不允許的。”

10月底在深圳召開的商業秘密保護灣區首屆峰會，發布了2020年廣東省商業秘密保護十大事件。其中有一個事件是以企業為主體，這個企業就是深圳拓邦股份有限公司。出于經營發展需要，拓邦2018年就在企業內部發起了商業秘密保護項目，商業秘密管理體系的搭建和完善一直延續至今。拓邦成立于1996年，主營智能控制業務，2007年在深交所掛牌上市。

在采訪過程中，多家企業的法務團隊表示，技術問題，甚至資金成本的付出，都不是企業商業秘密保護工作中最棘手的問題，整個公司內部對商業秘密保護的認識和執行才是。

拓邦法務總監陳曉賓總結，在企業商業秘密保護體系搭建上，硬性的技術、制度要有，但員工意識、企業文化的配套也必不可少。

和許多技術型企業一樣，前些年，拓邦發生過數起些員工泄露商業秘密的事件。“有一個部門的高管，在外面成立了公司，我們發現之后認為這涉及商業秘密侵權，就立即采取維權行動，但發現沒辦法維權，因為我們之前沒有對這些秘密信息做相應的保護，所以法律不認可。”陳曉賓說，此后，員工帶走商業秘密的事件仍時有發生，“包括員工帶走一些我們的技術資料、經營信息。”

痛定思痛，2018年，拓邦決定搭建商業秘密保護體系。當年3月，拓邦內部的商業秘密啟動大會舉行，關于商業秘密保護搭建的組織體系率先建立。

商業秘密保護是自上而下的董事長工程，這在拓邦也不例外。“我們商業秘密保護體系的最高組織就是商業秘密管理委員會，成員包括公司董事長，以及各部門一把手，主要是做決策。往下一級是商業秘密管理科，主要負責建設和監督。還有外部團隊，主要是負責指導的外部專家組。”陳曉賓說。

商業秘密管理科承擔了最主要的建設和執行工作，而這個組織只有包括陳曉賓在內的4名成員，其他3名成員均是90后，最小的成員僅23歲，去年剛從大學畢業進入職場。這為拓邦的商業秘密保護建設奠定了年輕化、輕松化的基調。

“因為我是學技術的，在進入公司時，其實也不太清楚商業秘密到底是什么，后來慢慢才了解了這個概念。但商業秘密這塊的保護，需要一些技術背景，和IT部門做一些協同，所以我也加入到了這個團隊里。”團隊里負責技術工作的楊亞琴說。年齡最小的裴小倩負責的是管理工作，入職第二天，她就開始一點點起草公司商業秘密的制度規范，“完全是從0到1的一個過程。”還有一名成員王如娟則負責統籌管理科內部的工作。

團隊搭建起來后，便開始在信息出口處修筑圍欄。2018年，拓邦已經是一個有8000名員工的大規模企業，8000人就意味著至少8000個信息出口，如何做好信息出口的管理，是這個新建立起來的團隊遇到的第一個挑戰。

“先把公司的信息出口都找出來，再設置圍欄，對信息的流出做好管理，比如網絡傳輸、電腦終端，都要做好對應的管理。其實，很難通過修筑圍欄的方式去管理的，我們就換一個思路，比如一些信息原來每個員工都可以接觸到，現在我們就對這些信息設置權限，信息出口就減少了。”

具體而言，拓邦的做法是，利用云桌面技術對電腦終端做管理。過去，員工用U盤隨隨便便就能把資料拷走，但當電腦設置了桌面管理后，則只有登記在冊的U盤才能拷貝信息。拓邦還搭建了專屬企業內部的網盤，這樣，公司所有的數據就可以全部儲存在拓邦自己的機房里。

光在信息出口修圍欄這一項，就耗費了拓邦不小的資金成本。陳曉賓表示，僅搭建公司內部網盤，就是百萬元級別的費用。“終端管控如果算起來應該也是百萬元級別的，商業秘密保護這塊的預算一直都在增加。”王如娟介紹。

對出口做好管控后，企業內部的管理和建設成為接下來的重點。

對于信息的內部流通，拓邦制定了一套全流程的規范。“從它的產生，到流通，到最后它存儲到哪里，然后銷毀，都有制度參照。”

就拿企業內部溝通來說。托邦方面介紹，企業內部溝通協作用的是企業微信，但因為軟件本身屬于騰訊，所以拓邦限制了一些文件、圖片發送傳輸的功能。“這給一些同事帶來的影響是，可能需要通過郵件發送文件，或者通過企業網盤授權，對方登錄查看，這種方式可以做到保密，但沒有那么及時和便捷。”

所以在剛開始提出這套商業秘密管理體系時，公司其他部門有比較大的反彈。“一些員工會認為，這個事情是在束縛他們，覺得沒有自由，束縛了創新理念，且太影響效率，沒有太大必要。”陳曉賓介紹，商業秘密內部管理的實施，受到影響最大的部門是研發部，“因為從業務情況來講，他們有更多重要信息需要重點保護，所以我們會針對研發部，采取更強更嚴格的措施。涉及秘密信息比較少的，保密工作也會停留在比較初級的水平。”

在探索商業秘密保護的過程中，陳曉賓和團隊成員去了很多企業學習，公司也請了不少專家顧問團隊，來給拓邦的商業秘密保護出主意。有一家公司讓陳曉賓印象很深刻，“那家公司的洗手間隔間里，都有關于商業秘密保護的宣傳標語。”

但在長期的探索過程中，陳曉賓覺得，最有效的方式，仍然是公司內部各業務部門與法務部協同溝通，共同梳理盤點秘密信息，然后再有針對性地加以管理。

“無論是外部顧問還是專家，如果他們不了解一個企業的實際經營狀況，或者不了解這個企業平常的工作模式、工作氛圍是怎么樣，其實是很難了解企業經營過程中會產生哪些信息，以及這些信息對企業本身業務的價值。所以，我們必須要跟業務部門保持順暢的溝通，共同識別盤點業務部門的信息哪些屬于需要保密的，又應該采用什么方式去保密。”

針對其他業務部門的怨言，拓邦商業秘密保護團隊的做法是接收問題，拉上技術部門，一起討論出解決方案，一個小的商業秘密保護相關的調整，往往就要花上較長時間協調。為了能盡快和業務部門協調溝通，王如娟還試過到洗手間堵截。“推動商業秘密保護在企業內部執行落地，其實需要有很強大的內心，說實話很多人不太愿意去配合做這件事，這就要三番四次地找他們進行溝通，他們如果長時間不回復，我就只能這樣做了。”

但一個問題解決后，會發現各個部門業務上存在很大共性，所以一個部門解決了，很多其他部門的問題也都能一并解決掉。

長此以往，公司上下商業秘密保護意識的強化非常明顯。“有一次我們研發中心負責人直接通過企業微信把重要文件發給了他們事業部的總經理，總經理當時的第一反應是，這么重要的文件通過企業微信發送不合適。整個研發部門的意識因此一下子就提上來了，因為他們領導對這個事情已經非常重視。”

從去年開始，拓邦方面還設置了10個商秘管理員，他們被安排到各個不同的部門，但主要集中在研發部門。“這個崗位之前是沒有的，完全是從0到1的狀態，很多員工原來連商業秘密到底是什么都不知道。但經過一些培訓之后，他們的意識會提起來，現在他們負責商業秘密保護制度在各部門的具體落實，包括設備管理、人員管理等。”

另外，商業秘密保護是否做到位，還成為了拓邦內部高管選拔的考核標準。“在拓邦的干部提拔制度中，有一個維度就是，是否觸及商業秘密保護紅線，如果涉及違反，依照制度規定，會失去被提拔的機會。”陳曉賓說。

除了硬性的規范，將商業秘密保護自覺內化成一種企業文化，成為陳曉賓和團隊今年的工作重點。“把這種保密的文化嵌入到企業文化里面，讓大家意識到保密工作的重要性，公司上下才會自發地防止公司商業秘密的泄露。”

今年6月，陳曉賓團隊策劃了商業秘密保護活動月，“策劃了線上線下一系列活動，讓大家都參與到商業秘密保護中來。”他們設置了線上的答題環節，在活動開始前做了口號征集，設計了活動周邊，以及卡通化的法務部宣傳手冊，還舉辦了商業秘密為主題的游園活動。

“前兩年我們的工作一直集中在把漏洞堵住，這些相對來說是比較嚴峻、剛性的，今年我們就覺得可以玩起來了，跟大家互動起來，通過活動讓大家了解，其實商業秘密保護不僅僅是我們來做引領，而是應該落實到每一個人員的身上。”王如娟說。

此外，陳曉賓團隊還創建了一個企業內部公眾號，以文章的形式分享一些案例或虛擬故事，或者將熱點事件與商業秘密的話題結合起來。“貼近大家的興趣點，同時讓他們了解商業秘密泄露之后可能產生的后果，從而提升意識。”

事實上，做商業秘密保護體系搭建的工作并不容易，除了其他部門的不理解，還要經得住沒有正向反饋可能帶來的失落。王如娟坦言，自己曾經對工作感到困惑，“我們現在已經初步建立起了一個體系，但是這個體系，我們怎么認定它做得好還是不好呢。”

某種程度上講，商業秘密保護做得越好，可能越看不到成果，因為它的主要目的，就是為了保證公司內部沒有泄密事件出現，沒有結果大概才是最好的結果，但這種情況可能會讓商業秘密保護管理團隊對所做事情的價值產生疑問。

所幸，王如娟最近也看到了一些來自外界的肯定，“一個是我們被評選為示范企業，另一個就是國家層面也越來越重視商業秘密保護了，這些都給了我們信心。”

“我們的目的其實和業務部門是一樣的，這一切并不是為了束縛，只是想幫助大家把勞動成果保護起來，創造更大的價值。”陳曉賓說。