基層交通行政單位文書檔案管理創新策略研究

王艷

摘要：在基層交通行政單位的日常工作中，對于文書檔案管理的要求越來越高，只有保障各類檔案的真實性和完整性，才能準確記錄過往工作情況，同時為單位的未來發展提供支持。應該加快管理模式的創新及改革，使其適應新時期單位業務特點，提升管理工作效率及質量。本文將對基層交通行政單位文書檔案管理現狀進行分析，明確實踐中遇到的問題及原因，探索基層交通行政單位文書檔案管理創新策略。

關鍵詞：基層交通行政單位;文書檔案管理;創新策略

一、基層交通行政單位文書檔案管理現狀

基層交通行政單位對于傳統人工操作方式的依賴程度較高，尤其是在文書檔案管理中采用紙質化處理模式，會對整體工作效率產生影響，而且受到人為因素的干擾較大，容易出現數據遺漏和錯誤等，給單位的業務工作帶來負面影響。人工檢查的方式不僅會浪費大量的資源，而且無法為社會公眾提供便捷的服務，影響了文書檔案的內在價值。近年來，隨著科學技術水平的提升，基層交通行政單位在文書檔案管理中逐漸采用了信息化手段，旨在構建無紙化辦公環境，以提供人性化服務，提高辦事效率。

二、基層交通行政單位文書檔案管理的問題

（一）重視程度不高。工作人員未能意識到文書檔案管理工作創新的重要性，在工作中缺乏先進的理念作為指引，導致整體管理成效受到影響。尤其是在崗位設置方面，存在一身多職的情況，無法保障文書檔案管理的專業性，容易在數據信息的采集、整理和保存中出現偏差。各個部門的工作職責不夠明確，無法及時獲取可靠的檔案信息，影響了基層交通行政單位的長遠發展。

（二）工作方式較為滯后。雖然提出了建設信息化系統的號召，但是在實踐中仍舊采用人工處理的方式，導致實際工作效率和質量不高，無法與時代發展保持協同。在應用計算機和相關軟件時存在形式化問題，未能真正認識到信息化工作模式的作用，因此會造成資源浪費的狀況【1】。

（三）工作人員的素養不高。文書檔案管理人員的綜合素養不高，對于文書檔案的管理方法缺乏認知，僅憑自身的工作經驗實施管理，容易造成檔案丟失或者泄露等情況，給單位造成嚴重損失。

三、基層交通行政單位文書檔案管理創新策略

（一）提高創新意識。工作人員應該積極轉變思想觀念，跟隨時代的潮流在工作中改革創新，能夠運用先進理念作為指導，構建全新的文書檔案管理機制。在單位內部積極開展宣傳教育工作，使各個部門認識到文書檔案的價值及作用，積極配合相關工作人員做好檔案資料的采集、整理和歸檔工作，防止檔案的真實性、完整性和時效性受到影響，在工作中實現全員參與，為文書檔案管理創造良好的內部環境。要結合本單位的實際情況制定相應的管理措施，并且主動總結過往管理模式的弊端并予以創新，從固有思維中擺脫出來[2]。引入先進的精細化管理理念和標準化管理理念，確保每一個工作環節有條不紊的推進。加強政治理論學習，樹立了“講工作、講團結、講奉獻”，“只為成功找方法，不為失敗找理由”的個人工作信念，成為自己“基礎工作做牢、創新工作突破”的動力，不僅自己能認真學習、深刻領會，而且還利用多種渠道和途徑，經常向工作對象作宣傳引導工作。

（二）加快制度創新。制度是實踐工作開展的基本依據，因此也應該以制度創新為依托，強化對每一項管理工作的約束及控制效果，避免在文書檔案管理中造成混亂性問題。在制度建設中應該始終遵循實事求是的基本原則，了解基層交通行政單位的業務內容、特點和未來發展需求等，真正落實以人為本的理念，確保制度體系能夠為人才發展創造良好的保障【3】。建立符合工作崗位需求的獎懲制度，針對文書檔案管理中表現優異的員工進行表揚，為單位內部其他人員樹立典型榜樣，可以提高整體積極性，增強單位內部凝聚力。如果員工態度消極，在工作中出現較多的失誤，則應該提出相應的批評和懲罰，從而起到警示效果。

（三）增進部門配合。文書檔案管理不是某一個部門的任務，而是要各個部門之間共同參與，以便在相互配合中提升整體管理水平，提升文書檔案的效用。為此，應該做好各部門負責人之間的密切聯系，了解不同部門的工作內容和實際需求，以便為其提供更具針對性和個性化的服務，提升檔案資源的利用率。文書檔案管理人員應該主動做好交流溝通工作，及時收集相關資料和文件等，并且督促部門負責人能夠及時上傳關鍵文件，在歸檔工作中更加高效和便捷【4】。可以構建完善的網絡溝通平臺，實現數字化檔案資源的快速共享，解決時間因素和空間因素對文書檔案管理工作的限制，真正提升基層交通行政單位的運轉效率。當前，執法隊伍剛剛成立，新情況新問題層出不窮，綜合執法將對自身提出更高的要求。面對嚴峻的挑戰，學習的自覺性更加緊迫。在以后的工作中要揚長避短，改進缺點，全面做好自己的工作，為福建高速公路的蓬勃發展獻出自己的一份綿薄之力。

（四）提升人員素養。應該逐步構建一支高素質的文書檔案管理隊伍，這也是創新改革中的關鍵點。尤其是要加大在人員培訓中的保障力度，提供充足的財政支持，為人員培訓創造良好的條件，使工作人員能夠更加系統化的學習文書檔案管理知識和技能，為無紙化辦公打下堅實基礎。通過案例講解、交流學習和專題講座等形式開展培訓教育，增強工作人員的綜合素養，適應新時期基層交通行政單位的工作特點及要求，能夠不斷提升自身的學習意識，順應時代發展積極投入到崗位工作中，實現個人價值。此外，為了使當前文書檔案管理隊伍結構得到全面改善，還應該引入高素質的管理人才，增強單位的工作活力【5】。做好個人工作計劃，踏實工作，平凡中求佳績。在今后的工作中更加努力從每一件事情上進行總結，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質量。尤其檔案的分類和管理，在做這些事情必須很細心，努力把工作做到零差錯，截止到目前共完成文書檔案歸檔331卷。

（五）構建信息化系統。信息化建設也是加快創新改革的有效路徑，因此應該引入先進的辦公設備和技術，提升本單位的整體信息化水平。在文書檔案信息化管理系統建設中，應該由專業機構負責，確保各項操作模塊及功能與基層交通行政單位的工作內容相契合，提高信息化系統利用率，真正為工作人員提供便捷，解決人工操作的局限性問題。注重對工作人員的培訓，使其掌握信息化技術的使用方法，真正推進常態化發展，滿足數字化和智能化建設的要求【6】。積極做好信息化系統的維護及管理，防止檔案信息的安全性受到影響，維護本單位及公眾的合法權益。

結語

基層交通行政單位在文書檔案管理中取得了一定的成果，面臨紙質化管理向數字化管理的挑戰和機遇，必須提升本單位的創新水平，以充分體現文書檔案的價值，加快基層交通行政單位的改革步伐。但是，由于重視程度不足、管理方式落后和人員素養不高等問題的存在，也使得文書檔案管理成效受到影響。為此，應該通過提高創新意識、加快制度創新、增進部門配合、提升人員素養和構建信息化系統等途徑，確保管理方式與社會發展保持協同，彰顯文書檔案管理工作的現實意義。

參考文獻

[1]馮曉玲.基層文書檔案管理工作探討[J].行政事業資產與財務，2021（18）：111-112.

[2]馮曉玲.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀研究[J].辦公室業務，2021（17）：10-11.

[3]李福裿.文書檔案管理工作與文秘工作一體化建設路徑[J].黑龍江檔案，2021（04）：108-109.

[4]紀媛媛.信息時代文書檔案管理工作現狀及創新路徑[J].黑龍江檔案，2021（04）：262-263.

[5]鄭慧麗.事業單位文書檔案管理效率的提升策略分析[J].黑龍江檔案，2021（04）：322-323.

[6]高麗.新形勢下文書檔案數字化管理的策略分析[J].蘭臺內外，2021（24）：35-36.