新錄用高校畢業生的干部人事檔案的探究

王興

關鍵字：人事檔案 ?管理

摘要：人事檔案是我國人事管理制度的一個重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待通、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效應，是記載人生軌跡的重要依據。高校畢業生畢業生一部分選擇考錄公務員事業單位，他們的人事檔案是個人信息的重要載體，是高校畢業生在校期間的學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是高校畢業生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據，有著不可替代的作用。有些工作人員對高校畢業生的人事檔案的內容、功能、用途、轉遞等事項認識不清，致使檔案管理工作出現了一些需要解決的問題。

一、檔案管理存在的主要問題。

一是檔案意識淡薄，高校畢業生檔案存放出現混亂現象。機關事業單位招聘，比較重視人事檔案，但是招錄人員比較少。致使一些高校畢業生認為人事檔案沒什么用，對檔案存放沒有過多的考慮，至于檔案存放在哪里自己都不知道，這就導致高校畢業生的檔案存放處出現了亂象。二是人事檔案材料不完整，后續材料不能及時填充歸檔。人事檔案收存的是個人的履歷、鑒定、學習經歷等方面的有關材料，檔案中的材料只有完整、齊全、規范，才能真實地反映個人自身的成長歷史和人生軌跡。由于考錄的公務員和聘用的事業單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統一管理，所以這部分高校畢業生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進人個人檔案。三是平時不過問、不在乎。高校畢業生在畢業前，學校都要求學生辦理好各種畢業手續，但不少畢業生卻從不過問自己的人事檔案，畢業后，檔案存在什么地方？是存在學校，還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放人哪些材料，自己手里的哪些材料應該存人檔案中，自己都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我的報到證在哪兒？找到后又會發現我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才開始到處奔跑，查詢自己的檔案，尋找材料，尋找檔案，這浪費了很多時間和人力、財力，可能還會影響到自己錄用的機會，而且在補辦過程中有些材料自己弄丟了永遠找不到了，也給自己造成了無法彌補的損失。

二、解決存在問題的辦法探究

認真分析研究高校畢業生人事檔案材料中存在的問題，深刻分析產生問題的根本原因，及時的找到解決問題的對策，推動高校畢業生人事檔案管理工作的健康發展。一要加強檔案管理宣傳力度，增強檔案重要性的認識。形成人人懂檔案，人人重視梢案的良好局面。廣大畢業生必須從思想上高度重視人事檔案的作用，就業后一定要及時落實檔案的去向，如：向就業單位的人事部門咨詢，向人事檔案管檔單位支付托管費等相關知識。在托管期間要及時與托管機構保持聯系，隨時關注自己的檔案，不要被當作“棄檔”“死檔”。作為高校要加強對即將離校的高校畢業生進行就業指等，要向學生講清楚人事檔案的重要意義，使高校畢業生充分認識到檔案的重要性，它對畢業生今后的就業、生活等方面有著極其重要的影響。從而使廣大高校畢業生樹立起重視個人檔案，保護自身利益的觀念。檔案管理崗位要實行競爭上崗，選出有黨性意識，具有強烈的事業心和責任心，有保密意識，勤勤懇懇，忠于職守的優秀人才從事管理工作，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進檔案管理工作水平的不斷提高。二要及時移交歸檔的人事檔案。對落實了就業單位但檔案不能及時或無法轉出的高校畢業生要做好與其本人和用人單位的聯絡，請他們將工作后形成的檔案材料及時轉移到檔案管理機構，并裝入個人檔案，對已經發生變化的個人信息資料及時更新，特別是畢業后進行再教育學習的學歷材料，黨員組織關系等要及時轉到檔案管理機構存入本人檔案。這樣才能確保高校畢業生人事檔案的全面完整。三是人檔分離，高校畢業生人事檔案轉移不及時是造成的一個重要因素，暫存人才服務機構的工作人員在辦理檔案轉移過程中，對手續齊備親自來辦理檔案轉接的高校畢業生，要及時辦理轉移手續。通過機要形式，及時、安全、規范地轉遞檔案。逾期一個月未接到接受單位檔案轉遞單回執的，檔案轉出單位要及時進行催問索要，明確檔案的去向，防止檔案的丟失，對當事人負責，減少因親自操作產生的經濟負擔和時間上的影響，從面增強辦理人事檔案轉移的自覺性和主動性，提高了高校畢業生的存檔熱情。四要完善檔案設備，實現格案管理的規范化。人事檔案僅此一份，沒有備份并不可再生，萬一丟失或缺失就無法補救，因此，人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。

因此，在平時的工作中，要嚴格執行：人事檔清晰、目錄完整、外觀整齊、利于查找。 執行《人事檔案管理工作制度》等規章制度，并根據人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持庫房內的溫濕度。配備鐵質檔案梃和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關器械和物品。總之，現實生活中，人事檔案具有不可替代的作用，我們應給予足夠的重視。

參考文獻：

【1】王建芳.如何提高檔案信息自動化的應用水平【J】檔案管理

【2】韓英偉.談克服人事檔案管理制度四大難點【J】