新時代背景下如何開展立體化檔案整理工作

姜慧敏

【摘要】在當今時代的背景下，紙質檔案似乎已經離我們遠去了，我們更加熟悉的是電腦中的文件夾，能夠將所有雜亂的文件放進去還我們一個干凈的桌面。但在這樣的大數據時代下，紙質檔案也顯示出了它的不可替代性，首先，紙質檔案不易修改，不會被別有用心之人拿去做手腳，其次，紙質檔案更具有儀式感，將人的一生經歷裝在其中妥善保存;最后，相較于日增千萬的電腦數據來說，紙質檔案更能給人一種踏實感。因此，紙質檔案是不應被時代所拋棄的。相應的，紙質檔案的整理工作也應當得到重視。筆者將依據自身在檔案管理員崗位上的工作經驗，對在新時代背景下如何開展立體化檔案整理工作稍加闡述，希望能夠給予同業人員幫助。

【關鍵詞】新時代背景;檔案整理;收集修繕;分類歸檔;電子目錄

一、收集修繕，做好準備工作

紙質檔案數量龐大，其整理難度本就讓人望而卻步，更別說由于檔案保管的年限大多時間較長，期間將會面臨很多次檔案管理員的職位交接。在這種情況下，很多檔案都得不到應有的保護和修繕。除此之外，因每位檔案管理員的整理方式都存在些微差別，檔案的規整分類也很容易被打亂。因此，在進行具體的檔案分類之前，管理員應當將所需整理檔案先做好整理修繕工作，使后續工作能夠在良好的整理基礎上進行，減少不必要的麻煩。

在開展檔案整理工作之前，檔案管理員應首先明確本次整理工作主要針對的檔案類型，是以人群進行區分還是以年限進行區分，檔案整理工作應當著重哪一部分來進行開展，這是檔案管理員應當注意的第一個要點;其次，檔案是否有破損和毀壞、是否能夠被修繕是其應當注意的第二個要點，檔案管理員應當在發現毀損檔案后及時對其做出處理，在被允許的范圍內進行修繕工作，保證檔案的秘密性;最后，檔案管理人員還應當做好核對工作，對給出去的每份檔案做好追蹤工作，確保檔案的安全性。應當強調的是，檔案管理員不僅應當在整理檔案時注意這三個要點，也應當在日常檔案保管工作中將其考慮齊全。

二、分類歸檔，制定管理標準

在將需要整理的檔案修繕完畢后，就來到了檔案整理的第二階段——分類。分類聽起來簡單，但實際操作起來卻會面臨很多現實問題。如，分類的標準、判斷檔案類別的標準等，這些都需要檔案管理員在展開切實的歸類工作前做好標準判定，以此在之后的工作中能夠有效遵循此類標準，使檔案的整理工作順利進行。此外，檔案管理員的個人素質也能在分類工作中得到很好的展現。

分類歸檔不僅對檔案管理員的耐心有很大要求，而且很能體現管理員的細心程度。檔案分類工作必然是枯燥的，這種重復性的勞動容易使檔案管理員陷入機械思考中，從而很容易產生差錯。比如，當面臨能夠被同時歸屬于兩個類別之中的檔案應當放到其中哪一個類別之中這類問題時，檔案管理員很可能會依據自己的第一反應行事而忘記了制定的標準，這就導致了檔案分類內部的差異性，容易使檔案整理工作前功盡棄。因此，檔案分類的標準制定固然是重要的，但更重要的應當是管理員自身的心理狀態。檔案管理員應當善于調節自己的狀態，使自己的腦子保持在活躍思考的狀態中，從而避免分類的差錯。

三、電子目錄，提升借閱效率

我們不應當讓傳統的方式湮沒在時代的洪流中，也不應當故步自封抵制一切新鮮的事物。在各類工作中，不同的方法結合起來能讓工作完成的更快;在檔案管理工作中，傳統方式與電子方式相結合又顯得尤其重要。傳統的紙質檔案能夠保證檔案的完整性及保密性，電子目錄又能減少檔案管理者尋找檔案的時間、提升拿取檔案的效率。檔案管理員需將兩者結合起來使用，才能夠將檔案整理工作做的又快又好。

打開一本書就能發現，目錄是一本書中不可缺少的東西，它能夠指引讀者迅速找到自己想要的東西，節省讀者的時間和精力。因此，相較于內容較少便于尋找的書籍來說，檔案的龐雜數據更需要目錄來進行支撐。所以，檔案整理工作的最終步驟便是添加目錄，紙質目錄對數量巨大的檔案來說顯然是不適用的，因此，檔案管理員應當找準傳統與現代的結合點，使目錄從紙質目錄轉變為電子目錄，以此來減少自身尋找檔案所需時間，提升檔案的管理效率。拿現實情況舉例來說，在具備了電子檔案的基礎上，當有人需要借閱檔案時，檔案管理員能夠很輕松的在電子目錄中進行搜索找出目標檔案所在位置，從而迅速準確的找到被借閱的檔案給予到借閱人手中，這無疑是檔案管理員和借閱人都希冀的場景。

總而言之，檔案整理工作是繁雜的。檔案管理員應首先做好前期的準備工作，將檔案歸集修繕，使其自身保持一個健康的狀態;之后，檔案管理員應當調整好自身的狀態，讓檔案分類工作在分類標準的指引下順利展開;最后，檔案管理員應當借助現代方法，將檔案的目錄以電子表格的形式展現出來，提升自己尋找檔案的效率，也為下一任檔案管理員打好堅實的管理基礎。檔案的整理工作需要管理員付出十二分的耐心和細心來完成，對于綜合執法隊來說，檔案管理的工作是保障其他工作順利開展的基礎，檔案管理員應當具備責任感，將檔案整理作為一項極其重要的工作去進行。

參考文獻：

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