高職院校辦公自動化管理建設的探討

【摘要】當前高職院校在辦公自動化建設方面還存在傳統辦公模式轉變不夠，高職院校管理層認知不足，學校統籌規劃不夠，辦公自動化建設存在技術難題等問題，本文針對這些問題提出了相關的對策。

【關鍵詞】高職;辦公自動化;管理;建設

隨著當前計算機網絡通信技術的發展，以及在社會各個領域的廣泛應用。高職院校作為信息技術的集散地，辦公自動化建設也成為了使得高職管理效率水平得到提高的有效手段和重要的途徑，可以說是學校進行現代化建設的一個重要內容，更是高職院校信息化發展的突出的體現，同樣是對學校辦學水平進行衡量進行評判的重要標準。因此在當前高職院校所開展的管理工作中，需要科學地利用相關的信息技術手段，展開有效的自動化建設。

1高職院校辦公自動化建設面臨的問題

1.1傳統辦公模式轉變不夠，管理體制陳舊

在當下，更多的高職院校因為習慣于傳統的辦公程序，不愿意做出一定的改變，他們不夠重視工作效率的提高，對于工作耗費的時間也并不介意，這就導致高職在發展的道路上受到了嚴重的阻礙。教育行政管理部門因為自身的指導協調性不夠，不同地區之間的發展也不平衡，因此在網絡建設這方面并沒有投入較多的資源，進行的系統開發這一工作比較困難，工程管理的難度也在不斷的提高，應用的信息資源無法和別的部門同事共享。因此在當下發展過程當中存在的網絡應用難題將會成為一個主要的挑戰。目前大部分的高職院校在辦公的過程當中也沒有建立企業網絡互動的辦公平臺，教育信息化整體的建設相對還是比較緩慢的。政府以及有關的教育行政管理辦事部門，在工作的過程當中更多的沿用傳統的方式，缺乏有效提高辦公自動化的管理水平的能力以及相關的動力。

1.2高職院校管理層認知不足，缺乏推動辦公自動化建設的優良環境

從當下管理層自身的思想認知上面進行分析，可以發現管理層對于網絡自動化以及辦公自動化建設的優越性沒有充分的認知，對于這方面的了解不足，認為僅僅讓學生或者是教師了解其中的部分信息就實現了辦公自動化。學校的范圍并不大，所以辦各種事情都是比較方便的，對于辦公自動化信息平臺的建設，沒有必要投入較多的資金，較多的精力。而從管理層的各種工作習慣上進行分析，可以發現，他們也更喜歡聽辦公人員親自匯報工作的進度情況，對結果進行書面的審批。不可否認的是這對于辦公自動化的有效建設造成了一定的阻礙。而從工作的難度上進行分析，能夠發現辦公自動化的有效發展，涉及到不同部門職能方面的有效轉變，也涉及到權力下放的問題，同時各項機構以及工作人員的調整這項任務也比較繁重，正是因為這些方面存在的一系列問題，導致他們工作過程當中面臨的難度非常大。而從環境條件的角度進行研究也能夠發現，沒有辦法構造辦公自動化推動的良好環境，也沒有辦法提供更多的資源以及更好的條件。

1.3學校統籌規劃不夠，辦公自動化管理的優越性無法發揮

全校的信息內容在當前并沒有得到合理的整合和處理，對于這些信息也沒有應用統一的公共數據庫系統進行維護和有效的支撐，各種信息系統基本上都是相互獨立的，彼此之間無法進行聯合和有效的統一，缺乏固定的標準。各個部門都按照本部門的各項要求進行管理，系統的研發并沒有注意和其他管理系統進行聯合，也沒有關注到部門之間的銜接工作開展的具體情況，造成這些管理系統的兼容性相對比較差，無法形成有效的資源共享。學校對于網絡進行利用的目的是為了能夠有效的宣傳，方便教師和學生進行資料的下載，反映各方面的情況，沒有對現有的資源進行充分的挖掘和使用，也無法真正的實現網絡辦公這一目標。從系統的開發狀況進行分析也能夠發現，在當下懂得計算機技術以及通信技術，還有高效管理工作的復合型人才，呈現嚴重缺乏的狀態，因此研發和實際的狀況存在著非常明顯的脫節，構建的系統功能并不非常完善，也不符合當前高職的具體需求，可以說這些系統的操作性不強，可行性也比較低。

1.4辦公自動化建設存在技術難題，影響高職辦公自動化的有效發展

從網絡存在著所具備的基礎條件進行分析，能夠發現目前的校園網絡存在著不健全，不完善的情況，受到了一些不可控制，不可預見的因素影響，在運行過程當中存在的安全性和可靠性都是非常低的。也正是因為這些方面因素的影響，導致應用環境相當復雜，容易產生嚴重的安全隱患問題，比如說受到黑客的攻擊，產生數據泄露的現象等等，也正是因為這些存在的安全隱患，使得高職院校的運行受到了嚴重的打擊，面臨更加嚴重的阻礙。網絡辦公在訪問權限設置以及身份認證這方面的工作展開，是非常復雜的，無法保證信息的安全性，工作流程也需要擁有更加規范的需求，對于文件的存檔也產生了一定的難度，需要經過多個不同的環節。

2推進高職院校辦公自動化建設的對策

2.1政府和教育行政部門應制定相關規劃，提高高職院校辦公自動化管理水平

政府在當前應該根據電子政務建設的有關原則以及需要完成的各項步驟，建立政府和有關事業單位資源共享的平臺，積極的支持高職院校辦公自動化建設的推動和發展。政府部門可以設置專門的管理機構，負責各個不同層面之間的信息交流以及平臺的有效建設，同時高職院校應該及時的向政府進行匯報和請示工作，當然這個工作流程一定要實現電子化的目標，確保信息傳遞的快速以及高效提高辦事的工作效率，使得高職院校也能夠享受到更加優質的服務，從而有利于政府更快更好的推動電子政務工作的發展，也有利于高職院校自身提高辦公自動化的具體水平。

各個教育部門也應該積極的發揮在政府和高職院校之間的橋梁作用，配置專門的辦公系統，以及信息交流的平臺，推動各級教育行政部門和學校彼此之間進行信息的溝通和交流，也要在這個過程當中研發辦公系統軟件，為各高職院校的政務信息化發展提供技術的有效支持，逐步的建立起能夠覆蓋全國教育系統的信息網絡。在信息化發展的過程當中還應該提出建設統一的標準，高職院校在推動網絡化的過程中需要保證遵循這一標準，在這一標準得到了遵循的前提下，展開有效的辦公自動化建設。在政府和教育部門進行調研的時候，應該及時的聽取高職院校對此提出來的一些意見，了解具體的運行環境以及各種需求進行試點運行，得到了有效的認證之后，才能夠繼續推廣這些工作。

2.2高職應該提高對于辦公自動化建設的重視，提供良好的條件和資源

高職院校應該高度的重視網絡基礎設施的有效建設，因為高職院校的計算機數量是比較多的，校園內的聯網率也比較高，具有一定的基礎設施條件。同時高職院校也是信息的集散地，人員素質也比較高，能夠更快的接受新的知識，有利于推動辦公自動化的進一步發展。高職院校還需要將辦公自動化和智慧校園的有效建設兩者相互結合，使得網絡基礎設施更加的完善健全，能夠讓學校內的管理和服務各項工作都得到網絡的有效覆蓋。同時學校還應該積極的轉變自身的職能，根據相關的操作流程，精簡機構以及其中的相關工作人員。

辦公自動化的有效建設應該首先搭建網絡平臺，發布網站信息，實現相關文件的有效傳輸，最后實現協同辦公的這一思路，克服其中存在的各種困難，堅持思想觀念的有效轉變，明確各個不同的步驟，反復的試驗，不斷的彌補其中的漏洞，不斷的進行完善，從而為辦公自動化的建設發展創造更好的環境。

2.3高職應該進一步加強辦公自動化信息平臺建設，實現信息共享

高職院校應該切實的對職能進行轉變，充分的發揮出辦公自動化的多方面優勢，建設辦公自動化的有關信息平臺，真正的實現交互式辦公的目標。因為高職相對是一個獨立的社區，進行服務，并且需要管理的范圍并不大，管理的對象也比較穩定，因此進行網絡建設，以及后續的管理工作難度都是相對比較小的。高職院校辦公自動化網絡可以建立內部的網絡，建立信息數據的管理庫，為各種信息系統提供有關的數據，實現信息數據的集成發展，為決策提供更加準確的依據和參考。

在加強系統開發的同時，還需要增強應用的功能，對相關系統進行完善，真正的發揮出辦公自動化系統在教學以及科研包括具體管理工作當中所起到的作用。并且在建設平臺的過程當中，各個部門也應該遵循有關標準，采用統一的數據庫平臺以及運行開發環境，實現數據之間的流通和相關資源的共享。為了能夠促使高職院校的信息化建設能夠滿足實現信息化發展的需求，也需要對現有的信息系統進行完善，構建全新綜合的平臺。除此以外，高職院校還應該了解各個不同管理系統的情況，對現有的系統進行利用，解決目前存在的一系列技術問題。

參考文獻：

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[2]黃碩芩.談人員因素對辦公自動化系統的影響[J].黑龍江教育學院學報，2018，3306：199-200.

朱曉菲（1988-），女，江蘇蘇州人，蘇州經貿職業技術學院教師，主要研究方向：高職教育管理、大數據技術與應用、軟件技術。