Win7 系統下Office 2010 的操作技巧探討

楊 洋

（四川護理職業學院，四川 成都 610100）

1 Office 2010 版本新增的功能

1.1 Microsoft Access 2010

Access 的中文名稱為數據庫管理系統，主要通過創建數據庫和程序對信息進行跟蹤和管理，是Office 2010重要的應用組件之一。Access 能夠提供表、查詢、窗體、頁等多項模塊來創建數據庫系統對象，并通過多項生成器和向導以此對配套操作進行規范化，不僅有利于完善數據庫系統，也有利于普通用戶更加方便的操作。在2010版本中，Access 新增的功能有：改進條件格式和計算工具，從視覺上使動態報表更加富有影響力，且內容更加豐富，在宏設計器中也可以輕松進行編輯創建和自動化數據庫邏輯等。

1.2 Microsoft Excel 2010

Excel 作為數據處理程序，主要是對電子表格中的數據進行計算、信息分析和可視化操作等。在2010頒布中Excel 的數據分析變得更加全面，能夠采用更多的方式對數據分析過程進行推進，而且在信息管理方式上也進行了改進，能夠實現信息共享，有利于決策管理。Excel 2010新增的功能主要有：重要數據迷你圖凸顯、在線隨時編輯、數據視圖切塊、單擊保存和打印、多人共同編輯等。

1.3 Microsoft Word 2010

Microsoft Word 是圖文編輯工具，自研發之后在辦公中應用受到了好評，且應用頻率非常高，可以說是元老級別，Word 的主要功能是用來創建和編輯專業性的文檔。在Office 2010頒布中 Word 也進行了升級，文檔品質有所提高，且操作更加便捷化，同時還增加了許多新功能，包括新型的導航搜索窗口、安全恢復文件修補破損文件、快捷截圖功能等。

1.4 Microsoft PowerPoint 2010

Microsoft PowerPoint 是幻燈片制作程序，主要用來創建和編輯幻燈片播放和網頁演示文稿等，該程序比較常用在教學工作、產品介紹、商業演講中。Microsoft PowerPoint 2010版本主要是在視覺上進行了改進，在改進之后具有視聽功能，能夠對照片和視頻進行編輯，同時還新增了許多改進工具，大大增強了畫面效果，使畫面更加具有真實感，給觀眾帶來全新的體驗。具體新增的功能包括視頻文件編輯、新增圖片效果應用、幻燈片動態切換等。

1.5 Microsoft OneNote 2010

Microsoft OneNote 是筆記程序，主要用來收集、查找、組織、共享筆記和信息。OneNote 的用戶也非常多，其功能與實際的筆記本類似，不僅方便用戶進行信息搜索和查詢，也夠實現信息共享。在OneNote 最新版本中，還增加了文本、照片或者視頻音頻捕獲的功能，這樣用戶可以隨時隨地發揮自己的想法和創意。Microsoft OneNote 2010頒布中新增的功能主要有：支持文本快速應用樣式、搜索功能改進用戶能更加及時了解咨詢、筆記共享使多個用戶能夠共同工作并隨時了解項目變化情況等。

1.6 Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook 是電子郵件客戶端，其功能是用于電子郵件的發送和接受，同時還能夠管理日程以及記錄活動。相比較于Windows 自帶的Outlook express，Office 中的Outlook 功能更強大，且其應用范圍也比較廣。在最新的Outlook 2010版本中，對外觀和高級電子郵件整理進行了重新設計，同時在社交網絡功能上也進行了改進，用戶個人網絡和企業網絡之間建立起了聯系。

2 Office 2010 常用軟件的操作技巧

2.1 Access 2010

（1）將窗體保存至一個文件中時，需要使用正則表達式來分析代碼，可以采用代碼結構、語法分析、字數統計等。

（2）將窗體保存至文本文件中時，需要將文本文件儲存至OLE 字段中，這樣Access 數據表中能夠保存窗體的界面和代碼，且這樣的方法也適用于代碼庫管理器中。

（3）在Access 中可對選中對象文字的字體、大小或其他屬性進行一次性修改，也可以對窗體數據表中的字體進行一并處理。

2.2 Excel 2010

（1）在編輯一些較復雜的數學公式時，需要先點擊菜單欄中“插入”這一選項，然后項目中的“公式”這一欄，即可輸入所需要的全部數學公式，比較常用的數學公式有勾股定理、三角函數等。

（2）為了保證文件能夠被不同用戶使用，一個重要的前提就是要保證文件的兼容性。對于文件的兼容性，可以在工具欄中找到兼容性的相關選項，然后點擊選擇“兼容模式”便可以保證文件能夠在各個版本中安全使用。

（3）在使用Excel 表格進行數據統計工作時，可通過迷你圖功能實現數據的發展變化，其主要以餅狀圖或者是折線圖的方式進行數據的展現，能夠讓數據統計更加方便快捷。在迷你圖功能使用的具體操作過程中，首先要選中需要統計的數據，然后選擇圖表或者是折線圖的表現形式將統計數據展現出來，最后在指定的單元格區域放置迷你圖，以此突顯數據。

（4）SmartArt 與Office 結合，能夠達到1+1＞2的效果，具體是通過“圖片”這一個功能來實現，以此能夠制造出文字和圖片相結合的流程圖，使相關數據更加清晰和明確。

2.3 Word 2010

（1）在傳統Office 頒本中，用戶只能夠通過復制粘貼的方法將其他軟件處理完成后的圖片轉入Word 文檔中，Word 2010 版本新增了截取編輯插入圖片的功能，用戶可在菜單欄中點擊“插入”這一選項，然后選取所需要的屏幕截圖，便可自動將縮略的屏幕截圖插入到Word 文檔中。如果只是需要選取屏幕截圖的一部分，則需要找到“屏幕截圖”中的“可視窗口”，然后利用“屏幕剪輯”功能進行部分選取。

（2）由于許多文檔在格式上會有各種限制，將這些格式帶入到Word 文檔中會影響其文本效果，所以Word 2010新增了無格式文本的功能，能夠有效解決用戶不希望各種格式限制文本帶入到Word 文檔中，而且操作起來比較簡單，只需要將選中的文本點擊鼠標右鍵，然后選擇“無格式文本”即可實現文本的成功復制。

（3）有的文件文檔的保密性和隱私性較強，但是許多用戶在安全問題上往往無從下手，解決這一問題實際上很簡單，只需要在Word 文檔中利用“限制編輯”這一功能模塊便可實現。具體的操作方法是先要在工具欄中找到“審閱”這一欄，然后找到“限制編輯”這一選項，點擊該選項后會彈出“格式設置限制”的側邊欄，用戶便可以選擇文檔為“只讀”或者“只寫”模式。

（4）在Word 文檔編輯過程中，許多學術人員會常用到在線翻譯這一功能，這一功能與迷你版的金山詞霸的功能類似，只需要在設置欄中開啟在線翻譯模式，便可以實現文檔實時翻譯。

（5）在使用Word 文檔時，通常會需要將Word 表格轉換為Excel 表格，以往都是直接復制粘貼，但是在這一過程中容易導致數據紊亂，此時就需要使用者再次對數據進行輸入。現在只需要將Word 文檔在的表格選中，然后將光標放在表格的任意單元中，此時表格左上角會出現帶框的十字模樣，將光標移動到該標準上點擊全部選中，然后單件右鍵選擇“復制”，再新建一個Excel 表格，將文檔打開，點擊右鍵選擇“選擇性粘貼”，這樣就可以將Word 中表格復制到Excel 中。

（6）在Word 2010中也為廣大用戶提供了快速訪問的工具欄，用戶可將常用的功能放在工具欄中，然后點擊工具欄便可直接使用。

2.4 PowerPoint 2010

（1）在PPT 演示文稿中，往往需要對文檔的重點內容標識出來，操作方法非常簡單，只需要在工具欄中找“指針選項”這一欄，然后選擇畫線筆，便可以利用畫線筆對各種類型的重點內容進行標識。

（2）在PowerPoint 2010頒本實現圖片快速截取的方式也非常簡單，只需要選擇圖片后然后點擊鼠標，選中所需要的面板，然后在面板中操作選項中選擇剪切工具，便可以自由裁剪畫面的大小。

（3）在PPT 演示文稿中常常也需要建立簡單的三維模型，操作方法也比較簡單，只需要通過三維繪圖工具欄便可一鍵選擇三維模型，然后再進行相應的填充、描邊等操作，便可完善三維模型的效果。

（4）在PowerPoint 2010頒本中，“在線主題”這一功能能夠讓整個PPT 演示文稿更加美觀，操作方法也比較簡單，只需要選擇“設計”這一功能選項，便可以在所有主題中選擇所需要的主題。如果需要在PPT 演示文稿中插入音影，可在菜單欄中找到“插入”這一選項，然后選中需要使用的視頻便可將其插入至PPT 演示文稿中，并且能夠進行視頻編輯。

（5）制作完成后的幻燈片，如果需要與他人實現共享，可以通過使用“廣播幻燈片”這一功能來實現。

3 結束語

總的來說，Office 是現代辦公人員不可或缺的辦公軟件，掌握其中的操作技巧能夠大大提升工作的效率與質量。隨著時代的進步，Office 也不斷升級，所以還需要順應時代步伐，在原有的技巧基礎上學習新版本的操作技巧，以便更好地開展相關工作。