數字化辦公模式在醫院行政管理工作中的應用

燕鵬周

（新疆維吾爾自治區第二濟困醫院/ 新疆維吾爾自治區第五人民醫院 黨委辦公室，新疆 烏魯木齊 830026）

0 引言

醫院管理辦公室的行政工作復雜而細致，需要管理醫院文件，管理患者診斷和治療記錄，管理人員出勤以及建立外部合作和溝通平臺。傳統醫院管理辦公室的管理工作量大，效率低，工作效果不足。因此，數字化管理模式的發展引發了具有獨特技術特征和應用優勢的醫院管理辦公室管理的革命性變革。

1 數字化辦公管理模式特點和優勢

1.1 集成性管理。在數字時代，數字技術已被引入辦公室的繁瑣管理任務中。可以依靠大數據技術和云計算來對所有辦公內容進行統一管理，并根據事物相關性等對事物進行合理化處理[1]。辦公室人員需要對信息進行優先檢查，利用人員的靈活管理來實現文檔工作信息的分發。

1.2 實時性管理。在達到醫院數字化模型管理效果之前，醫院的數字化管理模式需要及時性反饋。在數字辦公室管理模型中，醫院的管理部門使用數字技術對它們進行分類。特別是，醫院人員需要在某些情況下對某些其他醫院專家提供門診病人的病情狀況，需要一定的及時性。數字辦公室管理模型構建了一個信息時效化內部平臺，使醫院之間可以快速共享和交換信息。

1.3 利于促進醫院運營的標準化。在傳統醫院行政管理工作中，各項管理任務主要由人來執行，管理活動的人為特性特別突出，隨機性高，操作過程不規范。在數字化辦公模式下，諸如管理決策、執行和監督之類的活動被預先數字化設置為固定的工作流程過程，極大地降低工作的隨意性，并促進管理決策過程的準確實施。

1.4 支持醫院行政管理效率和管理水平的提高。數字化辦公模式可以更快、更準確的記錄更多的行政管理工作，這些工作在數字化辦公的作用下降低了人工成本，解放了人力資源，而且可以免去大量紙張消耗。在數字辦公室模式下，數字化辦公系統可以進行文檔管理、考勤管理和工資管理，工作人員只需要在辦公室系統操作系統即可執行管理，從而加快了管理任務的處理，降低各項成本，提高管理效率并節省人力物力資源，利于醫院將更多的人力物力資源運用在醫院的規劃和開發中，在某種程度上減輕了管理人員的負擔，使管理人員免于繁瑣的工作，并提高了管理水平。

2 醫院行政管理工作中數字化辦公模式的特點

2.1 實時性。數字化辦公系統為醫院內部各部門信息資源共享和即時通信提供了一個交互式環境。出現特殊情況時，可以及時的通過數字化辦公系統咨詢相關專家，及時進行互聯網遠端協作。當特殊情況發生時，數字化辦公系統可以在最短的時間內找到與問題有關的資料、部門及個人，便于問題的及時解決，并通過各種類型的實時參與協作，有效地提高醫院行政管理工作效率[2]。

2.2 整合性。醫院的數字化辦公系統側重于對醫院內部各類文檔的組織以及信息的管理和集成。這使醫院的行政管理人員更容易搜索和查詢醫院各項管理資料，同時避免了跨部門工作的重復，當遇到問題時，醫院的行政管理部門人員可以使用數字化辦公系統來獲取最有用的信息以便于應對各種情況的發生。

2.3 系統化。醫院中有著眾多科室，不同科室還可能下分多種不同的部門，極大的增加了醫院行政管理難度。利用數字化辦公系統，醫院行政管理人員可以將各科室信息系統聯系在一起，有利于不同科室之間加強聯系，促進不同科室之間相互交流，便于醫院各項醫療信息、人員信息等多方面的整合和管理。

3 數字化辦公管理模式在醫院行政管理中的應用現狀

長期以來，醫院內臨床醫護人員與行政管理部門人員的公休制度難以協調，醫護人員大多為輪休制，管理人員大多為公休制，二者的不同使得醫院難以建立統一的工作時間標準。此外，在當今的辦公環境中，醫院管理部門的日常工作廣泛地使用計算機作為辦公設備，但是其日常工作和管理過程仍然簡單的依賴于較為簡單的WPS、office辦公軟件，僅依賴于文字處理和數據輸入進行簡單的操作。盡管在各個部門的部門之間（醫生護士站、財務管理系統，人事管理系統，薪資管理系統等）在業務管理中采用了特定的軟件處理系統，但它們是獨立的并且單獨運行的，不能進行銜接，使醫院的信息化辦公變得復雜。隨著市場經濟體制的發展，還要求醫院管理者在醫院范圍內提供良好的順暢運作服務，同時提高醫療專業服務水平，使其納入市場競爭范疇，在醫院內部做好工作。醫院辦公管理在醫院管理中變得越來越重要，實現醫院管理數字化辦公管理模式具有很強的可行性和必要性。

4 醫院管理管理，具體應用數字化辦公管理模式

在醫院管理中，數字辦公管理模型的當前應用主要體現為：

4.1 優化和提高業務管理水平。醫院管理在醫院管理中起著重要作用。數字辦公室管理模型可以在醫院內構建通信平臺。例如，如果通信平臺中包括醫院所有部門的員工，并顯示相關部門或部門的業務內容，則可以通過通信平臺收集所有人員，及時完成咨詢以獲取相關解決方案。還可以構建會議網絡平臺，醫院管理工作人員收到通知后，必須及時做好會議通知，會議準備等[3]。數字會議平臺可以及時推送相關會議通知，并推送會議資料以鼓勵與會人員使用。可以創建一個用于醫院出勤管理和績效的網絡平臺。由于醫院需要一天24小時工作，因此很難對每個出勤管理部門進行不同的出勤管理，并且很難創建和應用出勤網絡平臺。對于各個科室的出勤表，管理部門都需要高效執行出勤管理工作。

4.2 網絡平臺構建通訊系統。醫院的數字化辦公室管理模型對醫院管理辦公室管理溝通活動有很大的幫助。為了提高醫院的業務水平，需要與各部門及時溝通。建立網絡平臺通訊系統是醫院的數字化辦公管理模式的重要保障，也是實現信息共享信息系統的重要手段。在這個網絡共享平臺上，醫院之間的文件交換與時間和空間無關，可以更加方便快捷的進行交流通訊[4]。同時，使用網絡平臺的訪問設置來介紹國內外最新的行業信息，建立安全的信息網站并防止內部信息泄漏。通過醫院管理辦公室管理的數字管理模型簡化組織團隊，提高技術設備水平，實現集成開發并優化復雜的管理控制。

4.3 數據備份與還原。正如在傳統辦公模式下可能會丟失文檔一樣，數字辦公模式所依賴的計算機和網絡系統也可能會發生故障。如果發生錯誤，則數據信息可能會丟失，對醫院造成極為不利的影響[5]。因此，數字化辦公模式必須采取一定的保障措施降低此類現象的發生幾率。在管理人員進行數字化辦公時，應當及時備份儲存正在進行的數據統計等工作，采用“云備份”等技術及時備份數據庫信息，以確保在醫院信息管理過程中的數據備份存儲和數據的可恢復性。

4.4 加強數據信息安全。眾所周知，數據信息安全是保證辦公單位正常辦公管理工作的首要前提和基礎，醫院集有眾多關于病人隱私、病情狀況等各種信息安全類數據，那么就更需要加強醫院的數據信息安全。在數字辦公室管理模式下，只有授權人員才能更改，修改和訪問重要信息。否則，其他人不得隨意更改或刪除重要信息。因此，這就要求在設置數字化辦公模型時，模型設計者一定要在傳輸和存儲機密文檔或者內部核心數據和敏感信息時，對數據進行嚴格加密以防止他人隨意更改、刪除或復制數據[6]。同時，必須在此類數據文件中指定權限控制級別。不同級別具有不同的查看權限，禁止交換身份權限，系統根據相關設置標識權限內容，防范不良乃至非法情況的發生。

5 結論

綜上所述，數字辦公室管理模式依賴于信息技術和網絡平臺，可以在醫院管理上產生很大的變化，醫院數字化整體管理更輕松有效，醫院管理的綜合業務管理也會更加便捷[7]。同時，應牢記逐步建立醫院管理標準的內容，以使數字信息不會引起醫院相關信息的泄漏，并應采取措施促進基礎設施和基礎設施的改善，加強醫院管理專業知識，使數字化辦公管理模式更好地使用。