企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度模型構(gòu)建研究

崔旭 謝寒冰

摘 要：論文聚焦企業(yè)檔案管理中的檔案數(shù)據(jù)治理問題，通過運用專家咨詢法與總分比重法和設(shè)置關(guān)鍵過程域與關(guān)鍵實踐，細化企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度評價指標并計算權(quán)重，最后構(gòu)建了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度模型。該模型共包括五個成熟度等級：可持續(xù)優(yōu)化的初始級、形成體系且可控的可重復(fù)級、規(guī)范化且標準化的已定義級、無計劃且可重復(fù)的已管理級、非正式且未開展的優(yōu)化級。論文最后通過分析某高新技術(shù)企業(yè)的實際情況，對該模型進行了應(yīng)用分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)治理；成熟度模型

分類號：G275.9

Research on the Construction of Maturity Model of Archive Data Governance in Enterprises

Cui Xu， Xie Hanbing

（1.School of Public Management of Northwestern University， Xi’an， Shaanxi 710127； 2.School of Emergency Managementof Northwestern University， Xi’an， Shaanxi 710127）

Abstract：This paper focuses on the archives data governance in enterprise archives management. By using expert consultation method and total score proportion method and setting key process areas and key practices， it is refined into the evaluation index of enterprise archives data governance maturity and calculates the weight. Finally， it constructs the enterprise archives data governance maturity model. The model includes five maturity levels： initial level of sustainable optimization， systematic and controllable repeatable level， standardized defined level， unplanned and repeatable managed level， and informal and undeveloped optimization level. Finally， the paper analyzes the application of the model by analyzing the actual situation of a high-tech enterprise.

Keywords：Corporate Records； Archive Data； Data Governance； Maturity Model

“十四五”規(guī)劃和2035年遠景目標綱要提出，要推進產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型[1]。對于企業(yè)而言，其數(shù)字化管理成為未來發(fā)展方向，企業(yè)檔案管理的重心也隨之轉(zhuǎn)向檔案數(shù)據(jù)治理。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理是指企業(yè)以及企業(yè)內(nèi)外相關(guān)組織、機構(gòu)和個人共同參與的基于計算機技術(shù)開展的一系列數(shù)據(jù)形態(tài)的檔案管理工作。[2][3]檔案數(shù)據(jù)治理是檔案管理的核心組成部分，是對檔案數(shù)據(jù)管理的繼承與發(fā)展。為使企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理實踐可測評可持續(xù)，亟須建立一個行之有效的檔案數(shù)據(jù)治理評估機制，幫助企業(yè)認清實踐中存在的不足，促進企業(yè)提升檔案數(shù)據(jù)治理的能力。目前成熟度模型在社會科學(xué)領(lǐng)域的研究應(yīng)用已相對成熟，通過成熟度模型的評估方法可以使組織或者個人更加客觀、可靠地評價被研究對象的狀態(tài)、能力的發(fā)展過程，以便為其決策提供參考依據(jù)。因此筆者通過研究和梳理檔案數(shù)據(jù)治理和成熟度模型應(yīng)用的相關(guān)文獻，結(jié)合現(xiàn)狀調(diào)研，構(gòu)建企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度模型，以期評估各企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理工作的質(zhì)量與水平，并根據(jù)所評等級的特點和存在的問題，提出相應(yīng)的對策建議。

1 相關(guān)研究回顧

1.1 檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)研究

近年來檔案學(xué)領(lǐng)域有關(guān)數(shù)據(jù)治理的文章大多是在探索宏觀層面的檔案數(shù)據(jù)治理路徑。[4-6]相關(guān)研究主要探索了企業(yè)檔案管理中存在的問題，并提出宏觀解決措施，但缺乏更細致的方案。

1.2 檔案領(lǐng)域成熟度模型相關(guān)研究

“能力成熟度模型”最早是指軟件能力成熟度模型（Capability Maturity Model for Software，SWCMM，簡稱CMM），CMM模型內(nèi)部的每個等級都包含若干不同的關(guān)鍵過程域（Key Process Area，KPA）和關(guān)鍵實踐（Key Practices，KP）。KPA是達到某一等級所必須實現(xiàn)的總體目標和行為；KP是達到關(guān)鍵過程域所要開展的具體行為，一個關(guān)鍵過程域可能要通過一個或多個關(guān)鍵實踐才能實現(xiàn)。[7]該模型定義了五個成熟度等級：最初級、可重復(fù)級、定義級、管理級和最優(yōu)級。成熟度模型的結(jié)構(gòu)具有一定的開放性和普適性，相關(guān)的理論研究也擴展到了計算機、醫(yī)學(xué)、經(jīng)濟管理與社會科學(xué)領(lǐng)域。

已有檔案學(xué)者結(jié)合成熟度模型進行研究[8]，但從未從檔案數(shù)據(jù)治理整體應(yīng)用場景進行成熟度模型構(gòu)建。

2 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度模型構(gòu)建

2.1 評價指標的確定

（1）前期準備。筆者首先從理論層面和實踐層面做了前期準備。理論研究層面，筆者通過研究相關(guān)文獻和標準規(guī)范，獲取影響企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的關(guān)鍵因素，包括企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理戰(zhàn)略規(guī)劃、制度規(guī)范、所需硬件環(huán)境條件、組織人員配置、技術(shù)支持、數(shù)據(jù)生命周期等；實踐調(diào)研層面，筆者選取了具有代表性的企業(yè) ，對其檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀進行調(diào)研，包括企業(yè)總體規(guī)劃、檔案團隊建設(shè)情況、檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的規(guī)章制度以及檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)各企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理水平存在較大差距。私企普遍比國企檔案數(shù)據(jù)治理水平要高；部分企業(yè)（尤其是國有企業(yè)和中央企業(yè)）的檔案工作者年齡偏大，對檔案數(shù)字化存在抵觸心理；從事高尖端技術(shù)生產(chǎn)的企業(yè)對檔案保密性要求較高，互聯(lián)網(wǎng)傳輸與存儲安全問題尤為關(guān)鍵，檔案數(shù)字化推進更為困難；存在嚴重的非檔案專業(yè)背景人員從事檔案技術(shù)工作的錯位現(xiàn)象，這些人員缺乏相應(yīng)的檔案知識，不清楚檔案數(shù)據(jù)治理的要求和檔案數(shù)據(jù)的資產(chǎn)價值，成為檔案數(shù)據(jù)治理工作開展的阻礙因素。

（2）關(guān)鍵實踐（KP）的初步設(shè)計。依據(jù)CMM成熟度模型理論可知，構(gòu)建此模型需要明確影響企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理水平的具體實踐行為。企業(yè)整體檔案數(shù)據(jù)治理水平的評估需要對其涉及到的關(guān)鍵實踐（KP）進行評估來實現(xiàn)。參考電子文件管理標準、數(shù)據(jù)標準管理實踐與檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)文獻，筆者總結(jié)出涉及企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的25個關(guān)鍵實踐（KP），主要包括技術(shù)支持、組織架構(gòu)、生命周期、硬件環(huán)境四個方面。在此基礎(chǔ)上咨詢了高校檔案學(xué)專業(yè)學(xué)者與企業(yè)中從事檔案管理的人員，最后匯總專家意見，確定出34個關(guān)鍵實踐。

（3）關(guān)鍵實踐（KP）轉(zhuǎn)換為指標體系的設(shè)計。為了使所設(shè)KP清晰可評估，將其按照邏輯與層級關(guān)系轉(zhuǎn)換為三級企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度評價指標體系。KP作為第三級指標，再按照層層聚類依次形成第二級和第一級指標。通過分析各個指標的含義與范圍，明確各級指標之間的邏輯關(guān)系，包括從屬關(guān)系、同級關(guān)系以及交叉關(guān)系等，并列出每個指標的測度說明。

（4）通過專家咨詢法修訂關(guān)鍵實踐和指標體系。筆者選擇走訪或電話咨詢具有豐富實踐經(jīng)驗的檔案管理者以及從事檔案數(shù)據(jù)治理研究的學(xué)者，包括高校檔案學(xué)專業(yè)且研究企業(yè)檔案管理的學(xué)者8人、高新技術(shù)企業(yè)檔案信息中心科員20人、科研所情報檔案室檔案工作者11人、研究院檔案館館長3人，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)數(shù)據(jù)分析專員2人，聽取意見，對原有的評價指標體系進行了增刪修訂，最終形成評價指標框架，共包括4個一級指標、11個二級指標、34個三級指標，見圖1。

2.2 指標權(quán)重計算

（1）問卷設(shè)計與發(fā)放。本研究采用總分比重法進行指標權(quán)重計算。根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理評價指標體系和總分比重法計算公式設(shè)計調(diào)查問卷中的問題項和可選項，形成《企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理評價指標權(quán)值調(diào)查表》，要求專家分別對四個一級指標、每個一級指標下的二級指標、每個二級指標下的三級指標進行重要程度排序。通過線下訪談專家現(xiàn)場填寫以及電話聯(lián)系專家后發(fā)放線上問卷的方式，最終共獲得有效問卷44份。

（2）問卷整理與權(quán)值計算。依據(jù)總分比重法計算規(guī)則整理各指標的重要性排序情況，將專家對于每個指標的重要性排序結(jié)果進行統(tǒng)計匯總。在權(quán)值計算方面，本文采用總分比重法來計算評價指標的權(quán)值，此方法需要先計算每一項目（指標）的分值，見式（a）：

式（a）中，i為位次序號；j為項目（指標）序號；Sj為第j個項目（指標）的得分；Bi為第j個項目（指標）排在第i位的賦值，賦值方法是給排在第一位的項目（指標）m分，依此類推，給排在第m位的項目（指標）1分；Nj為選擇第j個項目（指標）排在第i位的人數(shù)。

式（b）中，Kj為第j個項目（指標）的總分比重；Q為專家總?cè)藬?shù)。

筆者將每一項指標排序位次專家人數(shù)Ni以及各指標的賦值Bi代入式（a）中，計算出每一項指標的分值Sj，再將Sj、專家總?cè)藬?shù)Q、指標賦值Bi之和代入式（b）中，求得每項指標的總分比重Kj，這就是每項指標的權(quán)值，如表1所示。

2.3 等級劃分標準的確定

根據(jù)CMM成熟度模型及基于CMM構(gòu)建的數(shù)據(jù)管理能力成熟度模型（DMM成熟度模型）等相關(guān)研究可知，成熟度模型通常采用5級成熟度分級方法。筆者參考以上模型分級方法，將成熟度劃分為五級，每一級對應(yīng)一個評估值區(qū)間，見表2。表2的作用是將評估結(jié)果與等級對應(yīng)起來，即在具體評價企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度時，先依照表1中的三級指標，評估者給企業(yè)的各三級指標實際實現(xiàn)狀況打分（打分區(qū)間0-100分），分值乘以對應(yīng)的權(quán)重，逐級累加計算后得出企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度總值，再對應(yīng)表2，判定企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度級別。

2.4 模型構(gòu)建

參考CMM框架及內(nèi)部架構(gòu)，[10]企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度模型將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理水平由低至高劃分為初始級、可重復(fù)級、已定義級、已管理級和優(yōu)化級，形成一個階梯狀向上的進化架構(gòu)，見圖2。這個模型是由從低至高的五個成熟度等級組成的，每一個成熟度等級都有其所在階段的描述特征、對應(yīng)的能力要求和實踐。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度評價指標體系中的一級指標作為模型的四個關(guān)鍵過程域，這四個關(guān)鍵過程域中共包含34個衡量指標（三級指標），通過對四個關(guān)鍵過程域的實踐情況進行評價和總結(jié)，歸納出每個階段的檔案數(shù)據(jù)治理能力特征，其中每個評價指標對應(yīng)的指標測度即是用于評價企業(yè)各個等級的行為要求。

（1）初始級。檔案部門的數(shù)據(jù)治理工作還未開展。這是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理工作的最初階段，也是最低水平，這一階段的總體特征是企業(yè)還未開展正式的檔案數(shù)據(jù)治理實踐。處于這一階段的企業(yè)往往對檔案數(shù)據(jù)治理缺乏了解，未定義檔案數(shù)據(jù)相關(guān)的標準、制度與規(guī)范。檔案管理的業(yè)務(wù)流程未按照科學(xué)、漸進的檔案數(shù)據(jù)生命周期進行流轉(zhuǎn)，檔案人員對檔案數(shù)據(jù)管理缺乏認知，專業(yè)素質(zhì)水平較低。檔案數(shù)據(jù)治理工作混亂無序，缺少相關(guān)硬件設(shè)備與技術(shù)支持。

（2）可重復(fù)級。已有涉及檔案數(shù)據(jù)治理的相關(guān)實踐。企業(yè)開始探索檔案數(shù)據(jù)治理工作，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已有一定成效，檔案部門對檔案數(shù)據(jù)治理有初步認識，四個關(guān)鍵過程域都有開展相關(guān)實踐，總體仍處初級階段，存在很多問題。這一階段的企業(yè)制定了簡單的檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)章制度，業(yè)務(wù)活動基本按照檔案數(shù)據(jù)生命周期進行對接與流轉(zhuǎn)，企業(yè)擁有獨立的檔案管理系統(tǒng)，對于檔案數(shù)據(jù)存儲采取一定的安全措施。檔案數(shù)據(jù)治理工作較為基礎(chǔ)，未有正式總體規(guī)范與計劃，行為可重復(fù)，尚有較大發(fā)展空間。

（3）已定義級。初步規(guī)劃一系列的檔案數(shù)據(jù)治理工作，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理。這一階段的企業(yè)實現(xiàn)了對檔案數(shù)據(jù)治理工作的計劃管理。檔案數(shù)據(jù)管控初見成效，制定了統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)制度與標準并嚴格執(zhí)行；對檔案數(shù)據(jù)治理已有充分認識；實現(xiàn)與業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)對接，檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)更加規(guī)范化、有序化。引入先進信息技術(shù)保障企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)利用與存儲安全。檔案數(shù)據(jù)治理工作一定程度上實現(xiàn)了規(guī)范化、標準化、制度化，但總體未形成自上而下的治理體系。

（4）已管理級。檔案數(shù)據(jù)治理過程可管理、可控制、可測評，形成完整的治理體系。檔案管理層對企業(yè)整體檔案數(shù)據(jù)治理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，形成自上而下的治理體系；檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門間建立良好的合作機制，分工明確，對接流暢，檔案工作團隊專業(yè)性強，協(xié)調(diào)性強；定期對檔案數(shù)據(jù)治理工作進行績效考核與測評；檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的每一個節(jié)點清晰可查，責(zé)任到人；采取一系列檔案數(shù)據(jù)安全保護措施，重視檔案數(shù)據(jù)的分析與利用。檔案數(shù)據(jù)治理工作可管理、可控制，形成較為完善的體系，達到一個較為合理、科學(xué)、規(guī)范的管理模式。

（5）優(yōu)化級。檔案數(shù)據(jù)治理工作已形成一套可持續(xù)創(chuàng)新、不斷優(yōu)化的工作體系。這個階段的企業(yè)已基本完成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，企業(yè)高層重視檔案工作，對檔案數(shù)據(jù)治理有著深刻理解和長遠規(guī)劃，將檔案數(shù)據(jù)作為企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)進行科學(xué)管理和深層開發(fā)，創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益。企業(yè)對檔案數(shù)據(jù)安全格外重視，實時監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)，定期維護與更新檔案系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫，提前做好檔案數(shù)據(jù)安全防控工作，有良好的故障修復(fù)措施和災(zāi)后補救方案。通過定期評估、審核檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流程與項目進展，部門間互相監(jiān)督審查以及收集用戶反饋來實施必要的改進。檔案數(shù)據(jù)治理工作是一個動態(tài)化的管理模式，不斷引入新思想和新理念。

3 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)成熟度模型應(yīng)用

以廣東省深圳市某高新技術(shù)企業(yè)為例，根據(jù)前文設(shè)計的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度模型，對該企業(yè)進行實證分析。為確保評價的科學(xué)性與準確性，邀請該企業(yè)3名檔案管理層人員和1名高校檔案學(xué)專業(yè)學(xué)者組成專家小組（檔案管理者進行打分，學(xué)者負責(zé)監(jiān)督打分的客觀性），對三級指標進行打分，每項滿分100分，打分結(jié)果見表3。

經(jīng)過整理后，依據(jù)表1計算出該高新技術(shù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理成熟度總分為75.95，參考表2可以判定該企業(yè)處于已管理級。該企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)治理工作已經(jīng)實現(xiàn)可管理、可控制，達到了一個較為合理、規(guī)范的管理模式，但從微觀層面分析，仍存在一定問題和可以改進的地方。通過打分情況計算出該企業(yè)四個關(guān)鍵過程域的得分情況見圖4，可看出其檔案數(shù)據(jù)管控方面得分最高，檔案數(shù)據(jù)支撐條件得分最低。

結(jié)合該企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理實踐可知，該企業(yè)檔案部門文檔工作者秉持國家檔案事業(yè)發(fā)展“十四五規(guī)劃”目標，大力開展文檔管理體系建設(shè)、信息化建設(shè)、人才隊伍建設(shè)。該企業(yè)檔案部門注重全面布局、統(tǒng)籌規(guī)劃，在戰(zhàn)略規(guī)劃與目標方面，出臺《xxx公司電子文件管理體系建設(shè)規(guī)劃》《xx部電子文件管理體系建設(shè)實施指南》，明確了電子文件體系建設(shè)整體思路與實施路徑；在制度標準方面，梳理形成企業(yè)內(nèi)部“電子文件管理標準框架結(jié)構(gòu)”，編制集團《電子文件管理辦法》《電子文件元數(shù)據(jù)管理辦法》等一系列標準規(guī)范；但在組織架構(gòu)層面稍有不足，職責(zé)分工上還存在分工不均、界限不清的情況，人員配置上存在專業(yè)錯位、工作熟練度不足的現(xiàn)象。檔案數(shù)據(jù)支撐條件方面略顯不足，2019年該企業(yè)集團文檔控制中心制定了內(nèi)容平臺開發(fā)計劃，分階段實施開發(fā)，投資千萬完成內(nèi)容管理平臺一期建設(shè)工作。但這個檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)目前的版塊功能較為基礎(chǔ)，未來將會對其進行二期開發(fā)，優(yōu)化升級平臺功能，實現(xiàn)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，并且基于內(nèi)容管理平臺開發(fā)數(shù)字檔案館。

結(jié)合該企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀和各關(guān)鍵過程域重要程度綜合考慮，未來的優(yōu)化和提升主要方向主要在于檔案數(shù)據(jù)技術(shù)支撐和檔案數(shù)據(jù)安全兩個方面。應(yīng)著重加強庫房自動化建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)治理平臺建設(shè)升級、計算機設(shè)備更新?lián)Q代以及數(shù)據(jù)內(nèi)容與格式的安全存儲的改進工作，以提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理水平。

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