地方檔案統計工作效能提升路徑探究

肖莉

地方檔案統計工作是綜合復雜的系統工程，需要檔案主管部門組織領導、科學設計、全面統籌和精準實施，利用行政管理、信息技術與統計分析等綜合手段完成任務并實現創新發展。常熟市檔案局、館在檔案統計工作領域以提升統計工作效能為目標，堅持創新發展，積累了諸多經驗與成果。

一、地方檔案統計工作存在問題

長期以來，地方檔案統計工作面臨諸多問題，導致統計工作在低水平徘徊。

1. 思想認識有偏差。基層檔案部門把檔案統計工作作為一項報送檔案業務統計數據的事務性工作，未作為嚴肅的檔案事業法定任務，因而思想理念有偏差，工作方法簡單化。

2. 統計體系不盡完善。檔案統計的對象是國家檔案事務體系中的各級業務主體，在縣市級層面由于機構改革等原因，統計單位基數變動頻繁，容易造成漏報。統計表系統設計不足，統計指標不斷修正，經常導致數據出錯，填報與匯總需反復校驗，影響整個統計工作時效。

3. 數據真實性不足?；鶎咏y計單位普遍存在工作臺賬登記不全等情況，導致填表統計時無據可查，填報時存在臆想拼湊數據的現象。基礎信息采集源頭的人為隨意性，影響了統計數據的真實可靠性。

4. 統計工作信息化程度落后。目前統計工作信息化程度遠落后于檔案數字化程度。全國檔案事業統計系統軟件是單機斷點式的，信息更新遲滯。檔案館室業務工作原始數據分散，數據碎片化，統計靠人工采集、匯總數據，其準確性難以保障。統計內容缺少對問題和規律的分析與呈現，統計成果作用被弱化。

5. 統計成果需求側較弱。統計成果本是為科學決策、規劃發展等工作提供數據支撐，但各級檔案部門的總結、規劃中引用統計數據少，利用統計成果定量分析、輔助行政與業務規劃決策的案例不多。統計成果應用需求不強，提升檔案統計工作效能的動力不足。

二、加強地方檔案統計工作的重要意義

1. 檔案統計工作是通過搜集、匯總和統計檔案工作數據以準確反映檔案事業面貌和發展規律的重要工作。提高統計數據質量和統計分析水平是統計工作的中心環節。全國檔案統計工作的理論邏輯包含了國家檔案全宗統一管理思想，統計脈絡由國家設計，實際操作全國一盤棋。地方檔案部門組織統計、上報檔案事業發展狀況數據，這是支撐國家檔案事務依法治理和科學發展的重要途徑，同時還能有效推動本地區檔案事業宏觀管理，促進高質量發展。

2. 檔案統計工作是檔案法治的重要手段。國家檔案局將國家治理檔案事業的政策與思想，以統計指標、工作方案、進度要求等內容貫徹，根據形勢需要應時調整統計指標與內容，通過統計引導來影響和治理全國檔案工作。各級檔案部門由下而上，由點到面層層上報，這是一種法定的行政報告行為。因縣市區域內有較多基層單位不屬于全國檔案事業統計范疇，地方檔案主管部門應建立個性的地方檔案統計制度，作為地方檔案事業治理的支點。

3. 縣市檔案部門積極作為與有效工作是保障全國檔案事業統計質量的關鍵?？h市檔案部門是檔案統計工作的樞紐，是全國最基礎的檔案統計工作組織，承擔著數據搜集、匯總與統計任務。地方檔案統計事業走依法治理之路，應將行政管理與統計業務高度融合，提高檔案系統對檔案事業統計的認識，全面落實統計責任，把控統計設計、整理和分析進程，使統計流程銜接相扣。

三、常熟市檔案部門統計工作的創新實踐

1. 建立持久的統計工作機制。常熟市檔案局成立專門的統計領導小組與工作隊伍，以貫徹國家檔案局統計工作要求為主線，統籌行政區域內檔案事業統計工作，探索本地區個性化的統計方法，分析統計工作中的難點和問題，以問題為導向制訂長遠的統計工作方案，確定了“行政統籌主導，法治理念引領，科學技術推動”的工作策略，保證地方檔案統計工作走“集中統率、持久連續、準則穩定、基礎優化、標本兼治”的發展道路。統計工作小組每年召開統計工作專題會議，學習統計工作新精神、新要求，確定年度統計工作目標任務。定期進行統計技能培訓，宣貫統計范圍、統計指標、統計目錄、計算方法、報送程序等工作內容。局館各部門統計責任人協調工作進度，完成數據匯總、審核校驗、規范上報等系統工作，統計員合并報表制表審核，錄入電子統計系統，保證上報統計報表數據高質量。

2. 構建地方特色統計制度。以2019年為例，常熟市數百家建檔單位中列入國家統計年報范圍的只有74家，這些統計單位雖然是地方檔案事業的主體，但遠不是全部。除此以外的數百家中小學校、醫院等公共事業機構，街道社區、村委會以及一批企業單位的檔案工作卓有成效，地方檔案主管部門也將其納入了統計監管。常熟市檔案館設立《常熟市檔案事業統計表》，對全國檔案事業統計范圍之外的公有建檔單位進行統計。對地方統計指標體系進行分類和分組，設計了機關事業、企業、村與社區3種報表形式（如圖1），統計指標體系既保留全國年報的主要內容，又適當簡化和增添具備地方特點的內容，如增設統計欄目、檔案館“名人檔案”“重大活動檔案”、各鎮檔案館“非遺檔案”等特色統計項目，還特別增加《國家基本專業檔案目錄》清單中檔案的統計。地方檔案主管部門實施統計監管，基層建檔單位以報送年報的方式保持管理關聯。多年來堅持全國年報與地方年報統計工作同時完成，使每年形成的檔案事業統計數據模型較完整地反映常熟地方檔案事業全局。

3. 創設電子工作臺賬彌補統計鏈短板。登記是統計的前提，更是統計工作鏈上的信息源頭。基層單位傳統的紙質檔案工作臺賬普遍存在不登記或登記錯誤，嚴重影響統計數據準確性，檔案總數在無移交與銷毀情況下比上年減少的現象時有發生。2014年常熟市以提高登記與統計準確性為重點建設“常熟市檔案行政監管信息系統”，設置了21個業務工作登記表組成的“檔案工作臺賬”供基層檔案館室使用。信息化臺賬中包含了全國檔案事業年報與常熟地方年報所需的統計數據欄目，且數據關聯、互相印證，如檔案數量與目錄條數、檔案頁數與數字化頁數情況對應一致。部分數據一次填入多次采用，如檔案人員、庫房面積與設備等。部分數據隨年度變化系統自動計算。檔案人員平時登記準確，在統計時間點就能導出較完備的數據，略作修正就能形成所需的統計報表。檔案工作信息化臺賬為年報統計和各項專題統計提供便捷通道，信息化的加持實現了統計工作補短板、提效能的目標。

4. 持續探索智能化統計方式?！俺Ｊ焓袡n案行政監管系統”（見圖2）全面對接全國檔案統計系統，設計了統計自動化體系，在數據自動采集、報表審核、數據加工等方面實現智能化。自動生成年報，增加智能審核程序，報表填寫不全或不準確就無法實現報送。有別于單機形式的全國檔案事業統計信息系統，常熟地方登記統計系統采用B/S架構形式，從數據采集到報表上報，統計工作鏈得以智能連續，杜絕了人為填寫報表的誤差。系統還能實現報表匯總與導出備份功能。常熟教育系統101個學校6年來通過登記統計系統報送年報，統計效率與質量顯著提高。系統還嘗試延展智能功能，例如增加庫房消防設施檢驗模板，消防設備過期會提出警示；增設庫房樓板承重警示，當填報承重低于500公斤/平方米時出現智能警示。在系統中統計數據及時集成、檔案工作數據排序、歷史數據統計分析、數據圖表展示等功能均得到實現。統計信息化系統儼然成為超級檔案管理員。

5. 積極應用統計成果。統計的目的在于運用，成果的價值在于轉化。常熟市檔案館一方面及時上報高質量的全國檔案事業年報統計成果，另一方面廣泛應用統計數據成果提升工作質量與效率。在全市檔案工作總結報告、專題總結、業務討論等工作中應用豐富數據，使工作分析詳盡，論述有力。利用統計成果精確把握鄉鎮檔案館、村級檔案工作業務進展，積極進行監督與指導，推進農業農村檔案工作發展。通過掌握學校、醫院等公共事業檔案工作延續發展情況，與主管部門合力做強做優民生檔案工作。常熟市檔案館還根據統計數據信息，關注鄉鎮、機關部門在利用檔案數據上的變化，及時開通與調整檔案館數字檔案網上共享利用，實現檔案工作資政、便民，做到事前服務。

四、地方檔案統計效能提升路徑

1. 走依法治檔之路，使檔案統計更具剛性。檔案法治是時代命題，檔案統計工作要提高政治站位，遵循統計法律法規，貫徹檔案法治要求，提升統計工作嚴肅性、數據真實性。檔案統計要納入各級檔案部門職責任務，統計工作的質量指標列入執法檢查、業務評價必檢內容。要建立健全統計數據質量監控和評估制度，嚴控統計過程。對違反檔案統計工作法律法規的責任者實施法律懲處。

2. 優化統計鏈，提升統計質量。質量是統計工作的第一要務，提高統計質量需要統計鏈全流程再塑。檔案統計人員要理解統計的概念，掌握基本算法。統計設計要立足實際需要，提升設計精度，增加有時代內涵的統計項目。如增加檔案館開放檔案審核動態數據等，充分發揮統計的監督作用。

3. 加強信息化建設，推動智能治理。借助信息技術提高統計效能并向智能化統計發展是必然方向。檔案統計要實現全流程信息化發展，包括源頭數據自動化采集、數據集成管理、智能匯集統計、網絡審核報送等，須充分利用“云計算”“AI算法”等技術。常熟市檔案館在信息化工程中嵌入了業務動態登記統計分析系統（見圖3），包括庫房溫濕度、館藏結構、進館進度、利用量等內容。登記統計初步實現了智能化，智能治理使檔案統計工作效能顯著提升。

4. 分享統計成果，發揮統計工作成效。檔案統計成果是檔案事業的大數據，各級檔案事業統計數據要在制度保障下有限開放，形成“檔案事業統計公報”，方便各級檔案部門從統計資源中獲得所需，從數據中發現價值，讓統計成果在應用中資政，助推檔案事業發展。檔案統計成果被廣泛應用，能有效凝聚共識，從而匯聚更多力量推進統計工作發展。