職業院校院系教務管理人員工作系統論思考

李玉君

(江蘇省無錫交通高等職業技術學校，江蘇 無錫 214000)

在校院二級管理模式下，職業院校的教務管理工作由各院系教務管理工作模塊組成，院系教務管理人員的工作尤顯重要。為了做好教務管理工作，本研究從系統論的角度對教務管理工作整體框架進行思考，試圖理清思路，把握重點，進一步提升后續工作水準。

系統論的基本思想是把研究和處理的對象看作一個整體系統來對待，其主要任務是以系統為對象，從整體出發來研究系統整體和組成系統整體各要素的相互關系，以把握系統整體，達到最優目標。職業院校院系教務管理人員的工作也可以看做一個大系統，包含若干子系統，子系統之下又可以分出更細小的層級系統。以下從三個維度分別闡述職業院校院系教務管理人員工作的子系統。

1 具備素質之系統

教務管理人員工作崗位的特點要求教務管理人員具備較高的綜合素質，其素質子系統主要包含以下三個方面。

A.思想道德政治素質。教務管理人員工作任務繁重、工作壓力大，并且直接面向教師、學生及各部門領導，具有很強的服務性要求。因此，教務管理人員要有禮有節、持續高效地展開教務管理工作。教務管理人員必須具備良好的思想道德政治素質，具體包含正確的人生觀和價值觀、愛崗敬業的奉獻精神、優秀的職業道德、良好的個人修養。以良好的思想道德政治素質為基礎，教務管理人員在工作中才能做到細致、有耐心、有恒心、會科學合理安排各項事務、服務態度親和，遇到挫折及矛盾時，不僅能對外協調，更能自我調整心態及情緒。

B.業務操作能力素質。職業院校院系教務管理人員必須具備較高的與管理工作、文秘工作等相關的業務操作素質能力，以保證工作效率及工作質量。這些素質能力包括思維縝密的統籌規劃能力、有條不紊的組織能力、高效合理的辦事能力、言出必行的領導能力、深厚的文字撰寫功底、強大的信息處理能力、熟練的信息化管理手段運用能力等。例如：教務管理人員在制定新學期教材申購單時，需要以新學期所有班級課程信息為基礎，結合以往各學期曾用教材、計劃主講老師的教材建議、院系領導的教材使用意見、學校對于教材使用的要求，整理處理以上大量信息，統籌安排，與各方關系溝通協調，然后謹慎確定教材申購單。教務管理人員在進行學籍管理、排課管理、教材管理等過程中，需要熟練掌握計算機軟硬件工具，特別是辦公自動化軟件，同時熟練操作學校給定的教務管理系統。

C.專業科研能力素質。教務管理人員不能因為平時工作的繁雜而忽視自身專業科研能力的培養及提高。只有具備過硬的專業功底，教務管理人員才能在協助本院領導進行教學檢查監督的過程中，對相關專業教師的教學工作作出客觀評價；才能在參與相關專業人才培養方案制定及修訂過程中增強認知感并提出科學合理的意見；才能在課程設置過程中提高效率并防止出錯；才能在協助領導選定教材及教學排課時提出更好的意見。因此，教務管理人員不僅是行政管理人員，更是專業教師，亦是本院(系)專業建設的重要成員。從自身發展及晉升機會來講，教務管理人員也需要通過自身專業及科研水準的提高來參加職稱評審，進而實現職位晉升及薪資增長。教務管理人員的專業科研水準應與教務管理工作水平齊頭并進。

2 面向對象之系統

教務管理人員，其崗位設置包括院(系)綜合辦公室主任、院(系)綜合辦干事、院(系)綜合辦教學秘書等。在具體工作中，他們不僅要直接面對上級領導，有時也會面對教研室主任、教學副院長、院長、其他部門辦事員、其他部門領導及廣大師生。

A.面向本部門各級領導。教務管理人員在面向上級領導及本部門其他領導時，首先，服從上級對工作的指令，使教學管理工作真正地展開實施。其次，充分發揮主觀能動性，及時向領導匯報工作現狀，在適當的時候提出合理建議。

B.面向教師。教師是所有教學活動的主體。教務管理人員在協助本部門領導及其他部門領導展開教學管理的過程中，勢必會與廣大教師產生聯系。教務管理人員應以誠摯的服務之心與教師頻繁接觸，保持溝通。在確定授課教師、如何征訂教材、統計核對教學工作量、辦理教師調停補課事宜、落實監考人員等工作中，教務管理人員必須耐心跟教師進行溝通協調，反復核對，最后落實。

C.面向其他部門。教務管理人員的有些常規工作，需與學校其他部門定期長期接觸。例如：在教材征訂、核對、收發過程中，教務管理人員與教務處相關負責人直接聯系溝通；在進行學生技能考工報名工作中，教務管理人員與學校技能鑒定部門有關負責人直接聯系溝通，并同時與班主任、學生溝通，督促相關事宜。總的來說，教務管理人員在面向其他部門時，必須有條不紊，加強溝通，避免被誤解，防止重復工作。

D.面向學生。教務管理人員在工作中直接面對學生，教務管理工作也應以學生為出發點，服務好學生。教務管理人員在組織各類考試、調課、補課、學籍管理、成績管理、注冊入學報名等工作中，必須以高度的責任心面對學生，嚴謹地通知，耐心地解釋，有序地引導。教務管理人員的言行要體現對學生的“管”與“愛”，在學生與學校之間構建一座心靈橋梁。

3 工作內容模塊之系統

從各類教務管理人員的崗位職責出發，其工作內容主要包含日常教學服務工作、檔案管理工作、輔助管理工作三大模塊。

A.日常教學服務工作。服務是教務管理人員工作崗位職責的核心。每一個學期開始至學期結束，教務管理人員均要展開一系列常規性的教學服務工作。例如：學期初，綜合辦干事或教學秘書根據教學計劃落實課程設置、教師選課、征訂教材，發放教學任務書、發放課表；學期中，處理教師調課、停課、補課等事宜；學期末，組織并落實考場安排、試卷印刷、監考安排等考務工作。

B.檔案管理工作。教學檔案是教學工作開展的重要痕跡。教學檔案包括一切與教學相關的紙質材料、電子材料，如教學進程表、課程設置、課程表、校歷、教學計劃、教學工作量、考試試卷等。教學檔案的收集、歸納、整理、保存是教務管理人員工作的重要內容之一，亦是教務管理人員其他工作的重要保障。檔案齊，工作內容才齊，檔案清，工作思路才清，教務管理人員才能繼續下一學期工作的順利銜接與展開。

C.協助管理工作。教務管理人員位于教學基層，屬于教學管理崗位。教務管理人員需協助院(系)領導開展本院(系)的教學檢查與監督工作。教務管理人員在學期初、學期中、學期末的定期檢查過程中，需協助上級領導發放通知、收集檢查資料、安排聽課及評課、匯總整理各項整改建議。教務管理人員在每天的常規教學檢查過程中，需參與其中，做好詳實記錄。

4 結語

職業院校院(系)教務管理人員可以從具備素質、面向對象、工作內容三個維度系統地思考本職工作，進一步理清工作思路，抓住工作重點，以更自信的狀態投入工作，提高教務管理人員的整體工作質量。