交通運(yùn)輸檔案信息化管理探討

魯志恒

（山東省交通科學(xué)研究院，山東 濟(jì)南 250031）

引言

交通運(yùn)輸檔案管理工作發(fā)展至今，已經(jīng)累積了公路、水運(yùn)、鐵路、港航、機(jī)場等領(lǐng)域大量的檔案資料信息，但行業(yè)內(nèi)部分單位擁有的檔案檢索設(shè)備以及相關(guān)的技術(shù)能力、人員配備已逐漸無法跟上現(xiàn)今社會(huì)和行業(yè)發(fā)展需求，導(dǎo)致檔案資料整理時(shí)間長、查找效率偏低、借閱流程繁瑣，無法保證檔案利用者快速、準(zhǔn)確地使用相關(guān)交通運(yùn)輸檔案資料及數(shù)據(jù)信息。交通運(yùn)輸檔案管理工作可充分運(yùn)用時(shí)代發(fā)展所帶來的5G、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)產(chǎn)物進(jìn)行管理，采用檔案信息數(shù)字化的管理方法[1]，實(shí)現(xiàn)檔案管理能力和水平的全面提升，為交通強(qiáng)國建設(shè)提供高效信息服務(wù)。

1 交通運(yùn)輸檔案信息化管理的意義

1.1 契合時(shí)代發(fā)展需求

隨著交通強(qiáng)國戰(zhàn)略的實(shí)施，交通運(yùn)輸行業(yè)內(nèi)各領(lǐng)域、各單位均需要使用大量的檔案資料信息以更好地開展相關(guān)行業(yè)管理、工程建設(shè)、科研等工作，因此，加快推進(jìn)交通運(yùn)輸檔案信息化管理，為行業(yè)提供優(yōu)質(zhì)檔案信息資源服務(wù)，是滿足信息化時(shí)代和交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的必然要求。作為從事交通運(yùn)輸檔案管理工作的人員，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)今時(shí)代信息化、數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要意義和作用，積極利用相關(guān)技術(shù)手段開展工作，更好地為交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展服務(wù)[3]。

1.2 創(chuàng)新檔案管理模式

交通運(yùn)輸行業(yè)涉及公路、水運(yùn)、港口、鐵路、機(jī)場等領(lǐng)域，開展的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目、決策咨詢服務(wù)項(xiàng)目眾多，檔案種類復(fù)雜、數(shù)量繁多，導(dǎo)致在檔案管理工作中需要花費(fèi)大量的人員成本和時(shí)間成本。因此，通過信息化、數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸檔案的精準(zhǔn)、高效管理是行業(yè)發(fā)展的基本要求和必要保障。通過大數(shù)據(jù)、5G互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，分散管理電子與實(shí)體檔案，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的整理耗時(shí)長、資料易受損、空間受限等問題，使交通運(yùn)輸檔案管理工作步入新階段。

1.3 提高檔案服務(wù)質(zhì)量

交通運(yùn)輸檔案的信息化管理，將極大地提高交通運(yùn)輸檔案資料的功能性和服務(wù)性，有效幫助行業(yè)內(nèi)各領(lǐng)域開展發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)、數(shù)據(jù)分析、工程項(xiàng)目、技術(shù)應(yīng)用等各類工作。紙質(zhì)檔案經(jīng)過信息化處理，既能使檔案利用者隨時(shí)隨地閱覽檔案資料，又能保證同一檔案同時(shí)滿足多人查閱需求，還可通過數(shù)字化手段幫助檔案利用者自動(dòng)檢索和提取相關(guān)重要信息數(shù)據(jù)，多種功能以更好地服務(wù)行業(yè)工作者快速、高效地查閱和使用交通運(yùn)輸檔案。通過提供高質(zhì)量的交通運(yùn)輸檔案服務(wù)，全面加強(qiáng)檔案信息服務(wù)能力，為自身單位和行業(yè)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

2 交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

2.1 信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

抓好信息化基礎(chǔ)設(shè)施條件建設(shè)是交通運(yùn)輸檔案信息化管理順利實(shí)施的必備要素。檔案信息化的核心是檔案信息系統(tǒng)載體建設(shè)，這一平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的傳送、互換和共用共享[4]。交通運(yùn)輸行業(yè)有關(guān)單位結(jié)合自身業(yè)務(wù)管理、工作需求，做好內(nèi)部局域網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的統(tǒng)籌開發(fā)工作，保證相關(guān)檔案信息化系統(tǒng)及相關(guān)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的正常使用，以確保后期交通運(yùn)輸檔案信息化管理工作的高效開展。

2.2 檔案應(yīng)用數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)

檔案應(yīng)用數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)可以為交通運(yùn)輸檔案資源的高效開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理提供技術(shù)保障[5]。交通運(yùn)輸行業(yè)有關(guān)單位的各領(lǐng)域檔案內(nèi)容繁多，覆蓋面廣，因此，需要建設(shè)一個(gè)能處理龐大數(shù)據(jù)的應(yīng)用信息系統(tǒng)以滿足日常檔案管理需求。系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件歸檔、電子檔案管理以及檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、掃描、儲(chǔ)存、查詢、交換、管理和使用等功能，能快速實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料，并根據(jù)設(shè)置好的類別，形成系統(tǒng)、完善的檔案信息庫，進(jìn)一步提升檔案管理者的管理效率和檔案利用者的查閱效率。

2.3 數(shù)字化檔案建設(shè)

交通運(yùn)輸檔案管理需要專業(yè)檔案管理人員，手動(dòng)提取紙質(zhì)檔案中的相關(guān)重要文件、信息、數(shù)據(jù)輸入信息化管理系統(tǒng)，并通過系統(tǒng)開發(fā)人員的技術(shù)手段，整合成數(shù)字化檔案，建立統(tǒng)一、高效的檔案數(shù)據(jù)庫，做好交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)的最后一步。

3 實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸檔案信息化管理的措施

3.1 建立交通運(yùn)輸檔案信息化管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化流程

（1）明確各檔案管理崗位的崗位責(zé)任、工作清單及具體責(zé)任人，形成標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)范和細(xì)則，以便各項(xiàng)檔案管理工作有序展開。（2）確保檔案信息錄入時(shí)效性，要在檔案入檔后第一時(shí)間組織管理人員將檔案資料中相關(guān)文件、信息、數(shù)據(jù)向信息化系統(tǒng)進(jìn)行錄入，以免后期檔案資料丟失或損毀。（3）不同類型交通運(yùn)輸檔案進(jìn)行分區(qū)管理，分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，提高檔案入庫效率和檔案利用者的查詢使用效率。

3.2 加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案信息化管理人才培養(yǎng)

（1）要注重硬技能培養(yǎng)，積極開展交通運(yùn)輸檔案信息化管理職業(yè)技能教育，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，并針對(duì)交通運(yùn)輸檔案信息化管理過程中可能遇到的問題，及時(shí)傳授切實(shí)有效的解決應(yīng)對(duì)方法。（2）要注重意識(shí)培養(yǎng)，檔案管理人員了解檔案信息化管理對(duì)促進(jìn)交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值和意義，進(jìn)一步提高交通運(yùn)輸檔案保管的安全性、錄入的準(zhǔn)確性和查找的高效性，全面提升交通運(yùn)輸檔案管理服務(wù)水平，配合檔案利用者快速、精準(zhǔn)地使用相關(guān)交通運(yùn)輸檔案資料信息。

3.3 切實(shí)加大檔案管理資金投入力度

（1）在交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)過程中，提前做好資金籌劃，明確好不同建設(shè)節(jié)點(diǎn)的投入金額，確保建設(shè)期資金充裕，使資金投入與建設(shè)任務(wù)相匹配，以完成好系統(tǒng)的前期建設(shè)及后期運(yùn)維工作。（2）積極引進(jìn)配置更先進(jìn)的檔案信息化軟硬件設(shè)施，提升相關(guān)交通運(yùn)輸檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行效率，豐富其功能性和實(shí)用性，真正促進(jìn)提升檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語

交通運(yùn)輸行業(yè)的特點(diǎn)決定了交通運(yùn)輸檔案必須走信息化管理的道路，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)交通運(yùn)輸檔案信息化管理的重要意義，切實(shí)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，加大資金投入力度，建設(shè)好相關(guān)信息化管理系統(tǒng)，積極引進(jìn)培養(yǎng)檔案信息化管理人才，全面提高交通運(yùn)輸檔案管理工作的能力和水平，為交通運(yùn)輸行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)更強(qiáng)信息服務(wù)力量。