財務共享模式下企業(yè)成本控制策略

□文/修薩 呂程遠

（吉林外國語大學國際商學院吉林·長春）

［提要］成本控制工作是企業(yè)管理的重要組成部分，成本控制水平的高低，直接影響到企業(yè)的運營效率。依托于財務共享模式的成本控制工作，可以有效的整合信息，并且加快辦公效率，有效的提升成本控制水平。本文對財務共享模式下企業(yè)成本控制工作進行分析，發(fā)掘其中存在的問題，并提出相應的解決對策。

近年來，財務共享模式成為一種流行的管理模式，但是由于自身財務水平有限，無法將財務共享系統(tǒng)良好應用，導致成本控制工作不僅沒有得到提升，反而拖累企業(yè)效率。所以，對財務共享模式下成本控制工作進行研究，分析其存在的缺陷，并尋找解決對策具有十分積極的意義。

一、相關概念綜述

（一）財務共享模式概述。財務共享模式是近年來新興起的一種公司管理模式，其依托于信息技術，以軟件為載體，將公司范圍內的相同業(yè)務進行聯(lián)通，使企業(yè)的分公司或者各個部門之間可以通過網(wǎng)絡快速的進行溝通和交流，完成審批以及報銷等業(yè)務。財務共享模式能夠有效的優(yōu)化組織結構、規(guī)范流程、提升企業(yè)運行效率，并且降低成本，在國外的大型跨國公司中已經(jīng)被廣泛應用。財務共享模式傳入我國之后，由于其優(yōu)越的效果被我國大型企業(yè)青睞，已經(jīng)有大量的大型企業(yè)開始使用財務共享模式。其核心宗旨為將企業(yè)的辦公流程化、標準化，使企業(yè)母公司和分公司之間可以快速的進行業(yè)務傳遞，使運行效率提升，并且可以縮減人力成本，使企業(yè)能夠獲得更好的發(fā)展。

（二）財務共享模式和傳統(tǒng)財務模式比較。首先，從信息傳遞速度上來看，傳統(tǒng)財務模式的審批以及報銷等流程都需要分公司的財務人員進行人工匯報，大量的使用紙質版賬本，其內容受到財務人員個人因素影響較大，標準不夠統(tǒng)一，需要總公司的財務人員耗費大量的精力進行核算。而且有些公司為了保證財務工作的準確性，往往需要分公司的財務人員前往總公司進行匯報，需要大量的時間，效率極為低下。而財務共享模式可以通過軟件進行操作，業(yè)務內容完全標準化，總公司的財務人員完全可以做到快速審核、及時批復，也不需要分公司的財務人員當面匯報，可以極大的提升財務工作辦公效率，并且降低失誤率。通過網(wǎng)絡傳遞的信息速度極快，從而也使企業(yè)的運行效率提升，為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎。其次，從人員數(shù)量方面來看，傳統(tǒng)財務模式中，各個分公司都必須要配備足夠數(shù)量的財務人員，要有財務總管、會計、出納、庫管等職位，配備的財務人員最少也需要4名，這樣不僅要支出更高的人力成本，同時在分公司財務人員之間的配合也更容易出現(xiàn)失誤。而財務共享模式中，由于財務工作由總公司的財務人員進行執(zhí)行，而分公司只需要在系統(tǒng)中提交數(shù)據(jù)即可，在分公司的財務人員設置上，完全可以只設置庫管及出納，能夠有效降低人力成本支出，體量越大的企業(yè)使用財務共享模式能夠帶來的成本節(jié)約越高。

（三）成本控制概述

1、成本控制定義。成本控制源自于成本管理，是企業(yè)通過成本管理的技術，來對成本使用進行規(guī)劃，能夠使企業(yè)在節(jié)約成本的同時，提升企業(yè)自身在市場中的戰(zhàn)略地位。成本控制區(qū)別于傳統(tǒng)的成本管理，成本控制更加注重于企業(yè)在市場競爭中所處的地位，通過對不同環(huán)節(jié)成本的協(xié)調，使企業(yè)的競爭力能夠提升。成本控制主要以價值鏈理論為指導思想，通過對價值鏈的觀察，來分析影響成本的動因，從而發(fā)現(xiàn)降低成本的方法，并且進行執(zhí)行。成本控制相對于傳統(tǒng)成本管理具有長期性、開放性和整體性，對當前企業(yè)的發(fā)展具有重要影響。

2、成本控制的作用。成本控制工作在企業(yè)的管理中處于一個極為重要的地位，成本控制工作不僅能夠幫助企業(yè)節(jié)約成本，同時還能夠通過企業(yè)運行過程中各個環(huán)節(jié)的成本反饋來發(fā)現(xiàn)企業(yè)運行中存在的問題，能夠使企業(yè)在第一時間發(fā)現(xiàn)并且改善，對企業(yè)的發(fā)展而言具有十分積極的作用。同時成本控制工作不僅是簡單的節(jié)約成本，更是合理的提升企業(yè)的成本使用效率，將企業(yè)的成本更加合理的應用，在需要投入的方向加大成本投入，使企業(yè)能夠獲得更好的發(fā)展。

（四）財務共享模式對成本控制的原理。財務共享模式不僅是一種企業(yè)管理模式，更是一種輔助手段，通過財務共享模式，企業(yè)的總公司能夠快速了解其他分公司或者分項目的成本執(zhí)行情況，了解這些項目的進展。分公司則可以通過數(shù)據(jù)的快速傳遞，來提升和總公司的交流速度，快速完成申請預算、費用審批報銷等環(huán)節(jié)，提高運行效率。其原理主要包括三個方面：首先，加快辦公效率能夠提升企業(yè)運行效率，使企業(yè)的周轉速度加快，從而獲得更多的利潤，也能夠通過增加業(yè)務數(shù)量來攤薄成本；其次，縮減人員數(shù)量，使用財務共享模式之后，企業(yè)需要的財務人員總數(shù)量銳減，可以有效的降低人力成本，為公司節(jié)約資金；最后，運用財務共享模式之后所有財務工作完全由總公司的財務人員或者系統(tǒng)自動進行，可以有效的避免分公司的財務人員利用職務之便進行不法行為，為公司的財務安全提供了一定的保障，尤其是涉及到成本這個最可能產生問題的方面。

二、財務共享模式下企業(yè)成本控制存在的問題

（一）成本控制反饋不及時，導致管理費用攀升。財務共享系統(tǒng)的初衷是提升辦公效率，加快費用申報審批報銷等流程的速度，從而提升企業(yè)的運行效率減少成本支出，并且提升成本控制工作的水平。但是，從企業(yè)運行的實際情況來看，由于財務共享系統(tǒng)構建時間較晚，分公司財務以及各部門的工作人員對于財務共享系統(tǒng)不夠熟悉，在很多環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)失誤，導致財務共享系統(tǒng)的作用無法發(fā)揮。尤其是在進行成本控制時，由于企業(yè)各個分公司習慣于傳統(tǒng)的財務模式，而財務共享系統(tǒng)中費用的預算申請、報銷審批等環(huán)節(jié)都需要多個領導進行審核同意，增加了企業(yè)管理流程的環(huán)節(jié)，使管理費用攀升。成本控制工作的主要信息來源是分公司以及各個部門的反饋，由于流程不熟悉等因素使分公司財務人員和部門員工反饋的信息無法及時的遞交到總公司財務處，則成本控制工作也就無法得到良好的執(zhí)行。

（二）責任劃分不明，導致財務共享模式下成本控制體系性較差。成本控制工作貫穿于企業(yè)運營的每一個環(huán)節(jié)，需要全員進行參與才能得到良好的執(zhí)行。良好的成本控制都是成體系的，每一個環(huán)節(jié)都有嚴格的標準，這樣成本控制工作執(zhí)行起來效率才會得到提升。從目前的情況來看，企業(yè)在財務共享模式構建完成之后，其工作的申報、審批流程發(fā)生了變化，由于需要設置審批人，加上對于財務共享系統(tǒng)的不夠熟悉，很多財務業(yè)務效率十分低下。例如，在預算審批環(huán)節(jié)中，需要由分公司或者部門員工提交預算，參與審批的有部門負責人和分公司領導，總管這項業(yè)務的副總經(jīng)理再到財務人員，參與的人員數(shù)量較多。雖然這樣能夠保證預算的審批足夠謹慎，但是同樣變得更為復雜，加上管理層對于新事物的接受能力較差，很多時候審批不及時，導致預算申請的時間過長，很容易錯過項目發(fā)展的窗口期，給公司造成了較高的時間成本。另外，由于成本控制工作體系性較差，在出現(xiàn)問題之后，由于參與審批環(huán)節(jié)的人較多，責任沒有具體落實到個人身上，發(fā)生事故之后互相推脫，不僅影響企業(yè)的內部和諧，對于企業(yè)的成本控制工作也造成了不利影響。

（三）各部門分公司財務人員素質較低。財務共享模式是依托于信息化設備來執(zhí)行，對于財務人員的素質要求較高。而公司本身對于分公司財務人員的重視程度并不高，也就導致了分公司的財務人員素質普遍較低，很少有相關專業(yè)本科學歷之上的財務人員。尤其是在執(zhí)行財務共享模式之后，這些分公司的財務人員由于業(yè)務素質有限，導致其很難快速的接受財務共享系統(tǒng)，這也就使財務共享系統(tǒng)需要進行提交同時也需要分公司的財務人員當面匯報，嚴重地拖累了企業(yè)成本控制工作的效率。

（四）偏重預算，對偏差分析重視程度不夠。在現(xiàn)有財務共享模式中，公司財務部門對于預算的重視程度非常高，需要分公司和部門員工做出詳細的解釋，并且進行嚴格審核，確保企業(yè)的每一分錢都能夠花在刀刃上，但是對于偏差分析重視程度卻不高。這就導致了分公司或者員工消耗大量時間申請預算之后，在執(zhí)行預算的時候出現(xiàn)偏差情況層出不窮，并沒有在實質上降低成本。而當這些預算執(zhí)行偏差出現(xiàn)之后，公司沒有專門對這些偏差出現(xiàn)的原因進行分析，這種行為是不嚴謹?shù)模瑢τ诔霈F(xiàn)偏差的預算執(zhí)行，不進行詳細的調查和調研，很容易出現(xiàn)員工故意多執(zhí)行預算的情況，對于企業(yè)的成本控制工作而言是一個巨大的缺陷。

三、財務共享模式下企業(yè)成本控制對策

（一）建立合理管理制度，提升財務共享模式運行能力。成本控制反饋的及時性十分重要，因為只有進行及時的反饋，才能夠使企業(yè)充分發(fā)揮出成本控制工作通過成本反饋來對公司運行糾錯。企業(yè)應該建立一個合理的管理制度，例如定時審核審批，將每天上午10點和下午4點作為審核審批時間，在這個時間段之內管理層應該專門抽出時間來審核審批，從而保證財務共享模式的運行效率得到提升，避免出現(xiàn)管理層時間錯位導致辦公效率低下的情況。另外，在財務共享軟件中設置一個緊急審批功能，當涉及到的項目對企業(yè)影響較大或者重要程度較高時，工作人員進行提交審批時領導層的智能設備應該發(fā)出提醒聲音，督促管理層及時進行審批，這樣就可以避免不在審批時間段中而又較為重要的項目審批被耽誤，從而提升其成本控制工作水平。

（二）明確落實責任，提升成本控制系統(tǒng)性。任何模式只有形成系統(tǒng)性，才能夠真正的發(fā)揮出其作用，財務共享模式同樣也是這樣。在財務共享系統(tǒng)的申報流程中明確各個環(huán)節(jié)中的責任人，例如在審批環(huán)節(jié)中，分公司或者部門工作人員遞交超過一定金額的申請之后，相關參與人應該同時出具審批意見，確保這次預算科學合理，能夠符合公司的利益，并且數(shù)額在合理范圍之內。這樣一來，每個環(huán)節(jié)的管理層都要出具相關審批意見，也就要求相關管理層認真的考核每次預算，如果在未來出現(xiàn)問題，那么責任就可以落實到個人，參與預算審批的管理層也可以按照職級或者相關參與程度進行責任劃分，使成本控制擁有了系統(tǒng)性，讓每一個參與到成本控制工作過程中的人都肩負責任，能夠充分發(fā)揮出成本控制應有的作用。

（三）引入高素質人才，加強培訓現(xiàn)有財務人員。近年來，由于科技發(fā)展速度較快，企業(yè)進行了信息化的升級，這超出了原有財務人員的接受能力，使各個分公司財務人員在進行辦公的時候效率并沒有得到提升，財務共享系統(tǒng)也不能夠得到良好的應用。可以從兩個方面入手解決這個問題：首先，引入高素質的人才，通過提升薪酬以及福利待遇，加強對高素質人才的吸引力，使高素質的人才能夠加入，提升財務隊伍整體水平，也使其能夠更好地應用財務共享體系來完成成本控制工作。其次，對現(xiàn)有的財務人員進行培訓，聘請專業(yè)的講師，系統(tǒng)性的闡述財務共享模式的精髓，提升現(xiàn)有財務人員的專業(yè)知識水平，并且讓其能夠更好的應用財務共享系統(tǒng)，使現(xiàn)有的財務人員能夠提升學習財務共享系統(tǒng)和提升成本控制意識的積極性。

（四）重視成本超支部分，做好預控。成本控制工作的核心就是保證成本預算在估計范圍內的工作，所以對于成本超支部分的管理，是成本控制工作的主要內容。企業(yè)應該充分的重視成本超支部分的分析和管理，當項目預算執(zhí)行時超過編制的預算較多時，更是應該進行深入的調研和探討，尋找出預算超支的原因，從而進行改善。而不是只重視預算的編制。在預算的編制環(huán)節(jié)卡死每一分錢，也應該給予預算執(zhí)行一定的靈活空間，當預算執(zhí)行超過靈活空間之后，一定要進行分析。在財務共享模式下，信息傳遞速度加快，公司的財務人員可以快速的了解到預算的執(zhí)行情況，這樣一來就可以在預算超支時及時的進行介入，了解具體情況，并且分析原因。當之后再有類似項目或者預算的時候，做好預控，能夠有效地提升成本控制水平，將成本控制工作和財務共享模式妥善結合。