信息化時(shí)代人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

陳哲 張明珍 煙臺(tái)市套子灣污水處理有限公司

人事檔案是人事管理活動(dòng)的重要組成部分，記錄了個(gè)人在各個(gè)方面的信息，是人才履歷和品格的直觀體現(xiàn)，也是單位培養(yǎng)選擇人才的重要依據(jù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，目前在檔案的管理和事業(yè)單位中存在的問(wèn)題也逐步顯現(xiàn)。本文對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

一、人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的意義

1）有助于提升人事檔案的使用價(jià)值。人事檔案是每一位員工的成長(zhǎng)縮影，是企業(yè)和單位選拔人才匹配工作崗位的根據(jù)。人事檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式，可以使信息之間建立起關(guān)聯(lián)，有助于人事檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，從而使企業(yè)或者單位更好更快地了解員工過(guò)往的真實(shí)經(jīng)歷，分析出員工的特點(diǎn)及所長(zhǎng)，選拔出更匹配企業(yè)自身發(fā)展的優(yōu)秀人才。人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化使企業(yè)和單位選拔人才更快捷、更精準(zhǔn)，提升了人事檔案的使用價(jià)值。2）有助于保障人事檔案信息的時(shí)效性和安全性。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)在人們的生活中占據(jù)著越來(lái)越重要的地位，不論是作為企業(yè)招聘人才和開(kāi)展業(yè)務(wù)的渠道，還是作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要手段，都對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。人事檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化可以使人事檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)的力量快速傳遞，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的即時(shí)更新，保證了人事檔案信息的時(shí)效性。

二、信息化時(shí)代人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

（一）建立規(guī)范的管理機(jī)制，用嚴(yán)格的制度去約束管理

例如，制定《人事檔案信息化管理人員崗位職責(zé)》《人事檔案信息化場(chǎng)地管理辦法》《人事檔案出入庫(kù)交接辦法》《人事檔案信息化保密協(xié)議》《人事檔案信息化應(yīng)急預(yù)案》《外包人員保密承諾書(shū)》等適應(yīng)信息化建設(shè)的相關(guān)管理制度。

（二）積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于高效的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和先進(jìn)的信息化技術(shù)，這就對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施提出了較高的要求，想要實(shí)現(xiàn)高效率的檔案信息化管理，必須構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才。根據(jù)企業(yè)自身人事檔案管理要求，對(duì)管理系統(tǒng)的功能和結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善，只有這樣才能保證檔案信息的傳輸功能和共享水平，保證檔案信息管理工作有效開(kāi)展。

（三）推行管理工作的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)

應(yīng)該大力推行信息化建設(shè)，努力將人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，在配備計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的前提下，加大對(duì)操作人員計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，盡量防止使用手工操作的手段進(jìn)行管理，讓管理者可以及時(shí)掌握最新設(shè)備的使用技能，從而提高認(rèn)識(shí)檔案管控的水平和工作效率。信息數(shù)據(jù)必須規(guī)范，若沒(méi)有統(tǒng)一的格式及標(biāo)準(zhǔn)，便不能實(shí)現(xiàn)地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)及國(guó)家的人力資源信息共享的目的，在數(shù)據(jù)信息設(shè)置中可以增設(shè)一條有關(guān)單位、部門(mén)特征的項(xiàng)目。信息分類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)立的內(nèi)容通常有身份證號(hào)、姓名、性別、工作單位、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話、畢業(yè)學(xué)校等信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)，是人事檔案信息化管理的核心，可以集中組織、管理人員所需的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不但可以重復(fù)使用，提升利用率，還能消除重復(fù)數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)，使結(jié)構(gòu)合理、功能齊全，能夠共享人才信息資源庫(kù)，可時(shí)刻為組織、人事的業(yè)務(wù)管理者提供多種功能、深層次的信息服務(wù)。

（四）加強(qiáng)制度建設(shè)，提升網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)

制度的建設(shè)以及安全防范意識(shí)的樹(shù)立，直接地關(guān)乎各項(xiàng)管理工作與應(yīng)急措施的有效執(zhí)行，不管是從人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的階段中，還是完善制度都是防范安全事故出現(xiàn)的有效手段。突出對(duì)人事檔案的信息管理安全事件發(fā)生頻率，提升各個(gè)環(huán)節(jié)的安全管理工作開(kāi)展效率，例如在人事檔案的共享、利用等工作環(huán)節(jié)中，重點(diǎn)突出對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)較多的環(huán)節(jié)加以安全管理等。針對(duì)管理人員講，可通過(guò)學(xué)術(shù)講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，不斷地提升檔案管理人員自身的信息素養(yǎng)，加強(qiáng)其對(duì)人事檔案管理存在價(jià)值的認(rèn)識(shí)。并對(duì)工作的流程進(jìn)行優(yōu)化、對(duì)人事檔案的經(jīng)手人員進(jìn)行登記，保障可有效的追溯。通過(guò)提升全體員工網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，加以對(duì)檔案工作開(kāi)展宣傳，提升人們對(duì)人事檔案工作泄露的危害性認(rèn)識(shí)、提升員工對(duì)秘鑰的管理，以及日常生活中信息安全意識(shí)，能自覺(jué)地重視對(duì)個(gè)人信息的保護(hù)。

（五）完善人事檔案的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

人事檔案想要由傳統(tǒng)的管理形式轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)信息化的管理形式，首先要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)模塊化的管理。首先，不同的模塊要能分別實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、輸出、變更、瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，同時(shí)也要能滿足自定義操作的需要。系統(tǒng)在操作的過(guò)程中要能滿足人事檔案的相關(guān)需求，比如檔案的輸入功能要盡可能詳盡的體現(xiàn)出職工的過(guò)往經(jīng)歷，包括職工的姓名、年齡、性別、籍貫、學(xué)歷、出生日期、政治面貌、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷、職稱情況以及獲獎(jiǎng)經(jīng)歷等；查詢和統(tǒng)計(jì)功能要設(shè)置一定的查詢條件，讓查詢檔案者可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行篩選；輸出功能要根據(jù)不同部門(mén)的需要可以針對(duì)性的以報(bào)表的形式呈現(xiàn)；變更功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的刪減、信息的修改等。

三、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，人事檔案信息化建設(shè)利大于弊，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)中央對(duì)干部人事檔案管理的要求，順應(yīng)人事檔案信息化的大趨勢(shì)。面對(duì)檔案信息化存在的問(wèn)題，應(yīng)積極思考如何采取措施去解決，而不是回避。要堅(jiān)決打贏人事檔案信息化建設(shè)“持久戰(zhàn)”，充分利用好檔案信息與其他資源的整合，讓檔案各項(xiàng)功能與干部數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用最大化。