淺析如何做好文書檔案收集與歸檔工作

蔣欣蕓 桂林市建筑設計研究院

在單位的實際運營發展階段，可能會出現大量文書檔案。而做好這部分的資料管理工作，關系到文書檔案收集、歸檔的工作，可以有效的保障文書檔案管理質量?；诖耍嚓P管理人員要提升關注度，并且加強全過程的質量控制力度，提升文書檔案工作處理效率。就當前大部分單位的文書檔案收集與歸檔工作進行分析，還存在許多需要解決的問題，需要加強各個環節工作的把控力度，提出針對性較強的解決策略。通過落實相關的管理規章制度，形成檔案管理人員良好的責任意識，更加關注單位的業務動態變化情況，整合與存儲關鍵的信息檔案，以此促進后續各項工作的順利開展。

一、做好文書檔案收集與歸檔工作的重要性

從單位的實際運營發展情況進行分析，做好辦公室的文書檔案收集、歸檔工作十分智能工業，是推進單位可持續發展的關鍵。做好辦公室文書檔案收集、歸檔工作具有不可替代性的特點，包括以下幾個層面的內容：首先，做好辦公室的文書檔案工作，是單位促進后續工作順利進行的關鍵。在單位的各項工作中，確保文書檔案收集、歸檔工作順利開展，才可以促進后續工作順利進行。所以，做好辦公室文書檔案管理工作十分重要。其次，單位做好文書檔案收集與歸檔工作，是單位發展進程的總結與記錄。在單位的實際運營發展階段，一些重要的活動、發展歷程都被收錄在文書檔案中，有助于加快單位的文化建設腳步，實現長效發展目標。最后，做好單位辦公室的文書檔案管理工作，可以切實提升綜合運營效率。文書檔案管理工作是企業促進各項活動開展的基礎，并提升辦公室文書檔案管理效率，并降低信息以及資料收集難度，顯著提升各項工作的處理效率。辦公室開展檔案收集以及歸檔工作，是單位管理中的關鍵構成部分，在各項工作中發揮關鍵的影響作用，開展有效科學性的管理工作。所以，在各項管理工作中，需要以做好辦公室文書檔案的歸檔與收集工作，提出一系列的管理方法與策略，切實提升辦公室檔案管理質量與效率，促進后續業務活動順利開展。

二、文書檔案收集與歸檔工作中面臨的主要問題

（一）文書檔案內容收集與規范意識不強

對于單位文書檔案收集以及歸檔工作的實際情況進行分析，許多單位的文書檔案管理人員沒有充分了解做好本職工作的重要意義，存在思想層面關注度不足的情況，使得工作人員不關注文書檔案內容的收集以及歸檔。大部分員工受到慣性思維的影響，僅僅關注建筑工程設計、工程設計等方面的內容，但是忽視了一般性質的檔案資料，存在內容收集與歸檔力度不足的情況，還存在文件沒有認真有效處理的情況[1]。因此，與具有關鍵性質的文檔內容相比較，文書檔案內容的規范、收集等受到一定的影響。不僅檔案資料收集不齊全，還可能出現不完善、存在紕漏的情況，如信息錯誤、文件內容丟失等。如果出現了這些問題，工作人員又責任心不足，沒有提出糾正的策略，則可能使得文書檔案收集、歸檔工作存在紕漏。雖然單位在規定的時間范圍內完成了匯報的工作，但是上報單位檔案管理部門沒有及時的整理上報的資料，可能導致檔案資料丟失的問題出現，或是對檔案資料的使用產生一定的影響，無法在后續的歸檔工作中發現上報資料，還會影響檔案工作的實效性。

（二）文書檔案收集片面

在單位的文書檔案管理階段，普遍都存在文書檔案收集工作不全面的情況，有些管理人員受到自身意識影響，忽視了如何開展文書檔案收集工作。因此在開展現實工作的階段，可能出現重要文書檔案遺落的情況，無法及時的收回歸檔。在文書檔案中，包含了大量的信息，也有的信息資源來自于多個渠道，發揮著關鍵的價值[2]。若文書檔案內容收集片面，出現信息泄露的風險，則會對后續的檔案管理工作、規劃建設工作產生直接的影響。在大部分企業內部，文書檔案管理部門地位不高，負責這項工作的也缺乏專業技術人才，導致其缺乏工作責任心，影響實際的文書檔案收集與歸檔效率。

（三）辦公室檔案管理工作缺乏信息化管理

當前，科技技術不斷發展，電子信息技術、互聯網平臺得到了廣泛的利用，許多行業都紛紛引入了數字化信息技術。在檔案管理領域中，許多企業都是以紙質檔案為核心，沒有做好全面的電子檔案管理工作。信息化技術給辦公室文書檔案收集、歸檔工作提供了一定的方便之處。如果處理不到位，無法正確的利用檔案信息，則會達到適得其反的效果，甚至影響后續的檔案信息管理工作，引發一系列的風險問題。

（四）文書管理人員欠缺專業知識的培訓

單位的檔案管理工作與單位的議事日程關系較為緊密，檔案機構設置、業務經費投入存在關注度不高的情況，單位各個部門進行文書檔案資料管理的人員都是兼職，存在專業知識欠缺的情況。部分檔案管理人員出于職稱平等的目的，積極參與到各個部門的檔案培訓工作中，但是培訓的時間比較短，無法達到良好的培訓教育效果。在獲得而來檔案職稱以后，忽視專業技術培訓，崗位變動較大，檔案資料擺放也具有隨意性的特點，移交程序不合理，對文書檔案收集、歸檔工作開展產生直接的影響。

三、做好文書檔案收集與歸檔工作的有效策略

（一）提高文書檔案管理相關工作的重視程度

單位做好文書檔案收集工作，不單單包括單位的管理規范與條例，也是企業發展的關鍵歷程。大多數情況下，文書檔案新會對企業發展帶來一定的影響。所以，單位需要更加關注辦公室文書檔案收集、歸檔工作開展，并通過文書管理活動、做好員工培訓的工作，并提升管理人員對辦公室文書檔案工作的重視度。此外，開展文書檔案管理與收集的活動，可以幫助員工形成良好的文書檔案管理意識，并形成良好企業文化，消除辦公室文書檔案收集、檔案工作障礙，確保文檔的完整性以及規范性。

（二）健全文書檔案管理工作相關的制度條例

為了順利的做好單位文書檔案收集與歸檔的工作，就需要形成相關人員良好的思想意識，建設文書檔案管理與收集的相關制度條例，加強整體管控力度。當前，單位在文書檔案收集以及整理的階段，可能會引發一系列的問題，最關鍵的因素就是在落實各項工作的階段，存在工作方式不嚴謹、工作隨意性較強的問題。不同的工作人員使用了不同的工作方式，文書檔案內容也存在被區別對待處理的情況[3]?；诖?，單位就需要建設完善的文書檔案管理制度，了解文書檔案的相關內容，收集范圍、時間等，還要將文書檔案收集注意事項羅列出來，然后促進文書檔案收集工作、歸檔工作有序開展。在完善文書檔案管理制度的階段，可以參考優秀企業的成功經驗，然后結合單位的發展目標，做好針對性修訂工作，不能完全模仿，沒有建設配套機制，否則無法發揮出實際的管控作用。

（三）利用符合時代發展要求的工作方式

現階段，社會處于不斷發展與進步的條件下，單位的運營也體現出了多元化的趨勢，員工數量持續增加，使得文書檔案管理的工作變得更加復雜。如果單位還沿用傳統的管理模式，做好文書檔案的管理工作，則會影響實際的工作成效。雖然文書檔案的收集以及歸檔流于形式化，僅僅是簡單的整理文書檔案相關內容，沒有明確的管理目的。因此，這項工作才無法安發揮出實際的使用價值。此外，在整理檔案的過程中，也存在意識重要信息的情況，無法合理的利用文書檔案內容[4]。因此，單位就需要摒除滯后的文書檔案管理模式，并且利用滿足當前建設與設計要求的方式，對相關內容進行收集歸檔。在徹底轉變收集、歸檔意識的同時，從被動收集轉變為主動收集。對于現實的檔案管理工作進行分析，并不是需要什么類型的資源內容，才去收集相關的資料，而是要對具有潛在價值的文書檔案進行歸集處理。其中最需要注意的問題就是，促進文書檔案管理部門與其他部門的溝通，確保獲得內容的真實性與完整性。在做好基礎工作的同時，符合時代的發展要求，提出全新的工作方式，從根源上避免檔案資料收集不全面、內容不精準的問題發生，保障文書檔案管理與收集工作順利開展，以此提升整體的管理效率與質量。

（四）合理利用系統收集材料，優化檔案服務

當前，在數字化辦公系統建設的階段，許多機構單位、政府部門都已經引入了辦公自動化系統，可以開展辦公信息處理以及收集的工作，以此順利的達成數字化辦公核心目標。以完善的辦公系統為核心，顯著的提升文書檔案工作安全性、便捷性，加快各項工作的進度。所以，對于文書檔案人員來說，應當合理化的利用OA系統，并設置OA系統賬戶的基本權限，能在系統中查看領導下達的要求、需要完成的規劃內容等[5]。以此為基礎，文書工作人員通過辦理與跟蹤，順利的完成各項護工作，及時向主辦部門收集材料，不能等到第二年度再收集材料，避免喪失材料收集實時性，還可以避免出現材料丟失的風險問題。另外，對于文書檔案管理人員來說，要定期向文書工作負責人員收集材料，確保編研工作順利開展。從檔案管理人員的角度進行分析，需要編制專題，合理化的利用檔案資料與信息，為各個部門工作開展提供一定的方面指出，相關部門也可以了解做好檔案收集、歸檔工作的重要性，提升相關部門工作人員、領導層的關注度，不斷優化檔案服務。

（五）深入了解業務動態

要想確保檔案工作的完整性，就要高效的利用檔案，還要對請示報告進行核查。而對于批復文件來說，在實際的歸檔階段需要實現批復整理與請示的相互融合。若沒有正式批復、但是有處理意見的，就要在請示文件中進行備注，還要在備注處加蓋擬辦部門公章。此外，合理化的利用多種多樣的途徑，分析各個部門的業務動態。通過官方微信、官網、OA系統等。檔案管理人員要促進與相關部門的協作與交流，并且發揮各個部門檔案人員在歸檔中的關鍵連接作用。在與本單位相關網絡信息查詢的階段，做好及時保存與下載的工作，保證收集歸檔資料的全面性。

（六）確定文書檔案的歸檔范圍，落實配套制度

文書檔案的收集與歸檔，對單位的可持續發展來說十分重要，具有較高的研究價值，可以作為各項設計規劃工作開展的憑證，可以將相關部門的活動過程展現出來。所以，文書檔案需要征集紙質文書檔案，遵循相關的管理規章條例，促進彼此的溝通與聯系。結合不同部門的基本情況，設立檔案管理專項經費，分析各個部門的基本情況。此外，單位需要合理化設立檔案管理專項經費，設置獨立的文書檔案資料室，將文書檔案與其他資料分類管理[6]。不僅需要確保檔案收集與歸檔的及時性，還要移送到綜合檔案室當中，做好集中管理的工作。在此基礎上，各個部門都要立足于基本情況，建立完善的文書檔案與歸檔管理制度，還要深入到各個部門考察，明確文書檔案收集時間、基本歸檔范圍等。采用成立監督小組的方式，做好對文書檔案收集工作的監督把控力度，確定文書檔案的歸檔范圍、逐步落實配套的制度，激發檔案管理人員的工作主觀能動性。

（七）實現電子信息技術與文書檔案收集與歸檔工作融合

基于信息化時代環境下，電子信息技術的發展速度較快，大眾的生活各個方面都需要電子信息平臺作為關鍵支撐。電子信息技術具有較強的快捷性，可以為大眾的生產生活提供一定的方便之處。對于現代電子信息技術來說，其具有獨特的特點，可以順利的完成信息傳輸工作，將信息存儲在同一平臺上，實現當代信息技術與辦公室文書檔案收集工作融合，進而顯著的提升辦公室文書檔案管理效率。在利用信息化技術的同時，建立內部網絡宣傳系統，整合文書檔案收集、歸檔的網絡平臺，促進辦公室文書檔案管理工作可以順利在網絡平臺上進行，顯著提高數據傳輸的速度，整合各個部門的關鍵信息，還可以促進各個部門的交流與協作，切實做好文書檔案管理工作。

（八）開展內部檔案管理工作者培訓工作

對于單位內部為文書檔案管理人員來說，其應當擁有較高的文書檔案收集、歸檔能力、管理能力。為了做好文書檔案相關內容的歸檔與收集工作，就需要做好全面的檔案管理人員培訓工作。對于一名優秀的檔案管理人員來說，其應當擁有良好的監督管理能力，還需要掌握更多的專業知識，豐富自身的知識儲備情況。單位需要給予及時的鼓勵與相應的福利待遇，鼓勵管理人員對文書檔案收集與管理工作進行監督，顯著提升其綜合業務水平，開展有效培訓的工作，使其了解更多的文書檔案管理相關知識，對先進的技術進行把控。單位通過組織相關工作人員到其他單位的優秀部門中進行學習，并定期開展專項培訓工作，有利于其掌握更多的文書檔案收集、歸檔知識的技能[7]。如果可以充分了解文書檔案收集與歸檔的流程，就可以結合各項工作流程，順利的開展各項工作。對于實際的工作進行分析，相關人員要做好文書檔案內容整列與分類工作，確保保管與號碼編制工作到位，提出合理化的管理方式，明確文書檔案管理的基本標準。如果在后續的工作中發現了問題，應當及時提出優化調整策略，確保及時處理文書檔案與收集歸檔工作，發揮資料的實際效用。

四、結束語

綜上，在現代企業的運營管理階段，做好文書檔案收集與歸檔工作十分重要。為了實現單位的健康穩定發展，需要強化文書檔案收集與歸檔管理力度，深化檔案管控制度，提出合理化的創新工作模式，做好檔案管理人員的培訓與教育工作，提升其業務工作水平，使其可以以更加嚴謹的態度對待自身的崗位工作。立足于單位的基本工作情況，發現各個流程工作蘊藏的風險問題，對檔案管理體系進行優化與改革，顯著提升檔案管理效率。從管理人員的角度進行分析，其應當了解做好文書檔案收集與歸檔工作的重要意義，還需要引入先進的信息化技術，搭建完善的平臺，收集關鍵的資料，保障文書歸檔質量，切實提升檔案利用率，為單位的健康可持續發展打下良好基礎。