綜述檔案管理中的電子檔案管理

王漢軍 濱州市沾化區(qū)醫(yī)療保障局

電子檔案館的發(fā)展應(yīng)考慮到信息時(shí)代的發(fā)展，許多單位組織已經(jīng)改變了文檔管理的形式，并使用電子文檔管理來更好地管理文檔。傳統(tǒng)的文件管理需要長時(shí)間的收集，分類和存儲(chǔ)，并且員工的工作量非常大。但是，電子文檔管理基于先進(jìn)的信息技術(shù)，不需要手動(dòng)分類，從而減少了人員并提高了工作效率。電子檔案管理人員不僅必須具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，而且必須熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，為了更好地實(shí)施電子文件管理，有必要提高管理者的全部能力，滿足電子文件管理的要求，并使工作順利進(jìn)行。

一、電子檔案文件的優(yōu)勢(shì)

（一）直接減輕了檔案管理的工作強(qiáng)度，提高了工作效率

當(dāng)前的信息技術(shù)時(shí)代為檔案管理的發(fā)展提供了可靠的技術(shù)，電子文件管理的使用解決了傳統(tǒng)文件管理的許多缺點(diǎn)。例如，電子檔案使人們更容易查閱、修改和使用。同時(shí)，電子文件管理已取代了手動(dòng)工作，因此無須依靠員工來手動(dòng)記錄，收集，分類和保存，可以使用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)保存文件，這直接消除了手工輸入和分類的問題，并減輕了員工的工作量。電子檔案管理節(jié)省了大量煩瑣的工作，提高了檔案管理的效率，同時(shí)提高了檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。

（二）電子檔案文件管理更有利于文件保密

過去，文檔管理是整體保存的，查看文件時(shí)，只要查閱部分文件就可以查看所有文件，這不利于文件管理的機(jī)密性。電子文件管理的方法與傳統(tǒng)文件管理不同，檔案文件將單份保存，并且在查閱過程中僅可見必要的內(nèi)容，看不到其他文件的內(nèi)容。這樣，文件管理的相對(duì)機(jī)密性得到很好的保證，更好地保護(hù)文件安全性。

（三）電子檔案文件管理有助于共享文件并重用

傳統(tǒng)文件管理只有一份，即只有一個(gè)人可以訪問或使用它。一旦其他人查看并借用了該文件，其他人將不再能夠使用該文件。但是，電子文檔將更改此閾值，并且許多人可以檢查或使用它，這完全反映了文件共享。電子文件也可以重復(fù)使用，紙質(zhì)文檔重新使用后筆跡可能不清楚，或者某些內(nèi)容可能丟失。電子檔案館將不會(huì)有這些問題，即使它們被多次使用，存檔的內(nèi)容也不會(huì)改變。

二、分析電子檔案文件管理中的問題

（一）人們對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)仍然存在一些局限性

由于電子檔案的發(fā)展還不成熟，對(duì)電子檔案的理解還不夠深入，因此對(duì)電子檔案管理的理解還不夠全面。因此，需要采用雙軌制，即同時(shí)使用電子文檔和紙質(zhì)文，以兩種方式運(yùn)行文件管理，以創(chuàng)建具有相同內(nèi)容的兩個(gè)文件。

（二）難以識(shí)別電子文件憑證的原件

歸檔是所有過程數(shù)據(jù)的記錄，即原始記錄，這些文件是真實(shí)的原始文件，因此非常有用。但是，電子文件的內(nèi)容很容易更改，可能會(huì)通過復(fù)制或?qū)嵤┎磺宄囊蛩貋砀奈募膬?nèi)容。當(dāng)文件在他人轉(zhuǎn)存期間被惡意修改，不會(huì)留下任何痕跡，從而難以區(qū)分電子文件的真實(shí)性和原創(chuàng)性。

（三）電子檔案文件的安全性

電子檔案文件的安全性存在問題，檔案的安全性非常重要。電子檔案文件管理受某些因素影響，例如，檔案中的數(shù)據(jù)很容易丟失和更改，并且檔案失去了真實(shí)性。如果網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定或不安全，也會(huì)影響文件的安全性。

（四）長期保存電子檔案文件

紙質(zhì)文件被存儲(chǔ)在檔案室中，并且會(huì)被長時(shí)間存儲(chǔ)。但是，隨著電子文件數(shù)量的增加，它將占用越來越多的內(nèi)存。但是，某些軟件的容量是有限的，長期存儲(chǔ)檔案是不夠的，并且沒有長時(shí)間存儲(chǔ)檔案的好方法。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的措施

（一）創(chuàng)建檔案文件使用系統(tǒng)并集成各種文件資源

為了更好地利用電子檔案館的管理，首先必須建立完整的檔案館使用許可制度，建立檔案使用許可制度，規(guī)范檔案使用，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。當(dāng)相關(guān)員工需要訪問檔案時(shí)，他們必須嚴(yán)格按照法規(guī)行事，并且只有在獲得經(jīng)理同意的情況下才能使用檔案。檔案管理人員必須學(xué)會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)來收集檔案，以便及時(shí)收集有關(guān)檔案的信息。同時(shí)，需要及時(shí)更新文檔，以滿足審閱者的需求。在創(chuàng)建電子文檔時(shí)，需要結(jié)合處理紙質(zhì)文檔，促進(jìn)電子文件管理的發(fā)展。

（二）制度化建設(shè)，確保信息管理規(guī)范化

電子檔案的管理應(yīng)建立適當(dāng)?shù)墓芾碇贫龋瑫r(shí)，它也可以使人員操作標(biāo)準(zhǔn)化以避免錯(cuò)誤，有利于電子文件的管理。強(qiáng)大的文件管理取決于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，如果遇到計(jì)算機(jī)問題，硬件故障，木馬等，將導(dǎo)致存檔中的數(shù)據(jù)丟失。如果需要遠(yuǎn)程查看檔案，則必須確保網(wǎng)絡(luò)安全以確保檔案的機(jī)密性和安全性。電子案件管理系統(tǒng)的開發(fā)可以使員工績效標(biāo)準(zhǔn)化，防止由于故障造成的數(shù)據(jù)丟失，并確保電子文件的安全性和機(jī)密性。

（三）加強(qiáng)人事管理，加深對(duì)檔案保護(hù)的認(rèn)識(shí)

電子檔案依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來收集和存儲(chǔ)檔案，但是操作仍然需要人員。人事管理是電子文件管理的重要組成部分，有必要加強(qiáng)人員管理，提高員工保護(hù)意識(shí)。管理人員應(yīng)確保員工適當(dāng)?shù)貐⒓优嘤?xùn)，提高他們的學(xué)習(xí)和教育質(zhì)量，并養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。他們必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，記住自己的責(zé)任，并且對(duì)案件內(nèi)容保密。有必要知道如何保護(hù)文件并提高文件的機(jī)密性，以免造成非常嚴(yán)重的影響。

四、結(jié)束語

從以上分析可以得出結(jié)論，傳統(tǒng)文件管理已經(jīng)過時(shí)，傳統(tǒng)的文件管理有很多問題，工作非常復(fù)雜且工作量很大，容易引起混亂，并且不利于文件管理。電子檔案管理解決了傳統(tǒng)檔案管理的許多問題，不僅減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，而且使檔案的收集，核實(shí)和存儲(chǔ)比以往任何時(shí)候都更加方便。但是，電子檔案的管理尚不完善，需要進(jìn)一步改進(jìn)。為了保護(hù)檔案管理的機(jī)密性和安全性，有必要對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)。這些員工不僅必須精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，而且還必須具有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)和良好的職業(yè)道德。加強(qiáng)人員培訓(xùn)有利于電子檔案館的管理，可以很大程度上促進(jìn)電子檔案館的發(fā)展。