高校化學品采購與財務一體化建設探究

吳中全， 劉 峰， 付麗娜， 楊 蕊， 陳昌友， 呂 健

（西南大學a.實驗室與設備管理處；b.材料與能源學院；c.培訓學院，重慶400715）

0 引 言

近年來，隨著國家對科學研究投入力度的加大，高校科研經費的總量不斷增加，高校實驗室數量和實驗室人員數量不斷增長。由于不同學科的深度交叉與融合，越來越多的高校實驗室涉及到化學品的使用，實驗室內存儲化學品的數量和種類也隨之增多［1-2］。實驗室內化學品尤其是易燃、易爆、劇毒等危險化學品的管理工作，關系到在校師生的身體健康和生命安全，關系到學校和社會的安全穩定［3-5］。因此，高校實驗室化學品的管理是現階段高校實驗室安全管理的重點，是高校全面發展和推進“雙一流”建設的重要保障。

2013 年，《教育部辦公廳關于進一步加強高等學校實驗室危險化學品安全管理工作的通知》要求，高校要高度重視實驗室危險化學品管理工作，嚴格管理實驗室危險化學品。2017 年《教育部辦公廳關于加強高校教學實驗室安全工作的通知》要求，高校要加強對實驗室所有危險化學品的規范管理，不斷提高實驗室安全工作的信息化水平，建設實驗室安全管理信息化系統，促進信息技術與安全工作的深度融合。2019年，《教育部關于加強高校實驗室安全工作的意見》要求，高校要提高認識，深刻理解實驗室安全的重要性和復雜性，并且要求對危險化學品全流程全周期管理。根據以上通知要求，結合學校實際情況，實驗室與設備管理處設計開發了西南大學化學品安全管理平臺。

1 化學品管理現狀

高校實驗室化學品具有體量大、種類多、分布廣、上級監管部門多、管理要求變化快等特點。傳統的化學品購買、使用、回收等工作是通過人工管理的方式進行，整個流程的信息記錄在各種賬冊和統計表中［6-7］。這種模式下，管理員工作量大、效率不高，而且存在著采購流程不規范、儲存方式不合理、使用過程無痕跡、廢棄物處理不合法等問題。這種模式已遠遠不能滿足現代管理的需要。

隨著信息技術的發展，充分利用信息技術提高實驗室管理水平和效率成為新趨勢，逐漸出現了化學品信息化管理系統［8-10］。蘇州大學開發的化學藥品管理系統，可以記錄化學品申購、領用及庫存信息［11］。此類系統可以指導制定化學品購買計劃，有效地追蹤化學品的流向，降低安全隱患，提高服務質量。南京理工大學開發的化學品管理系統，覆蓋化學品采購、存儲、使用、廢物回收等流通環節，實現了化學品的閉環管理［12］。此外，東北大學等高校也開發了類似的化學品管理系統［13-14］。天津大學在實現化學品閉環管理的基礎上，細化購買審核流程，有效地從源頭控制了危險化學品安全隱患［15］。

雖然很多高校開發了信息化的化學品管理系統，但大部分沒有全面監管，數據缺失，漏洞較大。此外，有些系統功能開發不全面，給師生帶來了一定的不便且認可度不高。學校實驗室與設備管理處作為學校實驗室安全的主管部門，對化學品管理經過充分調研學習及思考。高校化學品管理，關鍵在于全面監管，源頭管控，方便快捷。經過充分研究決定，學校所有試劑藥品必須在化學品管理系統備案登記，財務才準予報銷處理，同時系統提供方便快捷在線購買服務。化學品管理系統與學校的財務系統進行深度對接，通過財務扎口，實現源頭把控，為師生提供財務報銷便利，在提高化學品監管能力的同時，提高師生對管理系統的認可度，最大程度確保校內購買化學品全部經過學校開發的化學品管理系統。

2 化學品采購與財務一體化建設

本著全面監管，源頭管控，方便快捷的原則，實驗室與設備管理處開發建設了化學品安全管理平臺。該平臺實現了化學品采購、存儲、使用、廢棄物回收的全流程全周期管理。其中，化學品安全管理平臺與學校的財務系統深度對接，化學品采購與財務一體化建設是平臺的核心。

2.1 系統對接

為了全面掌握學校化學品采購情況，規范化學品購買行為，減小安全隱患，經過大量調研及分析發現，財務扎口是規范購買化學品行為的最有效措施。財務扎口的具體實現方式是，進入學校的化學品必須在平臺登記備案，否則無法在財務系統報銷。這樣就最大程度確保師生購買的化學品必須在化學品安全管理平臺登記備案。為了實現這個功能，在化學品安全管理平臺建設過程中，與校財務系統進行了深度對接，對接過程如圖1 所示。

圖1 化學品安全管理平臺與財務系統對接示意圖

（1）登錄階段。通過唯一的校園一卡通號識別認證用戶身份，避免用戶注冊多個用戶密碼，方便用戶使用。

（2）購買階段。化學品安全管理平臺從財務系統調取用戶用于購買試劑的經費數據，經費信息包含經費號、經費負責人、試劑類經費余額等。系統支持經費使用授權。購買過程中，經辦人、審核人、驗貨人3 個角色的登記審核記錄數據推送給財務系統，其在線審核節點信息代替財務報銷業務中3 角色的簽字。確認提交訂單后，訂單數據推送至財務系統，財務系統凍結相應經費。

（3）結算階段。管理部門審核后統一提交財務部門，財務系統批量解凍經費，系統自動生成財務憑證，轉賬給供應商。然后，財務系統將賬務信息推送給化學品安全管理平臺，平臺更新訂單狀態及經費信息。從圖1 可知，從登錄到購買、結算，化學品安全管理平臺與財務系統每個過程都有數據交互，二者深度對接，共同完成了化學品的采購報銷業務。所有環節符合財務和審計的要求。

2.2 采購報銷流程

在規范師生購買化學品行為的同時，通過與財務系統深度對接，化學品安全管理平臺大大簡化了采購及報銷流程。

采購環節，平臺開發了線上采購和自購兩種模式。線上采購是指供應商在平臺注冊登記并上傳所售商品，用戶直接在平臺搜索選擇所需商品然后購買。在線采購一方面可以為用戶提供購買服務，給用戶更多選擇。另一方面，可以通過供應商管理，保證商品質量及服務，加強管制類化學品管理。用戶選擇線上采購模式后，對于普通化學品，課題組成員提交訂單，課題組負責人審核確認購買化學品種類以及經費號等信息，供應商確認訂單發貨。對于管制類化學品，課題組成員提交訂單，課題組負責人、學院安全管理員審核確認訂單，供應商確認訂單發貨。供應商發貨后收貨人收到貨后可以確認收貨，未及時確認7 天后訂單狀態自動變為“已收貨”，避免長期不上線操作，再經過7天退“換貨期”訂單狀態變為“已付款”此時供應商可發起結算（保障貨品質量），供應商可將所有訂單加入結算夾，生成一張結算單發起結算。線上采購報銷流程圖2 所示。

圖2 化學品采購報銷業務流程圖（線上采購）

考慮到某些化學品在平臺暫時沒有或者老師們暫時沒有項目經費等實際情況，平臺開發了自購模式。自購模式主要針對非管制類化學品，用戶選擇自購模式后，只需線上填寫商品信息、存放信息，平臺記錄相關信息，生成登記備案單即可。

自購模式是線上采購的補充，既不影響師生購買化學品，又實現了化學品購買信息的記錄。自購采購報銷流程圖3 所示。

圖3 化學品采購報銷業務流程圖（自購）

從圖2、圖3 可以看出，化學品采購流程的審批過程全部由線上完成，結算由供應商發起，實驗室與設備管理處與財務處辦理。整個采購報銷過程用戶不再奔波往返于實驗室、學院、實驗室與設備管理處、財務處等部門，不用排隊等待審批，節約了時間，提高了工作效率。職能部門全年24 h的線上服務，顯著延長了工作時間和服務半徑，讓用戶和管理人員切實感受到信息化和智能化帶來的效益。

3 平臺應用效果分析

學校化學品安全管理平臺建設完成后，試運行3個月后正式運行，經2 次升級后進一步完善了系統。自2017 年平臺正式運行以來，平臺已經完成46 000多次訂購，金額共計6 600 多萬元。平臺平均每天登錄次數1 000 多人次，用戶反映良好。整體來看，該平臺在化學品全生命周期管理、化學品臺賬管理、促進實驗室安全管理等方面取得了較好的應用效果。已有多所學校調研、采納。

3.1 化學品全生命周期管理

化學品安全管理平臺與財務系統的深度對接，實現了化學品的源頭把控。在此基礎上，本平臺開發了存放管理、領用管理、廢棄物回收等功能，實現了化學品的全生命周期管理。

（1）存放管理。用戶收到化學品之后，將化學品合理存放于實驗室，課題組在系統準確填寫存放位置，存放數量等信息。當不能存放同一區域的化學品存放于同一區域時，系統自動發出混放預警，提醒用戶調整存放位置。當一間實驗室存放化學品的數量超過安全范圍時，系統發出超限預警，提醒用戶調整存放位置，未調整的禁止其繼續購買化學品。

（2）領用管理。化學品使用過程中，用戶可以隨時登錄平臺填寫化學品使用信息。登記領取化學品之后，系統自動更新存量數據，做到賬實相符。領用過程中，登記使用人信息，嚴格執行“五雙”管理制度，規范存取流程。長期不做領用登記的將進行校內通報并限制其繼續購買化學品。

（3）廢棄物回收。化學品使用過程中產生的廢棄物，分類存放于學校統一發放的化學品廢棄物回收桶內。當需要回收時，用戶在平臺提交廢棄物回收申請，平臺統計回收廢液信息，通知廢棄物回收處置公司回收處理，同時做好廢棄物收費信息登記。實驗室廢棄物數據與化學品庫存使用數據關聯，對于化學品庫存量較多卻長久沒有申請廢棄物回收的課題組，予以提示和警告，如無改進，限制其購買藥品，避免實驗室擅自隨意處置廢棄物。

3.2 化學品臺賬管理

平臺實現了化學品從采購到廢棄物回收的全生命周期管理，使化學品全部可查、可控，實現了化學品的規范化管理。在全生命周期管理過程中產生的數據，可以建立準確詳細的化學品臺賬。化學品臺賬主要包括化學品名稱、類別、危險特性、購買量、存取量、存放位置、使用人員等。該臺賬實時動態更新，管理部門可掌握學校化學品最新情況，為優化管理提供科學依據。化學品臺賬分級分類有序，便于管理人員查詢、統計、生產報表及上報，提高管理效率。平臺還可以運用大數據分析技術對化學品臺賬數據進行深度挖掘，對化學品使用安全隱患進行預警。應急狀態下，根據化學品臺賬數據，能夠及時準確判斷險情發生場所的危險源，進而采取合理處置措施，避免事故的發生或蔓延。

3.3 促進實驗室安全管理

學校通過化學品規范化管理，將化學品安全管理工作提到了新的高度。平臺通過全程監管、精準定位，做到了來源可查、去向可追、責任到人。平臺以提供高水平的專業服務為宗旨，以化學品采購與財務一體化建設為基礎，線上采購方便了師生選擇質優價廉的化學品、線上結算報銷節約了師生時間、降低了教師管理難度。在細節上下功夫，“主動服務”贏得了師生的理解和支持，使師生認識到，職能管理部門不是為難個人，而是從師生安全和家庭幸福出發，認真辦好事、辦實事［16］。學校師生通過使用該平臺，培養了規范使用化學品的習慣，提高了安全意識，豐富了安全知識，增強了安全防護能力。學校監管部門、學院、實驗室也可以通過平臺及時發現問題，進行監督、檢查、自查，為實驗室安全管理工作提供有力支持。

4 結 語

實驗室內化學品尤其是易燃、易爆、劇毒等危險化學品，直接關系到師生的生命財產安全。采用信息化管理是時代發展的必然趨勢。學校開發的化學品安全管理平臺，借鑒了現有系統的功能，通過與財務系統深度對接，創造性地將化學品采購與財務一體化建設。通過該方法，規范了化學品的購買行為實現了源頭管控，在此基礎上實現化學品的全生命周期管理，做到了化學品數據的全面準確掌握。方便了用戶報銷，提高了用戶使用平臺的積極性。在后期系統建設規劃中，將結合物聯網、傳感器、大數據等技術，在化學品存儲和使用等方面進一步完善，實現智慧監控、智慧管理、智慧服務。