企業辦公室行政管理精細化的思路及對策

楊婧 中國水利水電第八工程局有限公司

辦公室行政管理相比于其他部門在工作性質、內容方面更加復雜，為提升其工作效率和質量，應朝著精細化的方向發展。企業應結合自身在發展過程中的實際情況制定辦公室行政管理精細化的對策，希望能夠降低工作中對人力資源的浪費，既能夠提升企業綜合實力，又能夠保證其經濟效益。

一、企業辦公室行政管理工作的主要職能

（一）協調職能

辦公室企業是重要的信息中轉站，需要將單位內部中的信息及時地傳遞，做好下情上報、上情下傳任務。做好上下協調、橫向協調、內外協調、應急協調四個方面的協調工作。

1.上下協調工作是指要及時準確地掌握單位的工作重點和領導的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對單位內部基層部門的溝通對接要及時，能全面了解基層的工作情況，及時準確地向上級領導反饋信息。

2.橫向協調面向企業內部的每一個部門，由辦公室負責牽頭，使得各單位及每個部門在協調方面加強合作。

3.內部和外部的協調是辦公室要發揮的窗口作用，既要了解企業外部的發展需求，又要展現良好的企業形象和實力。

4.應急協調是在突發事件中對突發事件信息的跟蹤、報告、各方面資源的協調以及各類突發事件的適當處理中發揮積極作用。

（二）參謀職能

辦公室作為全企業上傳下達的重要部門，同樣也是領導左臂右膀的角色，因此不能簡單地把行政管理工作理解為受理登記、收發文件等事項。做好企業的行政管理工作，需要有一個共同的全局思想和戰略，在企業發展的過程中緊緊抓住工作重心，有效的信息要及時提供給領導，要為企業的全面發展提供必要的謀略。

（三）服務職能

細碎繁雜是行政管理工作的特點，服務功能作為企業辦公室行政管理工作中的主要功能，必須保證服務質量，以保證各項工作的正常運行。因此，企業辦公室不僅要做領導的顧問，還要做好其他部門的后勤。一方面，在實地調研基層部門具體情況的基礎上，做好總結報告，通過語言協助的方式，為領導工作思路的制定提供參考；另一方面，加強與企業內部各單位的協調與合作，搭建上下級溝通的橋梁。

（四）組織職能

根據企業工作部署和部門需求計劃，辦公室需要提前準備好重要會議和活動，以及重要客戶的接待工作，持續改善后勤服務管理，建立起企業良好的組織服務體系。

二、辦公室行政管理實現精細化的作用

（一）有利于促進個人發展

促使企業辦公室行政管理實現精細化，有效幫助員工理清不同工作需要，保證員工基本權益的基礎上，調動員工參與工作積極性，實現權責分明。此外，還能為企業辦公室帶來經濟效益，推動企業實現進一步發展。

（二）有利于促進企業進步

雖然企業管理者意識到辦公室行政管理的重要性，但仍存在分類不科學、管理不集中等問題。所以，需對精細化管理加大重視，實現精細化管理，完善企業辦公室行政管理工作，幫助企業有效處理突發事件，提高企業辦公室的工作效率。

（三）有利于促進社會進步

辦公室行政職能的發揮，直接關系企業未來發展質量。做好企業辦公室行政管理精細化不僅能為企業獲取更多經濟效益，還能提高群眾滿意度和企業在群眾心中的信任，最終為社會實現可持續發展奠定良好基礎。

三、企業辦公室行政管理精細化現狀

（一）精細化管理目標不明確

企業因為會受到體制、政府決策的影響，一些企業變革與創新的步伐跟不上市場的需求，競爭意識不強，還以傳統觀念開展行政管理工作，企業結構的不合理，層級管理單一，以至于工作效率不高，經濟利潤不能得到保證，甚至是連年虧損。精細化管理目標不明確造成的管理散漫、辦公室行政效率不高等問題非常明顯，組織內部的監督管理也是流于表面，企業應該對其加強重視。

（二）考核管理量化不足

考核管理的量化會直接影響辦公室行政管理的工作效率，在工作量化過程中，沒有結合實際工作內容，過于看重業務績效，忽視企業文化、工作風氣等方面的建設，導致辦公室行政管理工作缺乏實踐性。

（三）執行能力差

由于部分企業的組織目標不明確、管理層級多，也就直接造成了企業在執行方面出現很多問題。企業很多事項不能及時上傳下達，信息不對稱，如此一來不僅會制約企業的經營決策，還會對企業發展的目標產生影響，也就造成了企業員工工作熱情、積極性低下，辦公室行政管理理念跟不上發展節奏，不能主動溝通協調，往往被動去處理事情，很多問題無法得到有效解決，反過來又極大地影響了行政效率，形成了惡性循環。

四、實現辦公室行政管理精細化的思路及對策

（一）加深員工的協同工作意識

企業辦公室的行政工作是復雜的，每個人的工作任務與責任不盡相同。寫作工作可以由部分職員獨立完成，有些工作只能由大家共同完成。因此，對于我們應該注重如何提高辦公室團隊團結合作精神。只有良好的合作關系才能帶來最大的利益。其次，辦公室里有很多的工作，比如交流和收發。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常煩瑣任務，這也給很多辦公室人員帶來了挑戰。同時，還需要加強學習和掌握辦公室的工作，不僅要了解辦公室的基本業務知識，而且還掌握企業的工作的進展和當前關鍵任務，真正處理所有事務。

（二）明確企業管理目標，做好工作流程

目前，在實際工作中應明確管理目標，同時也要求員工按工作流程，以此促進辦公室行政管理精細化。

1.明確劃分崗位職責：按照企業不同辦公室的職能和工作流程，進行工作崗位設置，依照工作崗位的性質和內容明確各崗位的職責，切實實現崗位固定、個性化設置，明確分工，保障各崗位之間的獨立與合作。

2.工作流程進行優化：對工作流程進行優化，可以讓企業管理人員在經營管理過程中，依據工作任務和性質，把任務分成若干部分，然后進行工作流程的優化，這樣不僅可以實現操作便捷簡單，還可以使得管理人員更直觀的面對工作任務，進而獲悉工作中每一環節，及時制定調整政策并提供意見反饋。

3.互聯網優勢明顯：利用互聯網的優勢，企業辦公實現自動化，如此方便全面搜集信息，可以對企業內外工作的管理機制進行調節，對管理的控制有效預防，進而能減少工作各個環節出現的管理漏洞。企業可以利用信息技術手段建立電子數據庫，收集并上傳文檔資料，同時進行分類處理，以便后期查找的方便。這樣不僅大大提高了文檔管理工作的效率，同時還緩解了相關工作人員的工作壓力，并為辦公室行政管理工作的順利開展奠定了良好的基礎。

4.考核標準及要求必須嚴格執行：程序性工作和非程序性工作是企業辦公室的兩大工作內容。這兩塊工作內容在執行時都必須要進行指標量化的科學性。此外為增強員工的滿足感和自豪感，要做到獎懲分明。

（三）創設清晰明確的管理目標

辦公室行政管理人員應基于高效化的角度開展日常工作，轉變傳統模糊而落后的管理模式，明確精細化管理工作的目標，并對目標從細節方面進行量化，確保辦公室行政管理工作中的每個環節都能按照相應的流程進行，管理者可以對整個管理階段進行全面掌控，為考核辦公室行政管理工作人員業務績效實際情況提供助力。另外，管理者在創設辦公室行政管理目標時，應站在企業發展全局的角度，不能完全憑借其工作經驗和主觀感受去制定，需要在創新行政管理工作理念的同時，發揮辦公室行政管理精細化工作的連續性，助推企業的可持續發展。

（四）提升人員素養

管理人員的專業素養，也會對企業辦公室行政管理工作成效產生影響，也決定著精細化管理模式的實施效果。為此，應該定期組織專業化培訓教育活動，使其管理知識和技能得到更新，在深入學習當中提升綜合素養。明確工作目標及工作內容的銜接關系，確保在行政管理中養成良好的行為習慣和操作方法。注重對員工的職業道德教育，使其能夠在工作中保持高度責任精神和奉獻精神，能夠以企業的利益為首要前提，促進精細化管理工作的順利進行。改善工作人員的福利待遇，使他們在實現個人價值的同時，為企業的發展做出貢獻。

五、結語

綜上所述，辦公室作為企業行政管理的重要部門，具有工作內容煩瑣、責任大的特征，在日常工作中，管理者要深化行政工作人員對精細化管理的認識，全面提高其行政管理水平，有效處理行政工作中存在的細節問題，實現辦公室行政管理的科學化和精細化，助推企業的長遠發展。