淺談信息化管理在事業(yè)單位政府采購中的應用

夏冷月 馬澤輝 中國人民解放軍32619部隊

自改革開放后，我國經濟水平飛速發(fā)展。自1995年政府采購制度開始試點實行，至今也已有二十多年的歷史。經過這二十多年的探索和實踐，政府采購制度在各個方面做出了卓越貢獻。現(xiàn)如今，隨著經濟發(fā)展規(guī)模越來越大，政府所需采購的內容和范圍也越來越廣，采購效率也越來越重要。在這種復雜的環(huán)境中，政府采購制度逐漸顯露出隱藏的弊端，造成了諸多問題。

一、我國政府采購的概述

政府采購指的是政府機關、行政單位等組織，對計劃采購的內容或工程、服務等，利用財政性資金進行集中采購的一種行為。相較于過去所使用的分散采購的方式，這種集中采購的方式更規(guī)范、更系統(tǒng)，限制了權力的使用，保證了企業(yè)競爭的公平公正，極大地提高了采購資金的使用效益，維護了國家和社會的和諧穩(wěn)定，有效防止不良情況的發(fā)生。但由于該法實行時間相對較短，因此在實行過程中仍然存在著許多問題。

二、信息化管理在事業(yè)單位政府采購中的應用及創(chuàng)新

（一）事業(yè)單位采購的現(xiàn)狀及問題

（1）采購制度沒能引起足夠的重視

導致單位有些非采購部門不了解或不明確采購規(guī)定。在采購實施過程中，出現(xiàn)多部門多頭采購。采購流程不明確，一些采購人員規(guī)避必要的監(jiān)管，出現(xiàn)采購方式不科學，沒有實行集體決策，無法做到客觀公正，造成采購資金的浪費。

（2）采購信息發(fā)布不透明

限額以下的采購，信息披露不充分，導致供應商的數量極少，無法保證有效的競爭，有些采購針對之前簽約的供貨商直接進行采購，影響采購質量。

（3）預算不及時

采購前沒有做好預算規(guī)劃，出現(xiàn)無預算有采購需求，嚴重影響了采購的進度。實際采購過程中，未能按照審批權限，未能完成報批流程就進行采購，很多必不可少的環(huán)節(jié)被省略。

（4）采購資料保管不全

全程采購資料保存不到位，采購中的各個階段文檔需要按照要求進行留檔保管。由于一些工作人員追求采購效率，不按照采購要求做好前期采購需要準備的文件資料報批和存檔，導致采購資料保管不齊全，出現(xiàn)責任無法追究。規(guī)范政府及事業(yè)單位的采購工作，要把重點放在單位的內部采購業(yè)務管理上，具體落實到采購工作的事前、事中、事后三個方面。

（二）信息系統(tǒng)管理在政府采購中的創(chuàng)新和應用

（1）信息系統(tǒng)對政府采購進行動態(tài)監(jiān)管

利用信息系統(tǒng)對物資采購進行動態(tài)監(jiān)管，具體包括物資的庫存、需求和供應的管理，從信息系統(tǒng)統(tǒng)計上，掌握物資的需求和供應情況。在采購信息系統(tǒng)里填寫采購需求單，當與庫存產品發(fā)生重合情況，系統(tǒng)提示預警信息。這種預警信息，可從側面被動的要求單位根據實際的需求，制定相應的采購計劃。在信息系統(tǒng)填寫采購需求單，信息系統(tǒng)將自動核實所需物質的數量。如有特殊情況，會出現(xiàn)預警提示，信息系統(tǒng)不能生成相應的采購申請單。出現(xiàn)采購申請單的預警提示，資產部門要對預警的采購信息進行核實，將庫存的該物料進行核實盤查，明確該物資的實際存有量，避免造成采購的浪費。

（2）信息系統(tǒng)對政府采購合同進行跟蹤記錄

采購管理信息系統(tǒng)對采購合同進行網絡化管理。單位里實施采購的各部門，根據實際采購的完成情況，在信息系統(tǒng)中登記采購合同上的信息、執(zhí)行情況。這樣可以清晰的了解采購的供應商的基本信息，如供應商的名稱、采購總價、采購數量，產品品牌等信息。采購合同的網絡化管理，可方便查詢合同信息，規(guī)范合同管理。建立了良好的信息化網絡記錄平臺。同時為物資采購提供了相應的符合條件的供應商的基本信息資料，填充供應商的數據庫資源。

（3）信息系統(tǒng)的信息具有可控性和時效性

物資采購管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應用的另一個內容是將單位的固定資產清查結果，通過信息系統(tǒng)的平臺發(fā)放。單位領導及各部門負責人，可以通過平臺查看各部門的固定資產，同時各部門根據現(xiàn)有的固定資產結合實際，填報采購預算，在預算批復下達之后，根據具體的批復實際，在采購管理信息系統(tǒng)里填報采購計劃。填報完的信息，按照采購信息系統(tǒng)的權限和步驟，轉到資產管理部門進行審核，最后由單位領導對單據申請進行批復。這樣可以做到采購申請信息的公開，同時可以充分利用信息化網絡的時效性，避免因單位領導或部門負責人出差，出現(xiàn)采購事項拖延的現(xiàn)象。

（三）事業(yè)單位政府采購

（1）事業(yè)單位政府采購信息化管理平臺

隨著“放管寬”改革的繼續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位的資產管理員與采購工作員，面臨新的形勢。為迎接新的挑戰(zhàn)，需要抓住機遇，提高資產管理水平，創(chuàng)建事業(yè)單位政府采購信息化管理平臺。這個平臺的構建是為了更好的完成采購任務，構建節(jié)約型社會。采購信息化管理平臺具體分為三個板塊：信息公布平臺、采購報批平臺、政府采購信息平臺。三個平臺分別有各自的板塊。信息公布平臺主要是資產管理員發(fā)布采購信息要求的文件和采購法規(guī)，同時根據實際資產清查結果，發(fā)布各部門的固定資產明細。采購報批平臺主要由三部分構成，首先采購申請部門填寫采購申請，系統(tǒng)會根據采購申請內容，提示通過或者預警，資產管理員收到采購信息單進行核實，最后采購申請單發(fā)到單位領導，進行審批。政府采購信息平臺由三部分構成，這三部分是依據具體采購過程制定的。首先采購信息發(fā)布，告知具體采購事項產生，同時在相應的采購信息平臺上如中國政府采購網發(fā)布采購信息，根據最終與中標方的簽訂合同進行合同登記同時驗收貨物，最后進行貨物款項的跟蹤，按照財務要求進行 單據的留存和存檔。

（2）事業(yè)單位政府采購管理方法

第一，事業(yè)單位的資產管理和采購管理相結合原則。采購前首先對單位的固定資產賬目清晰了解，通過行政事業(yè)單位資產管理信息系統(tǒng)登記固定資產賬目。做到賬賬相符，賬實相符，針對單位存在的實際情況，進行預算的編報。第二，政府采購審批流程規(guī)范化。預算批復后，需求部門根據預算批復，上報采購需求，按照審批權限進行審批，同時在采購信息系統(tǒng)里進行登記確認。第三，單位采購部門按照采購法規(guī)進行采購。審批同意的采購申請，送主管采購的國有資產管理部門進行采購，按照中央政府的采購要求，結合集中采購目錄，和預算金額，選擇采購方式。第四，確保采購過程合規(guī)合法。為規(guī)范采購行為，單位可選擇招標代理公司進行招標代理。開標時派出單位代表和紀檢人員進行監(jiān)標。第五，按照采購規(guī)定執(zhí)行采購合同。采購項目完成，與中標方及時簽訂合同，并做好信息系統(tǒng)的登記。存儲數據資料，為日后選擇供應商、招標代理機構、供應參考產品等做好基礎性工作。

三、結語

事業(yè)單位的政府采購項目實行信息化管理，有利于提高采購效率。顯示了公開、公平、公正的原則，有利于預算的執(zhí)行，財政資金的節(jié)約，為國家節(jié)省了大量資金。