企業物資采購中的產品質量控制

周劍晨 江蘇省新材料科技發展有限公司

江蘇省新材料科技發展有限公司是中江國際集團工程物資采購中心的具體實施單位，代表集團履行工程物資集中采購職能。集團工程物資的采購工作是保證國內外項目順利實施的重要環節，物資采購工作一方面要遵循行業標準和國家法律法規，做到“渠道透明”“價格透明”“流程透明”外，更重要的保證產品質量，保證公司項目順利進行，實現集團集約化經營、規模化采購效益。

一、企業物資采購中“質量控制”存在的問題

首先，采購合同簽訂條款不全面、不嚴謹。

有些企業采購合同條款中僅明確了物資名稱、品牌、型號、數量、實物圖片、驗收時間、標準及方法等。但往往會忽視以下內容：1、不合格品處理方法的量化。2、未將“驗收單”納入合同條款。合同中如果約定，公司驗貨并不能免除供應商或廠家對所供貨物的質量所負的全部責任，這樣就能從源頭上確保供應商重視供貨過程中質量把關。

其次，物資驗收標準、方式未細化，驗收工具不齊全。

物資驗收是采購質量控制的重要環節，作為專業的物資采購企業，會面臨采購物資種類繁多，數量龐大，供應商資質參差不齊等問題，這給企業驗貨帶來巨大挑戰。很多企業，未能整理出一套“行之有效”的驗貨標準與方法，依賴“質保金”“驗收單”等單一方式進行驗貨質量把控，這大大的影響了驗收效率與質量。特別是在采購旺季人員緊張的情況下，高強度的工作以及效率低下，容易造成“驗收事故”，給企業帶來巨大損失。同時，一些專業物資需要專業驗收工具，例如：測量鍍鋅層厚度的工具，僅有的千分尺、游標卡尺等測量，如有數字顯示的測量工具，就更有利于驗收。

最后，“采購計劃單”不明確，造成采購物品質量存在偏差，無法使用。

采購物資針對不同的用途，其性能相差很大，價格也會相差數倍。例如，當采購計劃單中只注明品牌、型號或主要參數但沒有備注具體使用要求，采購員往往會根據“經驗”自行判斷采購，造成使用中出現質量問題。又如，采購小型工具、貨值低的材料及耗材等貨物時，因采購計劃單中經常不注明品牌、檔次等，僅通過比較方式采購后比較容易選擇價格低的產品，容易出質量問題。

二、采購物資質量控制方法

（一）內部質量控制

1.采購合同條款控制

首先，采購合同中除了明確采購物資的名稱、品牌、型號、數量、實物圖片（如必要）等基本要素外，還應明確驗收時間、驗收標準、驗收方法、不合格品處理方法（量化）。

其次，合同中應要求生產廠家出具驗貨自檢單（必須是生產廠家出具的），驗貨自檢單上應注明合同中規定的項目名稱、甲方名稱、驗貨內容等，由生產廠家質檢人員簽字并蓋生產廠家章。該自檢單是作為支付貨款的依據之一，但該驗貨自檢單并不能免除生產廠家及合同供應商對于所供產品質量、數量、規格等的全部責任。

最后，采購計劃單中對品牌、型號或參數標準不明確的，采購員在與項目部、供貨商進行充分溝通后，需在詢價單中將品牌、參數等要素標注齊全，在采購合同中也需要標注齊全。

2.貨物驗收控制

1）現場驗貨：適用于過去一年內無任何質量問題成功合作少于3次的廠家或供應商，尤其針對主要材料設備、公司重點項目，適用范圍包括各專業主要材料設備、電動手動工具、小型機械設備、施工輔材等。

2）遠程驗貨：適用于過去一年內無任何質量問題成功合作3次及以上的廠家或供應商，且須保留至少5%質保金或銀行質保函。

3）驗貨要求

除廠家的驗貨自檢單外，驗貨需保留驗收過程資料（照片、視頻、必要時留樣封樣等），填寫驗收記錄，合格的驗收記錄作為支付發貨款的必要條件；如發現不合格應立即匯報，并與供應商溝通，對不合格事實進行確認后按合同條款處理。

驗收記錄中的貨物信息（須附完整合同、圖紙）、驗收內容采購經理負責填寫，驗貨人員以采購經理為主，特殊情況由上級協調部門同事按采購經理要求完成驗收，過程資料及驗收記錄由采購經理確認并收集。驗收記錄正本交由采購部專人留存，同時將驗貨相關資料集中存放在服務器合同過程文件夾內，分不同項目與合同號保存，如廠家或第三方檢測報告、合格證、施工或安裝說明、視頻、照片、驗貨單掃描件等資料。

每批次合同貨物均須由廠家出具的驗貨自檢單；驗收過程中須充分利用各類必要驗收工具，廠家驗收時可提前要求其準備相應工具；廠家或供應商須提供檢測報告、合格證等，如須隨貨發運，則由采購經理掃描或拍照留底。如有必要，由我司人員與廠家或供應商共同送到雙方認可的第三方機構進行檢測，送樣須留存樣。

4）驗收內容

基礎驗收：品名、品牌、數量、包裝、嘜頭等基礎要求。

專項驗收：外觀、色澤、規格型號、尺寸、重量、厚度、加工工藝如焊接、拼縫等，根據不同貨物會有不同要求逐步匯總如下：

大型機械設備類：外觀、新舊程度、機械銘牌、試運行情況；

機械配件：外觀、品牌或產地、規格型號、配件編號；

水暖、機電產品：外觀、色澤或顏色、規格型號、厚度、設備銘牌或標簽、加工工藝如焊接、拼縫、試運行情況；

土建物資如鋼材等：外觀、色澤、產地、規格、尺寸、厚度、過磅或理算重量、鋅層；

裝修材料：外觀、顏色、尺寸、厚度。

資料驗收：驗貨自檢單、廠檢報告、第三方檢測報告、3C或其他國家強制認證、操作與保養手冊。

3.加強采購員與項目人員溝通

采購員需加強與項目部、生產廠家或供貨商進行溝通，必要時建立三方的溝通群。目前有些采購計劃單只寫了一個簡單的品名，沒有型號及相關參數等，這就需要采購員多花些時間通過溝通群對參數等進行明確，確保采購的貨物就是項目部所需要的。

4.成立專業的監督管理機構與審查機構，提升采購員“專業水平”

企業除了在合同條款等源頭上保證物資質量、嚴把驗貨質量、提升自身“采購員”專業水平的同時，還應成立專業的監督管理和審查部門，參與到企業物資質量核算過程中，實現質量檢測和審核的準確性。

（二）外部質量控制

外部控制針對設備材料類型、生產廠家與貿易商或代理商的不同情況，在質保金上實行區別對待。

1.設備、定制加工產品（如鋼結構、幕墻等）類：質保金按照合同總金額的10%保留，在委托單位收貨確認無問題后支付，質保時間為交貨后6個月或12個月（根據不同產品靈活掌握，質保期有特殊要求的以長期為準）。生產廠家規模大，知名度高且質量一貫可靠的，可以通過無附加條件“見索即付”的銀行質保函代替質保金。長期合作、簽約次數頻繁的我司戰略供應商，可由一份上述質保函進行覆蓋。貿易商或代理商，也可提供無附加條件“見索即付”的銀行質保函。

2.一般材料、配件類：合同金額2萬元以上的質保金按照5%保留，在委托單位收貨確認無問題后支付，最長不超過交貨后6個月。如委托單位不能立刻判斷是否有質量問題的貨物，可延長質保時間交貨后12個月。合同金額2萬及以下可不保留質保金。

3.如委托單位為控制成本，對是否保留質保金有明確意見的，可以向主管領導匯報，獲得批準后可取消質保金。

三、結束語

企業物資采購與企業的發展息息相關，為了滿足社會的發展需求，相關部門需要全面檢測企業物資的整體質量，以保證企業生產的整體水平和質量[2]。明確的采購單，嚴謹的采購合同，全面細致的貨物驗收是采購工作順利進行必要條件，更是保證采購物資質量的重要環節。在遵循法律法規、行業標準的前提下，降低采購成本，保證產品質量，才能使得企業走上集約化經營、規模化采購的道路。