項(xiàng)目管理思想在辦公室管理中的實(shí)踐初探

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對(duì)于辦公室而言，其是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中一個(gè)非常重要的行政樞紐，實(shí)際開展的各項(xiàng)管理工作具有一定的復(fù)雜性。企業(yè)為了能夠緊跟現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，可以在辦公室管理工作中融入項(xiàng)目管理思想，將項(xiàng)目管理工作思路與辦公室管理工作進(jìn)行全面結(jié)合，在形成一種新型管理模式的基礎(chǔ)上，全面提升辦公室管理工作科學(xué)性。本文從項(xiàng)目管理思想的具體內(nèi)容入手，展開闡述，針對(duì)如何在辦公室管理工作中落實(shí)項(xiàng)目管理實(shí)踐工作，進(jìn)行全面探討。

一、項(xiàng)目管理思想

通過(guò)對(duì)項(xiàng)目管理思想進(jìn)行細(xì)致分析，發(fā)現(xiàn)其主要就是認(rèn)為項(xiàng)目是某一個(gè)組織，為了能夠達(dá)到既定目標(biāo)，在特定的人力資源、物力資源、時(shí)間等多項(xiàng)條件的約束下，高效落實(shí)的一種具有一次性和獨(dú)特性的任務(wù)。在落實(shí)項(xiàng)目管理工作期間，會(huì)借助多種不同類型的工具、技術(shù)、方法、知識(shí)等，以此來(lái)最大程度上的完成各方對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期要求。項(xiàng)目管理工作具有較強(qiáng)的綜合性，同時(shí)也會(huì)涉及多個(gè)不同的重要階段，這就要求項(xiàng)目管理人員做好計(jì)劃、組織、控制等多項(xiàng)管理工作。

目前在辦公室管理工作中，主要包括兩種類型的工作：一是程序化和重復(fù)性的工作，具體包括文件收發(fā)、印章管理、信息報(bào)送等多項(xiàng)工作。二是單次工作，如服務(wù)接待、活動(dòng)組織、會(huì)務(wù)組織等多個(gè)方面的工作。其中第一種類型的辦公室管理工作，需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度做好各項(xiàng)工作；而對(duì)于第二種類型的工作，則是具有較強(qiáng)的開放性和臨時(shí)性，其更加適用于項(xiàng)目管理思維[1]。

二、項(xiàng)目管理思想在辦公室管理工作中的實(shí)踐策略

（一）確定任務(wù)目標(biāo)

在辦公室管理實(shí)踐工作中，可以融入項(xiàng)目管理思想。項(xiàng)目管理要求項(xiàng)目經(jīng)理充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)作用，這就要正確領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目小組在預(yù)算范圍內(nèi)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求高效完成項(xiàng)目工作各項(xiàng)具體內(nèi)容。因此，辦公室負(fù)責(zé)人作為項(xiàng)目經(jīng)理就要積極構(gòu)建具有系列性的項(xiàng)目計(jì)劃、組織、控制方案，從而將統(tǒng)籌管理工作落到實(shí)處，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理目標(biāo)。以項(xiàng)目管理思想為基礎(chǔ)依據(jù)，可以具體將辦公室單次性工作作為一個(gè)項(xiàng)目，細(xì)分為項(xiàng)目啟動(dòng)管理、管理任務(wù)執(zhí)行、項(xiàng)目監(jiān)控、項(xiàng)目調(diào)整等多項(xiàng)任務(wù)。在完成各個(gè)項(xiàng)目之后，還要及時(shí)開展總結(jié)會(huì)，并要將項(xiàng)目資料進(jìn)行歸檔處理。

辦公室管理工作人員在實(shí)際應(yīng)用項(xiàng)目管理思維時(shí)，就要充分考慮辦公室人員自身特點(diǎn)。通過(guò)對(duì)辦公室工作進(jìn)行細(xì)致分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)辦公室工作看起來(lái)簡(jiǎn)單瑣碎并不復(fù)雜，但這些工作具有一定的繁重性、并行性、多目標(biāo)性等特點(diǎn)。在管理工作中要確定項(xiàng)目目標(biāo)，必須保證評(píng)估目標(biāo)具有可行性，同時(shí)要全面提升辦公室管理工作質(zhì)量。對(duì)于辦公室的各項(xiàng)工作項(xiàng)目而言，基本上都是自上而下進(jìn)行部署，在確定項(xiàng)目目標(biāo)之后，有助于項(xiàng)目參與人員在思想觀念上達(dá)成共識(shí)，從而能夠幫助企業(yè)順利開展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。

（二）制定科學(xué)合理的工作任務(wù)計(jì)劃

以項(xiàng)目管理思想為依據(jù)，開展辦公室管理工作，會(huì)對(duì)服務(wù)轉(zhuǎn)型和專業(yè)性具有較高要求。辦公室管理人員在此種狀況下，要在實(shí)際落實(shí)項(xiàng)目執(zhí)行工作之前，制定科學(xué)合理的工作任務(wù)計(jì)劃，甚至要對(duì)該項(xiàng)工作計(jì)劃的可行性進(jìn)行全面評(píng)估。

一是合理分解任務(wù)。嚴(yán)格依據(jù)任務(wù)性質(zhì)，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分析；要嚴(yán)格按照一定的層次結(jié)構(gòu)，積極構(gòu)建完善的任務(wù)目標(biāo)體系；并針對(duì)目標(biāo)任務(wù)，精準(zhǔn)確定最大任務(wù)單元的時(shí)間周期。

二是有效銜接任務(wù)。對(duì)各項(xiàng)任務(wù)合理進(jìn)行分解之后，要注重從時(shí)間維度對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行銜接。辦公室管理人員在具體工作中，就要從項(xiàng)目管理思維的角度出發(fā)，充分利用流程圖的形式來(lái)標(biāo)注各項(xiàng)任務(wù)的銜接；并且按照時(shí)間要求，結(jié)合任務(wù)流程做好任務(wù)的梳理工作。此外，積極引入項(xiàng)目管理思維工作流程圖，可以達(dá)到可視化等目的，讓任務(wù)銜接一清二楚，同時(shí)可以精準(zhǔn)節(jié)點(diǎn)各個(gè)最小任務(wù)單元的工作量和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

三是合理分配人力資源。辦公室管理工作任務(wù)想要高效完成，需要充足人力資源的支持。這就要求企業(yè)辦公室管理人員，結(jié)合項(xiàng)目管理各項(xiàng)工作要求，作為責(zé)任部門，針對(duì)完成的單次任務(wù)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人力資源進(jìn)行合理調(diào)配。在保證各項(xiàng)任務(wù)在標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間范圍內(nèi)完成同時(shí)，也要細(xì)化任務(wù)分工表以及流程圖，從而提升任務(wù)完成速度和質(zhì)量。

四是發(fā)布工作計(jì)劃。綜合考量各項(xiàng)限制因素，對(duì)于辦公室管理人員而言，也要對(duì)完成任務(wù)的網(wǎng)絡(luò)圖可行性進(jìn)行細(xì)致分析[2]。要充分利用現(xiàn)代化辦公室OA辦公系統(tǒng)以及各類信息基數(shù)手段，提前將具體的工作任務(wù)和計(jì)劃方法下發(fā)給辦公室工作人員，提升工作人員的參與度和積極性。

（三）嚴(yán)格監(jiān)督管理工作執(zhí)行狀況

在辦公室管理實(shí)踐工作中，融入項(xiàng)目管理思想，在實(shí)際實(shí)施各項(xiàng)任務(wù)期間，要對(duì)辦公室工作人員的具體工作行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。主要就是因?yàn)楦鱾€(gè)任務(wù)單元都要非常明確的截止時(shí)間，為了能夠在有效的時(shí)間內(nèi)提升工作效率和質(zhì)量，就要防止因?yàn)楣ぷ魅藛T自身原因，而延誤整體任務(wù)完成時(shí)間。同時(shí)通過(guò)流程圖更新流程進(jìn)度，及時(shí)查找進(jìn)度滯后的原因，通過(guò)各種技術(shù)手段或人力資源支持解決進(jìn)度滯后問(wèn)題，確保工作任務(wù)按質(zhì)按量完成，這樣也有助于在后續(xù)制定出更具有針對(duì)性的辦公室管理機(jī)制。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，為了能夠更好地將項(xiàng)目管理思想，融入到辦公室管理實(shí)踐工作中，辦公室工作人員和管理人員就要在全面掌握項(xiàng)目管理思想的基礎(chǔ)上，落實(shí)任務(wù)目標(biāo)確定、任務(wù)計(jì)劃制定、監(jiān)督任務(wù)計(jì)劃等多項(xiàng)工作。這樣不僅能夠使辦公室管理工作向精細(xì)化方向轉(zhuǎn)變，也能顯著提升辦公室管理工作創(chuàng)新性。