信息化時代人事檔案的風險管理

楊丹 武漢城市職業學院

在人事檔案中包含個體的詳細資料數據信息，其中包含學習經歷、工作經歷，個人隱私如姓名、性別、身份證號等內容，也體現出是一個機構或者事業單位所具有的人力資源結構，通常情況下，對此類的數據信息需進行保密處理。但人事檔案在組織中有一定的重要性；同時具有較高的管理價值，所以在現代化的信息時代發展中，應該更多地注重對管理環境發生的變化，導致出現各種風險的應對，并采取具有針對性的措施解決問題，以此有效地防范人事檔案出現風險的概率。

一、信息化時代人事檔案的風險管理的背景

人事檔案涵蓋內容較為廣泛，其中包括電子人事檔案，以及文字、圖表等形式的人事相關資料，用以記錄事業單位經濟的相關事務。《人事檔案管理辦法》中明確規定：對于滿足以下條件的，事業單位內部可以電子人事檔案形式進行保存，形成相應的電子人事檔案。一是該電子檔案是通過計算機等電子設備，形成并進行傳輸的有效檔案。二是相關核算系統能夠接收和讀取該資料，并輸出歸檔格式的相關電子人事資料，進一步設定必要審簽流程。三是電子管理檔案能夠長期保存，并且能與其他紙質人事檔案建立信息檢索聯系。四是能夠有效防止檔案信息被更改。五是建立備份，防止意外災害以及意外事故對檔案帶來的破壞。六是該電子人事資料以及信息有重要保存價值或永久保存價值。

二、信息化時代人事檔案管理存在的風險

（一）物聯網風險

在信息化時代的發展過程中，人事檔案管理工作的開展會面臨物聯網風險，分別是硬件設備遭受損壞與故障所導致出現的安全隱患。在現今的機關與企事業單位中，通常采用的都是雙軌制管理模式，也就是同時實現對實體檔案與電子檔案的管理工作，并不斷地提升電子檔案使用效率，主要因為傳輸與管理工作具有很大便捷性。相對其它檔案業務工作的分散管理開展不同，人事檔案管理工作通常都由人力資源部門進行集中的管理，管理過程中呈現出存儲量大、集成性高等特點，這一特點在信息化時代的發展中被不斷的放大，當物理層遭受到破壞后，就會面臨更加嚴重的后果；同時還存在著自然風險與人為風險，包含了地震、洪水、人為操作失誤或者是惡意破壞等行為所導致出現的軟硬件損壞現象。

（二）檔案管理設備較為落后

當前，隨著信息化技術的快速發展，各個行業都開始運用信息化技術開展工作，事業單位檔案管理工作也不例外，在發展進程中，逐漸開始實施信息化檔案管理，但由于事業單位高層管理人員沒有意識到信息化檔案管理的重要性，所以，即使信息化技術已經滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛。檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會大環境發展背景下，人才難以在固定崗位干一輩子，離職現象經常發生。針對事業單位檔案管理工作來講，如果出現管理人員離職，且交接工作沒有做好，那么就容易導致部分檔案出現“死檔”的問題，這對于事業單位發展會產生極大的影響。

（三）人事檔案管理信息化程度低

信息化管理是事業單位人事檔案管理工作追求的目標，只有做到足夠規范化和合理化，才能夠讓人事檔案管理工作朝著現代化、信息化方向發展。通過電子信息技術對事業單位的人事檔案進行科學的信息化管理，能夠有效提高人事檔案管理工作的效率與質量，并能夠使檔案保存工作更加規范化。然而因為地域經濟的發展程度以及事業單位領導重視程度的不同，從而使得事業單位在進行檔案管理的時候還無法全面實施信息化管理。

三、信息化時代人事檔案的風險管理的措施

（一）完善人事檔案電子化管理制度

事業單位要逐步優化內部管控機制，建立良好的信息溝通機制，以及提升相關風險管控力度，根據《人事檔案管理辦法》《關于規范電子人事憑證報銷入賬歸檔的通知》《電子文件管理暫行辦法》《電子檔案移交與管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等規范性文件和標準，結合本單位實際情況，采用精細化檔案管理方式，并且進一步制定相關電子檔案的管理規定，其中要包含電子檔案的歸檔、移交、借閱、整理、保管等環節細則，并且事業單位內部要進一步明確崗位的責任以及相應權利，從而達到進一步的內部制約，形成規范化、系統化的管控制度，利用可靠的安全技術以及高效的防控措施，進一步保證相關電子檔案信息系統安全有效。

（二）注重提高人事檔案管理的信息化水平

對于人事檔案管理人員來說，其必須具備善于學習、不斷學習的意識，在人事檔案管理工作中，必須嚴格要求自己，加大信息專業知識的學習的力度，熟練掌握各種的技術與工作內容，通過信息技術來實現人事檔案工作流程的不斷發展，為事業單位人事檔案管理工作的質量與效率的提高打下堅實的基礎。除此之外，事業單位還要定期組織人事檔案方面的培訓，使人事檔案管理人員的專業知識結構得到不斷地更新，及時了解信息化檔案管理的相關標準，為提高檔案管理工作的規范化、專業化、信息化而不斷努力。

（三）引進各種現代化數字檔案管理設備

數字檔案管理應用設備引進現代化的檔案設備這一舉動以及在現代社會中開始逐漸獲得了現代人們的一致高度好評，因為這一舉動，不僅為現代人們的日常生活工作提供了很多方便，同時也已經給我國數字化檔案管理的推廣發展應用提供了新契機。事業單位檔案管理不同于其他的管理工作，它指的是一個非常綜合性的檔案管理工作，需要同時處理很多復雜的檔案信息內容。為了有效解決事業單位信息量龐大的這一關鍵難題，引進一些高效的大型數字化管理設備信息系統無疑是目前解決這一問題的關鍵有效途徑。為了能夠更好的有效提高事業單位的工作效率，確保檔案信息儲存的安全，事業單位可以根據國家機關和事業單位的實際工作情況，結合自身的資源優勢，創建一套現代化的數字檔案管理信息系統，嚴格控制數字檔案文件信息管理儲存點的質量與安全。這種管理做法不僅希望能夠為推進數檔案管理工作創建一個有利的工作環境，同時還希望能夠更好的有效促進國家機關和企事業單位全部檔案工作的正常順利開展。

（四）保障數字化環境的安全

信息技術的發展應用對于提升檔案管理有效性、緩解人員工作壓力、減少管理成本等有積極的意義，但是與此同時，互聯網大范圍使用帶來的檔案信息安全風險也不容忽視，檔案存在信息泄露風險。行政事業單位在應用數字化管理模式的同時，必須將信息安全的維護作為重要工作內容，避免信息泄露以及信息丟失、損壞等情況出現。信息技術的發展使得網絡病毒更新速度加快，為應對這一問題，行政事業單位應加強自身信息化水平，及時更新病毒查殺技術，為檔案信息安全提供保證。為避免出現因系統故障或網絡漏洞造成的信息遺失，檔案管理人員要提前做好數據備份工作，最大限度地減少因網絡問題帶來的損失。除此之外，檔案管理部門可以設立專門信息小組，或者同單位信息管理部門合作，實時更新防護系統、操作系統等，使單位檔案管理保持時效性和先進性。

四、結束語

在現今信息化時代發展背景下，事業單位需要在工作中不斷地建立健全人事檔案信息化管理制度；同時完善相關硬件設備的安裝以及對軟件系統的升級，加強內部的數據庫與人士檔案信息化管理平臺的建設工作，可更好地提升檔案管理人員的綜合素質，將人事檔案管理開展的功能充分發揮出來，促使人事檔案管理工作為事業單位的發展提供更多的服務。