淺談高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

李維輝 陳丹 鄒述平 張英英 翁華英 重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校檔案是我國(guó)檔案事業(yè)中的重要組成部分之一，因此在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，構(gòu)建完善的高校檔案管理系統(tǒng)也成為高校管理層十分重要的工作內(nèi)容。數(shù)字化檔案不僅能夠使檔案管理工作更加方便和高效，而且還有利于推動(dòng)檔案管理自動(dòng)化發(fā)展進(jìn)程。因此高校需要高度重視數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)構(gòu)建過(guò)程中存在的不足并妥善解決。

一、我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）不重視高校檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建

雖然我國(guó)許多高校在近幾年的檔案管理工作都向著規(guī)范化和自動(dòng)化的方向發(fā)展，但是在發(fā)展的過(guò)程中仍然存在共性問(wèn)題，例如高校并沒(méi)有在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作中投入足夠的精力和資源。許多高校管理層人員仍然保持著傳統(tǒng)的檔案管理觀念，認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裁剪、裝訂和保管，并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)高校科研和教學(xué)工作的重要影響，導(dǎo)致許多高校的檔案只有在干部調(diào)動(dòng)或者提拔時(shí)才會(huì)被提及。因?yàn)楦咝５墓芾韺硬恢匾暋⒉魂P(guān)心檔案管理工作，因此檔案管理部門(mén)也很少主動(dòng)擴(kuò)展工作內(nèi)容。

（二）高校檔案管理方法落后

許多高校并沒(méi)有將數(shù)字化信息技術(shù)充分應(yīng)用于檔案管理工作之中，管理人員大部分工作內(nèi)容仍然是建立和保管紙質(zhì)檔案。檔案室內(nèi)電腦的作用并沒(méi)有充分發(fā)揮，工作人員僅僅用其進(jìn)行檔案目錄的打印、而沒(méi)有利用其信息查詢、檢索、篩選等功能。因此檔案室中許多信息統(tǒng)計(jì)工作仍然靠人力完成，檔案也無(wú)法為高校的決策提供主動(dòng)且有效的參考。

（三）高校檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足

因?yàn)楣芾砣藛T是檔案工作的主體，所以管理人員的綜合素養(yǎng)往往能夠決定檔案管理工作的成果。現(xiàn)如今許多高校檔案管理人員并沒(méi)有掌握足夠的數(shù)字化技術(shù)，因?yàn)楦咝２](méi)有依照檔案管理工作內(nèi)容的變動(dòng)，而為工作人員提供針對(duì)性地培訓(xùn)活動(dòng)。許多在職的檔案管理人員在缺乏培訓(xùn)學(xué)習(xí)的情況下，并不能有效的應(yīng)用檔案管理工作中引入的數(shù)字化技術(shù)。

二、構(gòu)建高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的重要意義

我國(guó)的數(shù)字信息通訊技術(shù)已經(jīng)在近幾年取得了十分客觀的進(jìn)展，建立高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求。完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)使得使用者可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)查詢自己需要的數(shù)字化的檔案資料，高校的教師和學(xué)生也可以在網(wǎng)絡(luò)上收集到最新的科研成果，這將對(duì)高校的科研和教學(xué)產(chǎn)生十分積極的作用。

三、我國(guó)高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建策略

（一）加大高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入

高校需要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅能夠使高校檔案得到充分地利用，而且還能夠有力的促進(jìn)高校教學(xué)質(zhì)量和科研領(lǐng)域的發(fā)展。因此需要將檔案系統(tǒng)構(gòu)建列入高校重點(diǎn)建設(shè)工作范圍之內(nèi)，加大在檔案管理方面的人力、物力和資金投入。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，積極地向檔案室內(nèi)引入先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)施，所以高校需要確保建設(shè)的經(jīng)費(fèi)充足，為檔案管理人員提供良好的工作條件和環(huán)境，使高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建能夠得到良好的進(jìn)展。

（二）建立健全高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的規(guī)范

為了能夠促進(jìn)我國(guó)檔案管理行業(yè)的規(guī)范化發(fā)展，該領(lǐng)域已經(jīng)出現(xiàn)了多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和電子文件標(biāo)準(zhǔn)等等，但是因?yàn)槲覈?guó)數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域建設(shè)時(shí)間比較短，因此并沒(méi)有形成完善的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。完善合理地規(guī)范是我國(guó)高校建設(shè)檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的有力保障，因?yàn)橥晟频囊?guī)定能夠使檔案管理人員的工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)高校也需要依據(jù)自身檔案室的實(shí)際情況和該領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)，合理地對(duì)建設(shè)規(guī)范進(jìn)行修改和完善。高校需要積極了解檔案管理行業(yè)的管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并且選擇性的將其應(yīng)用在本校的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建之中，使管理人員在進(jìn)行檔案資料的收集、儲(chǔ)存和傳輸工作時(shí)有章可循。

（三）重視高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是構(gòu)建高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的重要前提，也能夠?yàn)榘l(fā)展現(xiàn)代化新型數(shù)據(jù)庫(kù)打下基礎(chǔ)，因此高校需要做好檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善工作。現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)需要依賴于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在高校的檔案室中建設(shè)檔案目錄中心，不斷豐富高校的檔案資源類(lèi)型和數(shù)量，致力于實(shí)現(xiàn)高校檔案資源傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化的目標(biāo)。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

因?yàn)樵S多在職的高校檔案管理人員并沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，因此高校也需要為管理人員提供良好的學(xué)習(xí)氛圍和條件，積極開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)工作，積極鼓勵(lì)檔案管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)和自學(xué)等方式提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。高校在培訓(xùn)檔案管理人員之前需要制定嚴(yán)格的培訓(xùn)制度和核查制度，確保管理人員能夠高質(zhì)量完成檔案錄入工作和檔案數(shù)字化工作。高校還可以為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建工作引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)人才，使檔案室工作人員的計(jì)算機(jī)水平得到有效的提高。

四、結(jié)束語(yǔ)

晚上構(gòu)建高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠使檔案資料的收集整理、編目和檢索環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，既提高了檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量，也使得高校的檔案服務(wù)水平得到大幅度提升。而且工作人員也在高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中得到了自我的鍛煉和提升，在培訓(xùn)過(guò)程中學(xué)會(huì)了現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。因此高校需要不斷加強(qiáng)和完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。