淺談新時代基層單位檔案管理工作的基本要求

張玉香 山東省日照市莒縣城陽街道辦事處

一、基層單位檔案管理工作數(shù)字化需求

（一）檔案信息的數(shù)字化需求

近年來，在我國技術(shù)快速發(fā)展的過程中，檔案信息的數(shù)字化，可提升檔案管理工作的便捷性，便于有效開展各方面的管理工作，不會受到時間與空間的限制。檔案信息的數(shù)字化存儲，不僅可以節(jié)約資源，還能降低存儲的空間，減少人力成本、檢索工作時間，加快工作速度，促使檔案管理工作高效實(shí)施。基層單位的檔案管理工作中先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，可改善當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀，打破傳統(tǒng)工作的局限性，提升檔案信息的數(shù)字化水平，便于有效管理相關(guān)的檔案內(nèi)容，全面挖掘利用檔案資源，提升基層單位的檔案管理工作效果。

（二）檔案管理的微小化需求

基層單位的檔案數(shù)字化管理工作中，可以通過計(jì)算機(jī)中壓縮打包技術(shù)方式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的圖片、文字等轉(zhuǎn)變成為電子文檔，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，分類處理檔案內(nèi)容，分享相關(guān)的信息，實(shí)現(xiàn)異地查找的目的。在基層單位的檔案管理過程中采用數(shù)字化技術(shù)措施，可利用微小化的形式處理檔案，方便管理和使用，提升基層單位檔案管理水平。

二、基層檔案管理問題分析

（一）缺乏良好的檔案管理系統(tǒng)

近年來，我國基層單位在日常檔案管理工作中，尚未采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，不能確保各方面的檔案管理工作質(zhì)量，難以有效提升各方面管理工作的現(xiàn)代化水平，對基層單位的發(fā)展會造成不利影響。部分基層單位在工作中尚未結(jié)合數(shù)字化的建設(shè)需求，積極創(chuàng)建相關(guān)的數(shù)字化系統(tǒng)，不能確保檔案管理工作質(zhì)量和水平，難以有效提升檔案管理的數(shù)字化成效，如果不能有效完成各方面的數(shù)字化管理工作任務(wù)，將會誘發(fā)很多嚴(yán)重問題。

（二）缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍

部分基層單位在檔案管理工作方面，雖然已經(jīng)采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，嘗試創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，但是由于缺乏高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，不能確保各方面的檔案管理工作質(zhì)量。部分工作人員未能掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，沒有在自身工作中積極采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)方式，不能采用先進(jìn)技術(shù)措施有效完成檔案管理任務(wù)，嚴(yán)重影響基層單位檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

三、基層檔案管理對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提升意識

檔案價值高低與管理效果相關(guān)，加強(qiáng)重視能夠充分開發(fā)基層檔案管理潛力，促進(jìn)基層單位發(fā)展。基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的價值，將檔案管理納入單位工作計(jì)劃當(dāng)中，改變檔案管理在基層單位中的地位，從頂層建設(shè)加強(qiáng)管理工作。同時，基層單位要提升基層管理人員工作意識，多次開展相關(guān)法律、法規(guī)研習(xí)工作，使管理人員認(rèn)識到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)要做好協(xié)調(diào)工作，讓各個部門配合檔案管理工作，掃清檔案管理人員工作中的障礙。

（二）人才培養(yǎng)，穩(wěn)定隊(duì)伍

在檔案管理中，人力因素是保證檔案管理效果的決定性因素。因此在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中可以從兩個方面開展工作：第一，穩(wěn)定隊(duì)伍。基層單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人力資源投入，派遣專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，適當(dāng)增加福利，穩(wěn)定檔案管理工作隊(duì)伍。第二，人才培養(yǎng)。基層單位人事招納、擴(kuò)大編制較為困難，因此應(yīng)該提高人才選拔標(biāo)準(zhǔn)，選擇具有檔案管理、數(shù)據(jù)處理技能、工作責(zé)任心強(qiáng)的應(yīng)聘者負(fù)責(zé)基層檔案管理工作。同時，基層單位內(nèi)部也要結(jié)合檔案管理環(huán)境變化對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，如“信息技術(shù)檔案管理”“人事檔案管理規(guī)范”“檔案管理法律研習(xí)”等培訓(xùn)內(nèi)容，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理部門以及基層單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理進(jìn)行定期與不定期考核，從建檔、查閱、歸檔規(guī)范性、檔案保管狀況、檔案資源維護(hù)等幾個方面入手，全面提升檔案管理效果。

（三）積極采用電子存儲技術(shù)

為促使基層單位檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，應(yīng)該積極采用電子存儲技術(shù)，利用先進(jìn)技術(shù)措施將檔案內(nèi)容存儲到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，然后采用授權(quán)管理的方式，為相關(guān)檔案管理人員提供便利。在此期間，還需注意原始的紙質(zhì)檔案與實(shí)物檔案的保存，通過電子掃描技術(shù)將信息掃描到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，便于開展數(shù)字化的管理工作，將電子存儲技術(shù)的積極作用全面發(fā)揮出來，達(dá)到預(yù)期的數(shù)字化管理目的。與此同時，在使用電子存儲技術(shù)的過程中，應(yīng)該結(jié)合基層單位的檔案管理工作特點(diǎn)與實(shí)際情況，要求檔案管理人員創(chuàng)建相關(guān)的電子存儲技術(shù)系統(tǒng)，在合理采用電子存儲技術(shù)的情況下，保證有效存儲各種檔案數(shù)字化信息，滿足當(dāng)前的數(shù)字化管理需求。

（四）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系

近年來，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，基層單位的檔案管理工作已經(jīng)開始呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢，要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目的，就應(yīng)該積極采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的管理體系。首先，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)置數(shù)字化的檔案目錄，通過相關(guān)的檢索軟件實(shí)現(xiàn)對檔案資料的自動化歸類和統(tǒng)計(jì)處理，提升檢索工作的效率，這樣不僅能夠降低檢索的工作量，還可以確保工作的準(zhǔn)確性。其次，在采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過程中，應(yīng)該設(shè)置關(guān)于檔案管理方面的局域網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化各種信息資源的共享，在系統(tǒng)之內(nèi)，基層單位之間可以共享檔案資源，提升共享的效率，確保檔案的利用率。最后，在采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過程中，應(yīng)該創(chuàng)建關(guān)于基層單位的檔案管理網(wǎng)站平臺，采用網(wǎng)絡(luò)平臺整合各種檔案信息，確保各方面檔案管理工作的效果。

四、結(jié)論

基層檔案管理工作內(nèi)容煩瑣，屬于基層單位基礎(chǔ)管理工作內(nèi)容，對于基層單位人力資源管理、運(yùn)行決策、群眾服務(wù)具有重要的意義。面對基層單位管理中的諸多問題，需要從意識、制度、管理規(guī)范、信息化建設(shè)等多個角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)基層檔案管理模式，讓其真正參與到基層單位管理當(dāng)中，發(fā)揮檔案信息價值，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。