企業采購成本控制研究

張玉寶 中國航空工業集團公司雷華電子技術研究所

一、緒論

在企業中，采購成本主要涵蓋在實施整個采購過程中所發生的所有費用。主要有采購業務前的調研、接待、物流、庫存流轉等以及確立供應商后合同簽訂的總價格。另外有些進口設施可能涉及一些代理費用、進出口費用等等。我們將這些涉及的支出作為企業采購的成本。

二、企業采購成本現狀分析

（一）企業簡介

A市某企業約有1500多人，致力于科研生產工作，研發出了多種型號的產品。基于此，企業的產品正常的研發生產需要大量的采購活動來支撐，包括物資類，后勤保障類，設備設施類等等。為此，企業內部成立的專門進行各類物資采購的部門—采購部。采購部人員負責企業各大研發型號的保障工作，滿足內部科研生產的需求。采購的物資、設施需要按時驗收入庫，否則會影響科研生產的有序進行。

現階段，企業采用的是ERP訂單采購和互聯網流程申請進行采購，完全通過網上進行申請審批，大金額的項目會通過會議或是會簽進行。這樣的申請方式會導致采購成本未得到及時控制。除此之外，在企業內部沒有成形的供應商管理制度以及合格供應商管理庫。例如每一次的采購活動都是通過網絡、電話、傳真完成，監控過程基本沒有，缺乏公開的議價環節，導致企業的采購成本偏高。

（二）企業采購存在問題

1.缺乏整體成本概念

很多時候認為本次采購價格低就是對成本的控制了，就是開源節流降本增效了，但是每次購買物資的質量、交貨期都有很大差異，價格低必然會帶來質量次、服務差。所以我們需要關注的是高性價比的采購模式。不是片面的習慣做法，從整體上看待降低成本才是客觀的。

2.內部管理不到位

企業總是覺得采購部門是高風險的，采購崗位容易引起貪腐行為，各類誘惑很多，所以企業的采購崗位大多數由一些關系戶擔任。例如聘請的采購上崗人員是某領導的親屬或朋友，這些人員所學專業基本不是對口的，缺乏專業理論作為支撐，未受過專門培訓，他們很容易被供應商收買賄賂，利用職務之便謀取私利，這些人員有的人學習能力不足、不具備專業技能，采購效率、采購質量都很難保證。這種現象嚴重損害了企業的社會形象和社會影響。諸如此類情況在各個企業層出不窮，究其原因還是內部管理不到位造成的。還有企業的采購活動牽扯部門較多，內部的需求部門、技術部門、工藝部門、質量部門等都參與一個采購活動，大家從各個層面表達自己意見，給出不同的采購評審建議，最終導致的就是采購價格偏高、產品供貨周期長。這樣的做法不僅僅失去企業本身的信譽，也使得與供應商的合作變得困難。

3.供應商管理缺失

式中，Γ（·）為 gamma函數，α、β、ɑ0分別為形狀、尺度和位置參數。它們與樣本均值x、變差系數Cv和偏態系數Cs的關系為：

傳統采購大多數只關注價格，誰價格低就選擇誰，市場競爭的供應商又很多，采購部門就會經常的更換不同的供應商。然而頻繁地變更供應商就會產生了供應商轉換成本、管理成本、時間成本和供貨質量，這些經常性的變更行為會讓企業得不償失。新的一個供應商也存在一定的風險。因為這種短期的供求合作關系，變成了簡單的買賣關系，沒有了質量保證，也沒有了售后保證。類似于這樣的供應商管理給企業帶來不便的同時，更是無形中增加了采購成本。其次，企業出于對采購這一崗位人員工作的特殊性考慮，就會有輪崗制，輪崗的弊端就是不利于采購成本的降低。新的采購員，大都會選擇新的合作對象，但是對于新的合作對象既缺乏穩定性也缺乏價格最優優勢，勢必造成采購成本的增加，給企業帶來負擔，降低企業的競爭力。

三、企業采購成本控制的對策

（一）企業采購成本控制技術

1.集中采購

集中采購通常理解為企業為達到采購規模，將類似的需求集中，品類集中或數量集中，由此可以達到與供應商議價的籌碼，降低采購成本。集中采購是一個陽光化、專業化、流程信息化的過程，從而避免了人為因素導致的暗箱操作。集中采購的優勢甚至要比公司招投標更加透明。掌握好集中采購的度，利用信息化的網絡平臺使得采購過程規范。通過集中采購平臺會引發企業管理上的規范，以此達到管理集中、供應商集中的效果。這是最常用的一種采購技術。航發集團的集中批量采購就是一個成功的例子。

以前，航發集團下屬的幾十個制造企業都擁有自己的采購獨立自主權，當然這樣的獨立自主采購權有一定的優勢，例如采購具有靈活性，采購周期小，效率低，能夠快速應對采購需求，但是靈活采購的弊端也很凸顯，靈活采購分散了采購的能力，對總公司而言，增加了采購成本。

之后，航發集團認識到這一缺陷。航發集團制定應變策略，他們優化了采購管理制度和采購流程，從分散采購逐步走向了集中采購之路。總公司與下屬公司使用一個共同的采購管理系統，各下屬公司使用該系統將自己的訂單信息匯總上報，總公司根據全公司的需求，派出專業采購團隊與相應供應商談判，簽訂頂層戰略性質的框架協議，拿到最低價格。這一個改革的結果是驚人的：（1）發貨及時率會提高；（2）交貨期會縮短；（3）潛在顧客丟失率會降低；（4）采購成本大大降低。

2.庫存成本有效控制

除了物料成本，采購成本中很大一部分都是來自存儲成本，存儲成本跟物料庫存的數量、體積、屬性相關。有效的降低庫存成本，就要對庫存的靈活運轉。靈活運轉庫存可以從兩個方向出發：處于備貨考慮，還是采購明細不明確的原因，都會導致擠壓，我們稱之為存貨。因此降低庫存成本，就要及時處理存貨，可以通過與供應商合作，例如及時和供應商反饋庫存狀況，供應商就可以靈活將這批庫存處理。存貨的保留增加成本，浪費資源，與供應商分擔庫存，就等于共同分擔庫存成本、運輸成本和庫存風險，這一方案可以說毫無壞處。這樣長期配合，也有利于供應商對本企業的了解，對于供貨數量大概有更深了解，不會再盲目供貨，導致庫存積壓。

3.招標采購可以讓企業獲得更多的服務

招標采購是指采購方作為招標人，事先提出采購貨物的技術要求，會有眾多的投標人參加投標，然后由招投標代理機構按照規定的程序和標準從中選擇最合適的投標人，確定其中標，再有招標人與投標人簽訂貨物的合同和協議的過程。招標采購依據《招標投標法》遵循公開、公平、公正的原則。首先招標人通過編寫招標文件，做出符合投標的標書，這一過程也有利于企業對自身成本、資質的評估。其次企業參加投標，各個企業都互不了解，也體現招投標的公平公正，最后在大家互不知彼此的情況下，企業綜合對比參加競標的投標人，從而選擇對于自己最有利的供應商，企業利益達到最大化。招標采購的公正減少了貪污腐敗的機會。企業既可以獲得優質的服務，也能在比價的情況下，降低采購成本，因此招標采購成為采購的主流。但是招標采購也有弊端，首先周期很長，其次需要請專家評標，出現問題也有可能流標，無形中也增加時間成本。

4.善于利用采購談判技巧

談判在商務合作中顯得至關重要，它可以幫助企業在采購過程中獲得最大的利益。談判是雙方博弈的過程，在這過程中，雙方不斷溝通，以達到一個雙方都滿意的成交價格。談判也是一種心理戰術，作為買方有效的談判，就是為企業帶來利益的過程。作為賣方，希望能夠通過銷售產品獲得利潤，很樂意的接受談判。因此在談判過程雙方是很主動的，這就有利于促成合作共贏的局面，也是說能夠有效降低采購成本。

（二）企業采購成本控制策略

1.降低評價、選擇、使用和管理供應商的成本

采購活動是采購人員和供應商相互配合完成的，企業都愿意和一個有高質量產品，優良的售后服務的供應商合作，優秀的供應商可以降低企業采購的前期了解工作，好的售后服務也解決了企業的后顧之憂，反之，企業不僅得不到好的產品和服務，也降低了企業的工作效率，不利于企業形象的樹立。供應商的選擇對企業而言至關重要，企業選擇供應商，需要一個評價供應商的標準和深入的調查。總而言之，要對供應商進行書面調查和實地調查。在采購之前需要全方面了解合作的供應商，對于信譽差社會影響差的供應商可以采取直接不予報價、不予談判的機會。

2.善于運用采購的原則5R原則

采購訂單上的每一個信息都是需要控制的，比如產品名稱、產品規格、采購數量、采購價格，這些會直接影響采購成本。首先付款，付款可以采用預付、進度款定金的方式，預付是給合作成果的一個保障，進度款是提高合作效率的催化劑，定金就是采購產品有良好售后服務的保障。其次交貨，交貨的速度和方式也影響著采購成本。最后技術、運輸也至關重要。例如由采購不當引起的交貨不及時、缺貨、貨物損失，無形中就增加了采購的成本。為了達到采購成本合理化和最少化的目標，采購人員要遵循采購最基本的原則—5R原則，適質、適量、適價、適時與適地。對于這5R原則的靈活運用與掌握可以有效的幫助企業降低采購成本。

3.建設一個良好的采購體系

一個良好采購體系的形成，就會構建采購的良性循環。傳統的采購流程煩瑣復雜，反而增加了各種機會成本。因此，首先我們需要從各方面改善煩瑣的工作內容，簡化審批流程，提高工作效率；其次采購的領導人員素質和專業性也很重要，對采購主管的責任性與積極性的上崗培訓，讓采購人員充分認識到采購的重要性和嚴肅性；再來企業需要完善和優化采購管理規章制度，對于亂操作瞎采購的人員給予處罰；最后企業需要加強過程監控，加強合同執行力度，同時建立詳實的供應商檔案，讓后期采購工作順利有序的進行。鼓勵采購人員勇于在工作中不斷探索采購技巧，利用采購技巧在降低采購成本的同時，提高企業的利潤和市場競爭力。

通過對企業采購成本控制的研究，作者認為做好采購成本控制，需要從兩個方面入手。對于采購來說，需要增強成本意識，認真分析影響采購成本的各個因素，再根據經驗和知識設計出適合自己的一套采購成本控制方案。對于采購的成本進行比對記錄分析，總結每一次的優缺點，爭取利用收獲不斷提高采購能力。當然成本控制的工作也離不開供應商，供應商管理是采購活動一個重要環節，建立長期合作的供應商關系能夠獲得穩定的產品質量和優質的售后服務。總之，企業采購成本的控制既離不開采購也離不開供應商，從這兩方面入手，降低企業采購成本，實現企業的利益最大化。