試論醫(yī)院會(huì)計(jì)如何做好庫(kù)存物資管理

李雪艷 北京市門頭溝區(qū)醫(yī)院

一、醫(yī)院庫(kù)存物資管理存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)方面

醫(yī)院在制定采購(gòu)制度上以及實(shí)際執(zhí)行中都不夠完善，導(dǎo)致物資采購(gòu)隨意性較大，缺乏基于醫(yī)院整體視角的采購(gòu)計(jì)劃的制定，從而導(dǎo)致采購(gòu)支出的制定受到影響，難以建立規(guī)范性的收支系統(tǒng)，出現(xiàn)實(shí)際支出與審核過(guò)的預(yù)算數(shù)額不相符的情況。

（二）人員安排方面

醫(yī)院在采購(gòu)人員的設(shè)置上仍有缺陷，采購(gòu)過(guò)程缺乏嚴(yán)格有效的監(jiān)督與審核，長(zhǎng)期以來(lái)會(huì)使采購(gòu)物資的質(zhì)量受到影響。

（三）庫(kù)存管理系統(tǒng)方面

在庫(kù)存管理的系統(tǒng)建設(shè)上，雖然系統(tǒng)有一些優(yōu)化，但是仍有些功能不夠完善，如物資庫(kù)存管理沒(méi)有有效的預(yù)警功能；材料的消耗與相關(guān)醫(yī)療收費(fèi)項(xiàng)目脫節(jié)，無(wú)法有效的跟蹤管理；各類物資報(bào)表查詢分析功能局限性大等。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)提高庫(kù)存物資管理水平的對(duì)策

（一）加強(qiáng)庫(kù)房管理機(jī)制，規(guī)劃管理章程

針對(duì)庫(kù)房整理健全的管理規(guī)章制度，針對(duì)易耗品對(duì)應(yīng)的管理制度，對(duì)特殊易耗品按照“零庫(kù)存”的制度管理；對(duì)低值易耗品采用分類法管理，分清主次，對(duì)成本較高的進(jìn)行重點(diǎn)管理和監(jiān)控。為保障庫(kù)房工作的有序進(jìn)行，醫(yī)養(yǎng)結(jié)合機(jī)構(gòu)可以制定一項(xiàng)能衡量倉(cāng)庫(kù)管理工作的業(yè)務(wù)指標(biāo)，評(píng)價(jià)、考核工作的質(zhì)量和效果，提高庫(kù)房管理工作的水平。

（二）優(yōu)化信息化管理平臺(tái)

信息化技術(shù)手段是精細(xì)化管理的關(guān)鍵，醫(yī)院管理層應(yīng)引入信息化平臺(tái)，充分發(fā)揮綜合管理系統(tǒng)的效能；國(guó)內(nèi)各地區(qū)醫(yī)院管理層越來(lái)越重視數(shù)字化醫(yī)院概念，持續(xù)提高后勤管理系統(tǒng)的信息化水準(zhǔn)，對(duì)管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化，為精益化管理打下良好基礎(chǔ)。例如，醫(yī)院可依托物資申購(gòu)與物資申領(lǐng)一體化，物資模糊搜索等管理功能，對(duì)原有的信息操作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、升級(jí)，將工作重點(diǎn)放在物資信息管理系統(tǒng)方面；為管理系統(tǒng)增加庫(kù)存分類設(shè)定閾值、物資批量審核、物資批量記賬、訂單自動(dòng)生成等信息化功能，圍繞物資采購(gòu)工作構(gòu)建供應(yīng)商檔案，完善系統(tǒng)評(píng)價(jià)機(jī)制，提升供應(yīng)商管理水準(zhǔn)，進(jìn)而增強(qiáng)管理平臺(tái)的信息化水平，實(shí)現(xiàn)精益化管理。

（三）應(yīng)用二級(jí)庫(kù)管理

在醫(yī)院物資管理應(yīng)用二級(jí)庫(kù)策略的過(guò)程中，管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化功能模塊概念，盡可能提升應(yīng)用效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二級(jí)庫(kù)的功能模塊通常可以分為五個(gè)部分，即科室應(yīng)用需求管控、出入管控、整合業(yè)務(wù)管控、報(bào)表統(tǒng)計(jì)管控、數(shù)據(jù)庫(kù)管控。科室的應(yīng)用需求管控主要針對(duì)內(nèi)部醫(yī)生和護(hù)士人員在工作過(guò)程中消耗的物資情況進(jìn)行管理，這一過(guò)程需要由專門的管理人員進(jìn)行審核與統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行信息上報(bào)，通過(guò)中心處理模塊進(jìn)行物資管控和采購(gòu)，達(dá)到快速完成申領(lǐng)的效果，有利于整體效率的進(jìn)一步提升。出入管控模塊主要對(duì)進(jìn)入庫(kù)存、領(lǐng)出庫(kù)存的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，并通過(guò)收集物資使用者的基礎(chǔ)資料，達(dá)到良好的管理效果，有效避免了數(shù)據(jù)缺失問(wèn)題，有利于整體物資流向的控制。整合業(yè)務(wù)管控主要針對(duì)二級(jí)庫(kù)的物資存儲(chǔ)情況以及過(guò)往使用情況進(jìn)行分析，達(dá)到良好的控制目標(biāo)，有利于管理效果的提升。報(bào)表統(tǒng)計(jì)管控能夠通過(guò)對(duì)物資的單位時(shí)間段內(nèi)消耗情況進(jìn)行分析，并根據(jù)各科室的需求與實(shí)際應(yīng)用狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，達(dá)到上報(bào)支出、管控成本的目標(biāo)。數(shù)據(jù)庫(kù)管控主要負(fù)責(zé)對(duì)物資的基礎(chǔ)信息、供應(yīng)情況、聯(lián)系方式以及相關(guān)的醫(yī)保代碼進(jìn)行管理，并針對(duì)科室的應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到良好的查詢效果，有利于物資管理質(zhì)量的提升。

（四）注重分級(jí)管理的實(shí)施

由于庫(kù)存物資管理工作具有一定的復(fù)雜性和多樣性特點(diǎn)，若采用統(tǒng)一形式的管理手段不僅會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間成本，還會(huì)間接增加會(huì)計(jì)工作難度，所以可以在分級(jí)管理模式的輔助下提高物資管理水平。分級(jí)管理主要是以院內(nèi)的固定資產(chǎn)為目標(biāo)而展開(kāi)的物資管理工作，對(duì)賬目明細(xì)查證以及快消物資審核等有重要作用。一級(jí)管理內(nèi)容主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)部門針對(duì)庫(kù)存物資所設(shè)置的備查賬目上；二級(jí)管理是會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)通過(guò)對(duì)低消耗物資使用時(shí)產(chǎn)生的賬目明細(xì)進(jìn)行清查所體現(xiàn)的，對(duì)低耗物資采購(gòu)成本的合理分配有制約作用；三級(jí)管理則體現(xiàn)在醫(yī)院會(huì)計(jì)部門對(duì)各科室所用醫(yī)藥物資和醫(yī)療器械賬目的清查上，同時(shí)還會(huì)指定部分會(huì)計(jì)人員對(duì)科室項(xiàng)目開(kāi)展中低值快消物資的臺(tái)賬進(jìn)行核查。這樣會(huì)計(jì)部門在三級(jí)管理的協(xié)同實(shí)施下，一方面能對(duì)各科室醫(yī)療物資的具體使用信息有所掌握，為后續(xù)庫(kù)存物資管理的監(jiān)管重點(diǎn)指明方向，另一方面則能及時(shí)對(duì)物資管理中的不良行為進(jìn)行問(wèn)責(zé)處理，加強(qiáng)會(huì)計(jì)部門與物資管理團(tuán)隊(duì)的責(zé)任意識(shí)。

（五）強(qiáng)化報(bào)廢流程與體系

報(bào)廢物資主要來(lái)自院內(nèi)科室下的報(bào)廢項(xiàng)目，基于報(bào)廢項(xiàng)目對(duì)相關(guān)庫(kù)存物資進(jìn)行整合管理，對(duì)后期物資采購(gòu)計(jì)劃的制定以及基礎(chǔ)物資的調(diào)配等有重要影響，所以會(huì)計(jì)部門要對(duì)報(bào)廢流程及體系進(jìn)行強(qiáng)化處理。首先，醫(yī)院要根據(jù)會(huì)計(jì)部門對(duì)庫(kù)存物資管理的模式和原則等來(lái)構(gòu)建報(bào)廢項(xiàng)目專項(xiàng)管理小組，以免出現(xiàn)報(bào)廢管理與日常庫(kù)存管理流程混亂情況。其次，專項(xiàng)小組要明確報(bào)廢申請(qǐng)、項(xiàng)目審計(jì)以及財(cái)務(wù)信息核對(duì)等流程之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。對(duì)于各流程環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，不僅要對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確登記與查驗(yàn)，還要實(shí)時(shí)掌握?qǐng)?bào)廢項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)信息，來(lái)為跟蹤數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性提供保障。最后，醫(yī)院要結(jié)合會(huì)計(jì)專項(xiàng)管理小組所提供的報(bào)廢流程信息構(gòu)建相對(duì)應(yīng)的檔案庫(kù)，并對(duì)項(xiàng)目中低值快消物資的報(bào)廢流程進(jìn)行監(jiān)督管理，來(lái)提高報(bào)廢審批的通過(guò)率，降低報(bào)廢物資的過(guò)度消耗。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)面臨巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)的當(dāng)下，新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度的推行對(duì)醫(yī)院的會(huì)計(jì)工作提出了向科學(xué)化和精細(xì)化方向推進(jìn)的要求。庫(kù)存物資管理作為一項(xiàng)關(guān)系到醫(yī)院各個(gè)部門且對(duì)經(jīng)濟(jì)效益有重要影響的工作，其在新時(shí)期下暴露的問(wèn)題應(yīng)得到重視。為了提高醫(yī)院資金的利用率，在庫(kù)存物資管理上應(yīng)做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，對(duì)審核與成本核算工作重視起來(lái)。