新時期如何做好辦公室行政管理工作

劉啟立 山東萊克工程設計有限公司

一、辦公室行政管理工作

辦公室管理首先在一個企業中起著重要的作用，為企業管理、決策和發展戰略制定提供服務。它不僅是企業單位的綜合部門，也是企業內部的樞紐和橋梁，是領導工作的輔助機構。辦公室的工作效率也直接關系到企業的健康有序發展，因為一個錯誤的決策可能會直接損害企業的根本利益，嚴重影響企業的生存。

對于辦公室管理來說，就是圍繞企業的發展，按照一定的原則、程序和方法做好服務工作的過程。另一方面是通過多種手段和方法來協調辦公室的各種資源，充分發揮辦公室的效能。辦公室管理的職能主要體現在幾個方面：（1）職能全面，辦公室管理涉及企業的方方面面，是管理系統的樞紐和心臟，是企業內部各種因素相互聯系的節點。（2）協調功能。辦公室作為企業的中心，作為部門之間協調的橋梁，通過協調機制協調各方關系，推動工作。它在承上啟下、內外兼修中起著舉足輕重的作用。（3）服務功能：辦公室工作被視為為企業運營提供服務，具有為領導、職能部門和廣大人民群眾提供優質高效服務的功能。（4）監督職能，即對企業各部分及相關決策的執行進行監督管理，確保工作實施和工作開展的有效性。做好監督工作安排和進度，確保企業有序運行。

結合辦公室職能，可以保證辦公室管理具有政策性、全面性、及時性、服務性、協調性和保密性的特點。在辦公管理中，也需要結合其特點，提高管理效率。

二、新時期辦公室行政管理工作存在問題

（一）辦公室管理機制不完善

辦公室管理機制不完善，主要體現在觀念、制度等方面。首先，目前的管理理念落后，很多普遍采用傳統的管理方法。一些新技術、新方法、新思想的引進不足，一步一步的被動管理導致整個管理效率低下。然后就是缺乏完善的管理體系。目前，辦公室管理工作一般是按照上級領導的要求進行的，經常會出現程序不規范、執行不力等問題，主要是因為辦公室管理工作缺乏規范的制度約束和程序。最后，管理方法和手段落后。隨著對辦公管理的重視，一些新的技術手段被提出。然而，目前的辦公管理模式仍然相對傳統，缺乏創新。在企業的發展中，更多的是關注企業的經營和發展，而忽略了內部管理。

（二）低效的辦公室管理

辦公室管理的低效主要體現在辦公室管理的職能上。目前，辦公室管理的功能仍然存在許多不足，嚴重阻礙了管理的發展。辦公室管理的功能在上述內容中有簡要描述。在實際的辦公管理工作中，有些功能會缺失，不到位。

比如服務功能的缺失，由于傳統觀念和思維方式的影響，導致各部分缺乏服務意識，被動提供服務，很多問題得不到有效解決，尤其是對于基層服務。再比如缺乏協調功能，無法在企業管理中發揮舉足輕重的作用，導致內部工作部門協調不足，工作質量低下；監管不力，對一些工作安排缺乏有效監管，只負責工作安排而忽視工作進度，導致工作效率低下。

（三）辦公室管理人員素質有待提高

主要體現在工作態度、專業水平和綜合能力上，首先是工作態度，面對新的發展時期，一些外來思想文化的影響，導致了員工思想和工作態度的變化，工作熱情低，服務意識弱，甚至有些官僚主義和利己主義，影響了整個工作環境。

其次，員工專業能力不足，自身辦公管理工作復雜，要求員工具備一定的專業水平，掌握專業技術和方法，實現管理工作的科學化、規范化。但由于自身專業能力不足，很多工作難以開展，無法達到預期效果。

最后，綜合能力不足，主要體現在員工自身的組織能力、溝通能力、協調能力、適應能力等方面。這些是作為專業人員的一般專業能力，是其崗位的基本能力。正是因為目前辦公室管理人員缺乏全面的職能，工作效率低下，辦公室管理職能無法充分發揮。

三、新時期創新辦公室行政管理工作措施

（一）完善管理體系

為了提高辦公管理的效率，適應新時代的發展，完善的管理體系是基本保證。結合目前管理體系中存在的問題和不足，進行改進和優化。首先，我們應該改變傳統的管理理念，引入一些新的管理理論和理念，如人本管理理論和精細化管理方法，從而徹底改變傳統的管理模式。變被動為主動，充分發揮辦公室的職能和作用。

然后建立健全管理制度，建立科學的管理體系，實現辦公管理的制度化、規范化、科學化，從而提高管理水平和效率。用制度約束人和管理者，有些工作是按照制度來進行的，任務和責任是明確規定的，這樣才有規律可循。鑒于辦公室管理的綜合性強、內容復雜，在完善原有制度的基礎上，有必要在一些操作程序、流程等方面加強管理，明確工作程序，使工作能夠更順利地進行。

（二）創新管理方法

管理模式的創新，辦公室管理工作模式創新的關鍵在于技術的提高。企業決策者應重視辦公室管理，充分認識辦公室管理的重要性，加大對辦公室建設的投入。比如加強計算機、軟件系統等信息基礎設施，實現辦公管理的自動化、智能化，從而提高工作效率。

人才隊伍建設是信息化建設的基礎，要加強隊伍建設，提高整體素質。一方面，對于企業的上班族來說，要加強人員的培訓教育，組織不定期的學習，保證他們的思想和技術的先進性。比如針對一些新的管理技術，可以組織統一學習，保證員工的技術提升。另一方面，在人才招聘方面，要努力吸引一些優秀的專業人才，提高團隊的綜合素質。同時可以在引進人才的同時引進先進的理念和技術。

四、結束語

綜上所述，新時期，隨著政府機關和單位的進步和發展，辦公室行政事務管理的重要性越來越突出，這就要求政府機關和單位充分認識當前辦公室行政事務管理面臨的各種問題，并在此基礎上積極探索有效的解決方案，全面保證辦公室行政事務管理的質量和水平，從而為政府機關和單位的健康長遠發展奠定堅實的基礎。本文提出完善管理制度，創新管理方法，從而提高辦公管理效率，更好地適應新時代的發展。完善工作職能，仍需要從管理制度建設和管理模式創新等方面入手，同時需要加強思想政治建設，提高服務意識，充分發揮辦公室管理職能。