新時(shí)期如何做好辦公室行政管理工作

劉啟立 山東萊克工程設(shè)計(jì)有限公司

一、辦公室行政管理工作

辦公室管理首先在一個(gè)企業(yè)中起著重要的作用，為企業(yè)管理、決策和發(fā)展戰(zhàn)略制定提供服務(wù)。它不僅是企業(yè)單位的綜合部門，也是企業(yè)內(nèi)部的樞紐和橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助機(jī)構(gòu)。辦公室的工作效率也直接關(guān)系到企業(yè)的健康有序發(fā)展，因?yàn)橐粋€(gè)錯(cuò)誤的決策可能會(huì)直接損害企業(yè)的根本利益，嚴(yán)重影響企業(yè)的生存。

對(duì)于辦公室管理來說，就是圍繞企業(yè)的發(fā)展，按照一定的原則、程序和方法做好服務(wù)工作的過程。另一方面是通過多種手段和方法來協(xié)調(diào)辦公室的各種資源，充分發(fā)揮辦公室的效能。辦公室管理的職能主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：（1）職能全面，辦公室管理涉及企業(yè)的方方面面，是管理系統(tǒng)的樞紐和心臟，是企業(yè)內(nèi)部各種因素相互聯(lián)系的節(jié)點(diǎn)。（2）協(xié)調(diào)功能。辦公室作為企業(yè)的中心，作為部門之間協(xié)調(diào)的橋梁，通過協(xié)調(diào)機(jī)制協(xié)調(diào)各方關(guān)系，推動(dòng)工作。它在承上啟下、內(nèi)外兼修中起著舉足輕重的作用。（3）服務(wù)功能：辦公室工作被視為為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供服務(wù)，具有為領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的功能。（4）監(jiān)督職能，即對(duì)企業(yè)各部分及相關(guān)決策的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督管理，確保工作實(shí)施和工作開展的有效性。做好監(jiān)督工作安排和進(jìn)度，確保企業(yè)有序運(yùn)行。

結(jié)合辦公室職能，可以保證辦公室管理具有政策性、全面性、及時(shí)性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性和保密性的特點(diǎn)。在辦公管理中，也需要結(jié)合其特點(diǎn)，提高管理效率。

二、新時(shí)期辦公室行政管理工作存在問題

（一）辦公室管理機(jī)制不完善

辦公室管理機(jī)制不完善，主要體現(xiàn)在觀念、制度等方面。首先，目前的管理理念落后，很多普遍采用傳統(tǒng)的管理方法。一些新技術(shù)、新方法、新思想的引進(jìn)不足，一步一步的被動(dòng)管理導(dǎo)致整個(gè)管理效率低下。然后就是缺乏完善的管理體系。目前，辦公室管理工作一般是按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行的，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)程序不規(guī)范、執(zhí)行不力等問題，主要是因?yàn)檗k公室管理工作缺乏規(guī)范的制度約束和程序。最后，管理方法和手段落后。隨著對(duì)辦公管理的重視，一些新的技術(shù)手段被提出。然而，目前的辦公管理模式仍然相對(duì)傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新。在企業(yè)的發(fā)展中，更多的是關(guān)注企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展，而忽略了內(nèi)部管理。

（二）低效的辦公室管理

辦公室管理的低效主要體現(xiàn)在辦公室管理的職能上。目前，辦公室管理的功能仍然存在許多不足，嚴(yán)重阻礙了管理的發(fā)展。辦公室管理的功能在上述內(nèi)容中有簡(jiǎn)要描述。在實(shí)際的辦公管理工作中，有些功能會(huì)缺失，不到位。

比如服務(wù)功能的缺失，由于傳統(tǒng)觀念和思維方式的影響，導(dǎo)致各部分缺乏服務(wù)意識(shí)，被動(dòng)提供服務(wù)，很多問題得不到有效解決，尤其是對(duì)于基層服務(wù)。再比如缺乏協(xié)調(diào)功能，無法在企業(yè)管理中發(fā)揮舉足輕重的作用，導(dǎo)致內(nèi)部工作部門協(xié)調(diào)不足，工作質(zhì)量低下；監(jiān)管不力，對(duì)一些工作安排缺乏有效監(jiān)管，只負(fù)責(zé)工作安排而忽視工作進(jìn)度，導(dǎo)致工作效率低下。

（三）辦公室管理人員素質(zhì)有待提高

主要體現(xiàn)在工作態(tài)度、專業(yè)水平和綜合能力上，首先是工作態(tài)度，面對(duì)新的發(fā)展時(shí)期，一些外來思想文化的影響，導(dǎo)致了員工思想和工作態(tài)度的變化，工作熱情低，服務(wù)意識(shí)弱，甚至有些官僚主義和利己主義，影響了整個(gè)工作環(huán)境。

其次，員工專業(yè)能力不足，自身辦公管理工作復(fù)雜，要求員工具備一定的專業(yè)水平，掌握專業(yè)技術(shù)和方法，實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。但由于自身專業(yè)能力不足，很多工作難以開展，無法達(dá)到預(yù)期效果。

最后，綜合能力不足，主要體現(xiàn)在員工自身的組織能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、適應(yīng)能力等方面。這些是作為專業(yè)人員的一般專業(yè)能力，是其崗位的基本能力。正是因?yàn)槟壳稗k公室管理人員缺乏全面的職能，工作效率低下，辦公室管理職能無法充分發(fā)揮。

三、新時(shí)期創(chuàng)新辦公室行政管理工作措施

（一）完善管理體系

為了提高辦公管理的效率，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，完善的管理體系是基本保證。結(jié)合目前管理體系中存在的問題和不足，進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。首先，我們應(yīng)該改變傳統(tǒng)的管理理念，引入一些新的管理理論和理念，如人本管理理論和精細(xì)化管理方法，從而徹底改變傳統(tǒng)的管理模式。變被動(dòng)為主動(dòng)，充分發(fā)揮辦公室的職能和作用。

然后建立健全管理制度，建立科學(xué)的管理體系，實(shí)現(xiàn)辦公管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，從而提高管理水平和效率。用制度約束人和管理者，有些工作是按照制度來進(jìn)行的，任務(wù)和責(zé)任是明確規(guī)定的，這樣才有規(guī)律可循。鑒于辦公室管理的綜合性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜，在完善原有制度的基礎(chǔ)上，有必要在一些操作程序、流程等方面加強(qiáng)管理，明確工作程序，使工作能夠更順利地進(jìn)行。

（二）創(chuàng)新管理方法

管理模式的創(chuàng)新，辦公室管理工作模式創(chuàng)新的關(guān)鍵在于技術(shù)的提高。企業(yè)決策者應(yīng)重視辦公室管理，充分認(rèn)識(shí)辦公室管理的重要性，加大對(duì)辦公室建設(shè)的投入。比如加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、軟件系統(tǒng)等信息基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)辦公管理的自動(dòng)化、智能化，從而提高工作效率。

人才隊(duì)伍建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高整體素質(zhì)。一方面，對(duì)于企業(yè)的上班族來說，要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)教育，組織不定期的學(xué)習(xí)，保證他們的思想和技術(shù)的先進(jìn)性。比如針對(duì)一些新的管理技術(shù)，可以組織統(tǒng)一學(xué)習(xí)，保證員工的技術(shù)提升。另一方面，在人才招聘方面，要努力吸引一些優(yōu)秀的專業(yè)人才，提高團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。同時(shí)可以在引進(jìn)人才的同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的理念和技術(shù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期，隨著政府機(jī)關(guān)和單位的進(jìn)步和發(fā)展，辦公室行政事務(wù)管理的重要性越來越突出，這就要求政府機(jī)關(guān)和單位充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理面臨的各種問題，并在此基礎(chǔ)上積極探索有效的解決方案，全面保證辦公室行政事務(wù)管理的質(zhì)量和水平，從而為政府機(jī)關(guān)和單位的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文提出完善管理制度，創(chuàng)新管理方法，從而提高辦公管理效率，更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。完善工作職能，仍需要從管理制度建設(shè)和管理模式創(chuàng)新等方面入手，同時(shí)需要加強(qiáng)思想政治建設(shè)，提高服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮辦公室管理職能。