城鄉(xiāng)低保檔案信息化管理的新路徑

董文娟 公主嶺市社會救助事業(yè)中心

我們平時所說的“低保”其實說的就是城鄉(xiāng)居民最低生活保障，它其實是作為一個重要組成部分存在于我們的社會救助體系里，也是用來保障一些在生活上有困難的人民群眾最基本生活的一項重要的措施。隨著這種措施慢慢形成較為穩(wěn)定的制度體系，關于低保的檔案也隨之形成。它能夠詳細而且較為真實地去記錄這些領取低保的，享受低保待遇的人們的基本信息。將這些信息保存下來具有很重要的意義。該發(fā)放多少或者發(fā)給誰，這些決定都要以這些檔案數(shù)據(jù)信息為依據(jù)，它以開展工作的基礎的形式在我們的生活中發(fā)揮著重要的作用。

一、城鄉(xiāng)范圍內(nèi)的低保檔案需進一步規(guī)范化

這項低保檔案需要經(jīng)過正規(guī)的程序而不是隨隨便便的程序建立起來的，人民政府下至縣、鄉(xiāng)還有街道辦事處需要直接參與到資格建立程序中，包括受理申請人申請資料以及實地調(diào)查材料的真實性，以及對這些材料進行審查等多道程序，這些程序形成的材料就是低保檔案里的材料，所有工作是否能夠公平公正且順利進行，都需要依賴于這些程序上得到數(shù)據(jù)材料的真實與否，關系到民生福祉是否能得到提升，具有重要現(xiàn)實意義。由于它面向的是全國，所以也決定了它的工作量和工作面都是很廣的，因此也對這類檔案是否建得齊全完善有著很高的限制要求。怎么去設定建立檔案的標準，采用什么樣的流程等等都需要統(tǒng)一規(guī)范，確保各項工作能順利進行。

二、低保檔案的基礎性工作需要進一步加強

這項工作需求源自于低保檔案的自身屬性。我們需要以低保檔案作為資金發(fā)放的最基本的依據(jù)，就需要確保數(shù)據(jù)資料的真實性。只有數(shù)據(jù)真實，完整反映申請人的真實家庭生活情況，才能夠確保在決定資金發(fā)放環(huán)節(jié)上實現(xiàn)最大公平。因此，建立好低保檔案可以說是重中之重的工作，需要把嚴格的標準貫穿到整個檔案的收集、匯總、保存和移交、利用等各項環(huán)節(jié)之中。

（一）收集和整理

檔案中最有價值的是它的一手資料信息。人工收集是最直接的方案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)為了確保這些信息的真實性，會有專門人員負責收集整理申請人的有關信息和需要提交的證明材料。這些材料到達縣級民政部門后，也就進入了下一項程序即審核程序。所有材料經(jīng)過程序流轉，不停歸整形成檔案，供工作人員隨時調(diào)閱查看進行下一步管理工作。

（二）歸納和編寫目錄

為了方便工作審批，也為了方便檔案管理，在整理了低保檔案之后，還需要對它進行順序目錄編碼。每一份低保檔案會按照相應的標準，例如遞交時間、申請人等信息進行排序，統(tǒng)一放入檔案盒中進行統(tǒng)一管理。如果在審批過程中需要補充或者借閱材料，都可以直接對應目錄進行查找，極大方便了審批工作。

（三）保管期限和移交規(guī)定

低保檔案和所有物品一樣具有相對應的保管期限。由于低保檔案實施的是開口管理，一戶一號制度，所以當申請人還在享受低保的時間段內(nèi)，那么申請人的低保檔案保管期限一般是五年，且計算范圍應從停保以后再確定具體時間。這個時間相對比較短，所以不需要向當?shù)赝壍臋n案局進行移交檔案工作。盡管這樣，低保檔案還是要提交給機關綜合檔案室進行保管。

（四）檔案的查閱和利用

低保檔案的查閱和利用都是有相關要求的。這些信息只能內(nèi)部使用。個人只能查看個人的信息，想要查閱相關信息還需要持有效身份證件以及低保證明通過審批后才能進行查閱。低保檔案和大多數(shù)檔案一樣具有不對外公開的屬性，它僅供有工作關聯(lián)的單位和管理機關依據(jù)工作需要進行使用，而且如果沒有得到縣級以上的機關允許，這些材料信息是不能夠對外進行公開的。

三、審批資料類的管理

審批材料即是包括了對上文所說材料進行審批后得出的對應材料，包括審批階段和對結果有疑義的附和資料等。包括了鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關、民政局等部門對申請材料的審核審批情況，也包括了和申請人同村的村民代表對申請人實際情況的核定結果，還包括了每一個審批層級的經(jīng)辦人、負責人等經(jīng)手人員的簽字。如果對材料有疑義又進行了復核，那么這項材料就要由縣市區(qū)民政局來保管了。此外，需要交給現(xiàn)市區(qū)民政局保管的材料還包括新審批的材料。以上所有的材料都要按照不同行政區(qū)域的劃分來進行立檔建冊，不能混淆存放。這些材料需要按照規(guī)定程序進行公示。公示內(nèi)容需要有相關責任人和三個以上見證人的聯(lián)合簽字并加蓋公章才有效，且內(nèi)容要包括新審批對象各次、各級的公示材料等信息的照片、登記表等，確保公示公平公正性。

四、資金管理、發(fā)放類的檔案管理

資金收入支出、發(fā)放的整個過程都需要建立對應的資金臺賬。臺賬內(nèi)需要詳細記錄每筆資金的來去，還需要包括資金補貼有關證明文件依據(jù)，銀行對賬單、財政對賬單等單據(jù)都需要保存其中。并且要保證本期初低保資金和上期末的資金保持一致，每季度的資金發(fā)放的審批表上的信息要與當季的低保人名冊、金額等信息保持一致，保持對《保障證發(fā)放登記表》及《保障證》發(fā)放情況的記錄核查工作。

五、動態(tài)報表類的檔案管理

動態(tài)報表類應實行動態(tài)管理，對低保相關信息進行動態(tài)跟蹤。根據(jù)城市和農(nóng)村兩大不同類的動態(tài)報表規(guī)定不同的信息報送時間。例如《城市低保對象綜合統(tǒng)計表》等城市低保需要填寫和提供表格定在每個月的25號之前報送，而且必須是當月的信息材料。農(nóng)村因其特殊復雜的情況，所以在動態(tài)報表管理上采用更為機動靈活的方式，即規(guī)定在每個季度末尾前暴動本季度的動態(tài)報表。報表內(nèi)容包括《農(nóng)村低保對象綜合統(tǒng)計表》等針對農(nóng)村低保而設置的表格數(shù)據(jù)。雖然時間上比城市低保延長了，但是對內(nèi)容的要求并沒有放松。每個季度報送的表格里的數(shù)據(jù)包括低保的人數(shù)、金額等重要信息都必須相互吻合，不能有錯位假漏的地方。而針對那些存在需要復核的或者新增加的信息，都要按照相關規(guī)定填寫表格，及時完善信息。