新常態下事業單位檔案管理規范化標準化建設探析

楊珍珍 青島市市南區教育保障中心

近些年，我國經濟水平迅猛發展，我國的事業單位也同樣得到了較為明顯的進步與發展，但是在實際的發展過程中，依然存在著較多的問題，其工作不規范且不標準成為嚴重制約事業單位檔案管理工作順利進行的一大因素，所以需要相關的檔案管理工作人員根據實際問題進行深入的探究，并采取較為有效的策略解決問題。

一、事業單位檔案管理工作開展的重要性

簡單來說，事業單位檔案的形成主要來自實際的活動記錄、未來目標的規劃以及各種員工信息資料的備件等，所以事業單位的檔案管理工作開展對于事業單位未來的發展以及單位和員工的隱私安全都有著至關重要的作用。除此之外，一方面，檔案主要內容包含了整個單位里所有的工作成果，通過這些檔案資料的整理可以為未來的單位工作奠定良好的基礎；另一方面，檔案資料具有較嚴格的法律性和秘密性，可為法律相關的部門提供良好的資料咨詢服務，從而確保個人以及單位的權益。

二、新常態下事業單位檔案管理規范化和標準化面臨的新任務

在經濟發展和改革的過程中，我國各級事業單位已逐漸意識到檔案管理工作的必要性。對此黨中央國務院對檔案管理工作指明了改革方向，要在經濟新常態下加強其的規范化和標準化建設工作，確保在各級事業單位在高制度標準和高目標定位的工作要求下，實現事業單位的現代化建設。在事業單位檔案管理規范化和標準化建設的過程中，各級事業單位應當抓住時代發展的機遇，迎接新的挑戰，應主動地引進先進的技術和方法，在確保提升檔案管理質量的同時，積極地將現代計算機技術與互聯網技術融入檔案管理工作中。

三、實施措施

（一）建立健全標準化的檔案管理機制

想要促進我國事業單位檔案管理的標準化和規范化，就必須建立健全檔案管理機制。并對其進行嚴格考核，在此過程中，一定要建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理的相關人員能夠嚴格按照相應制度和體系進行工作。除此之外，還需要要求檔案管理的相關人員在真實的工作過程中把信息技術融入其中，從而提升檔案管理工作的效率。還需要激發檔案管理的相關人員工作積極性和責任心，以確保檔案工作的順利進行。

（二）建立健全事業單位立卷歸檔的標準

在事業單位檔案管理規范化和標準化的建設過程中，立卷歸檔工作是影響檔案管理工作規范化和標準化的關鍵，部分事業單位在立卷歸檔工作方面存在不規范是影響檔案管理改革工作推進的主要影響因素。所以將建立健全事業單位立卷歸檔的標準作為推進事業單位檔案管理規范化和標準化的重要途徑是必要的。在規范事業單位立卷歸檔的過程中，相關人員應當從以下幾個方面進行探討。首先，基于檔案的重點。在進行立卷歸檔時，相關人員應當基于檔案的重點，對各種資源進行區分、歸類和刪選，不僅要確保立卷歸檔工作能夠有序推進，還要保證在立卷歸檔的過程中不會出現檔案重復、冗余的現象。其次，基于檔案的時效性。在進行立卷歸檔的過程中，檔案管理人員應當重視檔案的時效性，只有當立卷歸檔的檔案所承擔的任務完全結束時，才能夠進行歸檔處理，保證檔案管理的規范性；最后，基于檔案的完整性。檔案管理人員在進行歸檔時要確保每一份檔案的完整性，只有完整的檔案才能夠發揮出最大的價值，這就要求在工作的過程中，檔案管理人員應當嚴格的遵守立卷歸檔的相關規章制度，確保其的規范化和標準化。

（三）強化宣傳教育工作

過去，許多單位對檔案管理規范化和標準化缺少足夠的認識，導致實際的檔案管理工作效率較差。因此，要加強對工作人員進行檔案管理標準化和規范化的宣傳教育，真正意識到其存在的重要意義。此外，對相關的工作人員進行宣傳教育后，檔案管理工作人員能夠及時意識到自己的不足和缺陷，并及時改正，從而促進檔案管理的開展。并且要建立起全新的互聯網信息化檔案管理的理念，應用互聯網軟件技術增強對資料的整理，加強計算分析技術，提升工作效率，保證工作質量。

（四）加強工作人員的行為規范及約束

如查閱資料，工作人員應當出示自己的工作證件，進行資料查閱實名制登記。與此同時，電子資料的查閱還需要工作人員登錄賬號，輸入密碼進入系統中進行資料查閱。

（五）提升事業檔案管理人員的綜合素質

事業單位檔案人員的綜合素質對該項工作的進行具有不可忽視的影響，所以在進行檔案管理改革的工作中應當加強對檔案相關人員的綜合素質提升。在具體的實施過程中，事業單位可以從2個方面入手。第一，多方增加事業內部檔案人員的培訓工作，讓檔案管理人員在培訓的過程中學習新的管理方法與理論，不斷地進行創新，實現檔案管理工作的優化；第二，在人事招聘方面，在具體的過程中，相關人員應當根據實際的需求，將更多高素質的人才引入到檔案管理的工作中，提升檔案管理人員的整體素質，以提升其的建設效率。

（六）根據規范標準對檔案管理進行全新整合

除了上述措施以外，對其進行標準化和規范化整合是有效解決事業單位檔案管理工作問題的重要措施。重新組卷作為一種較為有效的檔案整理方法，可以把一些聯系較大的檔案資料收集整理，把一些缺失頁碼以及缺失目錄的檔案資料重新地編制，只有這樣才可以有效地提高檔案管理工作的規范性和標準性。除此之外，檔案管理人員還能夠按照檔案資料重要性以及檔案類型等進行分類整理，以此有效提高后期檔案資料的利用率。

四、結束語

事業單位檔案管理規范化標準化對事業單位的改革和發展具有極其重要的作用，事業單位應當將單位管理工作重視起來，不斷地利用新思想和新技術實現檔案管理工作的優化，特別是運用信息技術手段開展檔案管理工作，提高工作水平和質量，促進其規范化，標準化發展。